Daftar Tugas: 15 Kiat Membuat Daftar Tugas yang Efektif
Daftar tugas hanyalah daftar berisi hal yang harus dilakukan. Berarti sebetulnya segala hal bisa masuk ke daftar tugas, tetapi hanya karena telah ditulis, daftar tugas tidak berarti benar-benar berguna. Pelacakan secara efektif tenggat pekerjaan dapat membantu Anda memprioritaskan dan menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Tetapi, sering sekali daftar pekerjaan yang harus dilakukan tidak tertata dan tidak terhubung dengan pekerjaan sebenarnya sehingga menyebabkan ketidakjelasan dan justru menjadi kerja tentang kerja.
Penulisan daftar tugas tidak selalu sia-sia. Pegang kendali daftar tugas dengan 15 rahasia ini untuk membuatnya benar-benar berfungsi.
Pertama: Tinggalkan daftar tugas tertulis
Jika Anda belum melakukannya, langkah pertama dalam membuat daftar tugas yang benar-benar berfungsi adalah membuatnya di aplikasi daftar tugas yang dapat disesuaikan, cocok untuk berbagai platform seperti Android, iOS, atau Windows. Kita merasa puas ketika mencoret suatu tugas dari daftar tugas tertulis, tetapi ini cara terburuk untuk melacak tugas Anda. Permasalahannya, daftar tugas tertulis biasanya tidak teratur, rawan kesalahan, mudah hilang, dan tidak efektif.
Sebagai gantinya, mulai gunakan aplikasi daftar tugas. Tidak seperti daftar tugas tertulis, aplikasi daftar tugas memiliki manfaat sebagai berikut:
Menyortir dan memprioritaskan pekerjaan. Jika ingin mengubah urutan dalam daftar tugas tertulis, Anda harus menulis ulang semuanya. Dengan aplikasi daftar tugas, Anda dapat dengan mudah menarik dan melepas item. Tidak hanya itu, sebagian besar aplikasi daftar tugas menawarkan cara melacak prioritas dengan tag kustom. Daftar tugas digital juga memungkinkan pengaturan tugas berulang sehingga Anda tidak akan pernah melupakan rapat mingguan lagi. Selain itu, aplikasi daftar tugas mendukung banyak tampilan, jadi Anda dapat memvisualisasikan tugas dengan cara yang paling cocok untuk Anda, baik itu berupa daftar atau papan Kanban.
Tidak akan hilang. Tidak seperti daftar tugas yang ditulis tangan, Anda tidak bisa “kehilangan” daftar tugas online. Anda akan selalu memiliki akses ke daftar, baik di desktop, iPhone, iPad, atau perangkat pintar lain sehingga Anda bisa mencatat hal yang harus dilakukan di mana pun.
Tambahkan konteks lain ke tugas. Sebagian besar aplikasi daftar tugas menawarkan cara untuk menambahkan informasi dalam deskripsi. Daftar tugas tertulis hanya memiliki beberapa kata untuk menggambarkan apa yang perlu dikerjakan. Dengan aplikasi daftar tugas, setiap tugas memiliki deskripsi yang dapat diperluas sehingga Anda dapat menambahkan detail tugas, dokumen kerja, atau informasi penting yang relevan. Selain itu, aplikasi daftar tugas menggunakan integrasi seperti Google Drive, Google Kalender, dan Outlook, jadi Anda dapat melampirkan dokumen dan menambahkan konteks ke tugas terpenting.
Buat daftar terpisah di tempat yang sama. Pilih aplikasi daftar tugas yang memungkinkan pembuatan lebih dari satu “daftar”. Misalnya, Anda mungkin ingin membuat daftar tugas untuk pekerjaan sendiri, satu lagi untuk pekerjaan tim, dan yang lain untuk pengembangan profesional. Atau, Anda mungkin ingin menyortir tugas menurut kerangka waktu, seperti membuat daftar tugas harian dan daftar tugas mingguan. Aplikasi daftar tugas dengan beberapa opsi daftar memungkinkan Anda menyimpan semua tugas ini di satu tempat.
Tetapkan pengingat, tenggat, dan pemberitahuan. Daftar tugas Anda, baik untuk keperluan pribadi maupun untuk batas waktu proyek penting, tidak akan berarti banyak jika tidak diselesaikan tepat waktu. Dengan aplikasi daftar tugas, Anda dapat melacak tenggat pekerjaan serta mengatur pengingat atau pemberitahuan yang dapat disesuaikan untuk memastikan Anda menyelesaikan tugas tepat waktu.
Kolaborasi. Jika daftar tugas individu rapi dan prioritasnya jelas, Anda dapat berkontribusi lebih baik pada proyek dan inisiatif tim. Dengan kata lain, makin rapi daftar tugas Anda, makin mudah pula Anda berkolaborasi dengan tim.
Jika Anda mencari aplikasi daftar tugas, coba Asana. Asana adalah alat pengelolaan kerja yang dirancang untuk membantu mengatur pekerjaan sehingga Anda tahu persis apa yang harus dilakukan, mengapa itu penting, dan bagaimana menyelesaikannya. Gunakan Asana untuk melacak pekerjaan dan menghubungkannya kembali ke proyek yang lebih besar, menyertakan rekan tim, serta memastikan tidak ada yang gagal.
15 rahasia untuk membuat daftar tugas yang lebih baik
Jika Anda siap untuk menyempurnakan daftar tugas, cobalah 15 kiat ini untuk memaksimalkan kejelasan dan mengurangi inefisiensi. Perhatikan bahwa sebagian besar kiat ini mengasumsikan Anda menggunakan aplikasi daftar tugas untuk mengatur pekerjaan dan meningkatkan produktivitas.
1. Catat semuanya
Sesuatu lebih baik ditulis dan ditandai sebagai selesai nanti daripada terlupakan. Sering kali, ide-ide terbaik datang ketika kita tidak siap untuk menuliskannya, tetapi inspirasi datang tidak diduga. Jika Anda tiba-tiba terpikir sesuatu yang dapat dilakukan untuk memperbaiki proyek atau ide bagus untuk disampaikan kepada atasan, baik itu ide pencatatan atau pintasan untuk tugas, cukup tambahkan ke daftar tugas.
Oleh karena itu juga, Anda perlu memilih aplikasi daftar tugas yang andal digunakan di perangkat seluler. Dengan begitu, jika sedang dalam perjalanan, Anda dapat membuat catatan tanpa harus mengingatnya sampai Anda kembali ke komputer.
2. Daftar, daftar, dan daftar lagi
Salah satu alasan daftar tugas membuat kewalahan adalah isinya yang cenderung acak-acakan. Anda mungkin sedang mengerjakan beberapa proyek di tempat kerja dan mencoba menyimpan pengingat untuk meninjau brief kampanye yang akan datang di samping catatan tentang mencari vendor untuk suatu acara. Hal ini bisa sangat membingungkan, tidak heran Anda merasa kewalahan.
Untuk mengendalikan daftar tugas dan menyelesaikan pekerjaan terbaik, pertimbangkan pembuatan lebih dari satu daftar di aplikasi daftar tugas, seperti daftar terpisah untuk proyek pribadi dan kolaborasi tim. Misalnya, pastikan setiap proyek atau inisiatif besar memiliki daftarnya sendiri. Selain itu, pertimbangkan pembuatan satu daftar untuk pekerjaan yang dapat segera ditindaklanjuti, satu lagi untuk ide proyek yang akan datang, dan yang ketiga untuk tugas pribadi, seperti daftar belanja. Dengan begitu, Anda dapat membuka daftar tugas yang relevan dengan pekerjaan yang dilakukan saat ini, agar lebih fokus pada apa yang perlu diselesaikan.
3. Atur daftar tugas berdasarkan alur kerja, prioritas, atau tenggat
Mengatur ulang daftar tugas setiap hari hanya membuang-buang waktu, meskipun terkadang menyenangkan. Tahan godaan dengan membuat struktur yang sangat bagus untuk daftar tugas. Jika aplikasi mendukungnya, pertimbangkan pembuatan satu bagian untuk setiap jenis pekerjaan. Dengan begitu, Anda dapat mengurutkan pekerjaan berdasarkan proyek atau prioritas, tergantung preferensi.
4. Jadikan daftar tugas dapat ditindaklanjuti
Daftar tugas bukanlah tempat untuk menyimpan pemikiran atau gol. Detail ini penting untuk dicatat, tetapi jika Anda menyimpan semuanya dalam satu daftar tugas, pekerjaan penting bisa hilang atau terkubur. Sebaiknya usahakan mencatat item tersebut dalam alat pengelolaan proyek atau sistem pengelolaan gol. Dengan begitu, Anda masih memiliki akses ke semua pemikiran dan gol penting, tanpa mengacaukan daftar tugas.
Meskipun pemikiran dan gol perlu dipisah dari daftar tugas utama yang dapat ditindaklanjuti, beralih antaralat akan membuat kewalahan. Alih-alih, cari cara untuk menangkap semua informasi ini di alat yang sama, seperti Asana.
5. Utamakan kata kerja, lalu sertakan detail
Selain memastikan setiap tugas dapat ditindaklanjuti, sebaiknya mulai sebagian besar judul tugas dengan kata kerja. Meskipun ini bukan aturan mutlak, memulai judul tugas dengan kata kerja akan membantu Anda mengetahui persis apa yang harus dilakukan pada setiap tugas.
Misalnya, tugas “Tiga gambar iklan Facebook” tidak memberikan banyak informasi. Dengan menggunakan aplikasi, Anda dapat menambahkan lebih banyak detail. Coba tambahkan kata “desain” ke depan judul tugas agar tugas tersebut dapat ditindaklanjuti dan menjadi lebih jelas: Desain tiga gambar iklan Facebook. Daftar tugas dengan judul kata kerja memberi Anda sekilas informasi mengenai tugas Anda.
6. Prioritaskan tugas
Agar dapat menyelesaikan pekerjaan yang benar tepat waktu, Anda harus mengetahui tugas mana yang paling penting. Anda dapat meletakkan tugas yang paling penting di bagian atas atau menggunakan tag khusus untuk menandai prioritas sehingga Anda dapat melihat pekerjaan penting dengan jelas agar tidak terlewatkan.
Ini tidak berarti Anda harus melakukan pekerjaan terpenting terlebih dahulu. Terkadang, membuka hari dengan tugas yang mudah adalah cara terbaik untuk memulai aktivitas. Atau Anda mungkin hidup dengan aturan 80/20, yang mengatakan bahwa Anda dapat menyelesaikan 80% pekerjaan dalam 20% waktu yang ada, dan Anda suka membereskannya. Bahkan jika Anda tidak melakukan pekerjaan prioritas tinggi terlebih dahulu, pastikan Anda tahu apa yang perlu dilakukan sebelum hari berakhir.
7. Selalu sertakan batas waktu
Saat mengerjakan tugas, Anda tidak hanya perlu tahu apa yang harus dilakukan, tetapi juga kapan harus melakukannya. Menyelesaikan semua tugas penting tidaklah berguna jika semua itu selesai pada hari yang salah. Dengan kata lain, Anda perlu selalu tahu siapa yang melakukan suatu tugas dan kapan batas waktunya. Bahkan jika batas waktunya fleksibel, lebih baik tulis suatu tanggal lalu geser, daripada melewatkannya.
8. Pecah pekerjaan besar menjadi tugas-tugas kecil
Salah satu tantangan terbesar untuk menyelesaikan tugas secara akurat adalah ketika Anda melihat sesuatu yang harus diselesaikan besok, tetapi kemudian menyadari bahwa pekerjaan tersebut sebenarnya perlu waktu seminggu untuk diselesaikan.
Jika Anda sering mengalami masalah ini, pertimbangkan untuk memecah pekerjaan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil atau subtugas. Tenggat pekerjaan Anda mungkin hari Jumat, tetapi tugas ini cukup besar dan akan memakan waktu penyelesaian beberapa hari. Memecah pekerjaan tersebut menjadi beberapa tugas yang dapat diselesaikan lebih awal dalam minggu ini menjadi hal yang penting dilakukan demi keberhasilan proyek.
9. Kelompokkan tugas serupa
Saat bekerja secara bergelombang, Anda tidak hanya menyelesaikan tugas, tetapi juga meningkatkan produktivitas. Setiap kali Anda berpindah tugas atau memulai proyek baru, otak Anda membutuhkan waktu untuk menyesuaikan dan mengalibrasi ulang. Sebenarnya, manusia tidak pandai multitasking, jadi makin banyak tugas yang dapat dikelompokkan, makin mudah untuk otak Anda mencernanya.
Secara khusus, perhatikan pekerjaan harian yang dapat dikumpulkan dan disederhanakan. Jika ada hal-hal yang Anda lakukan setiap hari, Anda mungkin bahkan tidak memikirkan berapa lama waktu pengerjaannya, tetapi waktu itu terakumulasi. Jika Anda memiliki tugas harian, catat berapa lama Anda mengerjakannya. Kemudian, lihat apakah Anda bisa mengerjakan tugas tersebut dengan lebih efisien. Bisakah Anda mengelompokkannya atau mengotomatiskannya? Menghapus pekerjaan ini tidak hanya membersihkan daftar tugas, tetapi juga membuat Anda lebih produktif dan meningkatkan manajemen waktu.
10. Rayakan progres Anda
Setiap kali Anda menyelesaikan sesuatu dari daftar tugas, Anda telah mencapai sesuatu. Itu hal yang besar! Anda harus merayakannya, bahkan jika hanya tepukan kecil di bahu.
Di Asana, salah satu nilai perusahaan inti kami adalah kesungguhan. Mungkin terdengar berlebihan, tetapi nilai ini datang dari hati kami. Kesungguhan berarti meluangkan waktu untuk bersenang-senang dan menciptakan pengalaman yang berarti selama hari kerja Anda. Jika Anda pernah menggunakan Asana, Anda mungkin melihat unicorn dan yeti terbang melintasi layar saat Anda menyelesaikan tugas. Mengapa? Pertanyaan sebenarnya adalah mengapa tidak?
11. Pilah daftar Anda di penghujung hari
Alih-alih menghabiskan setengah dari pagi Anda menyisir daftar tugas, atur tugas di malam sebelumnya sehingga saat Anda masuk, Anda sudah tahu persis apa yang harus dilakukan. Dengan menghabiskan lima hingga sepuluh menit di malam sebelumnya, Anda dapat memastikan bahwa Anda siap untuk menjalani hari itu di esok pagi.
12. Matikan notifikasi
Notifikasi bermanfaat untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan aplikasi daftar tugas apa pun yang bagus akan memiliki notifikasi. Namun, yang sama pentingnya adalah fitur "tunda" atau Jangan Ganggu. Pada akhirnya, Anda mengatur pekerjaan sehingga Anda bisa lebih produktif dan terkadang itu berarti Anda perlu fokus, alih-alih terganggu oleh ping acak.
13. Lacak apa yang tidak perlu dilakukan
Anda tidak ingin membuang waktu untuk pekerjaan yang tidak penting. Jadi, meskipun Anda selalu ingin menangkap detail dalam daftar tugas, penting juga untuk menyisihkannya bila perlu.
Jika Anda melacak prioritas tugas, Anda sudah memiliki wawasan tentang apa yang paling penting dan yang paling tidak penting. Kemudian, jangan takut untuk tidak memprioritaskan pekerjaan jika perlu. Melacak tugas bukanlah tentang melakukan setiap hal kecil setiap hari, melainkan mengendalikan tugas sehingga bisa menyelesaikan pekerjaan terpenting Anda.
14. Perhatikan tugas yang tertinggal
Kita semua memiliki tugas-tugas yang tenggatnya sudah minggu lalu tetapi masih belum sempat kita lakukan. Tetapi jika Anda memperhatikan tugas-tugas itu, tanyakan pada diri sendiri mengapa tugasnya belum selesai. Apa yang menjauhkan Anda dari tugas-tugas itu? Apakah Anda perlu memprioritaskannya kembali, atau mendelegasikannya kepada orang lain? Apakah ada sesuatu tentang tugas tersebut yang tidak dipahami sehingga menghambat Anda? Mengetahui alasan menunda-nunda tugas dapat membantu Anda menjadi lebih efisien dan menghentikan kekacauan.
15. Berkolaborasi di satu platform
Idealnya, Anda tidak melacak tugas secara terpisah. Menata dan memprioritaskan sesuatu akan sangat membantu jika Anda tidak memiliki visibilitas ke dalam pekerjaan tim dan sebaliknya. Tim yang paling efektif adalah mereka yang berbagi sumber informasi terpusat di mana pekerjaan sedang berlangsung. Dengan begitu, semua orang tahu persis siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu dan Anda dapat fokus untuk menyelesaikan pekerjaan terbaik sebagai tim.
Tentu saja kami menganggap bahwa Asana adalah cara yang baik untuk melakukan ini. Dengan Asana, tim Anda dapat mengatur apa yang harus dilakukan, tahu alasan pentingnya suatu tugas, serta cara menyelesaikannya. Dengan begitu, Anda bukan satu-satunya yang mendapat manfaat dari peningkatan kejelasan dan pengurangan inefisiensi.
Menetapkan gol dengan daftar tugas
Daftar tugas adalah alat yang berdaya guna untuk mencapai gol pribadi dan tim. Dengan memecah tujuan yang lebih besar menjadi beberapa tugas yang dapat dikelola, daftar tugas menciptakan peta jalan yang jelas menuju kesuksesan. Berikut cara Anda dapat memanfaatkan daftar tugas untuk menetapkan gol:
Tentukan tujuan yang jelas: Langkah pertama dalam mencapai gol dengan daftar tugas adalah menentukan tujuan yang jelas dan spesifik. Kejelasan memastikan bahwa setiap tugas yang ditambahkan ke daftar Anda berkontribusi secara bermakna terhadap gol akhir Anda. Misalnya, manajer proyek mungkin menetapkan tujuan yang jelas untuk meluncurkan produk baru dalam waktu enam bulan.
Bagilah gol menjadi tugas-tugas yang dapat ditindaklanjuti: Setelah Anda memiliki gol yang jelas, bagilah menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti. Ini membuat gol yang paling menakutkan sekalipun tampak dapat dikelola dan dicapai. Misalnya, untuk peluncuran produk baru, tugas mungkin mencakup riset pasar, desain produk, dan pengujian prototipe.
Prioritaskan tugas: Tidak semua tugas memiliki kepentingan yang sama. Prioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan relevansi dengan gol utama Anda. Dalam contoh peluncuran produk kami, memprioritaskan riset pasar sebelum desain produk memastikan bahwa tim memiliki wawasan pasar yang kritis terlebih dahulu.
Lacak progres: Terus melacak progres Anda sangat penting untuk tetap bekerja sesuai rencana. Pembaruan dan ulasan rutin dapat menyoroti kemajuan Anda atau area yang perlu lebih difokuskan. Untuk peluncuran produk, rapat progres mingguan dapat digunakan untuk melacak kontribusi dan linimasa setiap departemen.
Kolaborasi dan delegasikan: Saat bekerja dalam tim, gunakan daftar tugas untuk mendelegasikan tugas secara efektif. Beri tanggung jawab berdasarkan kekuatan dan beban kerja setiap anggota. Sebagai contoh, mendelegasikan tugas desain kepada anggota tim kreatif dan analisis pasar kepada para ahli riset memastikan penggunaan sumber daya dan keterampilan yang optimal.
Dengan menetapkan dan mendekati tujuan dengan daftar tugas yang terstruktur dengan baik, Anda dapat mengubah gol yang menakutkan menjadi milestone yang dapat dicapai, baik saat bekerja secara individu maupun sebagai bagian dari tim.
Hal yang harus diperhatikan saat memilih aplikasi daftar tugas
Di antara begitu banyaknya aplikasi manajemen tugas, mungkin sulit untuk memilih alat yang paling cocok untuk Anda. Berikut hal yang harus dicari untuk mengoptimalkan alur kerja daftar tugas, baik di kantor maupun di perjalanan.
1. Kelebihan aplikasi desktop
Cari alat dengan aplikasi desktop yang memungkinkan Anda menutup tab browser yang mengganggu dan fokus pada tugas prioritas yang dapat diakses langsung dari bilah menu (Mac) atau baki sistem (Windows).
2. Fungsionalitas aplikasi seluler
Pastikan alat Anda memiliki aplikasi seluler dengan fungsionalitas yang dibuat khusus untuk produktivitas saat bepergian. Opsi terbaik mencakup fitur cerdas yang memungkinkan Anda merekam tugas secara instan dengan menyalin suara Anda atau mengambil gambar untuk membuat item tindakan.
3. Kolaborasi real-time
Fitur kolaborasi real-time sangat penting jika Anda bekerja dalam tim. Cari alat kolaborasi tim yang memungkinkan pengguna berkomentar, mengunggah lampiran, dan mengetag rekan tim untuk memastikan kolaborasi tim tanpa hambatan, di mana pun lokasinya.
4. Harga kompetitif
Perangkat daftar tugas terbaik mencakup beberapa opsi harga, menjadikannya pilihan pro bagi perorangan maupun tim. Jika aplikasi menawarkan versi gratis yang sangat fungsional, itu ideal.
Centang "pelajari cara membuat daftar tugas" dari daftar Anda
Membuat daftar tugas adalah tentang mengatur dan mendapatkan visibilitas ke dalam pekerjaan Anda. Dengan 15 kiat ini, Anda akan bisa melakukannya. Tetapi jika Anda ingin membuat daftar tugas untuk melacak pekerjaan, Anda juga memerlukan cara untuk memberi dan mendapatkan visibilitas ke dalam pekerjaan anggota tim Anda. Cari daftar tugas yang menawarkan fitur canggih tambahan seperti pengelolaan tugas dan pengelolaan proyek.
