Sederhanakan tech stack Business Anda dengan perencanaan sumber daya perusahaan

Berapa banyak aplikasi yang Anda gunakan dalam hari kerja rata-rata? Jika dihitung-hitung, aplikasi komunikasi, alat kolaborasi, dan sistem khusus fungsi, jumlahnya mungkin lebih tinggi dari yang Anda kira. Untuk sebagian besar perusahaan kecil, pekerja menggunakan hingga enam aplikasi per hari. Untuk pekerja perusahaan, jumlahnya naik hingga sembilan.

Semua peralihan app itu menambah beban. Perusahaan dengan tech stack yang besar mengalami lebih banyak inefisiensi bisnis dan produktivitas yang lebih rendah. Di situlah perencanaan sumber daya perusahaan berperan. 

Apa itu perencanaan sumber daya perusahaan?

Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) adalah proses mengintegrasikan semua perangkat lunak perusahaan dan aplikasi terkait bisnis ke dalam satu platform. Misalnya, implementasi ERP mungkin melibatkan penggabungan perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan, teknologi manajemen keuangan, alat SDM, dan sistem perangkat lunak penting bisnis lainnya ke dalam satu lokasi terpusat. Ini memungkinkan tim mengakses alat perusahaan di satu tempat, mengurangi tugas manual yang memakan waktu sekaligus meningkatkan visibilitas dan kolaborasi lintas tim. 

Inilah yang tidak dilakukan ERP: ERP tidak menggantikan sistem bisnis Anda. Setiap bagian masih dapat menggunakan alat pilihan mereka—tetapi alih-alih berada dalam sekat, alat-alat tersebut kini berada di satu tempat. Ini memudahkan tim untuk berkomunikasi di seluruh bagian dan melihat pekerjaan yang sedang diselesaikan di sekitar mereka.

Bagaimana cara kerja perencanaan sumber daya perusahaan?

Pernahkah Anda berhenti sejenak untuk menghitung berapa banyak sistem yang digunakan organisasi Anda? Jumlahnya mungkin lebih tinggi dari yang Anda perkirakan. Pikirkan terakhir kali Anda perlu menyelesaikan masalah dengan alat—apakah Anda mempertimbangkan untuk menggunakan sistem yang ada atau hanya menggunakan teknologi baru untuk menyelesaikan masalah? Sering kali, perusahaan mengadopsi teknologi tanpa mengevaluasi alat yang sudah ada, atau memikirkan cara alat-alat itu bekerja sama. Hasilnya adalah tech stack yang besar, tertutup—dan mahal.

Dan tidak ada jalan lain—semakin banyak alat yang Anda miliki, semakin besar biaya untuk produktivitas. Riset kami menemukan bahwa peralihan app yang terus-menerus—yang disebabkan oleh terlalu banyak alat yang tidak bekerja sama—mengakibatkan informasi yang terputus-putus, proses yang berulang, dan efisiensi yang lebih rendah. Selain itu, peralihan app menyebabkan pegawai bekerja lebih lama, yang berpotensi menyebabkan pengurangan pegawai dan hilangnya produktivitas.

Perencanaan sumber daya perusahaan mengatasi hal ini dengan menggabungkan semua aplikasi dan alat bisnis yang ada ke dalam satu platform terpusat. Saat semuanya berada di satu tempat, siapa pun di organisasi Anda dapat bekerja dari satu sistem terpadu ini—apa pun Tim mereka. Hasilnya adalah proses bisnis yang efisien, pengurangan inefisiensi, dan komunikasi yang lebih mudah. Selain itu, ERP membantu pegawai Anda lebih memahami cara pekerjaan mereka terhubung dengan gol umum organisasi—yang meningkatkan keterlibatan pegawai dan menghasilkan pekerjaan berdampak tinggi. 

Contoh perencanaan sumber daya perusahaan

Misalnya, tim teknik Anda mengelola alur kerja mereka dalam alat khusus teknik, seperti Jira. Meskipun alat ini sangat cocok untuk kebutuhan mereka, tim bisnis Anda tidak menggunakan Jira, sehingga komunikasi antar-tim dilakukan secara manual dan sulit dilacak. ERP memecahkan masalah ini dengan memusatkan komunikasi ke dalam satu platform. 

Karena ERP tidak menggantikan alat yang ada, tim teknis Anda dapat terus menggunakan Jira—dan kini, tim bisnis Anda dapat terhubung dan berkomunikasi secara efektif dengan mereka melalui platform terpusat. Misalnya, Asana terintegrasi dengan lebih dari 260 alat —termasuk Jira—yang memungkinkan Anda menggabungkan alat bisnis penting, menyederhanakan tech stack, dan menyederhanakan alur kerja lintas fungsi. 

Apa saja manfaat perencanaan sumber daya perusahaan? 

Beralih antar-app tidak hanya menghabiskan waktu—ini juga menghambat produktivitas. Riset kami menemukan bahwa 25% pekerja yang menggunakan lebih dari 16 aplikasi mengatakan mereka melewatkan pesan dan tindakan (dibandingkan dengan 8% yang menggunakan 1–5 aplikasi dan 15% yang menggunakan 6–15). Selain itu, 23% dari pekerja ini mengatakan rentang perhatian mereka berkurang karena berpindah aplikasi.

Di situlah perencanaan sumber daya perusahaan dapat membantu. Dengan menggabungkan sejumlah alat yang digunakan organisasi Anda, Anda dapat mengurangi pekerjaan yang berlebihan, meminimalkan peralihan app, dan menyederhanakan kolaborasi. Manfaat lain dari ERP meliputi:

• Proses bisnis yang efisien. Dengan menggabungkan semua alat bisnis Anda ke dalam platform terpusat, Anda dapat menstandarkan dan mengotomatiskan proses bisnis inti. Ini memberi tim lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan berdampak tinggi—faktanya, perusahaan dapat memperoleh 264 jam per tahun dengan meningkatkan proses bisnis. 

• Menghubungkan pekerjaan pegawai dengan gol organisasi. Seringkali, pegawai merasa terputus dari gol utama dan tidak dapat memahami cara pekerjaan mereka terhubung dengan gol organisasi yang lebih besar. Dengan melacak gol tempat pekerjaan diselesaikan, ERP membantu pegawai melihat pekerjaan mereka dalam konteks, sehingga mereka dapat secara efektif memprioritaskan pekerjaan yang merunut ke gol penting. 

• Visibilitas real-time ke dalam proyek dan alur kerja. Dengan ERP, seluruh organisasi Anda bekerja dari platform terpusat, yang memberi pegawai visibilitas yang lebih besar tentang hal yang sedang dikerjakan tim dan rekan kerja lainnya dan alasan pentingnya pekerjaan itu.

• Pelaporan dan pengumpulan data terkonsolidasi. Saat semua pekerjaan Anda dilakukan di tempat yang sama, Anda dapat dengan mudah mengambil data dari proyek atau Tim mana pun. Alih-alih menggabungkan informasi secara manual dari berbagai sumber—seperti spreadsheet dan email—Anda dapat menggunakan alat pelaporan dan dasbor yang memungkinkan Anda mengakses data secara real time. 

• Mengurangi biaya operasional. Mengonsolidasikan sejumlah alat di tech stack Anda tidak hanya membuat pekerjaan lebih mudah dikelola, tetapi juga menghemat uang business. ERP membantu Anda mengaudit alat dan menghapus teknologi yang usang atau berlebihan, mengurangi biaya operasional. Selain itu, karena ERP berarti proses bisnis yang efisien dan peningkatan produktivitas pegawai, Anda dapat meminimalkan inefisiensi yang pada akhirnya menghabiskan waktu dan uang perusahaan. 

• Peningkatan kolaborasi lintas tim. Salah satu aspek paling menantang dalam berkomunikasi di beberapa tim adalah berkoordinasi di berbagai alat. ERP memecahkan hal ini dengan menyediakan satu hub kolaborasi untuk semua komunikasi—apa pun tim Anda. 

• Peningkatan keamanan. Keamanan data adalah hal yang paling dipikirkan oleh para pemimpin bisnis, dan itu karena alasan yang bagus. Serangan siber dapat menimbulkan konsekuensi yang menghancurkan bagi bisnis, termasuk dampak finansial dan hilangnya kepercayaan pelanggan. Dengan menghapus alat yang di bawah standar dan belum teruji serta memanfaatkan platform manajemen kerja yang aman, Anda dapat menjaga keamanan data dan memenuhi persyaratan kepatuhan. 

• Peningkatan produktivitas dan fokus seluruh tim. Dengan menyederhanakan proses bisnis dan mengotomatiskan tugas berulang, ERP mengurangi pekerjaan manual dan memungkinkan tim untuk berfokus pada menghasilkan pekerjaan berdampak tinggi. Selain itu, mengonsolidasikan tech stack Anda berdampak positif pada keterlibatan—penelitian kami menemukan bahwa 17% orang di perusahaan mengatakan bahwa lebih sedikit app akan meningkatkan fokus mereka.

• Peningkatan visibilitas tim. ERP mengonsolidasikan tempat pekerjaan dilakukan, memberikan visibilitas yang lebih besar kepada tim tentang hal yang terjadi di sekitar mereka dan membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang gol organisasi dan progres proyek.  

Siapa yang dapat menggunakan perencanaan sumber daya perusahaan? 

Setiap perusahaan yang menggunakan beberapa alat di seluruh bagian dapat memanfaatkan perencanaan sumber daya perusahaan. Meskipun ERP sangat berguna untuk perusahaan besar dengan tech stack yang lebih besar, bisnis kecil dan startup yang menggunakan beragam alat di seluruh bagian juga dapat memperoleh manfaat dari penggabungan alat-alat tersebut menjadi satu sumber kebenaran tunggal. 

Tanda-tanda bahwa perusahaan Anda harus mempertimbangkan ERP meliputi:

• Perusahaan Anda sedang berkembang atau telah melampaui proses atau alat lama. 

• Anda memiliki tech stack yang besar yang tersebar di berbagai bagian, seperti keuangan, sumber daya manusia, manajemen rantai pasokan, TI, pemasaran, dan manajemen proyek. 

• Sistem organisasi Anda saat ini tidak terintegrasi satu sama lain. 

• Pegawai Anda tidak memahami cara pekerjaan mereka mendukung gol organisasi. 

• Anda telah melihat peningkatan inkonsistensi proses atau data pelaporan yang salah.

• Business Anda mengalami penurunan produktivitas akibat penggunaan alat yang berlebihan dan pergantian app. 

• Anda mengandalkan sistem yang ketinggalan zaman atau di bawah standar untuk komunikasi dan kolaborasi, seperti spreadsheet dan dokumen. 

• Anda atau tim menghabiskan banyak waktu untuk tugas admin atau tugas manual yang dapat diotomatiskan.

Lebih sedikit sekat berarti lebih sedikit inefisiensi 

Terlepas dari seberapa besar atau kecil perusahaan Anda, semakin banyak teknologi yang Anda gunakan, semakin besar kemungkinan terjadinya proses yang berlebihan dan inefisiensi Business. Perencanaan sumber daya perusahaan menyederhanakan operasi bisnis Anda dengan menggabungkan semua alat dan aplikasi Anda ke dalam satu lokasi terpusat.