Cara membuat linimasa proyek dalam 7 langkah sederhana

Sedang mengelola proyek? Melihat pekerjaan dalam linimasa, bukannya spreadsheet atau daftar tugas yang tidak teratur merupakan salah satu manfaat dari manajemen proyek. Linimasa dapat menampilkan bagaimana kecocokan semua bagian rencana Anda. Jadi, mengapa Anda belum membuatnya? Tanpa teknologi yang tepat, membuat linimasa proyek bisa jadi berantakan dan diproses manual.

Tak perlu khawatir lagi. Berikut ini contoh langkah demi langkah untuk membuat linimasa proyek, apa pun jabatan, industri, atau bagian Anda. Ikuti langkah-langkah ini dan pelajari cara membuat linimasa proyek sehingga Anda yang memegang kendali dan buat templat linimasa proyek Anda sendiri.

1. Buat brief proyek

Untuk menjaga agar semua pemangku kepentingan proyek selaras dengan rencana, setiap proyek harus dimulai dengan brief proyek. Ini berfungsi sebagai peta jalan dan merupakan cara untuk menjelaskan tujuan, gol, milestone, dan visi proyek secara keseluruhan. Inilah beberapa pertanyaan untuk dijawab dalam brief Anda:

• Apa gol Anda untuk proyek ini, baik secara internal maupun eksternal?

• Pemangku kepentingan internal dan eksternal mana yang merupakan bagian dari proyek? Apa peran mereka?

• Apa kerangka waktu untuk proyek ini?

• Apa saja milestone utama dari proyek ini?

Mari kita praktikkan langkah ini. Anda bertanggung jawab untuk merencanakan jamuan makan malam penghargaan klien tahun ini. Gol pribadi untuk acara tersebut yakni menjadi tertata, produktif, dan seefisien mungkin. Anda yakin bisa melakukannya, dan memahami semuanya dimulai dengan menyusun brief yang kohesif untuk acara. Jawaban Anda atas empat pertanyaan di atas adalah:

Apa gol Anda untuk proyek ini, baik secara internal maupun eksternal?

Gol internal yakni merencanakan acara klien berdampak tinggi di bawah $15.000. Gol eksternal yakni mencapai tingkat RSVP 50% dan tingkat kehadiran 80%.

Pemangku kepentingan internal dan eksternal mana yang merupakan bagian dari proyek?

Pemangku kepentingan internal adalah panitia perencanaan acara (John, Sam, Tara, Linda), VP Kesuksesan Klien, dan tim Pemasaran. Pemangku kepentingan eksternal termasuk semua klien saat ini, dan vendor tertentu (perusahaan katering, tempat acara, dll.).

Apa kerangka waktu untuk proyek ini?

Perencanaan proyek dimulai pada 15 Januari dan acara akan berlangsung pada 30 Agustus.

Tugas mana yang dianggap sebagai milestone proyek?

Menerbitkan halaman pendaftaran, memesan tempat, dan menandatangani vendor tertentu.

Setelah Anda memiliki brief proyek dan gol yang diuraikan, Anda siap bekerja mundur dan mencari tahu semua langkah yang perlu Anda ambil untuk mencapainya dan Anda dapat mulai membuat linimasa proyek.

2. Buat daftar tugas

Untuk memiliki linimasa proyek yang sukses, Anda harus membuat daftar semua hal yang perlu terjadi selama proses perencanaan proyek hingga hasil akhir, baik itu laporan atau acara. Pikirkan langkah besar dan juga yang kecil. Tugas apa pun yang akan membantu Anda menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran harus masuk dalam daftar ini.

Saat ini, jangan terlalu khawatir tentang urutan semua langkah atau kapan Anda perlu menyelesaikannya. Kami akan membahasnya nanti.

Misalnya, rincian untuk makan malam penghargaan klien kami bisa terlihat seperti ini:

• Tulis rencana acara

• Selesaikan anggaran

• Konfirmasi tempat acara

• Pilih katering

• Pilih tema acara

• Rancang konsep kreatif untuk acara

• Siapkan halaman RSVP

• Kirim undangan

• Iklan acara

• Pesan barang promosi

• Uji A/V

• Selesaikan presentasi

• Siapkan semua kolateral acara dan barang promosi

• Daftar periksa harian

Untuk langkah yang lebih panjang atau lebih kompleks, bagi menjadi subtugas yang lebih kecil dan mudah dipahami. Ini tidak hanya akan membantu Anda mengetahui cakupan sebenarnya dari suatu langkah, tetapi juga memastikan Anda tidak melupakan detail kecil apa pun dan membuat penanganannya lebih mudah dikelola.

Pada contoh acara kami, supaya membuat langkah "Pilih katering" tidak terlalu memusingkan, kami membagi bagian proyek ini menjadi beberapa bagian yang mudah dipahami:

• Membuat daftar katering yang memungkinkan

• Mendapatkan penawaran dari setiap katering

• Membandingkan penawaran dan menu

• Menemukan pilihan teratas

• Memilih katering

• Menyelesaikan kontrak

3. Perkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap langkah

Setelah Anda memiliki daftar lengkap setiap langkah dalam proyek, Anda akan mengalokasikan sejumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Saat mengerjakan ini, seimbangkan antara memberikan tim waktu yang cukup untuk menyelesaikan tugas dengan tetap berada dalam kerangka waktu. Setelah mengetahui berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap tugas, Anda dapat merencanakan dan mengurutkan setiap tugas dengan benar untuk membuat peta jalan proyek.

Melanjutkan ke contoh acara penghargaan klien, lihat langkah "Pilih katering" bersama dengan masing-masing subtugasnya dan perkirakan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas individu.

Memilih katering (9 minggu)

• Membuat daftar katering yang memungkinkan (1 minggu)

• Mendapatkan penawaran dari setiap katering (3 minggu)

• Membandingkan penawaran dan menu (1 minggu)

• Menemukan pilihan teratas (2 minggu)

• Memilih katering (1 minggu)

• Menyelesaikan kontrak (1 minggu)

Berdasarkan proyeksi waktu kami, proses pemilihan perusahaan katering akan memakan waktu total sembilan minggu. Dengan bekerja mundur, Anda dapat menentukan kapan Anda harus memulai langkah khusus ini dan mengisi linimasa proyek Anda dengan tanggal yang sebenarnya.

4. Memetakan dependensi

Saat Anda menjalankan proyek, beberapa langkah dapat dikerjakan secara bersamaan, terutama jika rekan tim yang berbeda bertanggung jawab untuk setiap tugas yang tumpang tindih. Namun, suatu langkah tidak dapat dimulai atau diselesaikan sampai langkah yang lain selesai. Dengan kata lain, beberapa langkah bergantung dan menunggu langkah lain untuk diselesaikan terlebih dahulu. Misalnya, Anda tidak dapat memesan makanan sebelum memilih katering. Ini adalah salah satu dari banyak alasan mengapa linimasa  sangat penting. Melihat setiap langkah secara visual, bagaimana langkah-langkah tersebut tumpang tindih, dan jumlah waktu yang dibutuhkan setiap langkah akan membuat proyek Anda tetap sesuai rencana.

Ini juga saatnya mencari tahu siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah. Menetapkan sejak dini siapa yang bertanggung jawab untuk setiap bagian proyek akan membantu Anda mengenali dan menyesuaikan waktu atau konflik sumber daya serta menghindari hal-hal di luar dugaan dan penundaan di masa mendatang. Pada Langkah 6, Anda akan belajar cara membagikan linimasa proyek dengan mereka yang terlibat sehingga akan menjelaskan tanggung jawab dengan baik.

Salah satu tugas untuk acara contoh kami adalah mengirim undangan. Meskipun langkah ini tampaknya mudah, ada beberapa hal lain yang perlu dilakukan sebelum mengirim undangan. Undangan harus dirancang dan kami tidak dapat mendesainnya sampai tema acara dipilih. Satu tugas perlu terjadi sebelum yang lain dimulai. Sebagai contoh:

Tema acara (Tim Perencanaan Acara)→ Konsep desain (Linda) → Pilih desain (Tim Perencanaan Acara)→ Buat undangan (Linda) → Kirim undangan (Tara)

Ada baiknya meluangkan waktu untuk memetakan setiap ketergantungan dan rangkaian (atau urutan) dari setiap tugas. Anda akan melihat teka-teki proyek Anda muncul. Anda harus memutuskan siapa yang akan melakukan apa. Siapa yang akan mengerjakan finalisasi tema acara? Siapa yang akan mendesain undangan? Tugaskan seseorang tanpa menunggu sampai tiba waktunya proyek dimulai. Selesaikan semuanya lebih awal untuk menghindari konflik atau penundaan.

Kabar baiknya adalah proses undangan dan pemilihan katering dapat dilakukan pada saat yang bersamaan (yang akan ditampilkan pada linimasa proyek kami).

5. Buat linimasa Anda

Apakah Anda mulai membayangkan seperti apa linimasa proyeknya? Karena tidak praktis untuk membayangkannya (beserta semua tugas dan tenggat) di kepala Anda, sebaiknya Anda menuliskannya di atas kertas (atau di layar). Naluri pertama Anda mungkin membuka spreadsheet Excel atau powerpoint, tapi tunggu dulu. Karena keduanya tidak dirancang untuk merencanakan atau mengelola proyek, Anda akan menghadapi beberapa  tantangan yang bisa dihindari dengan memilih alat yang lebih baik.

Sebaiknya pilih alat manajemen proyek yang dirancang untuk membangun dan mengelola linimasa proyek seperti Asana. Tidak hanya akan menghemat waktu dari menggambar linimasa (karena Anda tidak perlu mencoba meretas sel gabungan dan menambahkan formula untuk mengubah spreadsheet menjadi linimasa proyek), alat ini memungkinkan Anda untuk terus mengelola linimasa setelah proyek dimulai.  Alat manajemen proyek  khusus memungkinkan Anda menyesuaikan linimasa dengan mudah  saat Anda bekerja, dan memperbarui pemangku kepentingan Anda tentang perubahan dan progres.

Dengan alat yang tepat, linimasa akan terikat dengan pekerjaan pokok Anda dan akan selalu diperbarui. Ini bisa menjadi perbandingan antara proyek yang berjalan sesuai rencana dan proyek yang berantakan.

Cara membuat linimasa di Asana

Gunakan fitur Linimasa Asana untuk membuat jadwal proyek Anda sendiri:

1. Masukkan semua langkah proyek Anda sebagai tugas dalam daftar

2. Tambahkan tanggal mulai dan akhir untuk setiap tugas

3. Tambahkan pemilik tugas untuk masing-masing tugas

4. Gambarkan dependensi antar tugas

5. Klik tampilan "Linimasa" untuk melihat daftar Anda diterjemahkan ke dalam linimasa visual.

Kiat: Jika Anda sudah membuat rencana Anda di spreadsheet, Anda dapat dengan cepat mengimpornya ke Asana menggunakan Integrasi importir CSV, dan langsung ke langkah empat.

Templat linimasa proyek untuk membantu Anda memulai

Cara termudah untuk mengatur linimasa proyek dengan cepat adalah memulai dengan templat proyek. Di bawah ini adalah beberapa templat proyek yang dibuat oleh Asana dan bisa Anda gunakan sekarang. Awalnya setiap proyek berupa Tampilan Daftar, tetapi Anda dapat mengklik tab "Linimasa" untuk mengonversikannya menjadi Linimasa:

• Templat peluncuran pemasaran produk

• Templat perencanaan acara

• Templat peta jalan produk

• Templat rencana proyek umum

6. Bagikan dengan pemangku kepentingan

Apakah Anda ingat ketika menambahkan daftar semua pemangku kepentingan proyek ke brief di awal proses ini? Setelah membuat linimasa, Anda harus membagikannya dengan semua orang yang terlibat. Kami yakin mereka akan senang melihat seberapa jelas rencana Anda. Semakin mudah Anda menjadikan mereka bagian dari proyek, semakin banyak pujian yang akan Anda terima selama proses berlangsung.

Saat Anda menggunakan alat manajemen proyek untuk membangun linimasa, Anda bisa membagikannya dengan cepat dan lancar. Lupakan email dan banyak dokumen. Dalam waktu singkat, pemangku kepentingan akan tahu siapa yang mengerjakan apa dan hingga kapan.

Untuk acara apresiasi klien, kami ingin membagikan linimasa kepada semua orang yang terlibat dalam keseluruhan proyek bukan hanya dengan yang bertanggung jawab langsung. Seseorang dapat melacak bagian dan dependensinya di proyek setiap saat tanpa harus ping seseorang untuk mendapatkan informasi.

7. Kelola dan sesuaikan sambil berproses

Jika Anda pernah mengerjakan suatu proyek, Anda tahu bahwa hal-hal tidak selalu berjalan sesuai rencana. Namun, ketika Anda siap untuk beradaptasi, Anda tidak akan kesulitan untuk menangani perubahan. Linimasa tidak hanya cocok untuk perencanaan, tetapi juga akan membantu menyesuaikan penundaan atau perubahan yang pasti terjadi.

Memindahkan tugas tidak harus menyulitkan atau mengganggu keseluruhan proyek. Jika salah satu bagian dari proyek mengalami penundaan, Anda sebagai pemilik proyek akan mendapatkan kejelasan tentang dampak pada bagian proyek yang lain. Kemudian, Anda akan diberdayakan untuk memindahkan berbagai hal yang sesuai sehingga keseluruhan proyek masih dapat maju secara produktif.

Seperti yang dicatat oleh  The Balance Careers , perubahan proyek dapat dikelola dalam langkah-langkah spesifik, tetapi setelah perubahan selesai, saatnya untuk memperbarui linimasa Anda. Karena linimasa tidak berlaku lagi ketika rencana berubah, Anda bisa memanfaatkan  alat manajemen proyek yang lebih baik daripada email atau spreadsheet. Sebagai pemilik proyek, Anda bertanggung jawab untuk mengomunikasikan kepada semua pemangku kepentingan tentang satu-satunya sumber kebenaran tunggal (linimasa) dan memastikannya selalu diperbarui.

• Segera ambil tindakan.Segera setelah perubahan dikonfirmasi, perbarui linimasa Anda agar bisa ditampilkan.

• Beritahu pemangku kepentingan. Siapa pun yang terpengaruh oleh perubahan linimasa proyek harus memahami bagaimana hal itu memengaruhinya dan dapat melihat perubahan itu secara visual pada linimasa proyek.

• Tentukan dampaknya. Setelah linimasa Anda diperbarui, Anda dapat melihat apakah ada periode waktu yang terlalu padat dan pemangku kepentingan yang memiliki terlalu banyak tugas. Bisakah Anda memindahkan tugas untuk mendapatkan lebih banyak waktu? Bisakah orang lain mengambil alih tanggung jawab atau membantunya?

Untuk mengakhiri contoh acara kami, katakanlah Anda berhasil memilih katering untuk makan malam apresiasi klien. Saat Anda ingin menyelesaikan kontrak, perusahaan katering menginformasikan bahwa ternyata ia sudah mendapatkan permintaan lain. Sayangnya, Anda harus menemukan perusahaan katering baru.

Menyesuaikan tenggat untuk tugas atau anggota tim mana pun yang terpengaruh oleh perubahan akan menjadi lebih mudah dengan linimasa. Hal positif dari tantangan ini adalah bahwa kami telah menyelesaikan beberapa tugas awal dan melihatnya tercermin pada linimasa. Meskipun masalah ini membuat frustrasi, ini akan terasa lebih mudah dikelola karena linimasa membuat kami tetap teratur dan sesuai rencana.

Pertanyaan umum tentang linimasa proyek

Mengetahui cara membuat linimasa proyek yang terorganisir dengan baik adalah langkah pertama yang tepat untuk memahami cara menggunakan alat canggih ini, tetapi mungkin Anda masih memiliki beberapa pertanyaan lain. Anda tidak sendiri. Berikut adalah jawaban atas beberapa pertanyaan umum yang diajukan tentang linimasa proyek:

Apa perbedaan antara linimasa dan bagan Gantt?

Bagan Gantt lebih fokus pada alur kerja dan dependensi tugas. Bagan Gantt lebih linier dan tidak memperhitungkan perubahan atau banyak hal yang terjadi sekaligus. Linimasa fleksibel dan mudah beradaptasi dengan perubahan dalam rencana proyek. Linimasa memungkinkan alur kerja diperbarui dengan mudah. Keduanya berfungsi sebagai alat visual.

Bagaimana Anda dapat melacak progres proyek, terutama jika Anda mengelola banyak proyek?

Hal ini sulit dilakukan pada spreadsheet, tetapi lebih mudah pada alat manajemen proyek. Ada beberapa tampilan untuk dapat melihat satu proyek pada satu waktu atau Anda dapat mengelola beberapa proyek  melalui tampilan bergaya portofolio.

Dengan kata lain, Anda dapat membayangkan kapan Anda memiliki lebih banyak waktu untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu dan kapan Anda berada pada kapasitas maksimal, jadi Anda dapat menyesuaikan pemerataan beban kerja tim sesuai kebutuhan.

Buat linimasa proyek Anda berikutnya dengan percaya diri

Membuat rencana proyek saja tidaklah cukup. Menentukan cara menjalankannya juga sama pentingnya. Di tahap fase perencanaan, Anda harus membangun linimasa berdasarkan bagaimana sebuah rencana berkembang serta membuat pengelolaan proyek lebih efisien.

Menggunakan proses selangkah demi selangkah untuk setiap linimasa manajemen proyek akan membuat Anda tetap fokus pada tugas dan tidak merasa tertekan. Coba, sesuaikan dengan bisnis Anda, dan bagikanlah!

Untuk linimasa proyek lebih lanjut, buatlah linimasa Anda berikutnya menggunakan  Asana.