Cara mendokumentasikan pelajaran yang diambil di manajemen proyek

Hasil akhir proyek bukan satu-satunya hal berharga yang dapat diambil dari proyek. Baik inisiatif Anda merupakan kesuksesan besar, kegagalan malang, atau semacamnya, selalu ada pelajaran yang diambil dari proyek apa pun. 

Mendokumentasikan dan mencatat pelajaran yang diambil secara efektif bisa menyulitkan. Di artikel ini, kami akan menjelaskan cara melaksanakan dan menangkap pelajaran yang diambil di manajemen proyek. Berikut caranya. 

Apa itu pelajaran yang diambil dalam manajemen proyek? 

Anda belajar hal baru di setiap proyek, tapi sesi pelajaran yang diambil memastikan Anda mendokumentasikan dan mengatur informasi itu untuk dibagikan kepada tim lain. Saat Anda melaksanakan pelajaran yang diambil dan membuat laporannya, Anda membuat dokumen yang dapat digunakan oleh seluruh tim guna meningkatkan proyek nantinya. 

Pelajaran yang diambil sekaligus terdokumentasikan dapat diserahkan kepada manajer proyek lain yang menjalankan inisiatif serupa atau digunakan oleh anggota tim yang memulai proyek serupa. Membagikan pelajaran yang diambil antar tim adalah cara terbaik mencegah terjadinya kesalahan yang sama. Anda tidak hanya dapat belajar dari kesalahan proyek, tapi dengan laporan pelajaran yang diambil, semua orang dapat belajar dari itu juga. 

Anda dapat mendokumentasikan pelajaran yang diambil kapan pun sepanjang linimasa proyek. Kenyataannya, tergantung pada kompleksitas proyek, Anda mungkin harus mengadakan sesi pelajaran yang diambil di akhir setiap fase manajemen proyek untuk menangkap informasi terbaru. Dengan begitu, Anda dapat mengevaluasi apa yang berjalan baik, buruk, dan apa yang dapat dipelajari dari itu. 

Jenis berbeda sesi pelajaran yang diambil

Anda mungkin telah mengadakan sesi pelajaran yang diambil dengan nama lain. Tim teknik sering melakukan versi sesi pelajaran yang diambil dengan sebutan 5 Alasan, yang bertujuan khusus mengidentifikasi akar penyebab kegagalan proyek. Tim scrum melakukan retrospeksi di akhir sesi sprint. Beberapa tim proyek juga melakukan evaluasi di akhir proyek. 

Hal yang penting adalah menangkap informasi dan membagikannya dengan semua orang. Apa pun namanya, adakan setidaknya satu sesi pelajaran yang diambil per proyek.

5 langkah mengadakan sesi pelajaran yang diambil

Jika Anda baru saja mulai dengan sesi pelajaran yang diambil, gunakan lima langkah ini untuk memastikan Anda menangkap, mendokumentasikan, dan membagikan secara akurat informasi proyek dengan cara yang dapat diakses semua orang. 

1. Identifikasi

Inilah saat Anda mengidentifikasi pelajaran yang diambil dari proyek untuk didokumentasikan dalam langkah kedua. Fase identifikasi terdiri dari tiga langkah: 

Langkah 1: Survei pelajaran yang diambil

Sesaat proyek selesai atau di akhir fase proyek tertentu untuk inisiatif yang lebih besar, kirim survei pelajaran yang diambil kepada setiap anggota tim proyek. Dengan begini, Anda menangkap umpan balik terbaru setiap anggota. Lalu, kumpulkan informasi itu menjadi gambaran umum tentang apa yang dipelajari semua anggota dari proyek tersebut. 

Survei pelajaran yang diambil adalah salah satu bagian terpenting dari proses pelajaran yang diambil. Di bawah ini, ada templat yang bisa Anda gunakan. Survei ini biasanya bersifat umum bagi proyek apa pun, tapi Anda dapat menyesuaikan pertanyaannya dengan kebutuhan proyek Anda. 

Langkah 2: Jadwalkan sesi pelajaran yang diambil

Sebelum sesi pelajaran yang diambil, pilih fasilitator sesi. Biasanya, cari fasilitator yang bukan manajer proyek agar anggota tim merasa nyaman berbicara secara bebas. Minta pemimpin tim atau sesama anggota tim untuk membawakan sesinya. 

Setelah menjadwalkan sesi pelajaran yang diambil, fasilitator membagikan informasi bacaan apa pun untuk memastikan anggota tim proyek memiliki ide yang sama. Ini bisa mencakup dokumen perencanaan proyek seperti rencana proyek atau tujuan proyek. Tergantung pada kompleksitas proyek, Anda juga dapat membagikan linimasa proyek dan pencapaian. 

Langkah 3: Adakan sesi pelajaran yang diambil

Selain survei pelajaran yang diambil, bawakan sesi curah pendapat secara langsung untuk semua anggota tim. Ini adalah peluang bagi anggota tim untuk berkembang sesuai pelajaran yang mereka ambil. Khususnya, ada tiga pertanyaan utama yang diajukan selama sesi curah pendapat pelajaran yang diambil: 

1. Apa yang berjalan baik? 

2. Apa yang berjalan buruk? 

3. Apa yang dapat dikembangkan? 

2. Dokumentasikan

Inti dari membawakan sesi pelajaran yang diambil adalah membagikan pelajaran ini kepada seluruh tim. Rencanakan untuk membuat laporan terperinci pelajaran yang diambil dengan semua informasi proyek dan catatan diskusi, serta ringkasan eksekutif pelajaran yang diambil untuk ditinjau oleh pemangku kepentingan. 

Susunan laporan pelajaran yang diambil

• Ringkasan eksekutif

• Ringkasan penemuan

• Survei pelajaran yang diambil

• Rekomendasi terperinci

3. Analisis

Analisis dan terapkan pelajaran yang diambil agar tim lain dan proyek ke depannya dapat memanfaatkannya. Ini sangat relevan jika Anda mengadakan sesi pelajaran yang diambil saat proyek berlangsung. Analisis informasi dari survei pelajaran yang diambil guna meningkatkan proyek Anda secara efektif untuk fase mendatang. Di sisi lain, jika Anda membawakan sesi pelajaran yang diambil di akhir proyek, gunakan fase Analisis untuk memperoleh wawasan dan peluang sebelum memulai proyek Anda selanjutnya. 

4. Simpan

Simpan pelajaran yang diambil di penyimpanan yang dapat diakses semua orang, seperti alat manajemen proyek. Dengan sumber informasi terpusat, pemimpin proyek dapat mengakses informasi bersama untuk bersiap menangani proyeknya dengan lebih baik. 

5. Ambil Kembali 

Jika Anda menjalankan proyek serupa, cari laporan pelajaran yang diambil dari proyek terdahulu untuk mencegah melakukan kesalahan yang sama dari proyek tersebut. Laporan ini harus dibagikan di sumber informasi terpusat yang dapat ditinjau semua manajer proyek sebelum memulai proses perencanaan proyek. 

Templat survei pelajaran yang diambil

Selama fase pertama sesi pelajaran yang diambil, berikan survei pelajaran yang diambil untuk menangkap informasi dari tim proyek. Walaupun Anda juga akan mendiskusikan proyek secara langsung, survei pelajaran yang diambil merupakan bagian penting dalam memastikan Anda menangkap informasi akurat untuk belajar dari proyek Anda. 

Berikut contoh templat survei pelajaran yang diambil umum yang dapat Anda gunakan untuk proyek apa pun.

Silakan cantumkan seberapa setuju atau tidak setuju Anda dengan setiap pernyataan berikut: 

Jika Anda memilih Tidak Setuju atau Sangat Tidak Setuju, harap berikan informasi tambahan untuk membantu meningkatkan proses perencanaan proyek kami ke depannya. 

Perencanaan proyek

Rencana proyek mencakup tingkat detail yang benar. Saya memiliki semuanya yang dibutuhkan untuk memahami proyeknya. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Rencana proyek menerangkan dengan jelas tujuan proyek. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Ruang lingkup proyek ditentukan dengan baik. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Jadwal proyek jelas dan mudah diikuti. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Rencana komunikasi proyek menentukan secara jelas bagaimana dan di mana saya harus membicarakan tentang pekerjaan proyek. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Rencana proyek dibagikan kepada semua pemangku kepentingan dan mudah ditemukan. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Sebagai pemangku kepentingan, saya senang dengan tingkat keterlibatan saya dalam proses perencanaan proyek. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Eksekusi proyek

Saya memahami tanggung jawab semua orang selama siklus proyek.

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Pemangku kepentingan proyek disibukkan dan dilibatkan secara efektif dalam pekerjaan proyek.

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Lingkungan proyek tidak menjalin kolaborasi. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Manajer proyek tidak tersedia dan responsif. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Perubahan proyek dapat dikelola dan cocok dalam ruang lingkup proyek.

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Jadwal proyek awal yang didokumentasikan dalam rencana proyek sangat cocok dengan jadwal proyek nyata. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Hasil proyek cocok dengan apa yang ditentukan dalam piagam proyek awal. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Tim proyek telah menjelaskan tentang gol dan tanggung jawab perorangan mereka. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Hasil

Proyeknya realistis dan dapat dicapai. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Tugas ditentukan secara jelas di sepanjang siklus proyek. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Proyek memiliki metrik kinerja yang kuat untuk membantu membangun kesuksesan. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Saya percaya kita mencapai gol proyek. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Keterlibatan saya dalam proyek yang mencakup beban kerja, waktu, dan upaya memenuhi ekspektasi saya. 

• Sangat setuju

• Setuju 

• Netral 

• Tidak setuju 

• Sangat tidak setuju 

• Tidak bisa menjawab

Pelajaran yang diambil

Mendokumentasikan pelajaran yang diambil dapat membantu Anda menemukan dan meneruskan pengetahuan institusional. Daripada melakukan hal sia-sia, anggota tim dan pemimpin proyek memahami jelas mengenai apa yang berhasil, yang gagal, dan yang dapat ditingkatkan. 

Dengan menghubungkan pelajaran yang diambil sebelumnya dengan pekerjaan tim nantinya, Anda dapat memulai proyek dengan baik. Saat semua orang tahu pastinya siapa yang mengerjakan apa berdasarkan kapan, apa yang terjadi, dan mengapa, tim Anda lebih diberdayakan untuk menyelesaikan pekerjaan berdampak tinggi mereka.