Memahami dependensi dalam manajemen proyek

Seperti lomba estafet, proyek sering kali selesai dengan menyerahkan tugas dari satu anggota tim ke anggota tim lainnya. Tidak seperti lomba estafet, beberapa tugas proyek memerlukan tugas lain untuk bergerak maju sebelum dapat dimulai. Hubungan antar-tugas ini dikenal sebagai dependensi. 

Sebagai manajer proyek, memahami cara kerja dependensi dapat membantu Anda menentukan rencana yang jelas dan konsisten sebelum memulai proyek itu sendiri. Berikut hal yang perlu Anda ketahui untuk menyederhanakan proses, mengoptimalkan dependensi, memprioritaskan tugas, menghindari kemacetan, dan mengelola faktor eksternal agar linimasa proyek tetap sesuai rencana

Apa itu dependensi dalam manajemen proyek?

Secara umum, dependensi adalah sesuatu yang bergantung pada hal lain. 

Contoh kalimat dependensi umum:

• Bayi bergantung pada pengasuh

• Tanaman bergantung pada sinar matahari

• Ikan bergantung pada air

Dalam kaitannya dengan manajemen proyek, dependensi adalah tugas yang bergantung pada penyelesaian tugas lain. 

Contoh dependensi dalam manajemen proyek:

• Pernyataan PR perusahaan bergantung pada Persetujuan CEO atas pesan

• Penggantian biaya bergantung pada penyerahan laporan pengeluaran

• Perbaikan bug bergantung pada identifikasi akar penyebabnya

Misalnya, dalam industri konstruksi, pengecoran fondasi bergantung pada penyelesaian ekskavasi. Dalam pemasaran, peluncuran kampanye produk baru bergantung pada finalisasi desain produk dan branding. 

Sebagai manajer proyek, penting untuk memantau semua dependensi proyek Anda sehingga pemangku kepentingan mengetahui kapan mereka perlu memulai bagian proyek mereka. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek dengan dasbor dan integrasi platform lainnya, seperti API, dapat membantu mengelola dependensi proyek di seluruh tim dan modul.

Contoh dependensi dalam pengembangan perangkat lunak:

• React bergantung pada Babel untuk kompatibilitas browser.

• Django bergantung pada Pillow untuk pemrosesan gambar.

• Node.js bergantung pada Express untuk manajemen server web.

Dalam ilmu komputer, dependensi perangkat lunak adalah bagian dari perangkat lunak yang bergantung pada program lain untuk berfungsi dengan baik. Ini dikelola melalui pengelola paket seperti npm untuk JavaScript atau pip untuk Python. Dependensi ditentukan dalam file konfigurasi dan diinstal saat Anda mengompilasi atau memulai runtime.

Mengelola dependensi ini sangat penting bagi tim pengembangan yang metodologi Scrum atau Agile.

Istilah penting yang perlu diketahui terkait dependensi

Sebelum kita membahas berbagai jenis dependensi, berikut beberapa istilah utama yang perlu dipahami.

Kendala proyek

Kendala proyek adalah batasan atau pembatasan yang harus dipatuhi manajer proyek seiring progres proyek. Tiga kendala proyek utama adalah:

• Biaya: Jumlah uang yang dapat Anda keluarkan untuk menyelesaikan proyek.

• Waktu: Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

• Ruang lingkup proyek: Gol, hasil akhir, fitur, dan fungsi spesifik yang merupakan bagian dari proyek.

• Kendala proyek saling berhubungan dan sering disebut sebagai "segitiga manajemen proyek". Perubahan dalam satu batasan memerlukan perubahan dalam batasan lainnya untuk mengimbanginya. Misalnya, menambah ruang lingkup proyek biasanya memerlukan peningkatan biaya dan/atau waktu.

Memahami dan menyeimbangkan kendala proyek adalah kunci keberhasilan manajemen dependensi. dependensi proyek dapat memengaruhi ketiga batasan tersebut; dependensi dapat meningkatkan biaya, menyebabkan penundaan, dan memengaruhi ruang lingkup proyek.

Jalur kritis

Dalam manajemen proyek, jalur kritis adalah urutan tugas dependen yang membentuk durasi terpanjang, yang memungkinkan Anda untuk menentukan waktu terpendek yang memungkinkan untuk menyelesaikan proyek. Ini adalah konsep utama saat menangani dependensi karena penundaan dalam tugas penting akan menunda seluruh proyek.

Metode jalur kritis (CPM) adalah teknik yang digunakan dalam perencanaan proyek untuk mengidentifikasi tugas penting dan tidak penting, menghitung perkiraan durasi proyek, dan menunjukkan dependensi antar tugas. Bagan Gantt adalah cara umum untuk memvisualisasikan jalur kritis dan dependensi tugas dalam jadwal proyek. 

Penghambat

Pemblokir adalah segala sesuatu yang dapat mencegah penyelesaian aktivitas proyek. Pemblokir dapat berupa masalah internal, seperti anggota tim yang tidak ada di kantor selama seminggu, atau faktor eksternal, seperti vendor luar yang tidak memenuhi pesanan pembelian tepat waktu. Mengidentifikasi penghambat sejak dini dapat meminimalkan dampaknya terhadap waktu tunggu.

Jenis dependensi dalam manajemen proyek

Konsep dependensi itu sederhana, tetapi ada berbagai jenis dependensi proyek yang perlu dipertimbangkan.

Dependensi logis

Juga dikenal sebagai dependensi kausal, dependensi ini adalah bagian dari proyek yang diperlukan untuk penyelesaian proyek. Ini sering kali merupakan output gol untuk semua tugas sebelumnya dan tidak dapat berjalan bersamaan dengan tugas lainnya. 

Contohnya, Anda tidak dapat mendelegasikan tugas kepada orang lain jika tidak memiliki orang lain di tim. Dalam hal ini, merekrut anggota tim lain dianggap sebagai dependensi logis.

Dependensi sumber daya

Dependensi berbasis sumber daya adalah kendala proyek karena berkaitan dengan jumlah sumber daya terbatas yang Anda miliki untuk proyek. Jika ada sumber daya tambahan yang tersedia untuk proyek, dependensi ini tidak akan menjadi masalah. Alokasi sumber daya yang efektif adalah kunci untuk mengelola jenis dependensi proyek ini.

Misalnya, progres Proyek B bergantung pada satu desainer yang menyelesaikan Proyek A sehingga mereka memiliki bandwidth untuk menyelesaikan Proyek B tanpa kelebihan beban kerja.

Dependensi preferensial

Dependensi preferensial dibuat oleh proses yang diberlakukan tim, tetapi tidak selalu diperlukan agar proyek selesai. 

Misalnya, editor mungkin memerlukan satu tinjauan akhir sebelum mengirim artikel untuk dipublikasikan. Meskipun ini adalah langkah yang dibuat oleh tim untuk memastikan tidak ada kesalahan, langkah ini tidak selalu diperlukan agar proyek selesai.

​​Dependensi eksternal

Dependensi eksternal adalah tugas yang bergantung pada faktor luar yang tidak dapat dikontrol oleh Anda atau tim Anda. Dependensi internal lebih umum, karena bergantung pada hal-hal yang dapat dikontrol oleh tim.

Contoh yang bagus dari dependensi eksternal adalah ketika fenomena cuaca mencegah pengiriman buah segar tiba di restoran. Koki mungkin memiliki menu yang membutuhkan jeruk, tetapi karena embun beku yang tidak terduga, mereka tidak dapat membuat hidangan yang diperlukan. Koki secara eksternal bergantung pada vendor jeruk untuk membuat hidangan tertentu. Mengidentifikasi faktor eksternal memungkinkan rencana kontingensi untuk diterapkan.

Jenis dependensi tugas dalam manajemen proyek

Beberapa dependensi khusus untuk dua tugas yang terlibat. Berikut jenis dependensi tugas yang paling umum:

• Finish to Start (FtS): Ini adalah dependensi tugas yang paling umum. Tugas B tidak dapat dimulai sampai Tugas A selesai. Fungsionalitas ini umum dalam metodologi manajemen proyek Waterfall.

• Finish to Finish (FtF): Tugas B tidak dapat diselesaikan sebelum Tugas A juga selesai. Jenis dependensi penyelesaian ini umum terjadi pada tugas yang memiliki subtugas di dalamnya; jika subtugas tidak selesai, Anda tidak dapat menyelesaikan tugas induk. 

• Start to Start (StS): Tugas B tidak dapat dimulai sebelum Tugas A dimulai. Ini untuk tugas yang harus berjalan paralel satu sama lain. Contoh bagus dari dependensi awal adalah peluncuran e-commerce yang dijadwalkan. Pemasar media sosial mungkin ingin memposting pengumuman untuk penjualan yang akan ditayangkan, tepat saat pengembang web mendorong halaman web yang benar untuk ditayangkan. Pemasar media sosial tidak memulai hingga developer web memulai untuk memastikan bahwa pengumuman dirilis pada saat yang sama.

• Start to Finish (StF): Tugas B harus dimulai agar Tugas A selesai. Ini penting untuk situasi yang memerlukan tumpang tindih. Contohnya adalah cakupan pada jalur dukungan. Perwakilan tidak dapat pergi sampai perwakilan lain datang untuk melepaskan mereka dari tugas mereka sehingga selalu ada seseorang yang siap memberikan dukungan pelanggan.

Manfaat mengelola dependensi proyek dengan baik

Manajemen dependensi yang efektif tidak hanya bermanfaat bagi proyek, tetapi juga manajer proyek dan tim. Berikut beberapa keuntungan utamanya:

Manfaat proyek:

• Mengurangi risiko penundaan dan kemacetan

• Alokasi sumber daya yang optimal

• Peningkatan peluang untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran

• Komunikasi dan koordinasi yang lebih jelas di antara anggota tim

Manfaat pribadi dan tim:

• Peningkatan keterampilan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan untuk manajer proyek

• Peningkatan kolaborasi dan produktivitas tim

• Peluang bagi anggota tim untuk mengembangkan keterampilan baru dan mengambil lebih banyak tanggung jawab

• Rasa pencapaian dan kepuasan kerja yang lebih besar setelah penyelesaian proyek

Dengan memahami dan mengelola dependensi dengan baik, manajer proyek dapat memimpin tim mereka menuju kesuksesan sekaligus mendorong pertumbuhan pribadi dan profesional.

Kiat manajemen dependensi

Manajemen dependensi mungkin tampak melelahkan pada awalnya, tetapi mempelajari cara menavigasinya dapat menyiapkan proyek Anda untuk meraih kesuksesan. Berikut empat kiat untuk membantu Anda mengoptimalkan dependensi tugas.

1. Mengatur tugas menggunakan perangkat lunak manajemen proyek

Menemukan alat manajemen proyek yang tepat untuk tim Anda dapat mengubah permainan dalam hal dependensi internal. Menggunakan alat manajemen tugas yang dapat menampung rencana proyek, aktivitas proyek, dan mengidentifikasi tugas dependen dengan jelas dapat membantu tim Anda tetap berpegang pada jadwal proyek. Cari alat yang memiliki integrasi dengan sistem inti Anda lainnya.

2. Visualisasikan dependensi dengan jelas

Memvisualisasikan dependensi adalah cara mudah untuk lebih memahami tugas yang perlu diselesaikan dan urutannya. Menggunakan alat visual seperti Bagan Gantt atau Papan Kanban dapat menunjukkan kepada anggota tim dengan jelas di tahap mana proyek Anda saat ini dan tugas mana yang saling bergantung.

3. Pantau potensi risiko dalam rencana proyek

Saat Anda membuat rencana proyek, lakukan curah pendapat tentang semua potensi dependensi internal yang mungkin Anda temui selama proyek. Apakah ada anggota tim yang memiliki beban kerja lebih berat dari biasanya? Apakah Anda bekerja sama dengan vendor eksternal untuk menyelesaikan proyek ini? Jika satu bagian tertunda, apakah tim proyek siap dengan perubahan jadwal?

Anda tidak dapat memantau setiap potensi risiko, tetapi Anda dapat memantau dependensi untuk memastikan hasil akhir tetap sesuai rencana. Hal ini sangat penting untuk dependensi lintas tim, seperti saat tim pemasaran menunggu aset dari tim desain. Komunikasi rutin adalah kuncinya. 

4. Dorong keterlibatan pemangku kepentingan

Tidak ada yang namanya komunikasi berlebihan dalam hal dependensi tugas. Jika salah satu pemangku kepentingan proyek mengetahui bahwa suatu tugas tertunda, dorong mereka untuk berkomunikasi dengan seluruh tim sehingga setiap orang dapat menyesuaikan linimasa mereka.

Jaga agar dependensi tugas tetap sesuai rencana

Ingin mempelajari selengkapnya tentang cara melacak dependensi proyek dengan baik? Pelajari selengkapnya dengan sumber daya manajemen proyek Asana.

Pertanyaan Umum tentang dependensi

Jenis dependensi apa yang paling umum dalam jadwal proyek?

Jenis dependensi yang paling umum ditemukan dalam jadwal proyek meliputi:

• Finish-to-start (tugas tidak dapat dimulai sampai tugas sebelumnya selesai)

• Start-to-start (tugas tidak dapat dimulai sampai tugas lain dimulai)

• Finish-to-finish (tugas tidak dapat selesai hingga tugas lain selesai)

• Start-to-finish (tugas tidak dapat diselesaikan sebelum tugas lain dimulai).

Bagaimana saya mengelola dependensi tugas?

Untuk mengelola dependensi tugas, identifikasi dan dokumentasikan hubungan antar-tugas, komunikasikan dependensi kepada anggota tim, pantau progres, dan sesuaikan jadwal sesuai kebutuhan untuk mengakomodasi perubahan atau penundaan.

Bagaimana cara menampilkan dependensi dalam proyek?

Dependensi dalam proyek dapat ditampilkan menggunakan Bagan Gantt, diagram jaringan, atau matriks dependensi, yang secara visual merepresentasikan hubungan dan urutan tugas.

Apa saja contoh dependensi?

Contoh dependensi termasuk menunggu persetujuan klien sebelum melanjutkan ke fase berikutnya, mengharuskan bahan dikirimkan sebelum konstruksi dapat dimulai, atau membutuhkan anggota tim tertentu untuk menyelesaikan tugasnya sebelum yang lain dapat memulai.