Apa saja manfaat manajemen proyek?

Headshot kontributor Julia MartinsJulia Martins24 Desember 202016 menit baca
facebooktwitterlinkedin
Gambar banner artikel manfaat manajemen proyek
Coba Asana sekarang

Tidak setiap perusahaan atau tim memiliki proses manajemen proyek formal. Baik bekerja di organisasi besar atau startup yang berkembang pesat, manajemen proyek formal mungkin belum menjadi prioritas tim. Tapi sekarang, Anda merasa semakin sulit untuk tetap tertata dan berkolaborasi dengan rekan tim. Anda mungkin bertanya-tanya, apakah Anda memerlukan manajemen proyek, kecuali itu hanya untuk tim dengan manajer proyek khusus, bukan?

Mungkin tidak. Bagi kami di Asana, keterampilan manajemen proyek membantu tim menyelesaikan proyek dengan lebih efisien. Menemukan cara merencanakan, mengelola, dan melaksanakan pekerjaan adalah hal yang relevan bagi tim dan perusahaan. Meskipun mungkin tidak memerlukan setiap bagian dari sistem manajemen proyek tradisional, tim Anda tetap dapat memperoleh manfaat dari beberapa bagian mendasar manajemen proyek.

Apa itu manajemen proyek?

Manajemen proyek membantu tim mengatur, melacak, dan melaksanakan pekerjaan dalam proyek. Anggap proyek sebagai kumpulan tugas untuk mencapai gol tertentu. Manajemen proyek dapat membantu tim merencanakan, mengelola, dan melaksanakan pekerjaan untuk memenuhi persyaratan proyek tepat waktu. Dengan alat manajemen proyek, tim dapat mengatur semua detail pekerjaan di satu tempat, berbagi umpan balik dan progres, dan, pada akhirnya, berkolaborasi dengan lebih efektif.

Baca: Cara memilih perangkat lunak manajemen proyek untuk tim Anda

Alih-alih mengacak-acak spreadsheet, email, dan alat lain untuk menangani semua pekerjaan, alat manajemen proyek membantu tim Anda untuk:

  • Mengoordinasikan pekerjaan lintas fungsi

  • Memusatkan rencana, detail, file, dan umpan balik proyek

  • Membagikan pembaruan status kepada semua pemangku kepentingan

  • Meningkatkan kolaborasi tim

Manfaat manajemen proyek

Sejarah manajemen proyek

Manajemen proyek dikembangkan dari penggabungan beberapa jenis teknik berbeda di awal 1900-an, tetapi alat dan teknik yang mendefinisikan manajemen proyek modern belum ada sampai tahun 1950-an. Pada saat itu, manajemen proyek mulai menjadi metodologi yang unik dan populer serta paling sering diterapkan pada proyek-proyek teknik. Pada tahun 1969,  Project Management Institute (PMI) resmi dibentuk dan organisasi ini berperan besar dalam mendefinisikan serta memperkuat manajemen proyek selama beberapa dekade berikutnya. Selain menawarkan sertifikasi untuk manajer proyek, PMI menerbitkan Panduan Project Management Body of Knowledge (panduan PMBOK) untuk pertama kalinya pada tahun 1996, dan panduan ini diperbarui secara berkala.

Secara historis, manajer proyek adalah pegawai berdedikasi, yang sering mendapat pelatihan tentang metodologi dan set alat manajemen proyek, dan sering kali menerima sertifikasi oleh organisasi seperti PMI. Karena alat manajemen proyek sulit disiapkan dan digunakan serta kerap membutuhkan keahlian unik, Anda memerlukan manajer proyek untuk menjalankan proses manajemen proyek.

Lain halnya dengan manajemen proyek modern. Alih-alih sertifikasi yang rumit dan jargon yang sulit dipahami, sekarang siapa pun bisa menjadi manajer proyek. Faktanya, jika mengelola proyek apa pun di Asana, kami menganggap Anda sebagai manajer proyek. Fleksibilitas dan demokratisasi manajemen proyek sebagian besar disebabkan oleh peningkatan perangkat lunak manajemen proyek modern. Alih-alih menjadi alat yang aneh dan sulit digunakan, manajemen proyek modern bersifat fleksibel, visual, dan dibuat untuk Anda, bukan sebaliknya.

Dasar-dasar manajemen proyek modern

Ada banyak istilah dan jargon manajemen proyek, tetapi tidak serumit kelihatannya. Jika Anda baru memulai atau ingin mengetahui maksud rekan kerja ketika menyebutkan sesuai sebagai metodologi Agile atau berbicara tentang ruang lingkup proyek, berikut adalah perincian jenis, komponen, proses, dan peran tim dalam manajemen proyek.

Jenis manajemen proyek

Manajemen proyek adalah cara membantu tim melacak semua pekerjaan yang dilakukan untuk memenuhi persyaratan proyek tepat waktu. Namun, dalam kategori manajemen proyek yang luas, ada jenis, metodologi, dan pendekatan tambahan, ini termasuk:

  • Manajemen proyek Agile.Agile adalah jenis manajemen proyek lean yang populer dengan tim pengembangan produk, teknik, dan perangkat lunak. Dengan Agile, tim yakin pada peningkatan berkelanjutan, reaksi fleksibel terhadap perubahan, proses berulang, dan perkembangan inkremental. Beberapa kerangka kerja Agile yang populer meliputi Scrum dan Kanban.

  • Model waterfall. Dalam model waterfall, tugas mengalir ke bawah dalam pendekatan linier: setelah satu tugas selesai, tugas berikutnya siap, dan seterusnya. Model waterfall mencakup enam fase: persyaratan, analisis, desain, pengodean, pengujian, dan operasi. Model ini paling cocok untuk proyek dengan hasil akhir dan ruang lingkup tetap karena metode waterfall mungkin kurang fleksibel pada saat itu dibanding beberapa metodologi manajemen proyek lainnya.

  • Metodologi PRINCE2. PRINCE2 adalah singkatan dari PRojects IN Controlled Environments. Dalam metodologi manajemen proyek PRINCE2, proyek dibagi menjadi tujuh proses: Mengarahkan Proyek, Memulai Proyek, Mengawali Proyek, Mengelola Batas Tahap, Mengontrol Tahap, Mengelola Pengiriman Produk, dan Mengakhiri Proyek.

  • Metode jalur kritis (CPM) dan evaluasi program dan teknik tinjauan (PERT). CPM dan PERT adalah metodologi manajemen proyek asli yang dikembangkan pada 1950-an. CPM menyediakan algoritme untuk memetakan jalur kritis antara tugas terhubung yang kompleks dengan kerangka waktu yang ditentukan. Dengan CPM, tim dapat mengidentifikasi rentang aktivitas dependen terlama. Di sisi lain, PERT membantu tim mengidentifikasi jalur kritis ketika linimasa dan kerangka waktu tidak diketahui. Dalam PERT, manajer proyek mengidentifikasi semua tugas yang perlu diselesaikan (tidak hanya jalur kritis) untuk menentukan waktu minimum penyelesaian total proyek.

Coba Asana untuk manajemen proyek

Komponen inti dan istilah kunci

Tidak ada satu pun daftar periksa yang ditentukan untuk setiap komponen dalam manajemen proyek. Sebagian besar karena adanya berbagai jenis manajemen proyek, masing-masing dengan komponen, proses, dan formatnya sendiri. Namun, secara umum, metodologi atau alat manajemen proyek apa pun yang Anda gunakan akan mencakup:

Gol Smart

Setiap proyek harus menentukan gol atau tujuan. Saat menguraikan gol proyek, gunakan kerangka gol SMART untuk memastikan Anda memiliki metrik dan kriteria yang jelas sehingga Anda dapat mengukur keberhasilan proyek secara akurat.

Rencana proyek

 Rencana proyek adalah cetak biru dari elemen utama yang perlu dicapai tim agar berhasil mencapai gol proyek.

Baca: Cara membuat rencana proyek yang berfungsi agar Anda tetap bekerja sesuai rencana

Anggaran

Sebagian besar proyek memiliki anggaran yang membatasi dan menentukan hal yang dapat dicapai selama proyek.

Risiko proyek

Risiko proyek adalah segala sesuatu yang bermasalah dalam proyek, seperti melebihi anggaran atau melewatkan tenggat. Manajemen risiko proyek merupakan praktik mengidentifikasi risiko sebelum memulai proyek sehingga Anda dapat mencegahnya sebaik mungkin. Hal ini memerlukan pembuatan daftar risiko.

Ruang lingkup proyek

Selama proses perencanaan, Anda juga akan menentukan ruang lingkup proyek, yaitu ukuran, batasan, anggaran, dan gol proyek. Dengan mengetahui ruang lingkup proyek, Anda dapat mencegah scope creep yang terjadi ketika hasil akhir dan pekerjaan proyek melebihi ruang lingkup proyek.

Rencana manajemen sumber daya

Rencana manajemen sumber daya  adalah rencana cara mengalokasikan sumber daya tim, baik bandwidth pegawai, alat teknis, atau anggaran. Membuat rencana manajemen sumber daya untuk proyek dapat membantu Anda mengelola dan menjadwalkan sumber daya tim dengan baik sehingga dapat memaksimalkan ketersediaan sumber daya.

Baca: Apa itu pemerataan sumber daya? (Teknik dan contohnya)

Pemangku kepentingan

Pemangku kepentingan proyek  adalah siapa saja yang terlibat dalam proyek. Misalnya, anggota tim lintas fungsi atau kepemimpinan eksekutif.

Linimasa

Sebagian besar proyek memiliki linimasa, yaitu tanggal mulai, saat pekerjaan dimulai, dan tanggal akhir, saat pekerjaan selesai.

Baca: Cara membuat linimasa proyek dalam 7 langkah

Hasil akhir

Hasil akhir adalah aset, file, atau produk yang akan diselesaikan di akhir linimasa proyek. Hasil akhir dapat meliputi iklan untuk kampanye merek atau fitur baru untuk peluncuran produk.

Milestone

Milestone adalah checkpoint yang menandakan ketika sekelompok pekerjaan selesai atau sekelompok pekerjaan baru diluncurkan. Tidak seperti hasil akhir yang merepresentasikan produk atau hasil, milestone merupakan momen dalam waktu.

Baca: Cara mengatur, mencapai, dan merayakan milestone proyek

Dependensi

Proyek Anda mungkin juga memiliki dependensi, dan ini terjadi ketika satu tugas tidak dapat dimulai hingga tugas lain selesai. Jika proyek memiliki banyak dependensi, Anda bisa memanfaatkan tampilan gaya bagan Gantt sehingga dapat memvisualisasikan pekerjaan Anda dalam linimasa.

Progres dan pembaruan status

Saat mengelola proyek, Anda harus mengirim laporan progres dan pembaruan status kepada pemangku kepentingan proyek. Pelaporan yang baik dapat meningkatkan visibilitas dan kolaborasi lintas fungsi.

Baca: Cara menulis laporan status proyek yang efektif

Proses manajemen proyek

Setiap proyek akan sedikit berbeda, tergantung hal yang sedang dikerjakan, tim tempat Anda berada, dan cara anggota tim ingin berkolaborasi. Namun, secara umum, ada lima fase proyek utama yang terjadi selama proses manajemen proyek:

  1. Inisiasi proyek. Selama fase inisiasi, Anda akan mengumpulkan tim proyek dan mengidentifikasi ruang lingkup proyek. Tergantung kompleksitas dan skala proyeknya, Anda mungkin juga akan membuat peta jalan proyek.

  2. Perencanaan proyek. Perencanaan proyek adalah ketika Anda menguraikan persyaratan proyek dan menentukan gambaran "keberhasilan proyek" nantinya. Fase proyek ini sangat penting untuk manajemen proyek yang sukses dan mencapai gol proyek. Selama tahap perencanaan, Anda akan membuat rencana proyek, mengidentifikasi milestone utama, serta menyelaraskan biaya dan linimasa proyek.

  3. Pelaksanaan projek. Sebagian besar proyek akan berada pada fase pelaksanaan, inilah saatnya Anda dan tim mengupayakan hasil akhir proyek. Selama fase pelaksanaan, Anda sebaiknya mempraktikkan manajemen beban kerja manajemen waktu, dan manajemen tugas untuk memastikan tim selaras, bekerja sesuai rencana, dan tidak kewalahan.

  4. Kinerja proyek. Pelaporan terjadi selama dan setelah fase pelaksanaan. Selama proyek, pelaporan akan membantu mengoreksi, berkolaborasi, dan meningkatkan visibilitas lintas fungsi dalam pekerjaan Anda. Kemudian, setelah proyek selesai, Anda dapat melaporkan kinerja dan bertukar ide dengan pemangku kepentingan proyek mengenai cara meningkatkan proyek mendatang.

  5. Pengakhiran proyek. Setelah proyek selesai, luangkan waktu untuk melakukan tinjauan dengan pemangku kepentingan proyek untuk mendapatkan pelajaran yang dipetik. Tergantung tim, Anda mungkin melakukan pengakhiran proyek dalam bentuk rapat retrospektif proyek, evaluasi proyek, atau investigasi proyek.

Coba Asana untuk manajemen proyek

Pertanyaan Umum: Bagaimana dengan proyek yang sedang berlangsung?

Cara terbaik mengelola proses yang sedang berlangsung, seperti pelacakan bug atau permintaan kreatif adalah menggunakan manajemen kerja. Manajemen proyek sebenarnya adalah bagian dari manajemen kerja. Namun, manajemen proyek dapat membantu Anda mengoordinasikan proyek individu, sedangkan perangkat lunak manajemen kerja dibuat untuk membantu tim mengelola proyek dan proses terpisah yang tidak memiliki tanggal awal atau akhir.

Baca: Manajemen kerja vs manajemen proyek: apa bedanya?

5 manfaat manajemen proyek

Jika belum memutuskan apakah Anda memerlukan manajemen proyek, baca terus untuk mengetahui manfaat manajemen proyek beserta beberapa cara sederhana untuk menerapkan ide-ide ini ke cara kerja tim tanpa memerlukan gelar atau kursus sertifikasi yang mahal.

1. Rencana yang tertata dan jelas meningkatkan kolaborasi tim

Jika pernah menjalankan proyek tanpa rencana, Anda tahu banyak hal bisa begitu berantakan sejak awal. Akhirnya, Anda mungkin melewatkan langkah-langkah penting dalam jadwal proyek, tergesa-gesa menyelesaikan tugas yang terlupakan pada menit terakhir, atau menjawab pertanyaan logistik yang sama berulang-ulang: “Kapan tenggatnya? Apa yang kita lakukan selanjutnya?” Yang Lebih parah, kualitas pekerjaan mungkin menurun saat Anda terburu-buru untuk segera menyelesaikan proyek.

Alih-alih membuat rencana saat proyek berlangsung, petakan semua yang perlu diselesaikan, beserta pemilik tugas, hasil akhir, dan tenggat sebelum memulai proyek. Kemudian,  visualisasikan daftar tugas proyek ke dalam linimasa atau daftar yang dikategorikan untuk menguraikan siapa melakukan apa dan hingga kapan secara jelas. Misalnya, jika merencanakan acara, Anda dapat membuat daftar langkah demi langkah yang mengarah ke acara utama, siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah, dan seberapa dini Anda harus menyelesaikan langkah-langkah tersebut. Lalu, jadwalkan di kalender proyek bersama. Dengan cara ini, Anda tidak akan terburu-buru memesan undangan di menit-menit terakhir atau mendapati dua rekan tim memesan dua layanan katering yang berbeda (ups!).

Baca: Cara membuat rencana proyek yang berfungsi agar Anda tetap bekerja sesuai rencana

Dengan menguraikan rencana yang jelas beserta semua tugas proyek, kemudian menambahkan batas waktu, pemilik tugas, dan detail penting lainnya, Anda akan mengubah proses pelaksanaan yang kacau dan sia-sia menjadi proses yang efisien. Anda akan memiliki gagasan yang jelas tentang ruang lingkup dan waktu pekerjaan serta dapat melihat potensi konflik, bahkan sebelum memulai proyek. Hanya dengan sedikit pertimbangan di awal dan perencanaan, Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu dan sumber daya. Siapa yang tidak tergiur?

Kiat untuk merencanakan proyek

  • Buat daftar mengenai semua yang perlu dilakukan sebelum proyek dimulai. Kemudian, tambahkan detail seperti tenggat, pemilik tugas, status, atau tautan ke file yang relevan. Jika ini jenis proyek baru untuk tim, tambahkan sedikit waktu buffer untuk langkah atau gangguan yang tidak direncanakan.

  • Atur semuanya dalam rencana yang dapat dibagikan. Baik menggunakan daftar sederhana atau kalender, ataupun sesuatu yang lebih visual seperti linimasa atau  papan Kanban, Anda pasti harus mengatur rencana yang memudahkan siapa saja untuk melihat siapa yang melakukan apa dan hingga kapan. Lalu, bagikan rencana kepada pemangku kepentingan sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama.

  • Ubah proyek berulang menjadi templat. Jika ini proyek yang akan dijalankan berulang kali, buat templat yang dapat diulang untuk menghemat waktu dalam fase perencanaan berikutnya.

quotation mark
Untuk berhasil mengelola proyek, Anda perlu membuat prioritas. Anda tidak akan pernah memiliki waktu dan sumber daya sebanyak yang diharapkan, jadi untuk melakukan itu semua, fokuslah pada item yang akan memiliki dampak terbesar. Kemudian, pastikan untuk menjelaskan prioritas ini kepada pemangku kepentingan sehingga Anda dapat menetapkan harapan dan kepada tim sehingga mereka fokus pada pekerjaan yang tepat.”
Corri Skinner, Direktur Eksekutif, Kesuksesan Klien untuk Vox Creative di Vox Media

2. Menentukan peran setiap orang akan menghilangkan kebingungan

Setelah pekerjaan persiapan selesai, kini saatnya manajemen aktual dari manajemen proyek. Namun, tanpa pemilik proyek yang jelas untuk membantu tim melewati garis akhir, rekan tim akan sangat mudah meninggalkan tugas, melupakan detail, atau tidak mengetahui harus bertanya kepada siapa.

Baca: Cara mengelola beban kerja tim Anda secara efektif

Perusahaan dengan fungsi manajemen proyek formal akan memiliki Manajer Proyek untuk memastikan rencana proyek berjalan sesuai rencana, sedangkan perusahaan yang tidak memilikinya sering membiarkan tanggung jawab ini dipegang oleh orang yang memimpin atau menginisiasi proyek. Misalnya, jika Anda editor yang menerbitkan serangkaian artikel baru, developer yang mengatur migrasi situs web, atau manajer account yang memperbarui sistem pelaporan klien, kemungkinan Anda juga yang mengoordinasikan semua bagian kompleks dalam proyek.

Untungnya, Anda tidak perlu melakukan pekerjaan sampingan untuk mengelola proyek secara efektif. Sedikit komunikasi dan kolaborasi dapat sangat membantu. Dengan menjelaskan bahwa Anda penanggung jawab proyek, semua orang yang terlibat akan mengetahui siapa yang harus dituju terkait pertanyaan dan mencari pembaruan. Dan, dengan menguraikan peran orang lain dalam proyek, Anda tidak akan bingung mengenai cara yang diinginkan untuk melibatkan rekan tim dalam proyek.

Kiat mengelola proyek

  • Komunikasikan dengan jelas peran Anda (dan peran orang lain). Baik dalam fase perencanaan atau di awal proyek, pastikan semua orang mengetahui pemimpin proyek (yaitu Anda!) serta tanggung jawab orang lain yang terlibat.

  • Hubungi dan jawab pertanyaan pemilik tugas. Karena Anda telah membuat rencana yang jelas, pemangku kepentingan sudah mengetahui tanggung jawabnya. Sekarang, bantu mereka untuk tetap bekerja sesuai rencana dengan memeriksa progres pekerjaan atau membantu mendapatkan akses ke apa pun yang dibutuhkan untuk memulai pekerjaan.

  • Bagikan pembaruan status secara teratur. Pertahankan momentum dengan membagikan pembaruan mengenai progres proyek kepada tim. Hal ini tidak hanya akan membuat semua orang mendapatkan informasi terkini dan mengurangi pertanyaan pembaruan status, tetapi juga mendorong dan memotivasi pemangku kepentingan.

quotation mark
Dengan Asana, secara keseluruhan kami menjadi lebih kolaboratif. Satu proyek dikerjakan semua orang, bukan Dalton punya proyeknya sendiri. Rasanya seperti kami memiliki satu hal bersama-sama.”
Julia Bersin, Manajer Senior Demand Generation di Guru

3. Gol yang ditentukan dengan baik meningkatkan efektivitas tim

Proyek tidak akan berhasil ketika tim tidak tahu gol proyeknya. Tanpa gol yang jelas, tim tidak hanya kekurangan motivasi individu, tetapi juga berisiko mengupayakan tujuan yang salah atau bekerja keras untuk pekerjaan berdampak rendah.

Dengan alat manajemen proyek, Anda menentukan gol proyek di awal. Dengan begitu, semua orang yang mengerjakan proyek selaras dengan gol proyek dan dapat mengoptimalkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapainya. Misalnya, jika proyek bertujuan meluncurkan produk baru, Anda dapat menetapkan gol “Mendorong peningkatan upgrade sebanyak 20%”. Gol ini akan memengaruhi keputusan peluncuran seiring berjalannya proyek. Ini juga akan berfungsi sebagai metrik untuk mengukur kesuksesan setelah peluncuran.

Setiap individu di tim proyek juga akan mendapatkan manfaatnya. Dengan memastikan Anda benar-benar memikirkan masalah yang ingin diselesaikan dan memberi tim panduan untuk penyelarasan, Anda akan membuat tim tetap fokus pada tugas yang akan berdampak pada gol ini alih-alih bekerja keras untuk pekerjaan yang tidak penting.

Kiat menetapkan gol proyek

  • Nilai alasan Anda meluncurkan proyek ini. Tanyakan: Mengapa hal ini perlu dilakukan? Siapa yang akan menerima dampaknya? Bagaimana kesesuaian proyek ini dengan gol organisasi yang lebih besar? Apakah proyek ini sesuai dengan pekerjaan yang mungkin sudah dilakukan rekan tim lain? Apa hasil yang kita harapkan dari inisiatif ini?

  • Bagikan gol Anda kepada semua pemangku kepentingan. Sebelum merencanakan proyek, bagikan gol kepada semua orang yang perlu dilibatkan. Tergantung cara kerja tim, Anda dapat melakukannya dengan rapat awal, mengedarkan dokumen, atau membagikannya di alat manajemen proyek, asalkan semua orang memahami gol (dan yang bukan gol) dari inisiatif Anda.

  • Siapkan proses untuk memantau dan melaporkan gol. Jangan hanya mengatur dan melupakannya. Pastikan Anda memiliki rencana untuk secara teratur memeriksa dan melaporkan gol. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah melihat apakah gol berisiko luput dan menyesuaikan rencana untuk mencapainya.

quotation mark
Asana memungkinkan kami melihat jumlah keseluruhan pekerjaan yang sebenarnya dilakukan, serta kemudian memprioritaskan dan menyusun ulang strategi untuk jenis pekerjaan yang dilakukan.”
Carla De Ciccio, Ahli Strategi Konten, Telfer School of Management

4. Menentukan rencana komunikasi menjaga agar tim tetap selaras dan fokus

Istilahnya mungkin "manajemen" proyek, tetapi mengelola proyek hanyalah satu bagian dari teka-teki. Bahkan, sebelum mulai bekerja, Anda harus menyelaraskan rencana komunikasi. Tim kemungkinan memiliki, antara lain, alat manajemen email, alat pengiriman pesan instan, dan alat manajemen proyek. Rencana komunikasi menetapkan kapan setiap alat harus digunakan. Misalnya, di Asana, kami menggunakan email untuk komunikasi eksternal, Slack untuk pesan internal cepat, dan Asana untuk semua pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti.

Rata-rata, pegawai beralih antara 10 alat per hari. Ketika Anda tidak menetapkan rencana mengenai alat yang harus digunakan dan kapan memakainya, beralih antara alat-alat tersebut dapat membingungkan hingga benar-benar membuat kewalahan. Rencana komunikasi mengurangi kelelahan karena terlalu banyak mengambil keputusan dan memastikan setiap anggota tim memiliki pemahaman yang sama.

Unduh laporan: Indeks Anatomi Kerja untuk mempelajari selengkapnya

Kiat membuat rencana komunikasi

  • Tetapkan kesepakatan komunikasi. Pada tingkat paling dasar, rencana komunikasi harus menentukan alat dan frekuensi komunikasi antartim.

  • Berikan kesempatan untuk membagikan umpan balik. Rencana komunikasi harus cocok untuk semua orang di tim, jadi pastikan semua pemangku kepentingan selaras. Tawarkan kesempatan umpan balik dan lokakarya sampai rencana komunikasi dapat dilakukan untuk semua yang terlibat.

  • Perjelas pemangku kepentingan proyek dan perannya. Kapan pemangku kepentingan harus menerima informasi? Adakah pemberi persetujuan proyek yang harus selalu diberi tahu sebelum sesuatu diluncurkan? Dokumentasikan pemangku kepentingan proyek dan perannya sebagai bagian dari rencana komunikasi Anda.

  • Selaraskan frekuensi dan gaya pembaruan status. Salah satu elemen terpenting dari rencana komunikasi adalah cara Anda membagikan progres proyek. Idealnya, semua pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti akan disimpan di alat manajemen proyek sehingga Anda dapat dengan mudah menyusun dan membagikan pembaruan status.

quotation mark
Dengan mendapatkan permintaan dari email dan menggunakan Asana untuk berkolaborasi secara lebih efektif, kami dapat menghemat 60 jam sebulan dan kini menghabiskan waktu itu untuk strategi, bukan mengelola semua bagian yang terpisah.”
Walter Gross, Manajer Senior Pemasaran Digital di Sony Music

5. Alat manajemen proyek membantu meningkatkan efisiensi

Untuk menerapkan kiat-kiat ini, pertimbangkan untuk menggunakan alat manajemen proyek guna membantu tim berkolaborasi dengan lebih baik dan tetap bekerja sesuai rencana.

Meskipun ada puluhan alat yang dapat dipilih, Anda sebaiknya menghindari untuk mempertimbangkan alat manajemen proyek yang lebih tradisional karena sebagian besar alat ini dibuat untuk proses yang lebih tradisional dan dapat memerlukan banyak waktu untuk penyiapan dan onboardiing. Sebagai gantinya, cari sesuatu yang mudah digunakan, fleksibel, dan dapat disesuaikan. Dan, akan lebih menguntungkan jika Anda dapat menghubungkan pekerjaan di seluruh proyek (yang mungkin sulit dilakukan di email dan spreadsheet) serta berkomunikasi dengan rekan tim di tempat pekerjaan berlangsung.

Baca: 9 cara untuk meningkatkan efisiensi tim di tempat kerja

Menurut kami, Asana  jelas sesuai anggaran dan merupakan opsi terbaik bagi perusahaan yang ingin memulai manajemen proyek yang lebih baik dengan alat yang mudah digunakan dan memiliki fitur yang dibutuhkan tim untuk meraih kesuksesan.

Kiat menggunakan alat manajemen proyek

  • Buat agar semua orang bergabung dengan satu alat utama. Alih-alih membiarkan setiap tim atau anggota tim menggunakan alat berbeda untuk mengelola proyek, sepakati satu alat yang akan digunakan semua orang. Dengan cara ini, Anda dapat mendorong kolaborasi dengan lebih baik dan mengurangi kebingungan terkait tempat mencari informasi penting.

  • Tetapkan kesepakatan mengenai cara menggunakannya. Bantu agar semua orang merasa percaya diri menggunakan alat barunya dengan benar melalui beberapa panduan sederhana. Misalnya, Anda dapat mengatakan "selalu tambahkan tenggat untuk tugas" atau "pastikan untuk menambahkan 'pemasaran' di semua judul proyek pemasaran" atau "jika Anda memiliki permintaan untuk seseorang yang dapat ditindaklanjuti, harap buat tugas di alat manajemen proyek kita, bukan mengirimkan email.”

  • Bagikan pembaruan status dan laporan. Cara tercepat bagi rekan tim untuk mengetahui nilai dari sebuah alat adalah memberi mereka lebih banyak visibilitas ke status dan progres proyek. Dengan membagikan pembaruan status dan menunjukkan progres proyek di alat baru, Anda dapat membantu rekan tim lebih memahami posisi pekerjaan dan mendorong mereka untuk menggunakan alat tersebut untuk pekerjaan mereka.

quotation mark
Kiat manajemen proyek nomor satu saya adalah selalu melakukan evaluasi setelah menyelesaikan proyek. Lalu, Anda dapat memetik semua yang sudah dipelajari dan membuat buku pedoman sehingga Anda siap saat harus merencanakan dan mengelola proyek serupa berikutnya.”
Kerry Anne Hoffman, Manajer Proyek Senior, Operasi Pemasaran di ClassPass

Saya ingin menjadi manajer proyek, lalu apa yang harus saya lakukan?

Selamat, Anda menjadi manajer proyek! Sungguh, hanya itu yang diperlukan. Ketika manajemen proyek pertama kali muncul, pelatihan dan sertifikasi diperlukan agar seseorang dianggap sebagai "tenaga profesional manajemen proyek". Tapi, hal itu berubah setelah beberapa dekade terakhir, sebagian besar karena demokratisasi dan perluasan peran tim saat ini. Awalnya, Anda membutuhkan manajer proyek untuk "menjalankan" proyek, tetapi karena semakin banyak pemimpin tim mulai menjalankan proyeknya sendiri, manajemen proyek telah beralih dari profesi menjadi keterampilan.

Alat manajemen proyek modern dibuat berdasarkan pergeseran ini. Di Asana, kami percaya bahwa siapa pun bisa menjadi manajer proyek. Jika bekerja dalam tim dan tim Anda mengerjakan proyek, Anda bisa menjadi manajer proyek tanpa harus mempelajari seluk beluk alat baru. Anda hanya memerlukan alat yang dibuat untuk Anda, bukan sebaliknya.

Alat manajemen proyek

Alat manajemen proyek adalah cara visual untuk mendapatkan kejelasan dan terhubung dengan tim. Pikirkan tentang cara tim saat ini mengelola pekerjaan. Jika Anda tidak membagikan alat manajemen proyek, proyek, tugas, file, dan komunikasi tim kemungkinan tersebar di berbagai alat, dan ini akan mengurangi visibilitas serta penyelarasan tim. Tanpa sumber informasi terpusat, anggota tim tidak memiliki kejelasan tentang prioritasnya dan mereka kemungkinan menghabiskan banyak waktu untuk mencari jawaban. Faktanya, menurut Indeks Anatomi Kerja, kita menghabiskan 60% waktu setiap hari  untuk kerja tentang kerja, seperti mencari dokumen, meminta persetujuan, dan menghadiri rapat alih-alih melakukan pekerjaan terampil atau strategis.

Dengan alat manajemen proyek online, Anda memiliki cara yang lebih baik untuk mengomunikasikan prioritas dan menyelaraskan siapa melakukan apa dan hingga kapan. Untuk membantu tim mendapatkan kejelasan, alat manajemen proyek menawarkan beberapa cara berbeda untuk memvisualisasikan pekerjaan proyek secara real-time. Berikut adalah jenis yang paling populer:

Papan Kanban

[Tampilan papan] Papan Kanban kampanye merek di Asana

Papan Kanban adalah cara visual untuk merencanakan progres proyek. Di papan Kanban, progres direpresentasikan oleh kolom vertikal dan tugas bergerak melalui setiap tahap hingga selesai. Papan Kanban biasanya memiliki kolom untuk pekerjaan Baru, Berlangsung, dan Selesai.

Bagan Gantt

Manfaat manajemen proyek - Bagan Gantt

Bagan Gantt adalah bagan batang horizontal yang digunakan untuk memvisualisasikan linimasa proyek. Dalam bagan Gantt, tugas direpresentasikan sebagai batang horizontal dengan panjang batang menunjukkan berapa lama tugas akan berlangsung.

Petakan linimasa proyek dengan Asana

Kalender

[Tampilan Kalender] Proyek Kampanye Merek di Asana

Kalender proyek merupakan cara terbaik untuk mengerjakan tugas dan memvisualisasikan dengan jelas tugas minggu atau bulan mendatang. Kalender proyek adalah tampilan populer untuk proyek yang memiliki banyak tugas berbeda dengan tenggat yang unik, seperti kalender editorial atau kalender konten media sosial.

Visualisasikan kalender tim dengan Asana

Daftar berbentuk spreadsheet

[Tampilan daftar] Daftar seperti spreadsheet rencana proyek kampanye merek di Asana

Dalam tampilan berbentuk spreadsheet, Anda bisa mendapatkan kilasan informasi yang jelas tentang siapa melakukan apa dan hingga kapan. Dalam jenis manajemen proyek visual ini, Anda dapat dengan jelas melihat alur kerja proyek dalam tampilan linier berbentuk seperti kisi.

Buat daftar tugas dengan Asana

Bagaimana dengan alat manajemen kerja?

Sebelumnya, kami membahas  perangkat lunak manajemen kerja karena manajemen kerja memayungi manajemen proyek. Dengan manajemen proyek, Anda memiliki alat yang hebat untuk mengatur, merencanakan, dan menyerahkan proyek. Tetapi, manajemen kerja tidak hanya membantu Anda untuk satu proses proyek. Sebaliknya, manajemen kerja membantu tim mendapatkan tampilan menyeluruh tentang kaitan semua proyek dan inisiatif . Selain empat tampilan manajemen proyek umum yang kami sebutkan di atas, ada dua alat manajemen kerja utama yang juga memberikan tampilan menyeluruh.

Manajemen portofolio proyek

[Portofolio] Portofolio perencanaan perusahaan di Asana

Manajemen portofolio proyek adalah kunci untuk memantau semua inisiatif di satu tempat. Portofolio memberikan tampilan menyeluruh ke semua pekerjaan sehingga Anda dapat menjaga agar tim di seluruh proyek tetap bekerja sesuai rencana. Portofolio memungkinkan Anda untuk menghubungkan bisnis sehari-hari dengan strategi perusahaan.

Atur pekerjaan dengan Portofolio

Manajemen beban kerja

Manfaat Manajemen Proyek - Manajemen beban kerja

Dengan manajemen beban kerja, Anda bisa mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pekerjaan dan kapasitas tim untuk memastikan tidak ada yang mengalami kelelahan kerja atau merasa bosan. Dengan begitu, Anda dapat melihat potensi kerja berlebihan dan menyesuaikan tugas jika diperlukan.

Kelola beban kerja tim dengan Asana

Buktikan sendiri manfaatnya

Apa pun perusahaan atau industri tempat Anda bekerja, tim Anda akan mendapatkan manfaat dari menggunakan beberapa dasar-dasar manajemen proyek dan kerja. Bahkan, beberapa perubahan sederhana pada cara merencanakan, mengelola, dan melaporkan pekerjaan dapat membuat tim lebih efisien, akuntabel atas pekerjaan mereka, dan percaya diri dalam menangani hal-hal yang paling penting.

Asana adalah alat manajemen kerja yang membantu tim mengatur dan melaksanakan pekerjaan. Pelajari selengkapnya tentang Asana sekarang.

Sumber daya terkait

Artikel

7 common causes of scope creep, and how to avoid them