Cara mengelola beban kerja tim secara efektif

Mengalami kesulitan mendelegasikan pekerjaan kepada tim? Anda tidak sendirian. Sebagai pemimpin, Anda memiliki tanggung jawab besar dalam menjaga agar anggota tim tetap fokus, produktif, dan bekerja sesuai rencana. Anda juga harus memastikan beban kerja tim dibagi secara adil. Pakar organisasi dan produktivitas, Julie Morgenstern, menjelaskan: "Jika memberi beban kerja berlebihan kepada pegawai berkinerja tinggi, Anda akan kehilangan mereka karena mereka mulai kesal akibat bekerja lebih banyak." Menyeimbangkan beban kerja tim bukan perkara mudah dan kami siap membantu Anda mengelolanya secara efektif.

Apa itu manajemen beban kerja?

Manajemen beban kerja adalah proses membagi dan mengelola pekerjaan secara efisien di seluruh tim. Saat berhasil dilakukan, manajemen beban kerja memaksimalkan kinerja pegawai dan membantu menghilangkan kekacauan, yang pada akhirnya membuat Anda dan tim merasa puas alih-alih kewalahan. Anggota tim akan merasa yakin akan volume kerja mereka dan lebih cepat menyerahkan hasil kerja dengan kualitas yang lebih tinggi.

Mengapa manajemen beban kerja penting?

Riset terkini menunjukkan bahwa 80% pekerja pengetahuan global melaporkan merasa kelebihan kerja dan hampir burnout. Selanjutnya, empat dari lima (82%) pegawai mengatakan mereka merasa kurang bersemangat di tempat kerja saat stres. Manajemen beban kerja memungkinkan Anda untuk lebih efektif membagi pekerjaan di seluruh tim, tidak hanya untuk mengurangi burnout bagi pegawai yang stres, tapi juga mencegah mereka merasa kewalahan di awal. Alat manajemen beban kerja memberikan wawasan real-time mengenai tugas yang dimiliki tim sehingga Anda dapat mengelola beban kerja tim secara efektif dan meningkatkan keseimbangan, bukan burnout.

Panduan lima langkah manajemen beban kerja

Jika belum terlalu mempertimbangkan manajemen beban kerja, Anda tidak sendirian; International Institute of Directors and Managers melaporkan bahwa beberapa orang sebenarnya menguasai keahlian yang sangat dibutuhkan ini.

Kabar baiknya, ada alat yang dapat membantu Anda menjaga agar semua orang dan semua hal terus berlanjut secara serentak (lihat item lima di bawah). Tapi, agar alat benar-benar membantu mengelola beban kerja anggota tim, Anda perlu memastikan beberapa keterampilan manajemen proyek yang lain dalam kondisi terbaik. Lakukan lima langkah ini agar Anda dapat sukses mengelola beban kerja tim.

1. Cari tahu beban kerja dan kapasitas tim

Dengan pekerjaan tim yang tersebar di banyak brief proyek, rencana, dan alat berbeda, sulit untuk memahami secara pasti pekerjaan total yang perlu kalian tangani. Mengetahui hal tersebut adalah kunci mencari tahu progres setiap anggota tim atau apa yang dapat mereka tangani. Anda dapat mengatasi hal ini dan mencari tahu beban kerja tim sebenarnya dengan menyusun rencana:

1. Gabungkan daftar lengkap proyek dan proses yang menjadi tanggung jawab tim. Ini bisa saja proyek yang dikelola tim atau pekerjaan lintas fungsi tempat mereka akan berkontribusi.

2. Tentukan cakupan dan waktu setiap pekerjaan. Apa ini proyek besar dan kompleks dengan banyak hasil akhir atau apa ini dalam cakupan lebih kecil? Seberapa besar tanggung jawab tim dalam setiap proyek atau proses?

3. Bagi proyek menjadi tugas-tugas kecil dan area kerja. Setelah memiliki pemahaman umum tentang pekerjaan tim, gunakan struktur pembagian kerja untuk membaginya menjadi bagian-bagian kecil agar Anda dapat mengetahui seperti apa beban mingguan atau harian tim.

4. Prioritaskan pekerjaan berdasarkan kepentingan dan urgensi. Dengan begini, Anda juga akan mengetahui apa yang perlu ditangani tim lebih dulu melalui penilaian kebutuhan dan dapat menjadwalkan dengan lebih baik waktu pengerjaan setiap proyek.

Mengetahui beban kerja yang perlu Anda tangani hanyalah separuh dari langkah ini. Anda juga harus mengetahui seberapa besar bandwidth yang dimiliki tim dan setiap orang. Setelah mempertimbangkan rapat, liburan, dan tanggung jawab berulang, seberapa besar kapasitas yang harus dialokasikan tim untuk proyek ini? Nilai beban kerja setiap anggota tim atau minta mereka melakukannya untuk memahami hal lain yang dapat mereka tangani.

Simulasi pengukuran beban kerja:

Tim analisis Anda harus membuat sembilan laporan berbeda di Q2. Laporan ini adalah gabungan laporan baru membutuhkan waktu pembuatan lebih lama, dan laporan berulang yang telah diatur sistem. Sebelum mulai menugaskan laporan kepada setiap anggota tim, pahami waktu (kapan setiap laporan harus diserahkan), kepentingan (pekerjaan apa yang diblokir laporan ini?), dan banyaknya waktu yang diharapkan untuk membuat setiap laporan.

Berdasarkan riset ini, Anda sekarang mengetahui jumlah pekerjaan tambahan yang menjadi tanggung jawab tim analisis. Anda bahkan mungkin mendapati bahwa jumlah itu terlalu banyak untuk bandwidth tim kecil Anda, tapi, ketahuilah bahwa beberapa laporan dengan prioritas rendah dapat secara cerdas menunda permintaan yang kurang penting untuk mendukung laporan yang lebih berdampak.

Pertanyaan Umum: Bagaimana cara memberdayakan tim agar menjadi lebih efektif dan efisien?

Tim yang efisien bekerja dengan benar, sementara tim efektif melakukan hal yang tepat. Biasanya, Anda perlu memberdayakan tim agar menjadi efisien dan efektif untuk memastikan mereka melakukan hal yang tepat dengan benar.

Jika belum, pastikan semua orang di tim menggunakan alat manajemen kerja yang sama agar mereka memahami siapa mengerjakan apa hingga kapan. Alat manajemen kerja juga harus mudah terintegrasi dengan alat bisnis favorit Anda sehingga tim menghabiskan lebih sedikit waktu beralih aplikasi dan menelusuri spreadsheet serta lebih banyak waktu pada pekerjaan berdampak besar. Dan, tentunya, cari alat manajemen kerja yang memiliki komponen manajemen beban kerja bawaan, jadi Anda dapat melacak beban kerja tim tepat di tempat pekerjaan berlangsung.

2. Alokasikan sumber daya dan bagi beban kerja perorangan

Setelah memiliki gambaran semua yang perlu dilakukan tim, Anda sekarang dapat mencari tahu siapa akan mengerjakan apa dan kapan. Dan, meskipun tampak mudah, seperti yang dinyatakan para pakar pada laporan Harvard Business Review , menugaskan pekerjaan perorangan sebenarnya bisa menjadi sangat rumit.

Alokasi sumber daya dapat membantu Anda mengidentifikasi dan menugaskan sumber daya yang tersedia untuk suatu inisiatif secara efektif. Jika belum pernah mencoba alokasi sumber daya, gunakan lima kiat ini untuk menjaga agar beban kerja semua orang tetap seimbang dan dapat dikelola:

1. Tugaskan pekerjaan berprioritas tertinggi lebih dulu . Urutkan daftar tugas dan proyek tim berdasarkan prioritas, serta tugaskan anggota untuk pekerjaan prioritas tertinggi dulu.

2. Seimbangkan tanggal mulai dan tenggat. Setelah mengetahui siapa akan mengerjakan apa, mulailah menjadwalkan setiap tugas atau proyek. Anda juga dapat menerapkan strategi manajemen waktu, seperti pemblokiran waktu untuk membantu anggota tim lebih memahami pekerjaan mereka.

3. Pastikan untuk menetapkan orang yang tepat untuk setiap tugas atau proyek. Pertimbangkan ketersediaan serta keterampilan dan pengalaman mereka.

4. Libatkan tim Anda dalam percakapan dengan menanyakan bandwidth ekstra yang pasti mereka miliki. Mereka tidak hanya akan mengetahui secara pasti beban kerja dan kapasitas mereka, tapi juga akan merasa lebih diberdayakan saat dilibatkan dalam perencanaan.

5. Selalu beri tahu seseorang alasan Anda memberikan tugas tertentu kepadanya. Ini adalah cara terbaik untuk meningkatkan keterlibatan dan menetapkan ekspektasi dari awal.

Simulasi alokasi sumber daya:

Anda membutuhkan dua orang untuk mengerjakan desain iklan untuk kampanye mendatang, dan ada lima orang di tim. Anda dapat menugaskan pekerjaan itu secara acak, tapi akan mendapatkan hasil yang lebih baik jika melihat latar belakang anggota tim (contoh, pernahkah mereka mengerjakan kampanye sebelumnya?), periksa anggota tim yang mungkin sudah kelebihan beban kerja, dan tawarkan pilihan terbaik Anda jika mereka merasa mampu menangani proyek baru ini.

Pertanyaan Umum: Bagaimana cara mengelola konflik batas waktu dan prioritas?

Perencanaan beban kerja tidak selalu semulus yang kita inginkan. Terkadang, anggota tim yang paling cocok untuk suatu proyek sudah sibuk dengan inisiatif lain yang sama-sama berprioritas tinggi. Kadang, seluruh tim lembur, dan sulit membayangkan menambah pekerjaan mereka lagi. Meski solusi yang sempurna tidak selalu ada, mengetahui beban kerja tim Anda sebelumnya bisa membantu mengantisipasi masalah pengaturan sumber daya ini serta mengatasinya sebelum berdampak.

Contohnya, jika mengetahui ada hasil akhir berprioritas tinggi yang akan datang dengan waktu penyelesaian pendek, dapatkah Anda menggeser waktu pekerjaan berprioritas lebih rendah menjadi lebih awal atau lebih lambat pada bulan itu? Saat mengetahui dengan jelas bandwidth tim, Anda lebih siap membantu mengelola beban kerja mereka dalam jangka pendek dan panjang.

3. Berdiskusilah dengan anggota tim dan sesuaikan beban kerja sesuai kebutuhan

Rencana dan linimasa proyek yang dirancang dengan cermat pun akan mengalami kendala, dan Anda harus siap melakukan penyesuaian secara tepat waktu sebelum tenggat luput.

Untuk melacak cara setiap tim mengelola beban kerja mereka saat ini, bersikaplah proaktif dengan mengatur check-in 1-1 dengan anggota tim secara berkala untuk mengetahui kabar terkini. Jika check-in menunjukkan bahwa anggota tim merasa kelebihan tanggung jawab, periksa untuk memastikan siapa yang mungkin dapat menangani hal lain.

Saat memberikan ulang tugas atau proyek, pastikan untuk mengomunikasikan tentang perubahan kepada tim agar mereka mengerti alasan mereka diarahkan ke tujuan lain. Ini dapat dilakukan melalui proses kontrol perubahan. Atau, pertimbangkan peluang pelatihan untuk membantu mereka menjadi lebih efisien dan tertata serta selalu apresiasi kerja keras anggota tim.

Simulasi check-in:

Anda mengetahui bahwa dua dari manajer account lembur setiap malam, dan manajer lain mengirim email kepada Anda pagi-pagi sekali. Ini bisa jadi pertanda mereka kewalahan. Jadwalkan check-in dengan setiap orang di tim untuk melihat situasi pekerjaan mereka; tawarkan untuk mengalihkan atau menunda tanggung jawab jika perlu, dan berikan pembinaan kepada siapa pun yang membutuhkan. Jika belum, jadwalkan check-in berkala untuk setiap anggota tim ke depannya guna menghindari munculnya masalah serupa di masa mendatang.

Kiat pro: Jangan lupa tentang budaya tim

Selain check-in 1-1, pastikan untuk menghemat waktu untuk momen koneksi dan perayaan seluruh tim. Baik tim berada di kantor, terdistribusi, atau bekerja jarak jauh, penting untuk memiliki waktu tatap muka dan menjalin koneksi. Berdasarkan ukuran tim Anda, pertimbangkan untuk merencanakan rapat stand up mingguan, happy hour dua mingguan, atau acara berkumpul bulanan.

4. Tingkatkan efisiensi tim saat beban kerja berat

Meski fokus utama Anda adalah gambaran besarnya, berdayakan tim untuk mengembangkan sistem mereka sendiri dalam mengelola beban kerja. Saat banyak yang harus dikerjakan, mereka harus melakukan hal yang tepat secara efisien.

• Sarankan strategi manajemen waktu yang cocok dengan gaya perorangan, seperti pengotakan waktu atau pemblokiran waktu.

• Minimalkan jumlah rapat yang wajib dihadiri tim. Cari cara berkomunikasi baru yang tidak memakan banyak waktu.

• Bantu tim Anda memahami arti manajemen proyek dan penghematan waktu dengan rencana yang tertata.

Simulasi efisiensi tim

Salah satu bawahan Anda selalu menyerahkan hasil kerjanya lebih awal. Melalui percakapan, Anda mengetahui bahwa dia telah menggunakan beberapa strategi baru untuk bekerja lebih efisien. Berdayakan orang tersebut untuk membagikan pengalamannya kepada tim dan pertimbangkan untuk membuat ruang bersama di mana anggota tim dapat memposting kiat menghemat waktu saat mereka menemukan kiat tersebut.

Pertanyaan Umum: Bagaimana cara memberdayakan tim agar lebih efektif dan efisien?

Tim yang efisien bekerja dengan benar, sementara tim efektif melakukan hal yang tepat. Biasanya, Anda perlu memberdayakan tim Anda menjadi efisien dan efektif untuk memastikan mereka melakukan hal yang tepat dengan benar.

Jika belum, pastikan semua orang di tim menggunakan alat manajemen kerja yang sama agar mereka memahami siapa mengerjakan apa hingga kapan. Alat manajemen kerja juga harus mudah terintegrasi dengan alat bisnis favorit Anda sehingga tim menghabiskan lebih sedikit waktu beralih aplikasi dan menelusuri spreadsheet serta lebih banyak waktu pada pekerjaan berdampak besar. Dan, tentunya, cari alat manajemen kerja yang memiliki komponen manajemen beban kerja bawaan, jadi Anda dapat melacak beban kerja tim tepat di tempat pekerjaan berlangsung.

5. Onboard alat manajemen kerja

Bayangkan Anda dapat melihat semua yang terjadi pada setiap proyek dan anggota tim di satu lokasi. Jika ingin menghemat waktu, gunakanlah alat manajemen kerja atau proyek.

Saat menggunakan alat manajemen kerja, setiap anggota tim dapat melihat pengaruh pekerjaan mereka terhadap inisiatif tim dan perusahaan yang lebih besar. Komunikasi terjadi dalam tugas, jadi mencari informasi yang dibutuhkan memakan waktu lima detik, bukan lima menit. Linimasa menjaga agar semua orang tetap bekerja sesuai rencana karena proyek dapat dilihat secara individual atau bersamaan.

Simulasi alat manajemen kerja:

Anda telah memuat semua tugas dan langkah jadwal produksi ke alat manajemen beban kerja, dan pekerjaan berjalan lancar. Karena semua anggota tim dapat melihat status dan kontribusi mereka dalam proses, Anda dapat menghindari konflik dan menghemat waktu.

Kiat pro: Buat kesepakatan tim

Alat manajemen kerja terbaik adalah yang digunakan seluruh tim Anda. Tapi, penting untuk menetapkan kesepakatan tim dan praktik terbaik dalam menggunakan alat. Hal ini tidak hanya akan mempermudah tim dalam menggunakan alat baru, tapi juga akan mengurangi hambatan masuk karena tim tidak perlu khawatir menggunakan alat dengan cara yang "salah". Alat manajemen kerja harus memiliki panduan cara kerja dan video untuk membantu Anda mulai. Luangkan waktu untuk mempelajari hal ini bersama tim dan tetapkan kesepakatan bersama.

Siapkan tim untuk meraih kesuksesan

Apa Anda merasa diberdayakan untuk meningkatkan keterampilan manajemen waktu dan beban kerja? Ingat, manajemen beban kerja fokus menugaskan pekerjaan, mengelola tugas-tugas itu, dan memberi kabar pemangku kepentingan tentang proyek Anda secara efisien. Kiat yang telah kami uraikan di atas beserta alat manajemen kerja seperti  Asana dapat membantu menyortir batas waktu dan prioritas yang bertabrakan untuk mengelola beban kerja berat tim.