4 langkah membuat proses onboarding pegawai yang efektif

Anda telah menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk merekrut kandidat terbaik —sekarang saatnya membantu mereka sukses dengan proses onboarding pegawai yang terstruktur. 

Onboarding pegawai lebih dari sekadar periode pelatihan untuk pekerjaan baru. Jika dilakukan dengan benar, proses ini akan mempersingkat periode peningkatan dan memberdayakan pegawai baru untuk belajar dan berkembang, jadi mereka dapat mulai membuat dampak lebih cepat.

Berikut cara kerjanya. 

Apa itu proses onboarding pegawai?

Proses onboarding pegawai adalah pendekatan terstruktur untuk menyambut pegawai baru ke tim Anda dan memberi mereka informasi terkini. Selama onboarding, pegawai belajar tentang organisasi dan budayanya, mengenal rekan tim, bertemu mitra lintas fungsi, dan mempelajari alat serta informasi yang dibutuhkan untuk perannya. 

Proses onboarding yang terstruktur menjelaskan langkah-langkah yang diperlukan untuk setiap pegawai baru, jadi Anda dapat memastikan semua pegawai baru mendapatkan informasi yang tepat pada waktu yang tepat. Ini memberikan pengalaman standar untuk pegawai baru, repositori informasi untuk onboarding mereka, dan linimasa untuk perkenalan dan pelatihan sehingga pegawai baru tahu apa yang diharapkan selama minggu dan bulan pertama mereka.

Templat onboarding pegawai gratis

Pelajari selengkapnya tentang cara kami menyusun proses onboarding di Asana.

Lihat templatnya

Manfaat onboarding yang efektif bagi tim Anda

Program onboarding yang efektif membantu anggota tim baru merasa diterima dan didorong untuk belajar. Ini juga meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja, mendorong talenta hebat untuk tetap di perusahaan Anda lebih lama. Faktanya, riset oleh Brandon Hall Group mengungkapkan bahwa onboarding pegawai dapat meningkatkan tingkat retensi sebesar 82%. Namun, hanya 12% pegawai yang sangat setuju bahwa organisasi mereka melakukan onboarding pegawai baru dengan sangat baik. 

Berikut cara membuat pengalaman onboarding yang efektif dapat membantu menutup kesenjangan tersebut. 

Ini mendorong keterlibatan dan akuntabilitas

Agar pegawai baru berhasil, mereka perlu tahu apa tujuan mereka dan mengapa pekerjaan mereka penting. Selama onboarding, pemimpin memiliki kesempatan untuk memperjelas hal-hal ini dengan gol konkret, kesempatan untuk umpan balik, dan jalur komunikasi terbuka. 

Berikut cara pemimpin dapat menyiapkan pegawai baru untuk meraih kesuksesan: 

• Gunakan gol untuk menetapkan ekspektasi yang jelas. Tetapkan gol untuk memberi anggota tim definisi keberhasilan dan metrik yang jelas untuk mengukur progres mereka. Contoh, Anda dapat menetapkan gol untuk hal yang harus dicapai pegawai baru dalam 30, 60, dan 90 hari pertama. Ini bisa berupa gol jangka pendek yang lebih kecil untuk memulai, seperti pelatihan yang harus mereka selesaikan dalam beberapa minggu pertama. Nanti, Anda dapat menindaklanjuti pegawai baru untuk menetapkan gol jangka panjang yang terukur untuk tahun pertamanya bekerja. Pastikan setiap tujuan yang Anda tetapkan bersifat SMART—spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu. 

• Bangun kepercayaan dengan umpan balik. Umpan balik yang efektif sangat penting untuk komunikasi di tempat kerja dan keterlibatan pegawai karena membantu orang berkembang dan meningkatkan kemampuan. Meminta umpan balik dari pegawai baru mendorong mereka untuk meminta hal yang mereka butuhkan dan menunjukkan bahwa Anda menghargai masukan mereka. Sebaliknya, memberikan umpan balik membantu rekan kerja baru belajar dan merasa aman dalam perannya, karena ia dapat percaya bahwa Anda akan memberi tahu jika ia melakukan kesalahan.  

• Tugaskan mentor atau teman onboarding untuk pegawai baru. Mentor bertemu secara rutin dengan pegawai baru dan biasanya rekan kerja di timnya—dengan kata lain, mentor adalah seseorang yang dapat diajak bicara oleh pegawai baru selain manajernya, jadi mereka memiliki ruang untuk menyampaikan masalah di lingkungan yang tidak terlalu menekan. Menugaskan mentor selama onboarding juga dapat mendorong orang untuk tetap berada di tim Anda lebih lama. Menurut studi kasus di Randstad, pegawai yang berpartisipasi dalam program pendampingan 49% lebih kecil kemungkinannya untuk keluar, selain menghemat $3.000 per peserta per tahun untuk perusahaan. 

• Jelaskan secara spesifik cara tim berkomunikasi. Ini sangat penting untuk tim virtual dan pegawai jarak jauh karena pegawai baru akan kesulitan mengajukan pertanyaan saat tidak berada di kantor secara fisik. Buat dan bagikan rencana komunikasi yang menguraikan siapa yang harus diajak bicara untuk masalah tertentu, alat komunikasi yang harus digunakan untuk sesuatu, seberapa sering anggota tim harus mengomunikasikan pembaruan status dan detail proyek, dan hal yang memerlukan rapat tatap muka (atau virtual) daripada komunikasi asinkron. Ada baiknya juga untuk menetapkan ekspektasi seputar app perpesanan instan seperti Slack—misalnya, Anda dapat menekankan bahwa anggota tim tidak perlu segera menanggapi pesan. 

Ini memberi waktu kepada pegawai baru untuk belajar

Ada banyak hal yang harus dipelajari saat memulai pekerjaan baru. Pegawai baru perlu mempelajari keterampilan baru, menjelajahi proses perusahaan, memahami tanggung jawab pekerjaan mereka, dan mencari cara untuk berkolaborasi dengan mitra lintas fungsi. Pengalaman onboarding yang terstruktur memberi waktu untuk menyerap semua informasi baru ini sehingga mereka siap untuk meraih kesuksesan saat pekerjaan meningkat.

Berikut cara memprioritaskan pembelajaran selama onboarding: 

• Buat proses onboarding Anda berlangsung setidaknya tiga bulan. Manajer perekrutan dan praktisi profesional SDM biasanya menghabiskan kurang dari satu bulan untuk onboarding pegawai baru. Namun, itu membuat pegawai baru memiliki sedikit waktu untuk menjadi percaya diri dalam perannya. Idealnya, onboarding harus berlangsung dari tiga hingga enam bulan agar pegawai baru dapat meningkatkan kemampuan secara bertahap. Riset menunjukkan bahwa organisasi dengan proses onboarding yang solid meningkatkan produktivitas sebesar 70% dan retensi pegawai sebesar 82%. Jadi, Anda mungkin ingin terus mencari dan memberikan kesempatan belajar setelah tiga bulan pertama bekerja. Ini akan membantu pegawai baru memperdalam pemahaman mereka tentang perusahaan dan tim Anda.

• Beri pegawai baru waktu yang tidak terstruktur. Alih-alih mengadakan sesi pelatihan berturut-turut, beri ruang kepada anggota tim baru untuk membaca informasi dan mengeksplorasi sendiri. Hal ini sangat penting dalam beberapa minggu pertama, saat pegawai belum terbiasa dengan proses perusahaan. Perkirakan waktu yang dibutuhkan pegawai baru untuk membaca semua materi yang Anda berikan—lalu tambahkan waktu tambahan agar mereka dapat beristirahat dan menyerap informasi.

• Buat informasi mudah diakses. Karena pegawai baru memiliki waktu ekstra selama onboarding untuk membaca materi dan dokumentasi proyek, informasi harus mudah ditemukan. Membagikan file individual untuk dibaca anggota tim Anda memakan waktu, dan hampir tidak mungkin untuk menyusun daftar sumber daya yang komprehensif. Di situlah program manajemen kerja seperti Asana dapat membantu. Saat Anda membagikan proyek di Asana, anggota tim dapat melihat semua tugas, dokumentasi, dan kontributor yang relevan, serta menjelajahi proyek terkait lainnya yang mungkin menarik bagi mereka.

Ini membangun budaya yang positif

Budaya organisasi terdiri dari semua norma, praktik terbaik, cita-cita, dan nilai-nilai bersama dalam perusahaan Anda. Berinvestasi dalam budaya yang baik bermanfaat bagi semua orang—tidak hanya membantu anggota tim merasa didukung, tetapi juga mendorong mereka untuk berkembang dan menghasilkan pekerjaan terbaik mereka.

Budaya yang baik dimulai dengan kesan pertama yang baik. Berikut cara menggunakan rencana onboarding pegawai baru untuk membangun lingkungan kerja yang positif: 

• Komunikasikan nilai-nilai inti perusahaan Anda. Nilai-nilai tersebut menjelaskan bagaimana anggota tim baru dapat memperkirakan perlakuan yang akan diterima dan memberikan pedoman bagi pegawai untuk berkolaborasi dengan saling menghormati. Contoh, beberapa nilai-nilai Asana termasuk bersikap jujur, memberi dan menerima tanggung jawab, serta mempraktikkan kesadaran penuh.  

• Tetapkan standar untuk keragaman, inklusi, dan rasa diterima.  Setiap anggota tim harus merasa diterima. Contoh, Anda dapat menyertakan sesi pembelajaran tentang keragaman, inklusi, dan rasa diterima dalam proses onboarding untuk semua pegawai baru guna mempelajari standar perusahaan dan kelompok sumber daya pegawai. Selain itu, beri tahu pegawai baru tentang acara khusus tempat anggota tim dapat secara terbuka membahas pengalaman mereka terkait identitas dan tantangan di tempat kerja.  

4 langkah membuat proses onboarding yang efektif

Membuat program onboarding yang luar biasa mungkin terasa menakutkan pada awalnya. Untungnya, Anda tidak perlu memulai dari nol. Baik Anda mengembangkan proses perusahaan yang sudah ada atau menggunakan templat onboarding pegawai untuk memulai prosesnya, lihat empat langkah berikut untuk melakukan onboarding anggota tim secara efektif. Berikut hal yang harus dilakukan: 

1. Tentukan hal yang perlu diketahui pegawai baru

Pada intinya, onboarding adalah tentang pembelajaran. Artinya, Anda perlu menentukan hal yang perlu diketahui pegawai baru untuk perannya sehingga Anda dapat memastikan mereka mendapatkan informasi dan pelatihan yang dibutuhkan. Jangan hanya memikirkan hard skill saja—ini juga dapat mencakup detail seperti budaya dan nilai-nilai perusahaan, struktur tim, dan cara pegawai memberikan dan menerima umpan balik. 

Coba bagi informasi utama menjadi dua bagian—detail yang harus diketahui semua pegawai baru dan hal-hal yang spesifik untuk peran atau deskripsi pekerjaan pegawai baru. Contoh, semua pegawai baru harus mempelajari budaya perusahaan, tetapi hanya teknisi yang perlu mempelajari tentang tumpukan pengembangan perusahaan. 

Bimbang untuk memulai dari mana? Berikut beberapa contoh untuk memulai. 

Untuk semua pegawai baru

• Budaya dan nilai-nilai perusahaan, seperti perlakuan yang akan diterima pegawai baru dan hal yang dilakukan organisasi Anda untuk menciptakan pengalaman pegawai yang baik, tempat semua orang merasa diterima. 

• Kebijakan dan proses perusahaan, seperti cara siklus peninjauan tahunan dilakukan dan cara pegawai harus meminta cuti. Jika Anda memilikinya, buku pegangan pegawai adalah cara terbaik untuk membagikan informasi ini.

• Proses tim, seperti cara tim Anda berkomunikasi satu sama lain dan tujuan berbagai rapat tim. 

• Struktur dan tanggung jawab tim, jadi pegawai baru tahu siapa yang harus dihubungi untuk masalah atau pertanyaan tertentu. 

Untuk peran tertentu

• Keterampilan kerja. Misalnya, seorang desainer mungkin perlu memahami tampilan dan nuansa situs web perusahaan Anda. 

• Alat. Misalnya, manajer akun mungkin perlu mempelajari cara mengelola prospek dalam alat CRM. 

• Proses khusus peran. Misalnya, manajer TI harus mempelajari cara memasukkan pesanan untuk penggantian komputer.  

• Tanggung jawab dan ekspektasi individu. Misalnya, tanggung jawab dan ekspektasi untuk pemimpin tim berbeda dengan kontributor individu tingkat pemula. 

2. Uraikan persyaratan logistik

Selanjutnya, tentukan tugas logistik yang perlu ditangani pada atau sebelum tanggal mulai pegawai baru. Ini biasanya merupakan kombinasi tugas untuk Anda, pegawai baru, sumber daya manusia, dan TI. Misalnya, hal ini mungkin mencakup: 

• Penyiapan teknologi. Misalnya, meminta dan menyiapkan komputer untuk pegawai baru. 

• Akses kantor, seperti membuat lencana akses pegawai baru. 

• Menyiapkan ruang kerja fisik. Ini mungkin berarti menyediakan kantor, ruang meja, atau memberikan manfaat agar pegawai baru dapat membeli peralatan kantor di rumah. 

• Tugas SDM, seperti menyiapkan tunjangan dan setoran langsung. 

• Akses ke alat. Contohnya, Anda mungkin perlu membuat akun agar pegawai baru dapat mengakses alat online dan perangkat lunak tim. 

• Pelatihan keamanan dan privasi yang diperlukan. 

Ingatlah bahwa perusahaan Anda mungkin sudah memiliki proses untuk beberapa atau semua persyaratan ini. Sebagai langkah awal, hubungi bagian TI dan SDM Anda untuk melihat hal yang secara otomatis ditangani untuk pegawai baru, dan hal yang harus Anda lakukan. 

3. Tentukan orang yang harus ditemui pegawai baru

Bagian dari proses onboarding untuk pegawai baru adalah bertemu rekan kerja dan mitra lintas fungsi yang akan bekerja sama secara rutin. Sebagai manajer, Anda dapat membantu pegawai baru menjalin koneksi yang tepat selama onboarding sehingga mereka tahu dengan jelas dengan siapa mereka harus bekerja sama dalam proyek tertentu. Buat daftar semua orang yang harus ditemui pegawai baru selama minggu-minggu pertama bekerja—kemudian, Anda dapat menggunakan informasi ini untuk menjadwalkan rapat perkenalan.

Jika Anda telah memilih untuk menugaskan mentor untuk pegawai baru, sekarang saatnya untuk menentukan siapa orang tersebut. Mentor pegawai baru Anda harus menjadi salah satu orang pertama yang rutin ditemui. Mentor juga mungkin memiliki saran tentang orang-orang yang harus ditemui selama beberapa minggu pertama.

Dan yang terpenting, pastikan pegawai baru Anda memiliki waktu khusus untuk bertemu rekan anggota timnya. Ini dapat mencakup acara grup, seperti makan siang tim di hari pertamanya, ditambah waktu 1:1 dengan setiap rekan tim baru. 

4. Buat linimasa onboarding

Sekarang saatnya menggabungkan semuanya dan membuat linimasa onboarding. Linimasa onboarding menjelaskan kapan setiap langkah proses onboarding pegawai baru harus dilakukan, jadi pegawai baru Anda memiliki Alur Kerja yang jelas untuk diikuti sejak hari pertama. Linimasa Anda harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: 

• Kapan proses onboarding akan dimulai? Anda mungkin ingin memulai aspek logistik onboarding sebelum hari pertama pegawai—seperti mendapatkan informasi setoran langsung dan pajak, menyiapkan peralatan, dan mengirim pesan sambutan pribadi dari tim Anda. 

• Berapa lama proses onboarding berlangsung? Karena Anda telah menguraikan semua informasi dan keterampilan yang perlu diketahui pegawai baru, Anda harus memiliki gambaran umum tentang waktu yang dibutuhkan untuk memahami semuanya. Ingatlah untuk menyediakan banyak waktu luang agar pegawai tersebut dapat beristirahat dan memproses semua informasi baru. Penting juga untuk mengomunikasikan durasi proses onboarding Anda kepada pegawai baru, jadi mereka tahu berapa banyak waktu yang harus mereka habiskan untuk setiap tugas. Harap diperhatikan bahwa hal ini tidak bersifat permanen. Anda selalu dapat menyesuaikan kecepatan onboarding, tergantung pada seberapa cepat pegawai baru Anda belajar. 

• Kapan Anda harus menjadwalkan sesi pelatihan untuk menyampaikan informasi penting? Contoh, Anda mungkin ingin menjadwalkan sesi orientasi pegawai tingkat tinggi tentang proses perusahaan pada minggu pertama, dan pelatihan keterampilan selama minggu kedua dan ketiga. 

• Kapan pegawai baru Anda perlu belajar dan mulai menggunakan keterampilan tertentu? Cobalah untuk mengatur waktu sesi pelatihan keterampilan mendekati waktu pegawai baru benar-benar mempraktikkan keterampilan tersebut. Dengan begitu, ia memiliki kesempatan untuk memperkuat pemahamannya dan mengajukan pertanyaan yang tidak dibahas selama pelatihan. 

• Dengan siapa pegawai baru Anda harus bertemu, dan kapan? Misalnya, pegawai mungkin berkomunikasi dengan mentornya setiap hari selama minggu pertama, dan bertemu pemangku kepentingan lintas fungsi selama minggu kedua atau ketiga. 

• Gol apa yang harus dicapai pegawai baru Anda pada hari pertama, minggu pertama, bulan pertama, dan seterusnya? Ini harus berupa ekspektasi yang jelas tentang hal yang harus dicapai pegawai baru sebelum kapan. Misalnya, perekrut baru di tim Anda mungkin memiliki gol untuk mengikuti proses perekrutan bersama salah satu rekan kerjanya selama bulan pertama. Ingatlah bahwa gol adalah titik awal—Anda masih dapat bekerja sama dengan pegawai baru untuk menyesuaikan tujuan sesuai kebutuhan. 

• Kapan Anda akan bertemu dengan pegawai baru untuk memberi dan menerima umpan balik? Ini dapat mencakup check-in informal untuk melihat perkembangan dan hal yang dapat ditingkatkan, serta sesi umpan balik yang lebih terstruktur pada akhir bulan pertama atau 100 hari pegawai baru. 

Contoh daftar periksa pegawai baru

Daftar periksa onboarding adalah alat yang berguna untuk memastikan proses onboarding mencakup semua langkah yang diperlukan guna menyiapkan pegawai baru meraih kesuksesan. Ini bisa menjadi versi linimasa onboarding Anda, dengan tugas individu dikelompokkan dalam bagian untuk hari pertama, minggu, bulan, dan seterusnya. 

Menggunakan perangkat lunak manajemen kerja seperti Asana dapat membantu membuat daftar periksa onboarding Anda dapat ditindaklanjuti. Contoh, Anda dapat membuat tugas dengan tautan ke informasi yang relevan dan tenggat tertentu, lalu menetapkannya ke diri sendiri, tim TI dan SDM, atau pegawai baru untuk diselesaikan. Anda juga dapat menggunakan automasi untuk menyederhanakan proses onboarding dengan langsung memberikan tugas yang tepat kepada pemangku kepentingan, pada waktu yang tepat. Dengan begitu, daftar periksa Anda bukan sekadar dokumen statis—ini adalah sumber daya dinamis yang dapat Anda dan pegawai baru kerjakan dan selesaikan bersama.  

Beri informasi terkini kepada pegawai baru lebih cepat

Dengan langkah-langkah ini, Anda dapat melakukan onboarding anggota tim baru dengan percaya diri. Meluangkan waktu untuk membuat proses onboarding yang sukses tidak hanya membantu pegawai berhasil dalam peran barunya—tetapi juga membantu mereka memulai dengan cepat menggunakan semua keterampilan, informasi, dan koneksi yang dibutuhkan untuk membuat dampak. 

Templat onboarding pegawai gratis

Pelajari selengkapnya tentang cara kami menyusun proses onboarding di Asana.

Lihat templatnya