Cara menjadi tertata: 17 kiat yang benar-benar berfungsi

Organisasi mungkin terasa seperti sifat yang "dibawa sejak lahir"—Anda memilikinya atau tidak. Namun, sebenarnya, organisasi dapat dipelajari dan diasah seperti keterampilan lunak lainnya. 

Ini layak untuk dipelajari. Orang yang tertata cenderung tidak melewatkan tugas penting dan merasa kurang tertekan. Saat semuanya tertata, Anda tahu tempat menemukan daftar tugas harian, cara mengambil templat yang selalu Anda gunakan, dan email yang perlu dikirim hari ini. Ini memberi Anda lebih banyak waktu dan ruang untuk bertukar pikiran, membuat, dan memecahkan masalah berdampak lebih tinggi.

Menjadi tertata tidak hanya untuk Pengikut Marie Kondo. Dengan beberapa penyesuaian sederhana, siapa pun dapat menambahkan lebih banyak penataan ke rutinitas harian untuk meningkatkan pekerjaan dan mengurangi stres.

Apa saja manfaat menjadi tertata?

Menjadi tertata membantu mengurangi stres. Jika Anda tahu posisi segala sesuatunya, Anda dapat menyelesaikan lebih banyak hal tanpa kewalahan. Di tempat kerja, ini berarti Anda dapat melakukan lebih banyak pekerjaan berdampak tinggi tanpa merasa kelelahan. Jika Anda dapat melihat semua pekerjaan di satu tempat, Anda akan lebih mudah memprioritaskan tugas dan memastikan item terpenting diselesaikan.

Dengan tertata, Anda memiliki waktu untuk pekerjaan yang benar-benar penting. Ini adalah cara berdampak tinggi untuk membantu diri Anda merasa lebih baik dan lebih bahagia di pekerjaan Anda, berkat manfaat berikut:

1. Jadwal yang lebih fleksibel. Mengatur dan mengelola jadwal Anda dengan alat manajemen waktu dapat menghilangkan hal-hal yang menghabiskan waktu, memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus dan deep work. 

2. Lebih sedikit stres. Jika Anda tertata, Anda tahu posisi semua hal, tenggatnya, dan langkah yang perlu diambil untuk menyelesaikan pekerjaan. Tidak perlu khawatir karena setiap tugas diberikan dan memiliki batas waktu. 

3. Lebih banyak ruang untuk kreativitas. Anda tahu daftar tugas mental yang terus memantau hal yang perlu diselesaikan? Itu menghabiskan banyak kapasitas otak yang berharga. Mengalihkan item-item ini dari pikiran Anda akan memberi lebih banyak ruang untuk pekerjaan kreatif dan fokus.

4. Risiko burnout lebih rendah. Saat Anda merasa stres dan kewalahan, Anda akan lebih cenderung membuat keputusan terburu-buru. Ini meningkatkan stres dan—ketika bertambah dari waktu ke waktu—mengakibatkan burnout. Sering kali, kewalahan berasal dari perasaan ada terlalu banyak hal yang harus dilakukan dan tidak cukup waktu. Menjadi tertata membantu Anda merasa memegang kendali atas pekerjaan dan mengurangi pekerjaan berlebihan.

5. Peningkatan produktivitas. Dalam sistem organisasi yang sempurna, setiap pekerjaan memiliki tujuan, pemilik, dan Batas waktu. Meskipun pekerjaan Anda tidak sempurna—yang, jujur saja, siapa yang sempurna—memiliki sistem yang tertata mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk tugas yang tidak berarti dan meningkatkan produktivitas.

Organisasi juga mengurangi kerja tentang kerja —hal-hal seperti menindaklanjuti tugas, beralih antaraplikasi, dan mencari pembaruan status. 60% hari kita didominasi oleh kerja tentang kerja, dengan hanya 40% yang tersisa untuk pekerjaan terampil dan strategi—aspek terpenting dari pekerjaan Anda. Saat Anda tahu posisi segala sesuatunya, Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari informasi dan lebih banyak waktu untuk melaksanakan.

17 cara untuk menjadi—dan tetap—terorganisir

Mengatur pekerjaan Anda bisa terasa berat—terutama jika Anda tidak terbiasa melakukannya. Namun, seperti banyak hal di tempat kerja, Anda dapat menangani penataan dengan memecahnya menjadi langkah-langkah yang lebih mudah dikelola. Baik Anda ingin menata tugas individu, pekerjaan tingkat proyek, atau seluruh sistem tim, berikut cara memulainya.

6 cara menata daftar tugas

Tempat terbaik untuk memulai adalah mengatur tugas individu Anda. Melacak dan menuliskan daftar tugas membantu Anda menyelesaikan berbagai hal dengan lebih cepat dan lebih efektif.

1. Lacak daftar tugas Anda di satu tempat terpusat

Makin Anda mencoba melacak berbagai hal secara mental di otak, makin rendah produktivitas Anda. Langkah pertama untuk membuat daftar tugas yang lebih baik adalah menuliskannya. 

Ini adalah prinsip utama dari metode getting things done (GTD), yang mendorong Anda untuk membebaskan daya otak dengan melacak daftar tugas di alat, bukan di kepala Anda. Setelah semua tugas ditulis, gunakan alat daftar tugas untuk mengubah tugas-tugas tersebut menjadi langkah-langkah yang tertata dan dapat ditindaklanjuti. Dengan pengelola daftar tugas digital, Anda dapat melihat semua tugas, batas waktu, dan tenggat di satu tempat, jadi Anda dapat mengambil tindakan lebih cepat dan lebih efektif.

2. Belajar mengelola waktu

Manajemen waktu merupakan bagian penting dari menjadi tertata. Jika Anda tidak mengontrol waktu, Anda tidak dapat mengontrol tugas. 

Untungnya, manajemen waktu, seperti organisasi, adalah keterampilan yang dapat dipelajari. Ada berbagai teknik dan strategi yang dapat Anda terapkan untuk mengelola waktu dengan lebih baik. 

Jangan takut mencoba beberapa teknik berbeda sampai Anda menemukan teknik yang cocok untuk Anda. Lihat: 

• Pemblokiran waktu: Pemblokiran waktu adalah saat Anda menjadwalkan setiap momen hari Anda. Ini termasuk rapat, tugas, dan segala hal di antaranya—mulai dari menelusuri Instagram hingga istirahat makan siang. Membuat jadwal terperinci memberi Anda kendali atas Kalender Anda. Anda akan mengetahui cara tepat untuk menghabiskan waktu dan peluang untuk meningkatkan.

• Pengotakan waktu: Untuk setiap tugas, buat gol untuk menyelesaikannya pada waktu tertentu. Jika dibiarkan, tugas mungkin akan jatuh ke dalam jebakan Kaidah Parkinson —di mana pekerjaan berkembang untuk memenuhi waktu yang tersedia. Pengotakan waktu mencegah hal ini, memastikan bahwa tugas hanya memakan waktu selama yang diperlukan. 

• Teknik Pomodoro: Teknik Pomodoro dapat membantu Anda menyelesaikan pekerjaan yang sangat memerlukan fokus. Strukturnya sederhana: Setiap Pomodoro terdiri dari blok kerja 25 menit yang dipisahkan oleh istirahat 5 menit. Saat Anda berada dalam Pomodoro, batasi gangguan dan nonaktifkan notifikasi. Golnya adalah untuk fokus hanya pada tugas yang ada. 

• Eat the frog: Ini mungkin terdengar seperti teknik manajemen waktu yang aneh, tetapi metode eat the frog berasal dari kutipan terkenal Mark Twain: "Jika tugas Anda adalah memakan katak, sebaiknya lakukan di pagi hari." Pada dasarnya, ini berarti menangani tugas tersulit terlebih dahulu. Mulailah setiap hari dengan mengidentifikasi dan menyelesaikan tugas tersulit Anda, lalu lanjutkan hingga tersisa item yang lebih mudah untuk mengakhiri hari. Ini membantu Anda memanfaatkan jam kerja paling produktif—sering kali saat pertama kali mulai bekerja—untuk memulai dengan sukses.

Dengan menerapkan manajemen waktu, Anda dapat mengontrol jadwal dan memiliki lebih banyak waktu untuk… apa pun yang Anda inginkan. 

3. Berlatih Inbox Zero

Bertentangan dengan kepercayaan populer, Inbox Zero tidak selalu berarti tidak memiliki email di kotak masuk Anda. Konsepnya lebih ke mengatur email dan mengurangi kekacauan digital sehingga Anda dapat terus mengetahui tugas dan pembaruan penting.

Untuk menerapkan Inbox Zero, tetapkan waktu setiap minggu—atau setiap hari jika diperlukan—untuk memilah pesan yang masuk. Tinjau kotak masuk Anda dan tata setiap item berdasarkan tugas atau prioritas. Coba terapkan aturan sederhana yang membantu memajukan proses. Misalnya, jika Anda menggunakan platform manajemen kerja, berikan tugas saat membaca pesan-pelan. Atau gunakan pintasan keyboard untuk membaca pesan dengan cepat dan mengirim tanggapan cepat sesuai kebutuhan. 

Setiap kali Anda mempraktikkan Inbox Zero, akan lebih mudah untuk mereplikasi. Gunakan pengingat Kalender mingguan atau alarm harian untuk memastikan Anda selalu mengetahui—atau berpotensi lebih awal mengetahui—pesan yang masuk. 

4. Prioritaskan pekerjaan terpenting Anda

Ada perbedaan antara pekerjaan yang membuat Anda merasa produktif (pekerjaan yang menyibukkan) dan pekerjaan yang membantu memajukan tim dan bisnis Anda. Salah satunya mungkin membuat Anda merasa senang—siapa yang tidak suka mencentang kotak pada daftar tugas—tetapi yang lain adalah jenis pekerjaan yang pada akhirnya akan membantu Anda mengembangkan karier, tim, dan perusahaan. 

Mengidentifikasi pekerjaan terpenting Anda dimulai dengan rencana strategis perusahaan dan OKR tingkat organisasi. Setiap tugas—sekecil apa pun—harus mengarah kembali ke gol yang lebih besar dan menyeluruh. Menghubungkan tugas individu dengan gol yang lebih luas memberi Anda konteks untuk menyelesaikan pekerjaan terpenting.

Saat Anda mengetahui cara pekerjaan mendukung inisiatif perusahaan yang lebih besar, Anda memiliki konteks yang diperlukan untuk menyesuaikan batas waktu dan prioritas. Dengan begitu, saat tenggat berubah atau proyek baru ditambahkan ke daftar tugas, Anda dapat mengevaluasi cara pekerjaan itu dibandingkan dengan prioritas Anda saat ini dan menyesuaikannya. 

5. Delegasikan tugas

Mengalihdayakan atau mendelegasikan tugas memungkinkan Anda untuk berfokus pada proyek berdampak besar. Namun, mendelegasikan tugas mungkin terasa canggung, terutama jika Anda mendelegasikan pekerjaan kepada rekan kerja atau bahkan—jarang terjadi—kepada atasan. Namun, pada kenyataannya, mendelegasikan tugas kepada orang yang tepat adalah tindakan kepercayaan dan validasi. 

Untuk mendelegasikan, mulailah dengan mengidentifikasi semua tugas dalam beban kerja Anda saat ini. Kemudian tentukan tugas yang merupakan prioritas tertinggi dengan matriks Eisenhower, mengurutkan tugas sebagai:

• Penting dan mendesak. Ini adalah pekerjaan terpenting Anda. Berikan tugas ini kepada diri Anda dan prioritaskan apa pun dalam kelompok ini. 

• Penting tetapi tidak mendesak. Ini penting, tetapi mungkin tidak perlu diselesaikan hari ini. Jadwalkan untuk memastikan tugas ini diselesaikan.

• Tidak penting tetapi mendesak. Ini adalah daftar tugas untuk didelegasikan. Tugas ini tidak penting bagi Anda, tetapi harus diselesaikan. Berikan proyek ini kepada orang lain yang dapat mengelolanya dengan cepat dan efisien.

• Tidak penting dan tidak mendesak. Hapus sepenuhnya. Ini adalah pekerjaan yang tidak penting.

Jika ada pekerjaan dalam kategori "tidak penting tetapi mendesak" yang dapat dilakukan orang lain dengan lebih baik, delegasikan adalah hal terbaik yang dapat Anda lakukan.  

6. Rapikan ruang fisik dan virtual Anda

Ruang kantor yang bersih dan nyaman akan memberi energi dan membuat Anda bersemangat untuk bekerja. Ketika Anda membersihkan meja agar bebas dari gangguan, Anda dapat merasa lebih percaya diri, kreatif, dan bahkan mengurangi kecemasan. Hal yang sama dapat dikatakan untuk kekacauan digital. Semua email yang belum dibaca dan tugas yang terlambat adalah paduan virtual dari tumpukan kertas yang sudah jatuh tempo di ruang kerja Anda. 

Alih-alih membiarkan segala sesuatunya menumpuk hingga terasa membuat stres atau tidak terkendali, luangkan waktu setiap minggu, kuartal, atau bulan—apa pun yang sesuai untuk Anda—untuk merapikan secara rutin. Untuk mempraktikkan pembersihan virtual, cobalah: 

• Memberikan ulang tugas yang terlambat dengan tenggat baru yang relevan.

• Membaca dan membersihkan pemberitahuan.

• Mempraktikkan Inbox Zero.

• Memblokir waktu di kalender Anda untuk memberi ruang bagi lebih banyak alur.

Saat Anda menjalani proses menyingkirkan kekacauan, ingatkan diri Anda bahwa yang sebenarnya Anda lakukan adalah melindungi diri Anda di masa depan dari stres yang tidak perlu. 

6 kiat mengatur pekerjaan proyek

Mengatur daftar tugas adalah langkah pertama untuk menjadi tertata. Setelah itu, Anda harus menata pekerjaan proyek. Jika Anda belum pernah memikirkan cara menata pekerjaan proyek, enam kiat ini dapat membantu Anda memulai.

1. Buat tempat untuk segalanya

Selain membuat tempat kerja lebih fungsional, menempatkan setiap item—baik digital maupun fisik—di tempat yang tepat akan menghemat waktu dan dapat meningkatkan produktivitas. 

Anda dapat melakukannya dengan menata file dan tugas dalam proyek yang sesuai. Ini bekerja dua kali lipat—tim Anda tidak perlu terus mencari file dan Anda dapat mengurangi rapat tanya jawab dengan mengarahkan kolega ke proses atau Alur Kerja yang tepat yang mereka butuhkan. 

Untuk menyiapkan, buat ruang proyek dengan semua file, tugas, gol, dan dokumen tim yang relevan. Anda dapat menggunakan platform manajemen kerja seperti Asana untuk menyimpan semua informasi di satu tempat—termasuk dokumen referensi dan templat.

2. Menguraikan hasil akhir proyek

Pada intinya, proyek adalah cara untuk menampung semua Tugas dan hasil akhir yang terkait dengan inisiatif tertentu. Ini bisa berupa inisiatif yang digerakkan oleh tenggat, seperti acara atau peluncuran produk, atau proses yang sedang berlangsung, seperti kalender editorial. 

Terlepas dari hal yang sedang dikerjakan tim, bagi tugas proyek menjadi beberapa komponen yang cukup kecil untuk ditugaskan kepada satu orang.

Inilah alasan hal itu penting: Bayangkan Anda memiliki hasil akhir yang kompleks yang membutuhkan beberapa orang untuk menyelesaikannya. Misalnya, sebuah blog. Anda memiliki penulis, editor, dan desainer. Namun, jika satu tanggung jawab dibagi secara merata di antara tiga orang, siapa yang akan memajukan pekerjaan? Siapa yang melacaknya? Siapa yang bertanggung jawab mengubah batas waktu atau memberi kabar terbaru kepada pemangku kepentingan? 

Sebagai gantinya, pecah belah hasil akhir proyek menjadi bagian-bagian pekerjaan yang lebih kecil. Berikan tugas masing-masing kepada setiap anggota tim—dalam hal ini, satu untuk desain blog, satu untuk draf blog, dan satu untuk tinjauan blog—agar semua orang tahu siapa melakukan apa dan sebelum kapan. Ini dikenal juga sebagai jadwal perincian kerja. 

Perangkat lunak pelacakan proyek adalah cara termudah untuk melakukannya. Siapkan proyek yang terdefinisi dengan baik dan berikan tugas agar semua orang dapat melihat dengan jelas siapa yang bertanggung jawab atas apa. Dengan begitu, anggota tim yang memiliki pertanyaan dapat langsung menghubungi orang yang bertanggung jawab, menghilangkan proses mencoba mencari tahu siapa, apa, mengapa, atau kapan di balik setiap tugas dan pertanyaan.

3. Cadangkan file Anda

Kita semua pernah mengalami momen buruk saat kerusakan komputer atau gangguan perangkat lunak menyebabkan hilangnya semua pekerjaan. Namun, kini penyimpanan cloud menjadikan hal itu sebagai masa lalu. Banyak perusahaan menawarkan solusi penyimpanan untuk karyawan—jadi, jika memungkinkan, manfaatkan solusi tersebut.

Mulailah dengan membuat sistem untuk semua file Anda. Tata ruang sebelumnya agar sesuai kebutuhan Anda, tambahkan folder dan subfolder sesuai kebutuhan. Jika Anda mulai mencadangkan file dalam pengunggahan massal tanpa organisasi yang jelas, Anda akan mengalami kesulitan saat perlu mencari sesuatu yang spesifik di masa mendatang. 

Pastikan bahwa di mana pun Anda bekerja memiliki fitur penyimpanan otomatis atau Anda secara rutin masuk dan menyimpan pekerjaan Anda. Kemudian, siapkan pencadangan otomatis jika memungkinkan. Jika tidak, atur pengingat untuk mencadangkan semuanya saat Anda menyelesaikan tugas dan sekali lagi di penghujung hari. 

4. Pusatkan laporan status

Pelaporan dapat menjadi salah satu bagian yang paling manual dan memakan waktu dalam pekerjaan Anda. Kita semua pernah menghadiri rapat status yang seharusnya bisa dilakukan melalui email—selain itu, mengumpulkan data dari berbagai sumber dan menyusunnya secara manual di satu tempat terpusat membutuhkan banyak waktu. 

Sebagai gantinya, cari cara untuk melaporkan tepat di tempat pekerjaan berlangsung. Pertimbangkan untuk menggunakan alat manajemen proyek dengan Pelaporan Universal yang memungkinkan Anda membuat dasbor pelaporan di ruang yang sama dengan ruang Anda melacak pekerjaan. Gunakan dasbor ini untuk membuat laporan status proyek yang meminimalkan rapat—memberi informasi terkini kepada pemangku kepentingan atau memungkinkan tim untuk meninjau data pada waktu mereka sendiri. 

5. Mengotomatiskan tugas dan proses berulang

Tahukah Anda bahwa rata-rata pekerja menghabiskan 13% waktu mereka untuk pekerjaan yang sudah selesai? Akibatnya, pegawai kehilangan 236 jam untuk duplikasi setiap tahunnya.

Organisasi dapat membantu Anda mengurangi proses manual dan duplikat serta memberi tim lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang benar-benar penting. Dan salah satu cara terbaik untuk meningkatkan organisasi adalah dengan teknologi automasi.

Mengotomatiskan tugas membantu menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal—yang sangat penting karena 26% tenggat waktu terlewatkan setiap minggu. Dengan kata lain, itu berarti 1 dari setiap 4 tugas tidak diselesaikan tepat waktu. Itu adalah banyak backlog yang dapat dengan mudah dihindari. 

Jika baru mengenal automasi, coba mulai dengan hal mendasar:

• Gunakan teknologi automasi untuk memberikan pekerjaan ke orang yang tepat secara otomatis.

• Ubah dan sesuaikan tenggat berdasarkan dependensi. 

• Standarkan proses manual dengan templat proyek yang dapat disesuaikan.

6. Lacak pekerjaan di alat terpusat

Ketika semua pekerjaan tim ditata dalam satu alat terpusat, Anda dapat melihat dengan tepat siapa yang melakukan apa dan tenggatnya kapan. Ini menghilangkan asumsi dari perencanaan karena Anda tahu kapan tugas selesai, kapan giliran Anda untuk turun tangan dan memajukan proyek, dan item mana yang harus diprioritaskan terlebih dahulu.

Untuk memulai, pastikan semua daftar tugas tim ada di satu tempat. Tata tugas-tugas tersebut agar semua orang memiliki akses ke semua tugas, dan minta setiap orang untuk memperbarui pekerjaan yang sedang mereka kerjakan secara real time. Dengan cara ini, semua orang mengetahui status pasti setiap Tugas.

Anda dapat melangkah lebih jauh dengan menyiapkan alur kerja otomatis yang mengingatkan rekan kerja saat giliran mereka untuk turun tangan dan melanjutkan proyek. Alur Kerja dapat memicu langkah tindakan dan secara otomatis menetapkan tenggat—memastikan proyek tetap sesuai rencana. Alur Kerja memerlukan beberapa pekerjaan backend untuk menyiapkan, tetapi setelah siap digunakan, alur kerja bertindak sebagai sumber informasi terpusat untuk Anda, tim, dan tugas harian Anda.

5 langkah untuk menata lintas tim

Langkah terakhir—dan tersulit—untuk menjadi tertata adalah memfasilitasi pekerjaan lintas tim. Setiap bagian memiliki cara sendiri untuk melakukan sesuatu, alat yang ingin mereka gunakan, dan proses yang telah mereka terapkan dari waktu ke waktu. Namun, sebagian besar pekerjaan diselesaikan secara lintas fungsi di beberapa bagian. Coba lima kiat ini untuk menyederhanakan pekerjaan lintas tim dan menyiapkan proyek Anda untuk meraih kesuksesan.

1. Integrasikan alat Business favorit Anda

Peralihan konteks—beralih dengan cepat dari satu tugas atau app ke tugas atau app lainnya—merupakan gangguan serius. Setiap kali Anda berpindah, otak Anda harus menyesuaikan diri. Ini menghabiskan energi dan konsentrasi Anda, sehingga sulit untuk fokus pada pekerjaan atau membuat keputusan yang efektif. 

Peralihan konteks adalah masalah bagi banyak dari kita. Rata-rata pekerja beralih antara 10 aplikasi hingga 25 kali per hari. Akibatnya, lebih dari seperempat (27%) pekerja mengatakan bahwa tindakan dan pesan terlewatkan saat beralih app dan 26% mengatakan bahwa kelebihan app membuat mereka kurang efisien. 

Anda dapat mengurangi jumlah aplikasi yang Anda gunakan—dan secara default, beberapa integrasi bisnis yang melelahkan ini. Mengintegrasikan alat bisnis favorit Anda memungkinkan Anda mengakses informasi dari berbagai sumber di satu tempat. Artinya, Anda dapat memusatkan informasi di platform manajemen kerja sekaligus menuai manfaat dari alat canggih seperti Salesforce atau Google Docs—yang terbaik dari keduanya. 

2. Bagi gol besar menjadi tugas-tugas kecil

Gol besar dapat terasa berlebihan. Ketika gol besar dan berani ini tidak ditata dengan benar, tim Anda mungkin merasa gol itu tidak mungkin dicapai atau pekerjaan mereka tidak penting. Namun, memotivasi pekerja sangat penting untuk tim yang sukses— 39% pekerja ingin tahu bahwa pekerjaan mereka akan memberi nilai tambah bagi perusahaan. 

Menghubungkan gol yang lebih besar dan menyeluruh ini dengan tanggung jawab individu menunjukkan kepada tim Anda bahwa pekerjaan mereka penting. Contohnya, katakanlah gol jangka panjang Anda adalah menumbuhkan basis pelanggan sebesar 300% selama 5 tahun ke depan. Pada tingkat yang luas ini, sulit untuk memahami cara melakukannya atau artinya bagi perusahaan sampai Anda membaginya menjadi gol jangka pendek, tahun demi tahun, tugas demi tugas. Dalam hal ini, mungkin akan terlihat seperti ini:

Gol: Mengembangkan basis pelanggan sebesar 300% dalam 5 tahun

Gol tahunan: Tumbuh 30% pada akhir tahun pertama

Gol kecil: 

Tingkatkan tim penjualan sebesar 25%

• Menerapkan program rujukan pegawai dan meningkatkan rujukan sebesar 5%

Meluncurkan 1 fitur produk setiap kuartal

• Merekrut manajemen kesuksesan pelanggan untuk berkomunikasi dengan produk

Meningkatkan jangkauan pemasaran sebesar 10%

• Merekrut 3 pemimpin tim baru

• Menjadwalkan 300 postingan media sosial

Dengan memecah gol menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti, Anda memastikan bahwa Anda menyesuaikan diri dengan baik untuk mencapai target batas waktu dan menunjukkan kepada pegawai dengan tepat bagaimana tugas harian mereka berkontribusi pada gol berskala besar dan berdampak tinggi. 

3. Lacak dependensi proyek

Sebagai sebuah tim, kita saling bergantung untuk melakukan pekerjaan kita sendiri. Namun, apa yang terjadi jika sesuatu yang Anda andalkan tertunda? Tanpa cara mudah untuk memvisualisasikan dependensi, Anda tidak tahu kapan pekerjaan tertunda dan Anda perlu menyesuaikan—dan anggota tim Anda tidak tahu bahwa penundaan mereka benar-benar berdampak pada orang lain. 

Melacak dependensi proyek dengan jelas membantu mengurangi hal-hal yang tidak diketahui untuk semua orang di tim. Dependensi proyek membantu Anda melihat kapan pekerjaan Anda bergantung pada tugas orang lain, yang berarti Anda harus menunggu mereka selesai sebelum dapat memulai. Dengan melacak dependensi menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat memastikan anggota tim diberi tahu saat mereka dibebaskan. Dan jika ada yang tertunda, pemilik tugas tahu persis siapa yang harus dihubungi untuk mendapatkan tenggat atau batas waktu yang diperbarui.

4. Buat templat dan panduan referensi yang dapat digunakan kembali

Meskipun Anda melakukannya secara rutin, meluncurkan proyek baru dapat menimbulkan stres yang mendasarinya. Ada banyak detail yang harus dipertimbangkan—misalnya, mengingat setiap pemangku kepentingan dan tugas utama—jadi, elemen penting mudah terabaikan. Di saat yang sama, Anda tidak ingin menghabiskan berjam-jam untuk memulai dari nol untuk setiap rencana proyek baru. Solusinya adalah templat proyek yang dapat disesuaikan yang dapat Anda gunakan dan adaptasikan dengan kebutuhan proyek spesifik. 

Templat dan panduan referensi memberikan struktur untuk tugas berulang, memungkinkan Anda melacaknya dan mencegah duplikasi. Ini adalah alat yang dapat disesuaikan untuk membantu Anda bekerja lebih baik dan lebih cepat.

Mengapa menggunakan templat?

• Anda cenderung tidak melewatkan tugas-tugas kecil karena semuanya dilacak di satu tempat.

• Templat mudah diubah dan disesuaikan dengan pelajaran yang dipetik.

• Templat mendemokratisasi pengetahuan manajer proyek, membuatnya dapat diakses semua orang.

• Templat membantu tim baru untuk memisahkan diri dari inisiatif yang ada.

5. Membangun pusat informasi terpusat

Mengatur pekerjaan tim Anda sering kali bermuara pada pembuatan satu sumber informasi terpusat. Saat Anda beroperasi dari satu kumpulan informasi, ini mengurangi kebingungan bagi seluruh tim karena setiap orang tahu apa yang harus mereka kerjakan, kapan harus melakukannya, dan di mana mendapatkan alat untuk menyelesaikannya. Ini juga memungkinkan pemangku kepentingan untuk mendapatkan wawasan secara sekilas dan memudahkan untuk memberikan pembaruan status serta mengurangi rapat status yang tidak perlu. 

Dengan menggunakan manajemen portofolio proyek, Anda dapat menyederhanakan pekerjaan ke dalam portofolio terpusat untuk mendapatkan tampilan menyeluruh tentang program dan proyek Anda. Ini adalah versi digital dari papan tulis di ruang bersama. Di sini, pekerjaan semua orang dicantumkan dan ditugaskan kepada anggota tim yang sesuai, menciptakan ruang proyek aktif yang dapat disesuaikan dan dilaporkan secara real-time.

Menjadi tertata membantu Anda bekerja lebih cerdas

Menerapkan kiat pengaturan dan menyederhanakan hidup Anda membutuhkan sedikit upaya dan waktu. Namun, melakukan pekerjaan awal untuk menjadi lebih tertata akan membantu Anda di masa mendatang. Seiring berjalannya waktu, Anda akan memiliki lebih banyak waktu dalam hari kerja untuk berfokus pada tugas yang paling Anda kuasai atau yang paling Anda sukai—agar Anda dapat bekerja lebih baik dan lebih bahagia.