Apa itu automasi proses business? Kiat menghilangkan pekerjaan remeh

Mencari cara untuk menghilangkan pekerjaan remeh sekaligus meningkatkan efisiensi tim? Automasi mungkin saja jawaban yang Anda cari. Mengotomatiskan tugas berulang dapat menghemat waktu tim dan bahkan dapat membantu mencegah kesalahan kecil sehari-hari. Dan dalam hal efisiensi, tidak ada yang lebih berharga daripada mendapatkan kembali waktu dalam hari Anda.

Dalam artikel ini, kami akan membahas proses automasi bisnis, termasuk definisi solusi automasi, manfaat menerapkan sistem Anda sendiri, dan contoh tugas umum yang dapat Anda otomatiskan. 

Apa itu proses bisnis?

Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang membantu bisnis mencapai gol bersama. Ketika digunakan sehubungan dengan automasi, proses bisnis biasanya mengacu pada tugas berulang yang dijalankan oleh alat perangkat lunak.

Proses bisnis dapat mencakup apa saja, mulai faktur hingga onboarding pegawai baru untuk penggajian. Memiliki proses yang siap digunakan sangat penting untuk memastikan tugas individu selaras dengan gol bersama.

Apa itu automasi proses bisnis?

Automasi proses bisnis (BPA) adalah penggunaan automasi yang didukung teknologi untuk menggantikan upaya manual dan menyelesaikan tugas berulang bisnis dengan lebih efisien. Meskipun mungkin terdengar rumit, menerapkan BPA dapat dilakukan—dan sepadan. Pada dasarnya, ini adalah proses mendelegasikan tugas ke alat, bukan anggota tim. Trik sebenarnya adalah menerapkan alat dengan cara yang paling sesuai dengan kebutuhan Business Anda.

Automasi proses bisnis sering kali berfokus pada proses inti penting yang memengaruhi produktivitas tim. 

Bagaimana kaitan BPA dengan BPM?

Automasi proses bisnis sering kali disalahartikan dengan manajemen proses bisnis (BPM) —dan itu masuk akal. Bagaimanapun, manajemen proses bisnis adalah istilah umum untuk berbagai teknik automasi.

BPM didefinisikan sebagai disiplin ilmu yang memungkinkan orang menggunakan berbagai metode untuk menemukan, memodelkan, menganalisis, mengukur, meningkatkan, mengoptimalkan, dan mengotomatiskan proses bisnis. Artinya, BPA hanyalah satu bagian kecil dari BPM.

Bagaimana kaitan BPA dengan RPA?

Meskipun BPA dan automasi proses robotik (RPA) serupa, ada beberapa perbedaan antara kedua istilah tersebut. BPM adalah pendekatan holistik yang menggunakan automasi yang didukung teknologi, sedangkan RPA adalah pendekatan khusus yang menggunakan robot perangkat lunak dan kecerdasan buatan.

Bagaimana kaitan BPA dengan analisis proses bisnis?

Analisis proses bisnis adalah bagian dari BPA dan berfokus pada analisis proses bisnis. Ini menggunakan berbagai pendekatan otomatis untuk memetakan dan memahami metode yang ada.

Dalam pendekatan manual, pakar proses biasanya mewawancarai pakar subjek dan pengguna untuk membuat peta proses. Pendekatan otomatis menggunakan teknologi, seperti penggalian proses, penangkapan proses, dan kecerdasan proses, untuk menciptakan hasil serupa. 

Proses bisnis apa yang harus Anda otomatiskan?

Sekarang tiba bagian yang menarik: solusi BPA. Proses apa yang dapat Anda otomatiskan? Pada kenyataannya, ada banyak tugas yang dapat Anda otomatiskan. Bagian yang rumit adalah mengetahui cara melakukannya. 

Sebaiknya mulai dari hal sederhana dan perlahan-lahan beralih ke proses automasi yang lebih kompleks. Tugas umum yang diotomatiskan organisasi meliputi hasil akhir proyek, entri data, pesanan penjualan, dan bahkan penggajian—semuanya dapat menghemat waktu dan uang tim Anda. 

Berikut beberapa tugas paling umum yang dapat Anda otomatiskan menggunakan automasi proses business. 

Tugas proyek

Sebagian besar proyek yang Anda kerjakan akan menghasilkan sejumlah tugas manual yang perlu dibuat, yang dikenal sebagai dependensi. Beberapa tim menggunakan automasi untuk membuat daftar tugas yang lebih baik, sementara tim lain lebih suka metode seperti papan Kanban atau linimasa seperti bagan Gantt. Apa pun metode yang Anda sukai, automasi dapat membantu pembuatan tugas-tugas ini dan bahkan penutupan tugas dalam beberapa kasus.

Anda dapat menggunakan automasi untuk tugas proyek untuk:

• Memindahkan tugas ke proyek yang benar

• Memberi tugas kepada rekan tim yang tepat

• Memberi tahu pemangku kepentingan tentang dependensi proyek

• Menetapkan dan mengubah tenggat

• Menyerahkan pekerjaan pada waktu yang tepat

Dengan mengotomatiskan pekerjaan remeh, seperti mengelola inisiatif proyek, Anda dapat memberikan tugas ke anggota tim secara otomatis, mengubah tenggat dengan mudah, dan memberi tahu pemangku kepentingan tentang perubahan. 

Komunikasi

Mengotomatiskan komunikasi adalah cara lain untuk menyederhanakan tugas berulang. Dari pengingat proyek hingga pembaruan tim mingguan, tugas-tugas kecil (tetapi memakan waktu) ini dapat menjadi langkah pertama yang bagus untuk menciptakan proses bisnis yang lebih cerdas. 

Anda dapat menggunakan automasi untuk komunikasi guna:

• Mengirim pengingat proyek

• Mengirim pembaruan tim

• Mengirimkan risalah pasca-rapat

• Mengirim komunikasi yang berorientasi pada pelanggan

• Mengirim seri email pasca-pembelian

Berdasarkan contoh di atas, Anda dapat melihat ada berbagai kemampuan saat ingin mengotomatiskan komunikasi, yang masing-masing dapat membantu pembaruan internal dan eksternal serta dukungan pelanggan.

Entri data

Sebagian besar organisasi menganggap automasi sebagai sarana untuk menyelesaikan entri data. Ini pekerjaan yang berulang, membosankan, dan sangat memakan waktu—biasanya membutuhkan pekerjaan bulanan atau mingguan. 

Anda dapat menggunakan automasi untuk entri data untuk:

• Mengurangi data duplikat

• Mengimpor formulir

• Menandai dan mencegah inkonsistensi data

• Merutekan data ke pemangku kepentingan yang sesuai

• Menyimpan informasi pelanggan

Bersama dengan kemampuan ini, entri data otomatis dapat membantu menurunkan biaya operasional pada tugas yang sebelumnya dilakukan secara manual. 

Pesanan penjualan

Dengan CRM yang tepat, automasi dapat membantu mengumpulkan dan mengarahkan informasi pesanan penjualan pelanggan. Ini dapat membantu karena sejumlah alasan, seperti melayani pelanggan dan mempersonalisasi kampanye pemasaran. 

Anda dapat menggunakan automasi untuk pesanan penjualan untuk:

• Melayani pelanggan

• Mempersonalisasi kampanye pemasaran

• Memperkirakan keberhasilan produk

• Melacak tren pasar

Kemampuan ini tidak hanya akan menghemat waktu tim, tetapi juga dapat membantu organisasi bersaing di pasar dan membantu strategi pertumbuhan di masa depan.

Penggajian

Penggajian adalah tugas yang diperlukan setiap bisnis. Jika masih mengerjakan penggajian secara manual, Anda melewatkan manfaat mengotomatiskan proses. Mirip dengan proses bisnis lain yang telah kami uraikan di atas, automasi dapat mencegah kesalahan, membuat prosedur lebih cepat, dan menghindari Anda harus duduk di ruang kerja selama berjam-jam. 

Anda dapat menggunakan automasi untuk penggajian untuk:

• Mengirimkan penggajian

• Membuat laporan penggajian

• Memberikan slip gaji kepada anggota tim

• Menyesuaikan jam untuk PTO

• Membantu pelaporan pajak pegawai

• Membuat perubahan untuk manfaat pendaftaran terbuka

Jika ada satu tugas yang Anda otomatiskan, penggajian adalah pilihan yang sangat cocok saat melihat jumlah pekerjaan yang dapat Anda singkirkan dari tanggung jawab tim. 

Pemeliharaan prospek

Pemeliharaan prospek adalah proses hebat lainnya untuk diotomatiskan jika Anda memiliki teknologi yang tepat. Ini dapat berupa formulir program email seperti seri sambutan atau seri aktivasi ulang, atau promosi konten seperti iklan bertarget. 

Anda dapat menggunakan automasi untuk lead nurturing untuk:

• Membuat alur kerja kampanye

• Membagikan konten yang relevan kepada calon pelanggan

• Mengirim email pemeliharaan prospek

• Menyimpan data prospek yang dipersonalisasi

Meskipun ada banyak cara untuk menggunakan pengembangan prospek otomatis untuk keuntungan Anda, pastikan untuk terus meningkatkan kampanye berdasarkan indikator kinerja utama (IKU). Hal terburuk yang dapat Anda lakukan adalah mengatur kampanye dan melupakannya, jadi pastikan untuk terus berkembang dari kinerja sebelumnya. 

Contoh automasi proses Business

Setelah mengetahui beberapa tugas paling umum untuk diotomatiskan, mari kita lihat kasus penggunaan nyata BPA yang sedang berjalan. Rencana yang baik harus mempertimbangkan pengguna business dan pengalaman pelanggan.

Berikut beberapa contoh automasi proses business untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang cara menggunakan automasi.

Contoh 1: Mengotomatiskan tugas proyek

Skenario: Anda mengerjakan proyek baru dan melihat ada tugas yang terlambat. Anda menghubungi anggota tim untuk memeriksa status tugas dan ia memberi tahu Anda bahwa tugasnya selesai, tetapi ia lupa menutup dependensinya. Karena itu, beberapa sub-dependensi kini terlambat.

Solusi: Dengan bantuan automasi, Anda dapat mengatur pengingat tugas saat tenggat mendekat tanpa intervensi apa pun dari Anda. Ini akan mencegah tugas melewati tenggatnya sejak awal. Ini juga akan menghemat waktu yang Anda dan pemangku kepentingan habiskan untuk membicarakan dan menyelesaikan masalah. 

Contoh 2: Mengotomatiskan komunikasi tim

Skenario: Kepala operasi meminta Anda untuk menyertakan mereka dalam peluncuran produk baru sehingga mereka dapat terus mendapatkan informasi terkini. Anda menjadwalkan rapat tim untuk membahas struktur perincian kerja dengan pemangku kepentingan tim. Anda memeriksa kalender kepala operasi, tetapi ia tidak punya waktu yang sama dengan anggota tim lainnya. 

Solusi: Dengan automasi, Anda dapat dengan mudah menambahkan pengikut ke tugas agar mereka terus mengetahui perubahan proyek dan tenggat yang akan datang. Selain akan diberi tahu secara otomatis, mereka juga dapat menyesuaikan preferensi pemberitahuan mereka sendiri untuk berkoordinasi dengan pekerjaan yang paling penting bagi mereka. 

Manfaat automasi proses bisnis

Anda mungkin bertanya-tanya mengapa automasi sangat penting untuk diterapkan sejak awal. Ini pertanyaan yang valid yang harus dibahas sejak awal dalam riset Anda. 

BPA dapat menawarkan manfaat ini dan banyak lagi:

• Menciptakan efisiensi yang lebih tinggi

• Menyederhanakan proses

• Membuat standar operasi

Selain menawarkan manfaat ini, BPA juga dapat membawa organisasi Anda ke kecerdasan bisnis yang lebih tinggi secara keseluruhan melalui perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dan penggunaan berbagai antarmuka pemrograman aplikasi (API). Keduanya adalah sistem transformasi digital yang dapat membantu menyederhanakan automasi alur kerja tim Anda.

Mari kita selami setiap manfaat utama dari automasi proses business. 

Menciptakan efisiensi yang lebih tinggi

Salah satu hasil paling bermanfaat dari BPA adalah membantu meningkatkan efisiensi, memberdayakan tim Anda dengan lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka. Misalnya, Anda dapat menghemat waktu dan mencegah kesalahan dengan mengotomatiskan pengingat agenda harian untuk pemangku kepentingan proyek. 

Selain meningkatkan produktivitas, waktu luang tambahan juga dapat berkontribusi pada pekerjaan dengan kualitas lebih tinggi. Ini benar-benar sama-sama untung. 

Menyederhanakan proses

Operasi bisnis bisa rumit, baik untuk bisnis besar maupun kecil. Itu karena ada begitu banyak proses berbeda yang berjalan. Dari perencanaan dan penganggaran hingga sumber daya manusia dan orientasi pegawai, ada banyak tugas berulang yang terjadi di belakang layar hampir setiap bisnis. 

Dengan bantuan BPA, Anda dapat menggunakan automasi untuk menyederhanakan proses menggunakan pembelajaran mesin guna meningkatkan pengalaman pegawai dan pelanggan.

Standarkan operasi

Selain menyederhanakan tugas dalam operasi bisnis, BPA dapat membantu tim Anda menstandarkan tugas-tugas tersebut. Ada beberapa cara untuk mencapainya, termasuk mengotomatiskan perutean informasi ke pemangku kepentingan. 

Ini penting untuk menjaga konsistensi di setiap prosedur internal Anda. Pada akhirnya, hal ini meminimalkan kesalahan dan pekerjaan remeh serta menjaga arah organisasi tetap jelas. 

Perangkat lunak automasi proses Business

Untuk membuat proses business yang efektif, Anda harus terlebih dahulu memiliki perangkat lunak automasi yang tepat. Alat automasi proses yang baik harus memberi Anda kemampuan untuk membuat alur kerja kustom, memberikan hasil yang cepat, dan membuat perubahan dengan mudah saat diperlukan. 

Meskipun ada banyak fitur yang dapat meningkatkan kecerdasan teknologi organisasi Anda, ada beberapa yang paling menonjol. 

Alat Anda harus dapat:

• Menyederhanakan Alur Kerja

• Memvisualisasikan pekerjaan 

• Mengamankan data

• Menyediakan antarmuka pengguna yang sederhana

• Menetapkan prioritas dan tanggal

• Membuat langkah kustom

• Mengurangi pekerjaan remeh

Semua kemampuan ini tidak hanya akan membantu membangun alur kerja yang andal, tetapi juga akan mengurangi kemacetan. Meskipun mungkin terlihat kecil saat ini, hal ini akan menumpuk dari waktu ke waktu, mengakibatkan masalah efisiensi. Untungnya, dengan perangkat lunak BPA yang tepat, Anda akan siap.

Sederhanakan alur kerja Anda dengan automasi business

Automasi proses business adalah kunci untuk menciptakan tim yang lebih efisien. Dari menangkap inefisiensi hingga mencegah kesalahan manusia, semuanya dimulai dengan automasi. Ini dapat meningkatkan segalanya, mulai dari proses onboarding hingga kepuasan pelanggan.