Perencana harian

Merencanakan hari Anda tidak hanya berarti mencatat daftar tugas mendatang. Jadwal harian yang benar-benar tertata harus mencakup tugas harian Anda, beserta prioritas, status, tenggat, dan detail relevan lainnya. 

Tidak yakin cara menjadi tertata? Gunakan perencana harian digital. 

Apa itu perencana harian?

Perencana harian persis seperti namanya: cara untuk melacak semua tugas yang harus Anda lakukan—besar atau kecil—setiap hari. Perencana harian memungkinkan Anda melihat tugas harian pada tingkat tinggi, sehingga memudahkan untuk merencanakan dan memprioritaskan jadwal serta mencegah tugas luput. Dengan perencana harian, Anda selalu tahu apa yang harus dilakukan hari itu, mulai dari rapat tim, daftar tugas singkat, hingga tugas yang memerlukan upaya tinggi. Satu poin untuk organisasi.

Apa itu templat perencana harian?

Seperti yang mungkin sudah Anda duga, templat perencana harian (juga dikenal sebagai templat jadwal harian) adalah cara templat untuk membuat dan mengatur tugas harian Anda. Templat perencana harian digital dapat diedit dan digunakan kembali, sehingga memudahkan Anda untuk menata pekerjaan, termasuk hal yang perlu diselesaikan dan tenggatnya. Dengan templat perencana harian digital, Anda dapat memulai setiap hari dengan cepat sekaligus memastikan tidak melewatkan apa pun—atau lebih buruk lagi, melupakan daftar tugas.

Manfaat menggunakan templat perencana harian digital

Anda mungkin pernah menggunakan perencana harian fisik sebelumnya—lagi pula, siapa yang bisa menahan diri untuk tidak menggunakan halaman kosong yang rapi atau tampilan kalender yang terlihat profesional? Namun, jujur saja, meskipun mungkin menyenangkan secara estetis, perencana fisik tidak selalu fungsional. Perencana fisik memiliki keterbatasan besar, seperti kurangnya ruang. Planner fisik juga tidak dapat disesuaikan dan tidak memungkinkan Anda untuk melampirkan konteks ke tugas, dua bagian penting untuk tetap tertata. 

Di sinilah templat perencana harian digital berperan. Karena templat virtual dapat disesuaikan, Anda dapat menata templat agar sesuai dengan cara kerja terbaik Anda. Ingin tampilan minimalis dari keseluruhan kalender harian Anda? Mudah. Anda lebih suka membagi tugas menjadi jadwal per jam? Tidak masalah.

Saat membuat templat perencana harian digital di alat manajemen proyek (bukan menggunakan templat perencana harian yang dapat dicetak), Anda dapat:

• Melacak semua tugas Anda di satu tempat

• Melacak prioritas setiap tugas 

• Mengatur (dan mengatur ulang) daftar tugas dengan mudah berdasarkan prioritas tugas 

• Menghubungkan tugas harian dengan gol yang lebih besar

• Meningkatkan produktivitas dan mengurangi penundaan

• Menyederhanakan manajemen waktu

• Berkolaborasi dengan anggota tim

• Terus pantau tugas yang sudah selesai 

• Melacak progres Anda 

• Melihat saat tugas baru ditambahkan secara real-time 

Cara membuat templat perencana harian digital Anda

Hal pertama: sebelum Anda memulai sesi perencanaan harian, pastikan templat Anda memungkinkan Anda menyesuaikan jadwal dengan cara yang sesuai untuk Anda. Cari kemampuan untuk menandai tugas Anda dengan status tugas, upaya, prioritas, atau kategori—semua hal yang akan memudahkan Anda merencanakan hari setelah mulai menambahkan ke daftar tugas.

Hal yang harus dicantumkan dalam templat perencana harian

Oke, kita sudah membahas dasar-dasarnya. Setelah Anda mengetahui apa itu templat perencana harian dan alasan Anda harus menggunakannya, mari kita lihat hal yang harus disertakan dalam templat Anda. 

Cara menyusun templat Anda bergantung pada Anda dan cara kerja terbaik Anda. Untuk membuat templat dasar, mulailah dengan menambahkan daftar tugas Anda untuk hari itu, seperti rapat, tindak lanjut, dan item tindakan. Kemudian, tingkatkan jadwal kerja Anda dengan memberi tag tugas Anda dengan informasi yang Anda butuhkan agar tetap tertata. Tag tugas yang dapat Anda gunakan meliputi: 

• Prioritas

• Tenggat 

• Kategori 

• Upaya 

• Status 

Cara mengatur templat perencana harian

Setelah menambahkan dan menandai tugas harian, tingkatkan penjadwalan Anda dengan menyortir tugas menggunakan bidang kustom. Mungkin Anda tipe orang yang suka menyelesaikan tugas kecil di pagi hari dan menyimpan daftar tugas yang membutuhkan upaya tinggi untuk tengah hari. Atau mungkin Anda lebih suka melihat tugas berdasarkan tingkat kepentingan, jadi Anda dapat memastikan bahwa Anda memprioritaskan pekerjaan penting. Mengatur agenda harian sesuai gaya kerja Anda membantu Anda tetap fokus dan produktif. Lagi pula, bukankah teknologi Anda harus bekerja sesuai keinginan Anda? 

Berikut beberapa cara untuk mengatur templat perencana harian Anda: 

• Jenis atau kategori tugas

• Blok waktu

• Prioritas tugas

Kiat menggunakan templat perencana harian virtual

Perencana harian, lembar kerja, dan daftar tugas stiker catatan yang dapat dicetak sudah ketinggalan zaman. Perencana harian digital memungkinkan Anda menyesuaikan Alur Kerja dan mengakses jadwal dari mana saja. Dan, tidak seperti perencana fisik, tidak ada risiko salah menempatkan perencana virtual. 

Berikut beberapa kiat dan trik untuk menata pekerjaan menggunakan perencana harian digital:

• Jelaskan dengan spesifik 

• Buat tugas Anda dapat ditindaklanjuti dan terikat tenggat

• Urutkan pekerjaan Anda secara dinamis

• Gunakan tampilan templat daftar untuk melihat tugas mendatang Anda pada level tinggi

• Tetapkan tugas berulang untuk mengotomatiskan alur kerja 

• Beri kode warna dan tag tugas untuk kejelasan 

• Mengintegrasikan aplikasi favorit Anda untuk pekerjaan yang efisien 

• Tata tugas Anda ke dalam bagian 

• Visualisasikan jadwal harian Anda dalam kisi, seperti Papan Kanban

• Simpan semua di satu tempat dengan melampirkan dokumen atau gambar ke tugas Anda 

• Tambahkan anggota tim untuk visibilitas 

Fitur terintegrasi

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

• Tanggal mulai. Anda terkadang tidak hanya perlu melacak kapan tugas berakhir, tetapi juga mengetahui kapan sebaiknya Anda mulai mengerjakannya. Waktu dan tanggal mulai memberi anggota tim kejelasan tentang durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Gunakan tanggal mulai untuk menetapkan, melacak, dan mengelola pekerjaan guna menyelaraskan tujuan tim dan mencegah dependensi luput.

• Tugas Saya. Tugas Saya adalah tampilan yang dipersonalisasi yang menampilkan setiap tugas yang diberikan kepada Anda, apa pun proyek atau Timnya. Dengan memvisualisasikan semua tugas Anda di satu tempat, Anda dapat menyortir dan memprioritaskan pekerjaan serta memastikan tidak ada yang luput. Dengan Tugas Saya, Anda dapat beralih antara tampilan daftar, papan, dan kalender untuk bekerja sesuai keinginan.

• Automasi. Otomatiskan pekerjaan manual agar tim Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengerjakan pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk tugas yang sesuai dengan peran mereka. Di Asana, aturan berjalan berdasarkan pemicu dan tindakan—pada dasarnya, "ketika X terjadi, lakukan Y." Gunakan Aturan untuk otomatis memberikan pekerjaan, menyesuaikan tenggat, mengatur Bidang kustom, memberi tahu pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Mulai dari automasi ad hoc hingga seluruh alur kerja, Aturan memberi tim Anda lebih banyak waktu untuk pekerjaan terampil dan strategis.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat Tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan Tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail guna mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail Anda.

• Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan rapat yang lebih terarah dan terfokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan Anda mempersiapkan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan berakhir. Rapat dimulai Di Asana. Di sini, agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks seputar hal yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat dengan cepat membuat tugas di Zoom sehingga tidak ada detail dan item tindakan yang luput. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana mengirim transkripsi dan rekaman rapat ke Asana sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

• Clockwise. Dengan integrasi Clockwise + Asana, Anda dapat menambahkan Tugas Asana sebagai blok waktu di Kalender Google Anda. Integrasi Clockwise + Asana memungkinkan Anda untuk menentukan durasi tugas, kapan tugas berlangsung, dan apakah Clockwise dapat otomatis menjadwal ulang tugas tersebut. Tambahkan tugas ke kalender dan luangkan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan.

Pertanyaan Umum