Templat RFQ: 6 langkah membuat permintaan kutipan harga

Apakah Anda pernah merasa kewalahan dengan proses menemukan vendor yang tepat untuk proyek Anda? Jika Anda ingin mempersiapkan diri untuk meraih kesuksesan, menyederhanakan proses, dan tetap di bawah anggaran, Anda mungkin perlu memulai dengan dokumen permintaan kutipan harga (RFQ). 

Dalam panduan ini, kami akan membahas pengertian RFQ, langkah yang perlu Anda ikuti, dan hal yang harus disertakan dalam dokumen Anda. Kami bahkan menyertakan templat RFQ untuk memudahkan Anda memulai.

Apa itu RFQ?

Permintaan kutipan harga (RFQ) adalah dokumen yang dikirimkan oleh perusahaan kepada calon pemasok untuk mempelajari selengkapnya tentang informasi harga mereka. Formulir standar ini membantu perusahaan memilah-milah penawaran secara lebih efektif karena objektivitasnya memudahkan untuk membandingkan dan membedakan vendor. Anda dapat mengirimkan dokumen RFQ sebelum atau bersamaan dengan permintaan proposal (RFP).

Biasanya, perusahaan akan menyesuaikan RFQ yang dikirimkan untuk menerima informasi spesifik yang perlu ditinjau sebelum dapat melanjutkan dengan vendor potensial. Sesuaikan dokumen Anda untuk menyertakan detail terpenting untuk vendor Anda, termasuk ekspektasi harga, detail pengajuan, dan lainnya. 

Apa perbedaan antara RFQ dan RFP?

Meskipun ada beberapa kesamaan antara keduanya, ada beberapa perbedaan yang jelas antara dokumen RFQ dan RFP. RFQ sebagian besar mencari harga terendah di antara vendor. 

RFP adalah singkatan dari request for proposal (permintaan proposal). RFP mempertimbangkan faktor tambahan dan mengajukan serangkaian pertanyaan untuk mengevaluasi opsi terbaik. Secara khusus, dokumen permintaan proposal mencakup pertanyaan tentang manajemen risiko, analisis pesaing, penghambat kesepakatan, dan banyak lagi.

RFQ vs statement of work dan scope of work

Statement of work adalah dokumen yang menguraikan hal yang perlu dilakukan untuk memiliki proyek yang sukses. Scope of work adalah bagian dari dokumen ini yang menjelaskan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai gol.

Statement of work biasanya dikirim sebelum dokumen RFQ untuk menetapkan langkah-langkah yang perlu dilakukan agar proyek berhasil. Setelah Anda memahami peta jalan kontraktor untuk menyelesaikan tugas mereka, langkah selanjutnya adalah meninjau informasi harga melalui dokumen RFQ.

Kapan mengirim RFQ

Business yang sedang dalam proses membeli barang atau jasa harus mengirimkan dokumen RFQ kepada vendor yang mereka pertimbangkan untuk digunakan dalam proyek mereka. Vendor akan mengirim kembali dokumen ini untuk menguraikan harga mereka, jadi Anda dapat membandingkan biaya mereka dengan vendor potensial lainnya. Mendapatkan hasil ini adalah langkah penting dalam manajemen pengadaan proyek.

Templat RFQ dikirim setelah Anda memberi vendor potensial dokumen yang menguraikan gol, anggaran, dan linimasa untuk proyek mendatang. Memiliki RFQ dan detail proyek akan membantu vendor yang mengajukan penawaran memahami ruang lingkup proyek dan memungkinkan mereka memutuskan apakah ingin mengajukan penawaran. 

Apa saja langkah-langkah untuk menyelesaikan RFQ?

Setelah mengirimkan scope of work dan statement of work pada awal proses pemeriksaan ke vendor, inilah saatnya mengirimkan templat RFQ ke semua pihak. Kami telah menyertakan enam langkah utama dalam membuat dokumen RFQ di bawah ini untuk membantu Anda memulai proyek berikutnya. 

1. Tetapkan anggaran proyek

Hal pertama: Tetapkan anggaran proyek Anda. Anggaran proyek adalah rencana dan linimasa terperinci tentang jumlah uang yang akan Anda belanjakan dan untuk apa Anda akan membelanjakannya. 

Anda harus menyiapkan anggaran sebelum membuat dokumen RFQ sehingga Anda memiliki dasar untuk mengevaluasi vendor potensial. Memiliki informasi ini sejak awal akan membantu Anda menyiapkan proyek untuk kesuksesan finansial dan memberi Anda jalur yang jelas untuk memilih vendor yang tepat.

2. Identifikasi persyaratan Anda

Selain menetapkan anggaran sebelum mengisi templat RFQ, Anda juga perlu mengidentifikasi persyaratan terlebih dahulu. Mengetahui kualitas apa yang paling penting akan membantu Anda menyaring daftar vendor yang memenuhi syarat untuk mengerjakan proyek Anda. 

Berikut adalah beberapa contoh persyaratan yang mungkin penting untuk disertakan dalam dokumen RFQ Anda:

• Kuantitas bahan yang dibutuhkan

• Persyaratan pengiriman

• Proses peninjauan RFQ

• Syarat dan ketentuan

• Parameter pembayaran 

Persyaratan Anda akan berubah tergantung pada jenis proyek yang sedang Anda kerjakan dan dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan Anda.

3. Siapkan dokumen

Setelah Anda melakukan persiapan, ini saatnya untuk menyiapkan dokumen. Makin banyak detail yang Anda sertakan dalam RFQ, makin baik. Menyertakan detail penting karena memberi vendor potensial lebih banyak informasi tentang linimasa dan ruang lingkup proyek. Akibatnya, mereka akan lebih mampu membagikan harga mereka secara akurat untuk pekerjaan khusus ini.

Berikut beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan saat menyiapkan templat RFQ Anda:

• Gol proyek: Menulis deskripsi singkat tentang proyek dan tujuannya penting untuk dokumen RFQ. Makin banyak detail yang Anda berikan, makin baik vendor dapat memberikan penawaran yang akurat untuk pekerjaan yang diinginkan.

• Linimasa: Memberikan linimasa proyek akan memungkinkan vendor mengetahui apakah mereka dapat memenuhi ekspektasi proyek Anda. Cobalah untuk realistis dengan linimasa Anda sehingga vendor memiliki waktu untuk mengumpulkan persediaan dan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

• Ekspektasi harga: Pastikan untuk meminta vendor potensial memberikan perincian lengkap metode biaya mereka. Tentukan tingkat detail yang Anda inginkan dari mereka, seperti biaya tenaga kerja, persediaan, dan biaya tambahan dalam ringkasan biaya total mereka.

• Detail pengiriman: Sertakan linimasa pengiriman dan cara mengirimkan kembali RFQ. Menambahkan informasi ini ke dokumen Anda akan membantu memastikan penawar tidak melewatkan batas waktu.

• Informasi kontak: Ini mungkin tampak seperti langkah yang sepele, tetapi penting—bagaimanapun, pelamar tidak akan dapat menghubungi Anda kembali jika Anda tidak menyertakan informasi kontak Business Anda.

Memiliki dokumen yang dengan jelas menguraikan persyaratan Anda akan membantu Anda mengurangi potensi kesalahpahaman. Ini juga akan membantu Anda mendapatkan tanggapan dan penawaran harga yang lebih akurat.

4. Kirim permintaan

Selanjutnya, ini saatnya mengirim permintaan kutipan harga ke daftar vendor Anda. Baca kembali dokumen akhir Anda untuk terakhir kalinya sebelum mengirimkannya. Ini akan memberi Anda kesempatan terakhir untuk memastikan RFQ Anda menyertakan informasi yang diperlukan.

Pastikan Anda memberi vendor beberapa minggu untuk menanggapi sehingga mereka memiliki cukup waktu untuk bekerja dengan tim mereka terkait penetapan harga. Biasanya, memberikan waktu 3-4 minggu memberi cukup waktu bagi vendor untuk mengajukan pertanyaan dan memahami hasil akhir proyek. Selalu jaga kerahasiaan informasi penawaran.

5. Tinjau RFQ yang sudah selesai

Meninjau RFQ yang dikirimkan harus cepat dan mudah setelah Anda melakukan pekerjaan persiapan untuk menyaring vendor. Menggunakan metode ini akan membantu Anda mengevaluasi setiap vendor untuk melihat vendor mana yang memenuhi semua persyaratan Anda dengan biaya terendah. 

6. Pilih vendor Anda

Setelah Anda mendapatkan semua permintaan kutipan harga dari vendor, ini saatnya untuk membuat pilihan. Menggunakan templat RFQ yang konsisten memudahkan Anda membandingkan vendor dengan cepat dan mudah. Baca setiap pengajuan dengan cermat untuk memastikan ketentuan dan harga kontraktor yang Anda pilih sesuai dengan ekspektasi Anda. 

Templat dan contoh RFQ

Lihat templat RFQ kami di bawah ini untuk mempermudah menemukan vendor yang tepat.  Saat memberikan dokumen RFQ kepada calon vendor, perusahaan Anda akan mengisi detail proyek dan mereka akan mengisi perincian harga dan informasi perusahaan. 

Di bawah ini, Anda akan menemukan contoh tampilan dokumen permintaan kutipan harga yang diisi lengkap oleh vendor saat merencanakan acara, tetapi Anda dapat menyesuaikan templat agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Dari templat RFQ hingga manajemen vendor

Templat RFQ yang jelas dan ringkas akan membantu alur kerja Anda dan memberikan kejelasan antara Anda dan vendor potensial. Dokumen RFQ akan membantu Anda mendapatkan produk atau layanan yang Anda cari dengan harga terendah. Setelah Anda memiliki RFQ, coba alat manajemen proyek Asana untuk membantu menyederhanakan tugas Anda berikutnya dan menjaganya tetap sesuai rencana.