Dasar-dasar Jadwal proyek: Alasan Anda membutuhkannya dan cara membuatnya sendiri

Proyek baru di tempat kerja kerap menandai awal petualangan lain yang penuh dengan pemangku kepentingan, batas waktu, hasil, dan alat. Tetapi, baik proyek peluncuran produk baru, acara vendor, kalender editorial tahunan, atau bahkan onboarding pegawai, Anda akan membutuhkan jadwal proyek untuk menyelesaikannya.

Memberdayakan diri Anda untuk membuat jadwal proyek dengan rencana, proses, dan tanggung jawab yang jelas sangat penting untuk menjaga agar tim selalu sesuai rencana, mengetahui siapa melakukan apa dan kapan, serta melihat keterkaitan semua bagian. Sekalipun membutuhkan waktu di awal, jadwal proyek yang dibuat dengan baik akan meningkatkan efisiensi, akuntabilitas, dan kejelasan. Ketiga kata ini adalah informasi favorit semua orang (khususnya atasan Anda yang memercayakan proyek ini kepada Anda). Selain itu, Anda akan dapat mengurangi penggunaan alat yang, meskipun dimaksudkan untuk membantu manajemen proyek, sebenarnya mempersulit prosesnya.

Anda mungkin tidak memiliki jabatan "manajer proyek" di kartu nama Anda, tetapi coba tebak? Untuk proyek ini dan banyak proyek lain yang akan Anda tangani di masa depan, manajer proyek adalah peran de facto Anda. Sambutlah! Saat belajar berpikir seperti manajer proyek, Anda akan dapat membuat pekerjaan kembali berjalan sesuai rencana.

Apa itu Jadwal proyek?

Jadwal proyek memberikan ikhtisar umum proyek, termasuk linimasa, tugas proyek, dependensi, dan anggota tim yang ditugaskan. Pada dasarnya, jadwal proyek harus memberikan semua informasi yang diperlukan tentang proyek Anda secara sekilas. Dengan menguraikan semua detail dan komponen umum proyek, Anda dapat melacak progres proyek secara real-time dan memastikan bahwa Anda berada di jalur yang tepat untuk meraih kesuksesan. 

Menghubungkan titik-titik jadwal proyek Anda

Sering kali, manajer proyek menggunakan struktur perincian kerja (WBS) untuk mewujudkan jadwal proyek. Struktur perincian kerja membantu Anda mengoordinasikan pekerjaan dan menugaskannya kepada anggota tim. WBS adalah hierarki visual dari daftar tugas, yang dipecah menjadi dependensi tugas, sehingga Anda dapat melihat keterkaitan setiap tugas. Dimulai dengan tugas induk, level berikutnya akan memiliki tugas dependen.

Cara membuat jadwal proyek

Saat mulai merencanakan dan menyusun jadwal proyek, Anda perlu menyertakan semua aktivitas proyek. Awalnya, proses penjadwalan manajemen proyek mungkin terasa sedikit asing bagi Anda—itu normal! Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat lebih nyaman membuat proses sendiri untuk pengembangan jadwal proyek dan menggunakannya setiap kali merencanakan proyek.

1. Tentukan gol proyek 

Tulis milestone atau hasil akhir utama yang pada akhirnya akan menyukseskan proyek ini. Pertimbangkan dampak yang lebih luas dari gol ini terhadap keberhasilan proyek. Pikirkan tentang cara setiap milestone berkontribusi pada proyek secara keseluruhan dan selaras dengan tujuan strategis Anda.

Contoh: Bayangkan Anda mengawasi peluncuran produk perangkat lunak baru. Gol Anda mungkin termasuk mengembangkan perangkat lunak inti pada Q3, pengujian beta dengan klien tertentu di Q4, dan perilisan pasar lengkap pada Q1 tahun berikutnya.

2. Identifikasi semua pemangku kepentingan

Buat daftar setiap orang yang perlu berinteraksi dengan Tim proyek, sekalipun peran mereka hanya memberikan persetujuan sederhana. Ingatlah untuk menyertakan pemangku kepentingan internal dan eksternal, dengan mempertimbangkan kepentingan, pengaruh, dan tingkat komunikasi yang mereka butuhkan.

Contoh: Dalam proyek desain ulang situs web, pemangku kepentingan mungkin mencakup tim pemasaran, tim pengembangan web, sekelompok pelanggan utama untuk umpan balik, dan bagian keuangan untuk persetujuan anggaran.

3. Tentukan batas waktu final 

Tentukan kapan proyek harus sepenuhnya selesai. Pastikan untuk memberi Anda waktu yang cukup guna menangani konflik atau perubahan yang mungkin muncul nanti selama manajemen jadwal. Pertimbangkan potensi risiko dan penundaan saat menetapkan batas waktu ini untuk memastikan realistis.

Contoh: Untuk acara amal, Anda dapat menetapkan batas waktu final dua minggu sebelum tanggal acara untuk memungkinkan perubahan menit terakhir, seperti perubahan pembicara tamu atau persyaratan penyiapan tempat.

4. Buat daftar setiap langkah atau tugas individu

Uraikan milestone dan hasil akhir yang ditentukan di langkah pertama menjadi beberapa tugas dan subtugas yang lebih kecil untuk memastikan semua sudah ditangani. Perincian ini akan memastikan bahwa setiap aspek proyek dapat dikelola dan ditentukan dengan jelas.

Contoh: Jika proyek Anda adalah menerbitkan buku, tugas mungkin mencakup penulisan bab, penyuntingan, desain sampul, koreksi akhir, dan mengatur penerbitan dan distribusi.

5. Tentukan anggota tim yang bertanggung jawab atas setiap tugas

Putuskan siapa yang akan menanggung setiap tugas dan subtugas dan berikan transparansi tentang batas waktu. Ingat, kolega Anda kemungkinan memiliki proyek lain yang sedang berjalan di saat yang sama. Perhatikan beban kerja mereka agar mereka tidak merasa kewalahan. Berikan tugas individu berdasarkan kekuatan dan ketersediaan setiap anggota tim.

Contoh: Dalam proyek relokasi kantor, Anda dapat menugaskan tugas berkomunikasi dengan perusahaan jasa pemindahan barang kepada satu anggota tim, sementara anggota tim lainnya bertanggung jawab untuk memperbarui alamat perusahaan kepada klien dan pemasok.

6. Tetapkan durasi tugas

Tentukan tenggat setiap Tugas dengan urutan dari akhir ke awal dan ketahui durasi yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas (tanggal mulai dan akhirnya) dengan memahami bahwa penundaan pasti terjadi. Pertimbangkan juga urutan, karena Anda harus menyelesaikan tugas tertentu sebelum memulai tugas lainnya.

Contoh: Dalam mengembangkan aplikasi seluler baru, Anda mungkin memperkirakan waktu tiga minggu untuk membuat kode antarmuka pengguna, empat minggu untuk pengembangan backend, dan dua minggu untuk pengujian pengguna.

7. Mengatur dan memantau

Atur jadwal proyek di satu alat dan bagikan ke Tim Anda. Setelah berhasil membuat rencana proyek, Anda harus mengaturnya dengan cara yang dapat dipahami dan ditindaklanjuti semua orang yang terlibat. Menemukan alat yang melakukan keduanya sangat penting untuk kesuksesan Anda. Perbarui dan pantau jadwal secara berkala untuk merefleksikan progres proyek dan membuat penyesuaian sesuai kebutuhan.

Contoh: Untuk melacak progres kampanye pemasaran, Anda dapat menggunakan alat manajemen proyek seperti Asana, yang mencantumkan, memberikan, dan memperbarui setiap tugas saat tim bergerak maju. 

Tidak seperti alat sehari-hari seperti Microsoft Excel atau Word, pertimbangkan alat manajemen proyek yang menawarkan platform yang lebih dinamis dan interaktif yang memungkinkan pembaruan real-time, kolaborasi tanpa hambatan di antara anggota tim, dan integrasi berbagai elemen proyek dalam satu dasbor terpusat. Ini membuat pelacakan alur kerja yang kompleks lebih efisien dan menarik secara visual dibandingkan dengan spreadsheet atau dokumen statis.

Setelah jadwal proyek terperinci tersedia, waktu manajemen proyek praktis Anda akan berkurang dan Anda (serta tim) akan memiliki lebih banyak jam dalam sehari yang dihabiskan untuk pekerjaan berkualitas. Dengan memastikan semua anggota tim selalu sinkron, jadwal proyek yang efektif membuka jalan bagi keberhasilan proyek.

Teknik penjadwalan proyek

Penjadwalan proyek adalah langkah penting dalam membagi proyek besar menjadi tugas dan subtugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Di antara berbagai teknik yang tersedia, beberapa format menonjol karena efektivitasnya.

Daftar tugas 

Ideal untuk proyek yang lebih sederhana dengan sedikit saling keterkaitan, daftar tugas adalah metode penjadwalan yang paling mudah. Daftar tugas menguraikan semua tugas dan subtugas, menugaskannya kepada masing-masing anggota tim. 

Namun, untuk proyek yang lebih besar, kesederhanaan daftar tugas mungkin menyulitkan pelacakan progres. Perangkat lunak manajemen proyek online dapat meningkatkan efektivitas daftar tugas.

Contoh: Bayangkan Anda mengatur relokasi kantor kecil, di mana tugas utamanya meliputi pengepakan, perekrutan jasa pemindahan, dan penyiapan di lokasi baru. Daftar tugas sangat cocok untuk proyek seperti itu karena melibatkan langkah-langkah sederhana tanpa dependensi yang kompleks. Anda dapat menugaskan anggota tim tertentu untuk setiap tugas, seperti "kemas peralatan kantor" atau "sewa perusahaan jasa pemindahan", untuk memastikan tanggung jawab yang jelas dan pelacakan yang mudah.

Kalender 

Kalender menawarkan tampilan yang jelas tentang semua tugas proyek dari waktu ke waktu sehingga lebih mudah untuk melihat aktivitas yang tumpang tindih. Meskipun kalender membantu memvisualisasikan linimasa proyek, kalender tidak dapat menugaskan tugas secara langsung dan menampilkan dependensi tugas.

Contoh: Menggunakan kalender dapat membantu saat merencanakan serangkaian webinar selama satu kuartal. Format ini memungkinkan Anda untuk merencanakan setiap tanggal webinar, mengidentifikasi secara visual setiap minggu dengan acara yang tumpang tindih, dan memastikan ada waktu persiapan yang memadai di antara sesi. Kalender membantu menjaga linimasa yang jelas, tetapi tidak akan langsung memberikan tugas seperti "menyiapkan presentasi" atau menunjukkan dependensi antara memilih topik dan memasarkan acara.

Bagan Gantt 

Bagan Gantt, yang populer di kalangan manajer proyek, menawarkan representasi visual dari linimasa proyek yang mencakup durasi tugas, tanggal mulai dan akhir, dependensi, dan tumpang tindih. Bagan ini memudahkan untuk melihat seluruh jadwal proyek secara sekilas dan memungkinkan estimasi waktu penyelesaian tugas yang akurat.

Contoh: Pertimbangkan pengembangan fitur perangkat lunak baru, yang melibatkan tahapan seperti desain, pengodean, pengujian, dan penyebaran. Untuk proyek ini, bagan Gantt berfungsi sebagai alat yang ideal karena memberikan representasi visual dari durasi setiap tahap, mengidentifikasi tugas yang memerlukan penyelesaian sebelum tugas lain dapat dimulai (dependensi), dan menandai aktivitas yang tumpang tindih, seperti merancang fitur berikutnya saat fitur saat ini sedang dikodekan.

PERT 

Teknik Evaluasi dan Tinjauan Program (PERT) adalah metode canggih yang berfokus pada tugas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. PERT memperkirakan durasi terpendek (optimis), terpanjang (pesimis), dan paling mungkin untuk setiap langkah atau tugas. Untuk proyek dengan banyak ketidakpastian, format ini mengidentifikasi jalur kritis dan kemacetan potensial, yang membantu manajemen risiko dan penjadwalan yang lebih tepat.

Contoh: PERT sangat cocok saat mengatur acara besar dan kompleks, seperti konferensi teknologi, dengan banyak faktor yang tidak pasti (seperti ketersediaan pembicara atau waktu konfirmasi tempat). Dengan memperkirakan waktu optimis, pesimis, dan paling mungkin untuk setiap tugas utama—mengamankan sponsor, memesan pembicara, dan memasarkan kepada peserta—PERT membantu manajer proyek mengidentifikasi jalur kritis untuk keberhasilan acara dan menyesuaikan rencana berdasarkan potensi penundaan atau percepatan.

Setiap teknik penjadwalan proyek ini menawarkan manfaat unik dan mungkin sesuai dengan kebutuhan proyek yang berbeda. Memilih format yang tepat dapat berdampak signifikan pada kesuksesan proyek.

Metode jalur kritis

Metode jalur kritis (CPM) membantu Anda membuat peta jalan dari tugas spesifik yang membawa Anda dari titik A (awal proyek) hingga penyelesaian proyek. Dengan menggunakan CPM, Anda mengidentifikasi tugas terpenting (kritis), dependensinya, dan linimasa kapan tugas harus selesai agar proyek berhasil.

Contoh jadwal proyek

Setelah mengikuti semua langkah di atas, Anda akan memiliki jadwal yang jelas yang menguraikan jadwal dan langkah-langkah proyek. Di bawah ini adalah beberapa contoh jadwal proyek untuk membantu menggambarkan kemungkinan tampilan jadwal Anda:

Contoh jadwal perencanaan acara

Sedang merencanakan acara virtual? Jadwal Anda akan memetakan segala hal yang perlu diselesaikan dan kapan sebelum acara dimulai.

Contoh jadwal peluncuran produk

Untuk produk baru berikutnya, buat struktur perincian kerja dengan memetakan semua langkah dan dependensi, lalu lihat keduanya di satu proyek yang mudah dibagikan agar tim selalu bekerja sesuai rencana.

Contoh jadwal kampanye pemasaran

Ketahui secara pasti hal yang terjadi pada tanggal tertentu dalam kampanye pemasaran Anda dengan rencana proyek yang menjadwalkan setiap bagian.

Bagaimana jadwal proyek digunakan dalam manajemen proyek?

Jadwal proyek memengaruhi pelaksanaan proyek. Selama manajemen proyek, Anda dapat menggunakan jadwal proyek untuk memastikan bahwa Anda menepati batas waktu penting dan tetap sesuai rencana. Jadwal proyek juga membantu menginformasikan proses dan perencanaan manajemen proyek, termasuk:

• Ruang lingkup proyek: Dengan menentukan ruang lingkup proyek, Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki alokasi sumber daya yang tepat untuk proyek tertentu—seperti waktu, anggaran, dan kepegawaian. Anda kemudian dapat menerapkan ruang lingkup ke Jadwal proyek untuk membantu menentukan linimasa.

• Manajemen sumber daya: Bagian dari manajemen proyek adalah memastikan bahwa Anda memiliki ketersediaan sumber daya untuk bergerak dari tanggal mulai hingga tanggal selesai. Jadwal proyek akan membantu Anda tetap menepati batas waktu, mencegah scope creep yang dapat menyebabkan potensi pengeluaran berlebihan dan kerja berlebihan pada tim.

• Pelacakan dan penyesuaian: Jadwal proyek dalam manajemen proyek berfungsi sebagai alat untuk memantau progres dan membuat penyesuaian yang diperlukan sepanjang prosesnya. Misalnya, Anda dapat merujuk ke contoh jadwal manajemen proyek, seperti Bagan Gantt, untuk memvisualisasikan milestone dan durasi tugas utama. Ini menunjukkan pentingnya penjadwalan dalam manajemen proyek, karena jadwal visual yang jelas memungkinkan Anda untuk tetap tertata, mengidentifikasi penundaan, dan memastikan proyek berjalan sesuai jadwal.

Cara menerapkan jadwal proyek

Jadwal proyek berperan penting karena kemampuannya untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan secara lebih efisien. Saat mengembangkan jadwal dalam manajemen proyek, Anda mendapatkan tampilan proyek yang komprehensif yang mengurangi stres dan meningkatkan fokus.

Setelah rencana selesai, Anda akan memiliki tiga langkah lagi untuk menerapkan proses penjadwalan proyek dengan sukses.

1. Bagikan ke Tim Anda

Dengan membagikan jadwal proyek, anggota tim akan memahami tanggung jawab mereka untuk proyek dengan jelas dan memiliki cara untuk memberikan wawasan tentang bagian rencana mereka. Mulailah dengan mengirimkan jadwal proyek kepada semua orang yang terlibat dan meminta umpan balik spesifik (pertanyaan, kekhawatiran, atau ide).

Jaga keteraturan dengan menawarkan lokasi terpusat untuk mengirimkan semua tanggapan dan memberikan batas waktu yang ketat guna mendorong tindakan yang tepat waktu dari anggota tim. Setelah mengumpulkan semua umpan balik, buat versi terbaru Jadwal proyek dan bagikan kembali kepada semua pemangku kepentingan. Selain itu, pastikan dokumen perencanaan proyek utama, seperti Brief Proyek dan Ringkasan Eksekutif, menyertakan Jadwal proyek Anda.

2. Sesuaikan pekerjaan proyek seiring berproses

Satu-satunya hal yang konstan adalah perubahan. Ini juga berlaku pada rencana proyek. Setelah memulai proyek, pastikan Anda memeriksa jadwal secara konsisten. Buat rencana manajemen perubahan, jadi Anda dapat menyesuaikan jadwal saat keadaan tidak terduga terjadi.

Dengan mengelola jadwal proyek dan semua aset proyek secara terpusat, Anda dapat memberikan sumber kebenaran tunggal kepada semua orang dan menjamin penggunaan versi terbaru dari jadwal proyek.

3. Ubah jadwal proyek Anda menjadi templat

Untuk menghemat lebih banyak waktu dalam merencanakan proyek, gunakan templat andalan dan Anda akan berhenti membuang waktu setiap menekan tombol "Mulai" untuk setiap proyek.

Jika proyek Anda saat ini adalah acara tahunan, misalnya, pameran vendor, memiliki jadwal proyek yang solid agar dapat menjadikannya landasan untuk proyek selanjutnya itu mudah. Apakah Anda mengerjakan proyek lain yang mengulangi langkah-langkah ini? Misalnya, pameran vendor mungkin memiliki Tugas yang sebanding dengan acara makan siang klien secara virtual yang akan Anda gelar tahun ini. Memiliki templat jadwal proyek berarti Anda dapat meluncurkan proyek mendatang dengan lebih cepat dan lebih efisien.

Templat jadwal Asana ini juga dapat membantu menstandarkan linimasa berulang, baik saat Anda merencanakan acara, mengelola kampanye, atau mengoordinasikan proyek multi-tim.

Praktik terbaik penjadwalan proyek

Mengetahui cara membuat jadwal yang benar-benar mendukung gol proyek Anda sangat penting untuk manajemen proyek yang sukses. Berikut beberapa praktik terbaik untuk membantu Anda menjadwalkan proyek secara efektif:

• Tentukan milestone yang jelas: Tetapkan milestone spesifik untuk menjaga motivasi tim dan mengukur progres di setiap fase.

• Tetapkan linimasa yang realistis: Siapkan waktu ekstra untuk penundaan tak terduga, pastikan batas waktu dapat dicapai dan dikelola.

• Prioritaskan dependensi tugas: Identifikasi tugas yang saling bergantung untuk menghindari kemacetan dan memastikan kelancaran alur kerja.

• Alokasikan sumber daya dengan bijaksana: Cocokkan keterampilan dan ketersediaan tim dengan tugas, sehingga setiap fase memiliki dukungan dan keahlian yang tepat.

• Pantau dan sesuaikan secara berkala: Tinjau jadwal secara berkala untuk melacak progres dan membuat penyesuaian yang diperlukan.

Mengikuti praktik terbaik penjadwalan proyek ini akan membantu Anda menjaga proyek tetap tertata, fleksibel, dan tepat waktu.

Mewujudkan jadwal proyek Anda

Memetakan linimasa proyek dan memvisualisasikan pekerjaan secara real-time adalah dua hal yang berbeda. Terakhir, gunakan alat untuk membagikan jadwal proyek kepada tim setelah semua kerja keras Anda. 

Dengan alat penjadwalan proyek, Anda dapat memetakan seluruh jadwal proyek dalam bagan Gantt visual seperti linimasa, Papan Kanban, atau kalender proyek. Mengembangkan dan mengelola jadwal proyek di sistem terpusat memungkinkan Anda untuk membuat setiap langkah dan menentukan durasinya dengan kalender proyek, membuat tugas dan subtugas, serta menetapkan orang yang tepat untuk tugas dan subtugas tersebut.

Perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan Anda untuk dengan cepat melakukan penyesuaian pada rencana proyek, segera memberi tahu semua pemangku kepentingan. Ini memberi tim visibilitas yang jelas di semua tahap alur kerja proyek tentang hal yang sedang terjadi dan kapan. Pada akhirnya, ini membantu Anda menghubungkan hasil akhir proyek dengan inisiatif terkait dan mengurangi potensi kemacetan dengan mempertahankan seluruh siklus proyek Anda tetap terlihat.

Kerja lebih cerdas dengan jadwal proyek

Jadwal proyek membuat Anda tetap tertata dan sesuai rencana—sesuatu yang dapat didukung setiap manajer proyek (dan timnya).

Anda dapat melakukan semua hal di atas (dan banyak lagi) dengan solusi manajemen kerja seperti Asana. Ini adalah perangkat lunak penjadwalan proyek lengkap, dengan manajemen tugas bawaan yang memungkinkan Anda melakukan lebih banyak hal di setiap proyek.

Pertanyaan umum tentang Jadwal proyek

Apa itu penjadwalan proyek?

Penjadwalan proyek menentukan, menata, dan menetapkan linimasa untuk tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Ini menetapkan dasar untuk aktivitas dengan menyediakan peta jalan yang memandu tim dari awal hingga akhir dengan milestone, batas waktu, dan dependensi tugas yang jelas.

Apa tujuan Jadwal proyek?

Tujuan jadwal proyek adalah menyusun linimasa manajemen proyek yang menguraikan tugas, batas waktu, dan sumber daya yang diperlukan untuk penyelesaian proyek yang sukses. Ini menjaga keselarasan tim, melacak progres, dan mengurangi risiko dengan mempersiapkan kemungkinan penundaan.

Mengapa penjadwalan penting dalam manajemen proyek?

Pentingnya penjadwalan proyek dalam manajemen proyek terletak pada cara penjadwalan proyek mengubah gol proyek menjadi kerangka waktu tertata yang membuat proyek tetap sesuai rencana. Penjadwalan yang efektif mendorong akuntabilitas tim, mengoptimalkan waktu, dan membantu proses penjadwalan proyek mencapai kesimpulan yang sukses.

Apa saja jenis penjadwalan dalam manajemen proyek?

Dalam manajemen proyek, jenis penjadwalan utama meliputi Bagan Gantt, Metode Jalur Kritis (CPM), PERT, penjadwalan berorientasi sumber daya, dan penjadwalan Agile. Setiap jenis mendukung jadwal dan kompleksitas proyek yang berbeda dan membantu tim mengelola fase perencanaan secara efektif.

Apa itu manajemen jadwal proyek?

Manajemen jadwal proyek menetapkan, memantau, dan mengontrol manajemen waktu proyek untuk memastikan penyelesaian tepat waktu. Ini menentukan aktivitas, menetapkan linimasa, dan membuat penyesuaian sesuai kebutuhan untuk mempertahankan jadwal waktu proyek.

Apa yang harus dipertimbangkan saat membuat formulir jadwal proyek sementara?

Saat membuat jadwal proyek sementara, pertimbangkan dependensi tugas, sumber daya, potensi risiko, dan cara mengalokasikan sumber daya secara efektif. Menyelaraskan faktor-faktor ini dengan waktu dan hasil akhir proyek akan menghasilkan rencana jadwal proyek yang dapat dicapai dan efisien.