Beban kerja berat sama dengan lebih banyak stres. Berikut hal yang dapat Anda lakukan.

Memiliki terlalu banyak hal yang harus dilakukan dengan waktu yang terlalu sedikit telah menjadi mantra tenaga kerja modern. Bahkan setelah bekerja lembur, Anda mungkin masih merasakan stres akibat beban kerja yang berat. Mengingat email yang terus menerus masuk, alur kerja yang tidak tertata (atau tidak ada), dan undangan rapat yang tidak perlu, tidak heran produktivitas merosot.

Terlepas dari kemajuan teknologi—dan janjinya untuk mempermudah hidup kita—perasaan terkendali atas cara kita menghabiskan hari kerja kita berkurang. Dan karena komunikasi menjadi kurang berdampak dan efisien, mencari cara mengelola beban kerja menjadi prioritas utama bagi sebagian besar pemimpin tim.

Jadi, apakah penyeimbangan beban kerja benar-benar mungkin? Ya, dan itu dimulai dengan perubahan perspektif untuk menghasilkan. Namun, sebelum kita membahas perbaikan, mari kita lihat bagaimana kita sampai di sini.

3 alasan orang merasa stres akibat beban kerja

Pegawai ingin merasa produktif di tempat kerja. Itulah sebabnya menyelesaikan tugas dan mencapai gol sangat penting untuk sistem manajemen tenaga kerja yang terlibat. Pekerja intelektual juga senang menjadi bagian integral dari perusahaan dan memahami cara mereka berkontribusi pada gol strategis yang lebih besar.

Namun, dengan proyek yang tertutup—dan kelebihan komunikasi—kebanyakan orang kurang memiliki kejelasan tentang posisi mereka dalam organisasi dan apakah pekerjaan mereka berharga. Tanpa kolaborasi dan manajemen beban kerja yang efektif, lebih banyak waktu dihabiskan untuk melakukan pekerjaan yang kurang berarti, seperti menanggapi email dan menghadiri rapat.

Dan saat Anda tidak melakukan pekerjaan yang menarik, Anda dapat dengan cepat mengalami burnout. Di Asana Indeks Anatomi Kerja, 80% orang yang disurvei mengatakan mereka merasa kelebihan kerja dan hampir mengalami burnout. Saat itu terjadi, orang-orang cenderung tidak terlibat dalam pekerjaan. Yang mereka rasakan adalah stres akibat beban kerja yang besar.

Berikut tiga alasan mengapa hal itu terjadi:

1. Terlalu banyak waktu dihabiskan untuk kerja tentang kerja

Menurut Indeks Anatomi Kerja Asana, kerja tentang kerja adalah tren yang merugikan produktivitas pekerja intelektual. Orang menghabiskan banyak waktu di rapat yang tidak perlu, membalas email dan pesan, serta mencari file. Upaya sering kali terduplikasi. Jika perusahaan tidak berkomitmen untuk mengubah cara kerjanya dengan mengatasi penyebab pemberitahuan, rapat, dan pesan yang terus-menerus, **Kerja tentang kerja** akan terus ada.

Meskipun pekerja intelektual meyakini bahwa mereka menghabiskan sekitar 35% hari mereka untuk Kerja tentang kerja, angka sebenarnya hampir dua kali lipat: 60% hari kerja pegawai dihabiskan untuk melakukan pekerjaan yang tidak melibatkan keterampilan yang menjadi tugas mereka. Jika tim tidak mengambil langkah proaktif untuk menghilangkan atau mengurangi kerja tentang kerja, produktivitas akan terus menurun dan stres beban kerja akan meningkat.

2. Komunikasi berlebihan

Bahkan pesan yang paling baik pun gagal saat Anda mencoba berkomunikasi melalui email dan alat perpesanan tentang hal yang harus diselesaikan, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan pekerjaan harus diselesaikan. Kedua platform membutuhkan banyak interaksi, membuang waktu, energi, dan fokus. Selain itu, utas yang panjang dapat membuat Anda mudah melewatkan detail atau lupa menyertakan seseorang yang penting.

Selamat datang di komunikasi berlebihan—produk kerja tentang kerja yang menghalangi konsentrasi dan, pada akhirnya, produktivitas kita. Pemberitahuan pesan dan email secara diam-diam mengalihkan perhatian kita dari pekerjaan penting. Segera setelah mendengar ping atau melihat email baru muncul, kita merasa bertanggung jawab untuk membalas secepatnya. Fokus kita terpecah dan kita masuk ke mode multi-tasking. Pekerjaan yang baru saja Anda lakukan secara resmi terganggu dengan **Kerja tentang kerja**.

Efek negatif lain dari komunikasi yang berlebihan (isyarat ping lagi) adalah harus tunduk pada budaya "selalu aktif". Pekerja intelektual merasa tertekan untuk selalu siap sedia 24/7 dan menghabiskan waktu di luar kantor untuk membalas pesan, yang menciptakan lebih banyak pekerjaan dan lebih banyak stres.

3. Pencarian informasi yang tiada habisnya

Setiap kali tugas berpindah dari satu orang ke orang lain, baik melalui email, aplikasi perpesanan, atau spreadsheet, informasi menjadi terfragmentasi dan terkubur. Waktu dan upaya tambahan diperlukan saat gambaran keseluruhan proyek perlu digambarkan dan informasi berada di beberapa tempat. Rapat yang sering dilakukan untuk membahas status pekerjaan juga menjadi hal yang tak terhindarkan—dan hal lain yang menghabiskan waktu.

Proses pengumpulan informasi tidak efisien. Misalnya, orang membuang waktu saat mencoba mencari tahu siapa yang bertanggung jawab atas apa. Ada kebingungan tentang hal yang perlu disetujui, apakah hal tersebut sudah disetujui, siapa yang bertanggung jawab untuk menyetujui, dan siapa yang mengelola proses persetujuan. Dan jika itu menyebabkan kebingungan, bayangkan mencoba mencari tahu siapa yang harus dihubungi dan di mana menemukan informasi penting untuk menyelesaikan pekerjaan.

Sayangnya, percakapan akhirnya terlewat, berulang, dan terputus tanpa sistem nyata untuk melacak semuanya. Menurut Indeks Anatomi Kerja Asana, orang menghabiskan sebagian besar waktu mereka di tempat kerja tanpa kejelasan tentang prioritas organisasi. Dan bukan hanya tugas sehari-hari yang tidak jelas. 54% pekerja intelektual tidak paham tentang cara pekerjaan mereka berkontribusi pada perusahaan secara keseluruhan.

Mengatasi beban kerja berat dengan manajemen kerja

Alih-alih stres karena beban kerja yang berat, ada cara untuk mengubah gigi dan membuat pekerjaan lebih efisien. Hal itu terjadi dengan membuat proses yang tertata, mengotomatiskan pekerjaan, dan berkomunikasi secara efektif, yang membutuhkan jenis pemikiran yang berbeda. Semua orang dalam organisasi, mulai dari pemimpin dan manajer hingga masing-masing anggota tim, membutuhkan kejelasan tentang pekerjaan yang penting dan yang tidak untuk menyeimbangkan beban kerja dengan lebih baik.

Cara kerja baru ini disebut manajemen kerja dan berfungsi sebagai pendekatan praktis untuk mengetahui siapa yang melakukan apa dan sebelum kapan. Manajemen kerja memberikan kejelasan bahwa setiap orang dalam tim atau organisasi perlu berfokus pada pekerjaan yang benar-benar penting, alih-alih berfokus pada kerja tentang kerja yang memakan waktu.

Alat manajemen kerja seperti Asana memberi kejelasan kepada individu, tim, dan seluruh perusahaan untuk bekerja lebih efisien sekaligus membuat semua orang bergerak ke arah yang sama dan menuju gol yang sama.

Saatnya menghentikan stres akibat beban kerja. Tim tidak perlu lagi merasa dibebani dengan beban kerja yang besar. Kerja tentang kerja akan mulai berkurang saat tim memutuskan untuk menerapkan sistem manajemen kerja, mengotomatiskan proses, dan menjadikan hari kerja lebih produktif.

Untuk kiat selengkapnya tentang cara membantu tim mengatasi beban kerja yang berat, baca artikel kami tentang 18 strategi manajemen waktu untuk menyelesaikan pekerjaan terbaik Anda.