Cara membuat dan (berpedoman pada) anggaran proyek

Jika proyek adalah mobil, anggaran adalah bahan bakarnya. Seperti truk yang membutuhkan bensin dalam tangkinya, proyek membutuhkan uang dan sumber daya agar terus berjalan. Dan, sebagai manajer proyek, Anda memiliki wewenang untuk merencanakan dan menggunakan sumber daya tersebut dengan cara yang paling efektif, jadi proyek tiba di tujuan yang ditetapkan tepat waktu tanpa kehabisan bensin. 

Karena anggaran proyek diperlukan untuk melanjutkan pekerjaan, mengetahui cara membuat dan mengikuti rencana anggaran yang solid adalah salah satu keterampilan manajemen proyek terpenting yang dapat dikembangkan sepanjang karier Anda. 

Apa itu anggaran proyek? 

Anggaran proyek adalah rencana yang menjabarkan jumlah yang Anda habiskan, untuk apa, dan sebelum kapan. Saat membuat rencana anggaran di awal dan menggunakannya untuk memantau pengeluaran selama proyek berlangsung, Anda dapat mengurangi kemungkinan kehabisan sumber daya atau melampaui anggaran, hal biasa di banyak tempat kerja. Faktanya, responden dalam survei Project Management Institute 2021 melaporkan bahwa dalam 12 bulan terakhir hanya 62% proyek yang diselesaikan sesuai anggaran awal di organisasi mereka.

Menyusun anggaran sebelum memulai proyek membantu Anda mengevaluasi pekerjaan dan mengontrol biaya. Hal ini juga menjadi cara yang baik untuk melakukan pitch proyek kepada pemangku kepentingan dan mendapatkan anggaran yang dibutuhkan, karena rencana pengeluaran terperinci membantu pemberi persetujuan memahami kontribusi biaya terhadap tujuan Anda. Dan, seiring kemajuan proyek, Anda dapat menggunakan anggaran proyek sebagai dasar untuk membandingkan pengeluaran aktual dan pengeluaran yang dianggarkan serta mengurangi biaya tambahan yang timbul. 

Cara membuat anggaran proyek dalam 9 langkah 

Membuat anggaran proyek mungkin tampak menakutkan, tetapi Anda bisa melakukannya dengan mengikuti serangkaian langkah. Kami telah menjabarkan setiap bagian dalam proses penganggaran di bawah ini. 

1. Tentukan tujuan proyek

Tujuan proyek adalah hal yang Anda ingin capai pada akhir proyek. Tujuan ini merupakan langkah awal yang baik karena membantu memahami arah proyek dan bertindak sebagai panduan saat Anda menangani bagian lain dalam rencana proyek. 

Tujuan terbaik adalah yang didefinisikan dengan jelas dan dapat difalsifikasi, jadi Anda dapat menggunakannya sebagai tolok ukur untuk menilai kesuksesan setelah proyek selesai. Untuk membuat tujuan yang jelas, gunakan metodologi SMART. SMART singkatan dari specific (spesifik), measurable (terukur), achievable (dapat dicapai), realistic (realistis), dan time-bound (terikat waktu). Contohnya, jika mencoba meningkatkan pengunjung ke situs web, Anda mungkin menetapkan tujuan ini: "Meningkatkan traffic organik ke halaman beranda situs web sebesar 10% pada akhir kuartal". 

2. Tentukan ruang lingkup proyek

Setelah menetapkan tujuan, Anda dapat menentukan ruang lingkup pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai gol tersebut. Ruang lingkup proyek Anda menentukan batasan proyek, misalnya, pekerjaan yang akan dilakukan—atau tidak dilakukan—dan batas waktu serta hasil akhir yang diupayakan. Saat menentukan ruang lingkup proyek, pertimbangkan hal berikut:

• Sumber daya yang tersedia: Sebelum Anda menentukan hasil akhir spesifik yang ingin ditargetkan, pertimbangkan sumber daya yang tersedia untuk Anda. Jika bekerja dengan batas anggaran ketat atau bandwidth tim proyek yang terbatas, Anda mungkin harus menyesuaikan hasil akhir sebagaimana mestinya. Oleh karena itu, ada baiknya untuk memahami batasan sebelum mempelajari detail hasil akhir dan sumber daya yang diperlukan (yang akan kami bahas pada langkah berikutnya). 

• Batasan waktu: Adakah desakan waktu untuk proyek ini, atau, dapatkah Anda mengerjakannya selama waktu yang Anda butuhkan? Jadwal proyek yang ketat dapat memengaruhi biaya sumber daya. Contoh, Anda mungkin harus membayar tarif kerja kilat kepada pekerja lepas jika bekerja dalam batas waktu yang ketat. 

• Non-gol: Apa yang ada di luar ruang lingkup proyek? Mengidentifikasi hal yang Anda tidak ingin capai dapat membantu Anda menghindari scope creep dan potensi pengeluaran berlebihan. 

Ingatlah ruang lingkup proyek berarti menentukan batas. Ini membantu Anda memahami hal yang ingin dicapai, jenis pekerjaan yang akan dilakukan, dan hasil akhir yang diupayakan.

3. Bagi hasil akhir menjadi sejumlah subdependensi

Selanjutnya, buat daftar hasil akhir yang termasuk dalam ruang lingkup proyek dan bagi menjadi sejumlah subdependensi. Contohnya, bayangkan salah satu hasil akhir proyek Anda adalah menerbitkan postingan blog. Anda mungkin membaginya menjadi line item berikut:

• Buat draf blog

• Edit blog

• Buat gambar desain

• Tampilkan di Wordpress

• Bagikan di media sosial

Metode ini membantu Anda menyertakan pengeluaran proyek tersembunyi saat membuat anggaran. Contoh, jika hanya mencoba memperkirakan anggaran untuk menerbitkan postingan blog secara keseluruhan, kemungkinan besar Anda akan menghilangkan biaya tambahan, misalnya, tarif per jam editor lepas atau biaya postingan media sosial berbayar. 

Jika memilih diagram daripada daftar, cobalah membuat struktur perincian kerja (WBS). Alat visual ini membagi pekerjaan menjadi beberapa level, dimulai dengan tujuan utama yang terletak di atas, dan bercabang ke hasil akhir serta subdependensi di bawahnya. 

4. Buat daftar sumber daya yang dibutuhkan

Setelah menguraikan semua hasil akhir dan subdependensi, ini saatnya membuat daftar sumber daya yang diperlukan untuk setiap item. Buat sespesifik mungkin, dan ingat bahwa "sumber daya" dapat berarti lebih dari sekadar staf atau peralatan. Sumber daya mungkin juga termasuk biaya tidak langsung seperti pelatihan atau ruang fisik untuk bekerja. 

Untuk memulai, berikut beberapa kategori biaya proyek umum untuk dipertimbangkan: 

• Anggota tim: Siapa yang Anda andalkan untuk melakukan pekerjaan? Buat catatan jika mereka staf internal yang digaji atau jika Anda perlu merekrut kontraktor tambahan yang dibayar per jam.

• Penyediaan: Apa yang perlu dilakukan untuk memperoleh sumber daya eksternal? Contoh, Anda mungkin memerlukan anggota tim untuk meneliti produk terbaik yang akan digunakan, berkomunikasi dengan perwakilan penjualan, dan membeli alat.  

• Pelatihan: Apakah anggota tim membutuhkan waktu atau sumber daya agar kompeten? Pertimbangkan waktu yang diperlukan staf untuk melatih pegawai baru atau kursus yang diperlukan untuk mempelajari keterampilan baru. 

• Peralatan: Alat apa yang dibutuhkan? Ini dapat mencakup hal seperti monitor komputer tambahan, perangkat lunak desain, atau bahkan layanan internet. 

• Ruang: Di mana tempat kerja tim? Contoh, pertimbangkan jika Anda akan membutuhkan ruang rapat atau ruang untuk meja anggota tim baru. 

• Riset: Data apa yang Anda butuhkan? Pertimbangkan jika Anda akan mengandalkan informasi seperti studi riset pengguna, analitika web, atau jajak pendapat. 

• Layanan profesional: Apakah Anda perlu merekrut pakar eksternal, misalnya, konsultan hukum atau pemasaran? 

• Perjalanan: Apakah tim memerlukan transportasi, penginapan, atau tunjangan uang makan? 

5. Perkirakan jumlah

Pada akhirnya, anggaran adalah perkiraan biaya. Tetapi, sekalipun kita tidak bisa memprediksi masa depan, ada beberapa metode yang membantu Anda membuat perkiraan yang seakurat mungkin. Dan, Anda tidak harus terpaku pada satu perkiraan saja. Anda dapat menggunakan kombinasi pendekatan-pendekatan ini sesuai dengan keadaan spesifik proyek Anda. 

Inilah beberapa teknik perkiraan yang Anda dapat gunakan:

Perkirakan dan jumlahkan biaya setiap bagian individu 

Teknik yang kerap disebut perkiraan bottom-up ini adalah pendekatan terbaik jika Anda tahu persis susunan hasil akhir dan subdependensi proyek saat ini. Jika telah membuat struktur perincian kerja, Anda sudah siap menggunakan metode ini.

Agar persiapan menyeluruh, Anda juga dapat membandingkan perkiraan biaya menggunakan salah satu metode ini. Contohnya, Anda dapat mengamati penggunaan anggaran untuk proyek serupa sebelumnya.  

Bekerja mundur dari jumlah tetap 

Dalam pendekatan ini, Anda memulai dengan jumlah anggaran tetap dan membaginya menjadi sejumlah hasil akhir atau milestone proyek. Sekalipun bekerja mundur bisa jadi menakutkan, khususnya jika belum mengetahui biaya hasil akhir proyek, teknik ini dapat membantu apabila Anda harus menentukan tujuan yang dapat dicapai dengan anggaran terbatas. 

Jika harus menggunakan metode ini, cobalah mengombinasikannya dengan salah satu opsi ini. Contohnya, setelah menentukan hal yang dapat dicapai, gunakan pendekatan bottom-up untuk memastikan Anda tidak melewatkan bagian penting. 

Bandingkan anggaran dari proyek serupa

Proyek sebelumnya adalah sumber data historis yang berharga karena menjadi catatan aktual pengeluaran yang sesuai (atau tidak sesuai) anggaran. Dengan demikian, proyek tersebut dapat membantu Anda mengetahui biaya yang mungkin terabaikan atau potensi pengaruh keadaan tidak terduga terhadap pengeluaran. Jika memungkinkan, cobalah meninjau pelajaran yang dipetik dari proyek serupa padai masa lalu. 

Pertimbangkan berbagai skenario

Memperkirakan proyek kompleks dengan beragam potensi hasil mungkin sulit. Contoh, jika merencanakan acara luar ruangan bulan April, biayanya dapat bervariasi karena tergantung cuaca. Anda mungkin memerlukan tenda atau kipas untuk mengurangi panas tidak terduga, pemanas jika terlalu dingin, atau tempat dalam ruangan jika hujan. 

Dalam contoh ini, memperkirakan pengeluaran setiap skenario dapat bermanfaat. Anda bisa bermain aman dan merencanakan skenario paling mahal, tergantung fleksibilitas anggaran. Atau, Anda dapat menghitung pengeluaran yang diperkirakan untuk konsekuensi terburuk, terbaik, dan paling potensial, lalu mengambil rata-rata ketiganya. 

6. Sisihkan anggaran kontingensi

Terkadang, hal tidak terduga terjadi. Alat rusak, jadwal berubah, dan pandemi setiap satu abad membuat banyak hal sedikit lebih sulit. Atau, Anda mungkin menemukan kesempatan tidak terduga selama proyek, misalnya, peluang membeli aset bisnis dengan biaya lebih rendah. Cadangan kontingensi memberikan tambahan untuk anggaran saat rencana berubah. Secara umum, sebaiknya sisihkan 5-10% anggaran total untuk kontingesi. 

Menyusun anggaran adalah proses memperkirakan, jadi Anda harus selalu menyertakan anggaran kontingensi. Dan, jika sudah membuat anggaran yang 100% akurat dan akhirnya tidak memerlukan tambahan anggaran tersebut, Anda dapat meningkatkan laba bersih perusahaan dengan anggaran yang tersisa. 

7. Susun anggaran

Pada titik ini, Anda telah mengidentifikasi semua hasil akhir proyek, alokasi sumber daya, dan perkiraan biaya. Sekarang saatnya bagian yang menyenangkan—membuat dokumen anggaran aktual Anda. Berikut beberapa komponen utama untuk disertakan: 

• Line item untuk setiap hasil akhir, subhasil akhir, serta sumber daya yang diperlukan—dan perkiraan biaya masing-masing. 

• Linimasa tentang kapan Anda membutuhkan setiap sumber daya dan kapan Anda akan menggunakan dana. 

• Orang yang bertanggung jawab untuk setiap komponen anggaran. Contoh, Anda mungkin mencatat asisten editor bertanggung jawab melacak jam dan faktur pekerja lepas. 

• Dokumentasi yang jelas tentang bagian dari anggaran perusahaan yang akan Anda gunakan untuk setiap line item. Contoh, Anda dapat menggunakan anggaran bagian pemasaran untuk membuat iklan video dan anggaran bagian TI untuk peningkatan komputer. 

• Pengeluaran total untuk proyek secara keseluruhan. Jika relevan, sertakan total masing-masing untuk setiap anggaran bagian yang akan digunakan. 

• Tempat melacak biaya aktual vs biaya yang dianggarkan setelah proyek dimulai. 

Alat penganggaran proyek

Memilih alat penganggaran yang benar itu juga penting. Pastikan program yang dipilih memiliki fungsi untuk menjumlahkan biaya secara otomatis, jadi Anda tidak perlu menghitung ulang secara manual setiap harus menyesuaikan line item. Selain itu, alat yang dipilih sebaiknya memungkinkan Anda dengan mudah membagikan dan memperbarui anggaran secara real time, jadi Anda dapat memastikan semua anggota tim bekerja dengan versi terbaru. 

Ada banyak opsi untuk dipilih, termasuk spreadsheet excel dasar dan perangkat lunak manajemen proyek yang lebih tangguh. Tentu saja kami memilih Asana karena alat ini memungkinkan Anda menginput dan menjumlahkan line item, membuat bidang custom, menetapkan pemilik, dan dengan mudah membagikan informasi kepada rekan tim. Lalu, di samping anggaran aktual, Anda dapat mengulangi alur kerja sebelumnya, membuat dokumen proses, dan menyimpan templat anggaran proyek untuk memastikan Anda tidak melewatkan langkah.

8. Buat rencana untuk memantau pengeluaran

Anggaran yang baik adalah yang dipegang teguh. Rencanakan frekuensi Anda memantau biaya aktual vs. biaya yang dianggarkan lebih awal sehingga Anda dapat mengurangi potensi masalah sebelum menjadi terlalu parah. Anda juga dapat menentukan di awal hal yang akan dilakukan jika melebihi (atau kurang dari) anggaran.

Dengan alat seperti Asana, Anda dapat membagikan, mengelola, dan melacak anggaran secara real time. Contoh, fitur Pelaporan Universal Asana secara otomatis mengambil data dari proyek dan menampilkan pengeluaran, status tugas, serta milestone yang diselesaikan di satu tempat, jadi Anda tidak harus berusaha keras mencari tahu apakah Anda bekerja sesuai rencana. 

9. Dapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan utama 

Setelah rencana anggaran proyek tersedia, ini saatnya untuk membagikannya kepada pemangku kepentingan proyek dan meminta persetujuan. Untungnya, rencana terperinci yang Anda buat akan memberikan gambaran yang sangat jelas tentang kontribusi setiap line item individu terhadap tujuan proyek kepada pemberi persetujuan. 

Contoh anggaran proyek

Misal, Anda memperbarui alur checkout untuk aplikasi seluler dan tujuan proyek adalah mengurangi waktu checkout rata-rata sebesar 25% di Q3. Untuk mencapai gol tersebut, Anda telah mengevaluasi dua hasil akhir prioritas dan menguraikan sumber daya yang dibutuhkan. 

Ini adalah contoh sederhana kemungkinan tampilan anggaran proyek Anda. Sebagai informasi, Anda telah menyertakan linimasa, pemilik, dan perkiraan biaya untuk setiap item. Anda juga telah menunjukkan anggaran bagian yang akan digunakan untuk setiap line item dan menambahkan kolom untuk melacak persetujuan anggaran dan pengeluaran aktual. 

Pintar mengelola pengeluaran dengan anggaran proyek

Anggaran yang disusun dengan baik membantu Anda melalui siklus proyek, termasuk perencanaan, persetujuan, dan eksekusi. Setelah menguasai keterampilan menyusun anggaran, Anda dapat memastikan tim proyek memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk menaklukkan tujuan utama dan memberikan hasil berkualitas. Dan, saat menyiapkan proses agar sesuai dengan pengeluaran, Anda dapat mengatasi biaya tidak terduga yang timbul, membangun kepercayaan pemberi persetujuan, serta membuat rekam jejak proyek sukses yang solid. 

Ingin mempelajari selengkapnya tentang manajemen proyek? Berikut 25 keterampilan manajemen proyek penting yang diperlukan untuk meraih kesuksesan.