7 jenis metodologi peningkatan proses yang harus Anda ketahui

Jika Business memutuskan untuk tetap sama dari waktu ke waktu, banyak dari mereka akan bangkrut. Inovasi memerlukan perubahan, dan jika bisnis tidak berubah untuk memenuhi permintaan pelanggan, mereka tidak akan mencapai banyak pertumbuhan. 

Inilah sebabnya banyak organisasi menggunakan beberapa formulir metodologi peningkatan proses untuk menyesuaikan proses mereka dengan permintaan pelanggan.

Apa itu peningkatan proses?

Peningkatan proses bisnis adalah metodologi yang digunakan tim untuk mengevaluasi proses saat ini dan menyesuaikannya dengan maksud untuk meningkatkan produktivitas, menyederhanakan alur kerja, beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis, atau meningkatkan profitabilitas.

7 jenis metodologi peningkatan proses

Ada tujuh jenis metodologi peningkatan proses business yang dapat digunakan tim untuk membantu mengurangi inefisiensi. Umumnya, metodologi yang Anda pilih bergantung pada alasan Anda ingin meningkatkan proses dan hal yang ingin Anda tingkatkan.

1. Metodologi Six Sigma

Six Sigma adalah metodologi peningkatan proses yang bertujuan untuk meminimalkan variasi dalam produk akhir. Dikembangkan pada 1986 oleh teknisi Amerika dan pegawai Motorola, Bill Smith, proses ini menggunakan data statistik sebagai tolok ukur untuk membantu pemimpin bisnis memahami seberapa baik proses mereka bekerja. Sebuah proses dianggap optimal jika menghasilkan kurang dari 3,4 cacat per satu juta siklus. 

Six Sigma sering digunakan dalam manufaktur, terutama karena membantu meminimalkan cacat dan inkonsistensi. Golnya di sini adalah mengoptimalkan konsistensi, yang pada akhirnya mengarah pada kepuasan pelanggan. 

Ada dua proses utama yang digunakan dalam Six Sigma: DMAIC untuk proses yang ada dan DMADV untuk proses baru. Karena artikel ini berfokus secara khusus pada peningkatan proses yang ada, mari kita pelajari proses DMAIC. 

Apa itu proses DMAIC?

DMAIC adalah proses Six Sigma yang digunakan untuk mengoptimalkan proses yang ada. DMAIC adalah singkatan dari:

• Define (Tentukan) peluang untuk peningkatan.

• Ukur kinerja proses yang ada.

• Analyze (Menganalisis) proses untuk menemukan cacat dan akar penyebab.

• Tingkatkan proses dengan mengatasi akar penyebab.

• Kontrol setiap proses yang ditingkatkan dan nilai kinerja proses di masa mendatang untuk memperbaiki penyimpangan.

Sebagian besar peningkatan proses DMAIC terjadi selama tahap analisis. Selama tahap analisis DMAIC, tim menggunakan diagram fishbone, atau diagram Ishikawa, untuk memvisualisasikan kemungkinan penyebab cacat produk. Kepala diagram fishbone menyatakan masalah awal. Kemudian, saat Anda mengikuti tulang belakang ikan, setiap tulang rusuk mencantumkan berbagai kategori masalah yang dapat menyebabkan masalah awal. Jenis analisis visual ini adalah cara yang baik untuk mengidentifikasi berbagai masalah yang dapat ditimbulkan oleh satu akar penyebab.

2. Manajemen Mutu Total (TQM)

Total Quality Management (TQM) adalah pendekatan yang berfokus pada pelanggan yang menekankan peningkatan berkelanjutan dari waktu ke waktu. Teknik ini sering digunakan dalam manajemen rantai pasokan dan inisiatif kepuasan pelanggan. 

TQM sangat bergantung pada keputusan berbasis data dan metrik kinerja. Selama proses pemecahan masalah, Anda menggunakan metrik kesuksesan untuk menentukan cara meningkatkan suatu proses. 

Berikut beberapa fitur utama TQM:

• Fokus pelanggan: Gol akhir TQM adalah selalu menguntungkan pelanggan akhir. Jika tim Anda berfokus pada peningkatan kualitas, tanyakan kepada diri sendiri bagaimana perubahan proses tersebut dapat memengaruhi cara konsumen akhir merasakan produk Anda.

• Keterlibatan seluruh tim: Tidak seperti metodologi peningkatan proses lainnya, TQM melibatkan seluruh tim—bukan hanya produksi. Akibatnya, Anda mungkin akhirnya mencari cara untuk mengoptimalkan lebih banyak proses yang berpusat pada bisnis, seperti penjualan dan pemasaran, untuk memberi manfaat bagi konsumen akhir.

• Peningkatan berkelanjutan: Peningkatan berkelanjutan dalam bisnis adalah gagasan untuk membuat perubahan kecil dengan gol mengoptimalkan proses secara terus-menerus. Ada banyak variabilitas dalam bisnis, dan peningkatan berkelanjutan membantu tim Anda beradaptasi saat keadaan di luar berubah.

• Pengambilan keputusan berbasis data: Untuk menerapkan peningkatan proses berkelanjutan, Anda harus terus mengumpulkan data untuk menganalisis kinerja proses. Data ini dapat membantu mengidentifikasi area yang mungkin tidak efisien dan area yang harus menjadi fokus inisiatif peningkatan.

• Berfokus pada proses: Gol utama menerapkan TQM adalah untuk meningkatkan proses. Metode peningkatan proses lainnya seperti Six Sigma berfungsi untuk meminimalkan jumlah cacat, sementara TQM berfungsi untuk mengurangi inefisiensi.

3. Manufaktur lean

Formulir peningkatan proses ini memiliki banyak nama, dengan lean manufacturing sebagai yang paling umum. Ini juga dapat disebut sebagai produksi Lean atau produksi tepat waktu. Lean, yang didefinisikan oleh James P. Womack, Daniel Jones, dan Daniel Roos dalam buku "The Machine That Changed the World", menyoroti lima prinsip utama berdasarkan pengalaman para penulis di manufaktur Toyota. 

5 prinsip lean

1. ​Identifikasi nilai

2. Pemetaan aliran nilai

3. Membuat alur

4. Menetapkan penarikan

5. Peningkatan berkelanjutan

4. Peningkatan berkelanjutan (kaizen)

Filosofi Jepang tentang kaizen memandu model peningkatan berkelanjutan. Kaizen lahir dari gagasan bahwa kehidupan harus terus ditingkatkan, yang memungkinkan kita menjalani kehidupan yang lebih memuaskan dan bermanfaat.

Konsep yang sama dapat diterapkan pada bisnis karena selama Anda terus melakukan peningkatan, bisnis Anda dapat menjadi lebih sukses. Gol dari peningkatan berkelanjutan adalah mengoptimalkan aktivitas yang menghasilkan nilai dan menghilangkan pemborosan. 

Ada tiga jenis pemborosan yang ingin dihilangkan oleh kaizen: 

• Muda (pemborosan): Praktik yang menghabiskan sumber daya tetapi tidak memberi nilai tambah.  

• Mura (ketidakrataan): Produksi berlebih yang meninggalkan limbah, seperti kelebihan produk.

• Muri (kelebihan beban): Terlalu banyak tekanan pada sumber daya, seperti mesin yang usang atau pegawai yang bekerja berlebihan.

5. Plan Do Check Act (PDCA)

Siklus PDCA adalah formulir interaktif untuk pemecahan masalah. Ini digunakan untuk meningkatkan proses dan menerapkan perubahan. PDCA dibuat oleh Walter Shewhart saat menerapkan metode ilmiah untuk kontrol kualitas ekonomi. Kemudian, ide tersebut dikembangkan lebih lanjut oleh W. Edwards Deming, yang memperluas konsep Shewhart dan menerapkan metode ilmiah untuk meningkatkan proses, selain kontrol kualitas. 

Ada empat langkah utama dalam siklus PDCA:

• Plan (Rencanakan): Tentukan masalah yang ingin Anda pecahkan, dan buat rencana untuk menyelesaikannya.

• Lakukan: Uji dan terapkan rencana dalam skala kecil.

• Periksa: Tinjau cara tindakan dalam tahap Lakukan dilakukan.

• Bertindak: Setelah meninjau hasil pengujian, tentukan apakah Anda ingin menerapkan perubahan dalam skala yang lebih besar.

PDCA adalah siklus peningkatan. Ini berarti langkah-langkah ini dapat diulang hingga tim Anda mencapai hasil yang diinginkan.

6. Analisis 5 Mengapa

Analisis 5 Mengapa adalah teknik peningkatan proses yang digunakan untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah. Secara teori, ini adalah proses yang sangat sederhana: Anda mengumpulkan sekelompok pemangku kepentingan yang terlibat dalam kegagalan, dan satu orang bertanya: "Mengapa ini tidak berjalan dengan baik?" Ulangi pertanyaan ini sekitar lima kali hingga Anda menemukan akar penyebab masalah. Templat 5 Mengapa dapat membantu menyusun proses ini sehingga tim mendapatkan jawaban secara konsisten. Analisis 5 Mengapa bertujuan untuk mengidentifikasi masalah dalam suatu proses, bukan kesalahan manusia. 

Berikut contohnya:

Masalah: Ada peningkatan keluhan pelanggan terkait produk yang rusak.

1. "Mengapa ini terjadi?" Karena kemasan tidak cukup untuk melindungi produk.

2. "Mengapa kemasan tidak cukup untuk melindungi produk?" Karena tim yang menguji kemasan tidak menguji melebihi tingkat tekanan tertentu.

3. "Mengapa tim tidak menguji kemasan lebih lanjut?" Karena proses standar saat ini menunjukkan bahwa pengujian sudah memadai.

4. "Mengapa proses standar saat ini menunjukkan bahwa pengujian ini sudah memadai?" Karena proses ini dibuat untuk produk sebelumnya, bukan produk saat ini, yang dikembalikan dalam kondisi rusak.

5. "Mengapa tidak ada proses baru untuk produk baru?" Karena templat proyek untuk meluncurkan produk baru tidak mencakup uji stres kemasan baru. 

Dari contoh ini, Anda dapat melihat bahwa tim bertanya "Mengapa" hingga mereka mengidentifikasi kesalahan proses yang perlu diperbaiki—dalam hal ini, menambahkan langkah "uji stres kemasan baru" ke dalam templat peluncuran produk mereka. Saat bekerja dengan pemangku kepentingan dalam proses seperti ini, penting untuk mengidentifikasi masalah dan membuat langkah selanjutnya bersama-sama sehingga produksi Anda dapat meningkat.

7. Manajemen proses bisnis (BPM)

Manajemen proses bisnis, atau BPM, adalah tindakan menganalisis dan meningkatkan proses bisnis. Seperti halnya makhluk organik, bisnis tumbuh dan berubah dari waktu ke waktu. Tim Anda mungkin telah menerapkan proses yang berfungsi saat tim masih kecil, tetapi seiring pertumbuhan, proses tersebut mungkin tidak dapat disesuaikan dengan cara yang memungkinkan tim menjadi seefisien mungkin. 

Sering kali, BPM membantu tim mengidentifikasi kemacetan, mengotomatiskan pekerjaan manual, dan mengembangkan strategi untuk meningkatkan inefisiensi. Ada lima langkah utama untuk manajemen proses bisnis.

1. Menganalisis: Lihat proses Anda saat ini dan petakan dari awal hingga akhir. Ini umumnya dikenal sebagai pemetaan proses.

2. Model: Buat draf seperti apa proses yang Anda inginkan. Idealnya, Anda akan menemukan inefisiensi pada langkah pertama, dan Anda dapat menyusun cara yang diinginkan untuk mengatasinya pada tahap ini.

3. Menerapkan: Wujudkan model Anda. Selama tahap ini, Anda harus menetapkan metrik keberhasilan utama untuk mengukur apakah perubahan yang dibuat berhasil.

4. Monitor: Tentukan apakah proyek Anda berhasil atau tidak. Apakah metrik kesuksesan yang Anda identifikasi di langkah tiga meningkat? 

5. Optimalkan: Seiring berkembangnya proses, terus cari inefisiensi dalam proses Anda dan terus optimalkan seiring berjalannya proses.

Kelola peningkatan proses untuk meningkatkan produktivitas

Sebagai pemimpin tim, salah satu hal paling berharga yang dapat Anda berikan kepada tim adalah proses yang lebih transparan dan Alur Kerja yang lebih baik. Jika digunakan secara efektif, peningkatan proses akan meningkatkan produktivitas tim Anda dan mengurangi inefisiensi. 

Untuk meningkatkan kejelasan dan menyempurnakan proses, coba manajemen kerja. Alat manajemen kerja seperti Asana dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas tim dengan menstandarkan proses, menyederhanakan alur kerja, dan menjaga keselarasan tim.