Apa itu alur kerja? 7 langkah sederhana untuk memulai

Headshot kontributor Julia MartinsJulia Martins26 Agustus 202212 menit baca
facebooktwitterlinkedin
Gambar banner artikel buat alur kerja yang jelas dan berulang dalam 7 langkah sederhana
Coba Asana

Istilah alur kerja sering kali ambigu. Untuk beberapa orang, alur kerja adalah sebuah proses, tetapi yang lain mengartikan sebagai cara untuk mengatur informasi. 

Keambiguan istilah tersebut memiliki konsekuensi yang nyata. Kurangnya kejelasan tentang arti alur kerja akan mengacaukan pekerjaan itu sendiri yang akan menyebabkan masalah efisiensi. Misalnya, pekerja pengetahuan rata-rata menghabiskan 60% waktunya dalam hal kerja tentang kerja, misalnya, mencari informasi atau menindaklanjuti status pekerjaan. Namun, lebih dari seperempat batas waktu masih luput setiap minggu. Meskipun bekerja keras dan sibuk sepanjang hari, entah mengapa kita masih saja bisa meleset dan sering tertinggal.

Sepertinya ada yang tidak beres.

Di situlah alur kerja dan pemahaman mengenai artinya digunakan. Memahami dengan jelas dan mengetahui cara menerapkannya membantu Anda untuk mengatur pekerjaan tim secara efektif, mencapai gol proyek, dan membuat pemetaan proses yang efektif dan tahan lama. Begini caranya.

Apa itu alur kerja? 

Alur kerja adalah proses end-to-end yang membantu tim mencapai gol dengan menghubungkan orang yang tepat ke data yang tepat pada waktu yang tepat. Setelah disiapkan, alur kerja akan membantu mengatur informasi dengan cara yang tidak hanya dapat dipahami, tetapi juga dapat diulang. 

Alur kerja efektif memiliki tujuh langkah yang diatur dengan bebas dalam tiga tahap, yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan peninjauan:

Perencanaan 

1. Ideasi dan pengumpulan informasi

2. Permintaan penerimaan

3. Prioritisasi dan sumber daya

Eksekusi:

4. Pengembangan dan peninjauan

5. Pelacakan progres

Peninjauan:

6. Persetujuan

7. Pelaporan

Kapan harus membuat alur kerja?

Alur kerja memiliki kemampuan penuh di tingkat tim dan departemen. Jika dilakukan dengan benar, alur kerja memberikan kejelasan yang dibutuhkan tim untuk mencapai gol dengan lebih cepat. 

Anda dapat membangun alur kerja yang efektif untuk inisiatif berbasis waktu dengan gol akhir, misalnya kampanye pemasaran, program onboarding pegawai baru, dan pengadaan. Alur kerja juga bisa dibangun untuk proses berulang dan pekerjaan yang selalu diminati, misalnya kalender konten, permintaan TI, dan pelacakan bug.

Jelajahi alur kerja Asana

Alasan alur kerja penting

Meskipun setiap alur kerja bersifat unik, semua alur kerja berasal dari unit dasar yang sama, seperti satu set Lego. Komponen dasar ini bersifat fleksibel agar bisa disesuaikan dengan kebutuhan tim atau organisasi mana pun. Bagian yang penting adalah menstandardisasikan proses yang penting bagi bisnis Anda untuk menciptakan struktur di dalam organisasi. Ketika Anda melakukan ini, tidak ada lagi yang bertanya-tanya langkah selanjutnya atau siapa yang menjalankan apa dari proyek tersebut. Menghilangkan ketidakpastian tersebut merupakan terobosan baru.

Tingkat struktur ini dapat memberikan manfaat nyata bagi tim Anda, antara lain:

  • Menyederhanakan koordinasi antara anggota tim proyek

  • Mendorong peningkatan produktivitas (tanpa mengorbankan kualitas atau biaya)

  • Meningkatkan alokasi sumber daya

  • Meningkatkan visibilitas proyek

  • Memberdayakan para pemimpin untuk membuat keputusan yang lebih cerdas, karena semuanya terlacak di satu tempat

  • Mengurangi pengumpulan informasi manual dan pekerjaan duplikat

  • Menghilangkan sekat data dengan mengumpulkan semuanya dalam sumber kebenaran yang dapat diakses secara terpusat

  • Memberi anggota tim pemahaman yang jelas tentang bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada gol dan sasaran bersama yang lebih luas

  • Mengurangi asumsi dan membuka blokir anggota tim

  • Menghilangkan proses khusus dan sistem satu kali di tempat pusat informasi

Alur kerja memungkinkan tim menjadi berpengaruh dan mudah beradaptasi untuk menyelesaikan pekerjaan terbaiknya, daripada memulai dari nol setiap saat. 

3 manfaat utama dari alur kerja yang ditentukan

Tampaknya banyak yang harus disiapkan untuk alur kerja, tetapi proses berulang yang terdefinisi dengan baik adalah pendorong utama pertumbuhan. Dengan alur kerja yang efektif, Anda dapat menghilangkan kerja tentang kerja, menghilangkan keputusasaan, meningkatkan kejelasan, dan mendorong keterlibatan. Berinvestasi di awal akan menghemat banyak waktu dan mengurangi stres di masa depan.

Visibilitas real-time

Bukan rahasia lagi bahwa wawasan real-time yang dapat ditindaklanjuti meningkatkan efisiensi tim. Mendapatkan wawasan ini bisa jadi rumit, tetapi di situlah alur kerja digunakan.

Alur kerja yang efektif menghubungkan orang yang tepat dengan informasi yang tepat pada waktu yang tepat. Tingkat koneksi ini meningkatkan visibilitas di dalam dan di seluruh proyek, sehingga semua orang di tim tahu persis siapa yang melakukan apa, hingga kapan, dan mengapa itu penting. Tingkat visibilitas ini khususnya membantu Anda untuk:

  • Dapatkan wawasan real-time yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan efisiensi tim

  • Rencanakan dengan akurat, persiapkan sumber daya, dan sesuaikan jumlah pekerjaan sesuai kebutuhan

  • Pastikan pemangku kepentingan eksekutif dan lintas fungsi selalu mendapatkan informasi tentang progres proyek

  • Kurangi penundaan dan ciptakan hasil akhir yang berkualitas lebih tinggi

  • Dapatkan tampilan tentang proses proyek secara luas untuk memahami, menunjukkan, dan mendiagnosis masalah

Keselarasan di dalam dan di antara tim lintas fungsi

Alur kerja yang jelas dan terdefinisi memberdayakan kejelasan dan konteks lintas fungsi di berbagai tim. Saat Anda memiliki jaringan proyek atau alat yang terhubung, tim lintas fungsi dapat melihat cara dan alasan di balik pekerjaan yang sedang dilakukan dengan jelas. 

Alat manajemen kerja yang baik memungkinkan Anda untuk menentukan dan berbagi alur kerja, apa pun tim Anda. Alat ini akan menciptakan sumber kebenaran tunggal untuk semua pekerjaan dan data, serta memecah sekat pemisah antar tim untuk mendukung kolaborasi yang lebih mudah. Selain itu, menghubungkan inisiatif individu ke alur kerja perusahaan berskala lebih besar memberikan anggota tim pandangan yang jelas tentang pekerjaan yang paling penting. Dengan menjelaskan hal ini kepada semua anggota tim, setiap orang dapat fokus pada pekerjaan berprioritas tertinggi yang berdampak paling besar.

Baca: 5 cara pelanggan Asana meruntuhkan sekat pemisah di dalam pekerjaannya

Peningkatan efisiensi operasional

Alur kerja mengatur proses melalui formulir pemasukan permintaan kerja, automasi proses bisnis, dan proyek dari templat yang sudah ada. Anda meningkatkan efisiensi dan produktivitas dengan menghubungkan orang yang tepat ke data yang tepat secara otomatis. Alur kerja yang efektif akan menghilangkan kerja tentang kerja sehingga meningkatkan kecepatan tim. Ketika tim memiliki kejelasan, mereka dapat fokus pada pekerjaan yang terpenting untuk mendorong dampak terbesar. Ditambah lagi, meningkatkan transparansi dengan integrasi antar alat bisnis bisa mengurangi pengalihan konteks. 

Perbandingan alur kerja dengan proses bisnis lainnya

Untuk membangun alur kerja, Anda akan menggabungkan berbagai proses bisnis. Berikut perbandingan dan perbedaan alur kerja dari praktik-praktik ini:

Alur kerja vs. manajemen proses bisnis (BPM)

Sebuah proses bisnis terdiri dari urutan tugas-tugas. Manajemen proses bisnis (BPM) adalah praktik menganalisis dan meningkatkan proses bisnis dengan cara yang efisien dan efektif

Manajemen alur kerja adalah bagian dari BPM. Alur kerja menata data dengan cara yang dapat dimengerti dan dapat diulang serta berfokus pada tiga hal: perencanaan, pelaksanaan, dan peninjauan. Alur kerja yang efektif mencakup proses bisnis yang berkelanjutan dan berulang. 

Baca: Panduan manajemen proses bisnis (BPM) untuk pemula

Alur kerja vs. daftar periksa

Daftar periksa atau daftar tugas berisi daftar hal-hal yang perlu dilakukan. Daftar periksa lebih sederhana daripada proses bisnis, karena tugas dalam daftar periksa sering kali berisi pekerjaan dari berbagai inisiatif tanpa urutan tertentu. 

Anda dapat menggunakan daftar periksa sebagai bagian dari alur kerja untuk memastikan tidak ada yang luput. Daftar periksa dan alur kerja adalah alat sederhana namun ampuh yang bila digunakan bersama-sama akan membantu tim Anda menyelesaikan pekerjaan terbaiknya. Cobalah menyertakan daftar periksa pada proses end-to-end alur kerja untuk membantu tim mencapai golnya. 

Alur kerja vs. bagan Gantt

Bagan Gantt merupakan alat manajemen proyek visual yang menggambarkan linimasa proyek sebagai bagan batang horizontal. Setiap batang dalam bagan Gantt memaparkan langkah dalam suatu proses. Panjang batang menunjukkan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut. 

Bagan Gantt adalah alat manajemen proyek visual yang hebat dan paling umum digunakan untuk melacak inisiatif berbasis waktu seperti rencana acara atau peluncuran produk. Anda juga dapat membangun alur kerja untuk mengubah proyek satu kali menjadi proses berulang untuk pekerjaan akan datang. Jika Anda membuat alur kerja untuk rencana acara atau peluncuran produk, menggunakan bagan Gantt dan perangkat lunak manajemen proyek visual lainnya seperti papan Kanban dapat membantu Anda mencapai gol lebih cepat.

Baca: Belum pernah mencoba bagan Gantt? Mulai di sini

Alur kerja vs. diagram alir

Diagram alir adalah cara yang baik untuk memvisualisasikan langkah-langkah proses secara berurutan. Misalnya, diagram alir dapat menunjukkan hubungan antara lima fase proyek atau membantu Anda memvisualisasikan hubungan sebab-akibat yang memengaruhi proyek Anda. 

Umumnya, tujuh langkah alur kerja akan mudah divisualisasikan dalam diagram alir, atau diagram alur kerja. Setelah Anda memiliki pemahaman yang baik tentang langkah-langkah utama alur kerja, wujudkan proses tersebut dengan platform manajemen kerja bersama real-time.

Baca: 5 fase manajemen proyek untuk meningkatkan alur kerja tim

Alur kerja vs. manajemen kerja

Alur kerja adalah bagian penting dari manajemen kerja. Faktanya, alat manajemen kerja yang baik memudahkan mengatur alur kerja tim atau departemen untuk mengoordinasikan orang dan bekerja di semua tingkat organisasi. Pada akhirnya, alur kerja memperkuat manajemen kerja dan memastikan setiap orang memiliki informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang terpenting.

Manajemen kerja adalah pendekatan sistematis untuk mengatur alur kerja organisasi agar tim memperoleh kejelasan untuk mencapai gol lebih cepat. Manajemen kerja mengoordinasikan orang dan bekerja di semua tingkat organisasi untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki informasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan yang memberikan dampak terbesar.

Pelajari selengkapnya

Contoh alur kerja

Sebelum kita mempelajari manfaat alur kerja yang ditentukan dan cara membangun alur kerja sendiri, lihat beberapa contoh alur kerja berikut ini.

Alur kerja umpan balik pelanggan

  1. Ideasi dan pengumpulan informasi: Pelanggan mengirimkan tiket, permintaan, atau umpan balik.

  2. Permintaan penerimaan: Permintaan diproses di CRM, misalnya Zendesk.

  3. Prioritisasi dan penyediaan sumber daya: Permintaan akan secara otomatis diarahkan ke tim yang sesuai. Misalnya, permintaan penjualan akan dialihkan ke Salesforce agar tim penjualan dapat memilahnya. Atau, tiket dan umpan balik diarahkan ke tim internal, yang bekerja di alat manajemen kerja seperti Asana.

  4. Pengembangan dan peninjauan: Tim bekerja untuk menyelesaikan masalah pelanggan.

  5. Pelacakan progres: Integrasi waktu nyata menyederhanakan dan mengotomatiskan pekerjaan di antara tim Anda. Daripada memperbarui tim secara manual atau menduplikasi pekerjaan di alat yang berbeda, cobalah integrasi seperti Asana untuk integrasi Zendesk yang akan memastikan tim memiliki informasi terbaru di tempat kerjanya.

  6. Persetujuan: Solusi akhir dikirim kembali ke pelanggan melalui tim pelanggan. Jika perlu, dokumentasikan perubahan tersebut. Jika permintaan belum cukup ditangani, maka tim kembali ke langkah empat (pengembangan dan peninjauan) untuk meninjau kembali.

  7. Pelaporan: Tiket khusus ini dilacak sebagai bagian dari keseluruhan proses alur kerja yang bertujuan untuk mengukur dampak keseluruhan alur kerja umpan balik pelanggan. 

Alur kerja manajemen kampanye

  1. Ideasi dan pengumpulan informasi: Seluruh tim berkumpul untuk melakukan curah pendapat tentang ide kampanye baru. 

  2. Permintaan penerimaan: Berkolaborasi dengan tim mereka, pemimpin proyek membuat brief untuk semua aset materi iklan yang diperlukan oleh kampanye, misalnya gambar, animasi, video, aset konten, dan lainnya.

  3. Prioritasi dan penyediaan sumber daya: Pemimpin proyek meninjau setiap bagian dari kampanye sehingga mereka dapat memahami bagaimana kecocokan semua bagian sebelum memprioritaskan proyek dan tugas. Kemudian, pemimpin proyek membuat kalender kampanye utama sehingga semua orang di tim memiliki ikhtisar umum tentang semua yang terjadi dalam kampanye.

  4. Pengembangan dan peninjauan: Dengan rencana yang ada, Anda dapat memulai produksi aset kreatif. Kontributor eksternal dan rekan tim saat ini langsung bekerja. Jika masih banyak yang dikerjakan untuk aset materi iklan, alur kerja akan kembali ke tahap produksi aset materi iklan.

  5. Pelacakan progres: Saat tim bekerja, pemimpin proyek memantau progres melalui platform manajemen kerja. Jika rekan tim mengalami masalah atau hasil akhir proyek tertunda, pemimpin proyek bisa membantu dan memulai pekerjaan.

  6. Persetujuan: Ketika semua tampaknya baik, pemimpin proyek akan menyetujui pekerjaan itu. Lalu kampanye ditayangkan.

  7. Pelaporan: Baik kampanye sukses besar atau berkinerja buruk, akan selalu ada banyak hal yang bisa dipelajari. Pemimpin proyek mempelajari data dan mewawancarai anggota tim untuk menemukan apa yang berhasil dan apa yang dapat ditingkatkan.

Jelajahi alur kerja untuk manajemen kampanye

Alur kerja tujuan perencanaan

  1. Ideasi dan pengumpulan informasi: Pimpinan perusahaan akan memutuskan seberapa sering organisasi mengatur OKR (Tujuan dan Hasil Utama). Mereka menggunakan sistem manajemen gol untuk melacak pekerjaan mereka.

  2. Permintaan penerimaan: Pemimpin tim, anggota tim, dan pemangku kepentingan proyek utama berkolaborasi menghasilkan ide untuk gol yang akan datang. 

  3. Prioritisasi dan penyediaan sumber daya: Pemimpin tim akan menyusun serangkaian tujuan untuk periode gol berikutnya. Idealnya, setiap tujuan berkontribusi pada tujuan di atasnya dan menciptakan kejelasan dan keselarasan.

  4. Pengembangan dan peninjauan: Para anggota tim dapat mulai bekerja setelah mereka tahu apa yang ingin dicapai. Dengan menggunakan platform manajemen kerja, mereka dapat menghubungkan pekerjaan sehari-hari dengan tujuan yang lebih luas sehingga semua orang tahu pekerjaan mana yang memiliki prioritas tertinggi.

  5. Pelacakan progres: Saat tim bekerja, pemimpin tim memantau progresnya. Jika progres melambat atau batas waktu terlewat, pemimpin tim dapat membantu mengatasi masalah tersebut. Baik pemimpin tim maupun anggota tim memberikan pembaruan status rutin melalui platform manajemen kerja mereka. 

  6. Persetujuan: Anggota tim mengakhiri pekerjaan saat mereka menyelesaikannya. Manajer memeriksa, dan menyetujui atau meminta perubahan sesuai kebutuhan.

  7. Pelaporan: Setelah setiap periode, pemimpin tim meninjau tujuan mereka. Mereka mempelakari apa yang berhasil dan apa yang tidak selama periode gol. Untuk gol akan datang, tim akan menggandakan kekuatan dan memperbaiki kelemahan mereka.

7 langkah untuk membuat alur kerja yang efektif

Tujuh langkah untuk membuat alur kerja yang efektif dibagi menjadi tiga fase: perencanaan, pelaksanaan, dan peninjauan. Menerapkan langkah-langkah ini membantu mengatur pekerjaan dengan cara yang tidak hanya dapat dipahami, tetapi juga dapat diulang. 

Mengapa tujuh langkah?

Anggap tujuh langkah tersebut sebagai templat alur kerja untuk memaksimalkan dampak sambil meminimalkan kerja tentang kerja. Daripada memulai setiap proyek dengan pengumpulan informasi, rapat yang tidak perlu, dan komunikasi duplikat berhari-hari bahkan berjam-jam, alur kerja menyediakan kerangka kerja bagi tim Anda untuk langsung bertindak. Tujuh langkah alur kerja mempersiapkan tim dengan data, informasi, dan aset yang dibutuhkan untuk mulai bekerja. Langkah-langkah ini membuat rencana tindakan yang jelas serta memastikan semua orang di tim Anda memahami apa yang perlu diselesaikan dan mengetahui batas waktunya.

Alur kerja mencatat proses berulang sehingga Anda tidak perlu memulai dari nol. Supaya efektif, alur kerja harus dibuat dalam alat bersama yang melacak informasi secara real time. 

Pada contoh di bawah ini, kami akan menunjukkan cara membuat alur kerja di Asana. Jika Anda tidak yakin bagaimana memulainya, pelajari cara perangkat lunak manajemen alur kerja menghubungkan orang yang tepat ke data yang tepat pada waktu yang tepat sehingga tim dapat fokus memberikan dampak.

Jelajahi alur kerja Asana

Langkah 1: Ideasi dan pengumpulan informasi

Setiap alur kerja dimulai dengan sebuah ide. Terkadang, ide-ide bermunculan bergitu saja, tetapi di lain waktu, tim harus memulai inisiatif baru yang menarik dengan beberapa prinsip panduan. 

Selama langkah proses alur kerja, kumpulkan informasi yang tidak terstruktur dan lakukan curah pendapat ide untuk proyek Anda. Jika diperlukan, pertimbangkan batasan, larangan, atau persyaratan proyek apa pun sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya.

Misalnya, mari kita lihat alur kerja produksi web. VP Pemasaran menghubungi tim kreatif untuk mengubah halaman beranda situs web secara keseluruhan. Mereka berbagi ide tentang seperti apa tampilan dan nuansa halaman beranda sebelum menyerahkan proyek. Pada tahap alur kerja ini, Anda dan tim melakukan curah pendapat beberapa ide awal, berbagi inspirasi dari halaman beranda situs web favorit, dan membuat mockup tingkat tinggi di alat brainstorming Anda yaitu Miro

Langkah 2: Permintaan penerimaan

Setelah Anda memiliki ide umum tentang apa yang sedang dikerjakan, selesaikan detail dan rencana proyek. Pada tahap alur kerja ini, pastikan untuk mencatat data, informasi, atau kebutuhan bisnis yang relevan. Hal ini menginformasikan proses yang dibuat, pemangku kepentingan proyek yang Anda libatkan, dan pekerjaan yang dihasilkan.

Anda tidak memerlukan semua materi ini untuk setiap alur kerja, tetapi pastikan Anda mengembangkan materi yang cukup untuk menerangkan sisa pekerjaan proyek Anda. Hindari meminta kejelasan, konteks, dan informasi tambahan tentang pekerjaan yang tidak ada habisnya.

Untuk melanjutkan contoh alur kerja produksi web, Anda mengubah curah pendapat tim menjadi brief kreatif. Menggunakan alat manajemen kerja seperti Asana, Anda memasukkan sketsa Miro awal ke dalam brief dan menggabungkannya dengan informasi proyek yang lain, misalnya rencana komunikasi.

3. Prioritisasi dan penyediaan sumber daya

Setelah Anda memiliki rencana, saatnya untuk menerapkannya. Caranya dimulai dengan alokasi sumber daya. Anda memerlukan visibilitas ke dalam proses untuk memprioritaskan dan memberi pekerjaan secara efektif berdasarkan kapasitas tim. 

Alur kerja yang efektif bukan hanya memaksimalkan produktivitas dan menyelesaikan pekerjaan sebanyak mungkin, melainkan juga memberi ruang untuk kreativitas. Ketika berhasil dilakukan, manajemen beban kerja akan memaksimalkan kinerja pegawai dan menghilangkan kekacauan yang membuat Anda dan tim merasa puas bukannya kewalahan di penghujung hari.

Untuk membuat langkah dalam alur kerja dapat diulang, Anda juga perlu mengotomatiskannya. Setelah memiliki pemahaman yang jelas tentang kapasitas setiap anggota tim, gunakan automasi alur kerja untuk mengarahkan pekerjaan secara akurat ke anggota tim yang tepat. Perjelas prioritas setiap proyek, dan berdayakan anggota tim untuk menyesuaikan batas waktu jika diperlukan untuk memastikan mereka menyelesaikan pekerjaan berdampak besarnya. 

Sebagai contoh, tim kreatif Anda memiliki proyek permintaan Kreatif di Asana. Saat permintaan masuk, alur kerja otomatis mengarahkan pekerjaan ke anggota tim yang sesuai. Setiap inisiatif memiliki tingkat prioritas terkait, sehingga anggota tim tahu mana yang harus mereka fokuskan. Di alat yang sama, Anda juga memiliki tampilan ke Beban Kerja tim, untuk menetapkan atau menjadwalkan ulang pekerjaan sesuai kebutuhan. 

Baca: Panduan memulai manajemen sumber daya

4. Pengembangan & tinjauan

Ini adalah inti dari "pekerjaan" dalam alur kerja Anda, yaitu mengembangkan hasil akhir proyek, meninjau dan mengulangi melalui rantai umpan balik, dan mendapatkan umpan balik melalui persetujuan pemangku kepentingan. 

Tanpa alur kerja yang disederhanakan, sebagian besar pekerjaan ini menjadi manual dan sulit untuk menemukan file yang tepat pada waktu yang tepat. Kontributor besar untuk kerja tentang kerja yaitu mencari dokumen atau mengejar persetujuan, jadi menyimpan informasi di alat yang terletak di pusat mengurangi pekerjaan yang tidak perlu untuk tim. 

Ketika komunikasi dan file dibagikan di tempat yang sama, anggota tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk kerja tentang kerja dan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang sebenarnya. Kemudian, gunakan automasi untuk memunculkan informasi yang dibutuhkan pada waktu yang tepat.

Melanjutkan contoh alur kerja produksi web, setelah memberikan pekerjaan, desainer Anda membuat wireframe untuk situs web halaman beranda baru di Figma, yang kemudian dilampirkan ke proyek. Pemangku kepentingan mengomentari file PDF menggunakan Proofing untuk memberikan umpan balik spesifik tentang apa yang berfungsi dan tidak berfungsi. Setelah pemangku kepentingan proyek menyetujui desain, Anda dapat menyerahkan desain ke tim pengembangan web tanpa harus menduplikasi pekerjaan tersebut. Sebaliknya, informasi tersebut berada pada proyek permintaan kreatif dan dalam proyek produksi Web, sehingga semua orang memiliki informasi terbaru. 

5. Pelacakan progres

Bagian penting dari alur kerja mana pun adalah memastikan bahwa semua orang di tim memiliki informasi yang sama mengenai pekerjaan. Sering kali data tersebar di seluruh alat, maka untuk melaporkan progres proyek, Anda perlu mengalihkan alat dan informasi yang dikumpulkan secara manual di satu tempat. Tetapi, pekerjaan manual dan duplikat biasanya membuang waktu dan tidak ada lagi yang membutuhkan status rapat. 

Sebagai gantinya, bagikan pembaruan status proyek di mana pekerjaan dilakukan sehingga setiap orang memiliki konteks yang dibutuhkan di tempat yang sama. Jika proyek tidak sesuai rencana, laporan status memberi tahu pemangku kepentingan proyek tentang penundaan dan cara Anda mengatasi penghambat apa pun. 

Misalnya, banyak pemangku kepentingan diinvestasikan dalam alur kerja produksi web. Bagaimanapun juga, inisiatif ini pertama kali diusulkan oleh VP pemasaran. Sebenarnya pemangku kepentingan proyek tidak perlu diberikan pembaruan tentang setiap detail kecil atau hambatan. Sebagai gantinya, Anda berbagi pembaruan status proyek mingguan dengan mereka, menambahkan konteks dan menautkan ke tugas dan pencapaian yang telah diselesaikan tim Anda. 

Baca: Panduan terbaik untuk memilih alat pelaporan universal untuk pemimpin tim

6. Persetujuan

Terkadang, yang Anda butuhkan hanyalah persetujuan terakhir. Tetapi, mendapatkan persetujuan bisa menajdi rumit. Para pemimpin eksekutif seringkali sibuk. Meskipun Anda hanya perlu tanda tangan dari mereka, waktu mereka sangat berharga dan juga sulit diakses. Sebagai gantinya, alur kerja persetujuan mengotomatiskan langkah ini dengan memperjelas dan memudahkan pemangku kepentingan untuk memberikan persetujuan akhir. 

Sebagai contoh, halaman beranda baru sudah siap digunakan, tetapi Anda perlu persetujuan dari VP pemasaran untuk beralih dari halaman beranda lama ke yang baru. Jadi, Anda mengirim permintaan Persetujuan ke VP pemasaran yang berbeda dari tugas biasa. Pemberitahuan unik ini memungkinkan mereka mengetahui jenis umpan balik yang Anda butuhkan, sehingga mereka dapat dengan cepat dan mudah meresponsnya. Dengan mengklik tombol, Anda akan mendapatkan persetujuan mereka dan meluncurkan halaman beranda tepat waktu. 

7. Pelaporan

Terlepas dari apakah sebuah proyek sukses besar atau mengalami hambatan, selalu ada banyak hal yang bisa dipelajari dari setiap inisiatif. Langkah terakhir dari alur kerja adalah melaporkan progres dan menggali data untuk mempelajari apa yang berhasil dan yang dapat ditingkatkan. Langkah ini membantu Anda mengoptimalkan proyek mendatang, atau bahkan menyempurnakan alur kerja Anda saat ini. 

Untuk menyelesaikan contoh ini, sekarang halaman beranda Anda sudah aktif. Selamat! Langkah terakhir adalah melacak kinerja halaman dan melaporkan progres secara bertahap. Kemudian, jika lain kali Anda perlu meluncurkan halaman web, Anda bisa mengambil pelajaran dari proyek ini untuk bekerja lebih baik lagi. 

Membangun alur kerja digital yang kolaboratif

Ralph Waldo Emerson mengatakan, "Hidup adalah perjalanan, bukan tujuan." Hal yang sama berlaku untuk alur kerja. Dengan berfokus pada dan meningkatkan proses kerja, Anda dapat membekali anggota tim dengan alat dan informasi yang dibutuhkan untuk berhasil. 

Jelajahi alur kerja Asana

Sumber daya terkait

Artikel

Project portfolio management 101