6 langkah penting untuk proses manajemen perubahan yang sukses

Perubahan adalah unsur penting untuk membantu organisasi Anda sukses. Seiring pertumbuhan, Anda pasti perlu menerapkan alat baru, mencoba strategi baru, atau menembus pasar baru. Perubahan kecil mungkin mudah dilakukan—tetapi apa yang Anda lakukan saat perlu memberlakukan perubahan organisasi yang luas?

Tanpa perencanaan yang tepat, upaya menerapkan perubahan organisasi dapat menyebabkan kekacauan, kebingungan, dan penurunan kecepatan perusahaan. Sebaliknya, Anda perlu melakukan perubahan dengan hati-hati agar transisi berjalan selancar mungkin.

Sederhananya, Anda membutuhkan proses manajemen perubahan yang efektif.

Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian manajemen perubahan dan cara membuat proses manajemen perubahan untuk transisi yang mulus di seluruh organisasi. 

Apa itu manajemen perubahan?

Manajemen perubahan adalah proses mempersiapkan dan mengelola perubahan organisasi baru. Selama proses manajemen perubahan, Anda akan: 

• Mempersiapkan transisi ke perubahan baru. 

• Mendapatkan dukungan organisasi untuk perubahan apa pun.

• Menerapkan perubahan secara cermat dari waktu ke waktu.

Hal terpenting untuk manajemen perubahan adalah mendekati perubahan secara terencana dan dari beberapa sudut. Sebelum membuat perubahan organisasi, pikirkan tentang bagaimana perubahan itu akan memengaruhi anggota organisasi Anda di berbagai tingkat dan di berbagai tim. 

Untuk alasan itu, kerangka kerja manajemen perubahan sering kali mencakup strategi untuk membantu tim memperkenalkan perubahan organisasi secara perlahan dari waktu ke waktu, mengujicobakan perubahan dengan sebagian kecil perusahaan, atau memastikan dukungan dari pemangku kepentingan yang tepat sebelum meluncurkan inisiatif baru.

Manajemen perubahan adalah proses, sekaligus metodologi. Anda mungkin tidak pernah menghabiskan begitu banyak waktu untuk memikirkan cara meluncurkan inisiatif perubahan, dan itu tidak masalah. Dengan mengikuti proses manajemen perubahan, Anda dapat membekali tim dan perusahaan dengan sebaik-baiknya untuk mempersiapkan dan memperoleh manfaat dari perubahan baru.

Proses manajemen perubahan 6 langkah kami yang sudah teruji

Untuk membantu tim baru mengadopsi Asana, tim Layanan Profesional dan Kesuksesan Pelanggan kami membangun proses manajemen perubahan yang efektif yang terinspirasi dari model perubahan tradisional dan praktik terbaik yang diinformasikan dari pelanggan yang berhasil menerapkan Asana di organisasi mereka. Metodologi yang dihasilkan, Jalan Perubahan Asana, membantu tim meluncurkan alat atau teknologi baru di tingkat organisasi.

Baik Anda menerapkan Asana atau alat lain, berikut cara menggunakan Jalan Perubahan Asana untuk membantu tim Anda beradaptasi dengan proses baru.

1. Tentukan "alasan" Anda

Sebelum memperkenalkan perubahan besar pada organisasi, Anda harus terlebih dahulu bertanya pada diri sendiri: 

• Mengapa Anda melakukan ini? 

• Kesulitan umum apa yang diatasi oleh perubahan ini? 

Meskipun tidak semua anggota organisasi akan senang dengan perubahan—karena kita semua cukup enggan terhadap perubahan—memiliki alasan konkret mengapa Anda melakukan ini akan membantu.

Ada tiga elemen berbeda untuk menentukan "alasan" Anda:

Buat "pernyataan alasan" Anda.

Untuk memulai, dokumentasikan alasan Anda menerapkan perubahan organisasi ini. "Pernyataan alasan" ini akan menjadi kompas Anda untuk semua pekerjaan yang akan datang.

“[Nama Tim/Organisasi] menerapkan [perubahan] ini untuk [mengelola proyek dan proses ini]. Dengan demikian, kami berharap untuk [mengurangi kesulitan umum ini] dan [meraih gol ini]."

Misalnya, jika Anda meluncurkan alat manajemen kerja, Anda dapat menulis:

“Perusahaan kami menerapkan alat manajemen kerja baru ini untuk meningkatkan kolaborasi dan visibilitas lintas fungsi. Dengan demikian, kami berharap dapat meningkatkan produktivitas perusahaan dan menyelesaikan lebih banyak proyek sesuai jadwal."

Tentukan metrik keberhasilan Anda

Anda juga perlu menentukan seperti apa kesuksesan untuk proses implementasi Anda. Diskusikan dengan tim manajemen perubahan untuk menetapkan metrik. Anda mungkin ingin menyertakan indikator kinerja utama seperti:

• Batas waktu untuk memenuhi milestone manajemen perubahan

• Persentase penggunaan atau pelatihan di seluruh perusahaan

• Tingkat pemanfaatan di seluruh perusahaan pada tanggal tertentu

Misalnya, untuk meluncurkan alat manajemen kerja, Anda mungkin memiliki beberapa KPI berikut:

• Kami akan mulai meluncurkan alat ini ke sekelompok kecil pada 3 Maret. Pegawai akan memiliki kesempatan untuk ikut serta pada pertengahan Juni. Kemudian, semua orang di perusahaan kita harus bergabung dan terbiasa dengan alat ini sebelum 17 Juli.

• Tim harus mengirimkan laporan status proyek mingguan di alat manajemen kerja, dan pekerjaan harus dikelola secara eksklusif di alat tersebut.

• 100% pegawai harus aktif menggunakan alat ini sebelum 30 Juli.

Bentuk Aliansi Penggunaan Anda

Meluncurkan perubahan signifikan bukanlah pekerjaan satu orang. Anda membutuhkan sekelompok orang, dan Aliansi Adopsi Anda—juga dikenal sebagai tim proksi—adalah orang-orang itu. Ada tiga jenis anggota tim proksi:

• Pengatur Konvensi: Pada dasarnya, ini adalah influencer di tempat kerja. Pengatur Konvensi akan membantu Anda menentukan cara menerapkan perubahan besar ini di seluruh perusahaan. Mereka mungkin memimpin pelatihan atau menjawab pertanyaan anggota tim selama proses berlangsung.

• Awareness Builder: Ini adalah anggota tim kepemimpinan perusahaan Anda. Awareness Builder mungkin tidak begitu dekat dengan perubahan yang diimplementasikan, tetapi mereka akan menjadi suara dukungan. Pembuat kesadaran harus mengomunikasikan "pernyataan alasan" Anda untuk meningkatkan dukungan tim.

• Pendukung Produk: Ini adalah kontributor individu atau pengadopsi awal yang bersemangat untuk membantu membangun momentum untuk perubahan ini.

2. Ketahui situasi "terkini" Anda

Untuk menerapkan perubahan dalam skala luas, Anda harus memulainya dari hal kecil terlebih dahulu. Pilih satu Alur Kerja untuk diimplementasikan dalam sistem baru terlebih dahulu, jadi Aliansi Penggunaan Anda dapat membangun praktik dan contoh sebelum Anda meluncurkannya sepenuhnya. Idealnya, pilih Alur Kerja yang kolaboratif dan luas, jadi Anda dapat mengatasi kendala sebelum menerapkan perubahan.

Misalnya, untuk meluncurkan alat manajemen kerja baru, Anda dapat memilih tim atau bagian, seperti bagian Pemasaran. Sebelum memperkenalkan alat baru Anda ke Bagian Pemasaran, pertimbangkan untuk membuat lingkungan demo tentang cara mereka mungkin menggunakannya. Misalnya, Anda dapat menunjukkan kepada mereka cara menjalankan kampanye pemasaran yang lebih kolaboratif dengan alat baru.

3. Rancang Alur Kerja pertama Anda

Ini kesempatan Anda untuk menguji perubahan baru pada satu Alur Kerja atau proses. Pengatur konvensi Anda harus mengadakan pelatihan untuk tim atau Alur Kerja yang dipilih. Pastikan promotor produk Anda juga siap membantu merayakan kemenangan dan mendokumentasikan proses yang berjalan efektif.

Pada titik ini, Anda mungkin akan menemukan pertanyaan yang belum pernah terpikirkan sebelumnya. Pastikan untuk mendokumentasikan pertanyaan umum (dan jawabannya) sehingga Anda dapat menerapkannya dalam dokumentasi saat meluncurkan perubahan ini secara lebih luas.

Sebagai contoh, dalam peluncuran alat manajemen kerja baru, Anda telah membuat lingkungan demo untuk tim pemasaran. Yang tersisa hanyalah mengadakan sesi pelatihan dengan tim untuk menunjukkan cara kerja alat tersebut. Selama pelatihan ini, Anda harus:

• Mendorong peserta untuk merencanakan inisiatif lintas fungsi —seperti kampanye pemasaran yang Anda demo—dalam alat baru.

• Sering-sering memeriksa untuk melihat bagaimana peluncurannya dan menjawab pertanyaan yang mungkin dimiliki tim.

• Mendokumentasikan keberhasilan mereka sehingga Anda dapat menggunakan momen ini untuk menginspirasi tim lain agar mengadopsi alat baru.

4. Dorong tim dan rayakan kemenangan

Saat tim perwakilan Anda mulai menggunakan Alur Kerja yang dipilih, pastikan untuk sering-sering menanyakan progres mereka dan rayakan setiap kemenangan—sekalipun kecil. 

Mendapatkan momentum ini sejak awal tidak hanya akan membantu perubahan Anda menjadi lebih baik—ini juga akan membangun seluruh kelompok orang pro-perubahan yang dapat menjadi pendukung produk sendiri saat Anda meluncurkan perubahan ini secara lebih luas.

5. Bersiap untuk kesuksesan berikutnya

Pada titik ini, tim perwakilan Anda harus siap dan berjalan dengan cara operasi yang baru. Untuk bersiap memperkenalkan perubahan ini ke seluruh organisasi, gunakan waktu ini untuk:

• Merayakan kemenangan awal tim 

• Mengumpulkan umpan balik rutin

• Memantau penggunaan alat 

• Mengembangkan praktik terbaik 

Menyertakan dokumentasi FAQ, sesi bantuan, dan rencana onboarding berkelanjutan untuk rekan tim baru di satu tempat akan memastikan kesuksesan jangka panjang.

6. Nilai hasil dan perluas penggunaan

Setelah Anda merasa telah menyelesaikan masalah dalam alur kerja pertama, saatnya meluncurkan inisiatif perubahan Anda secara lebih luas. Gunakan sesi pelatihan, dokumentasi FAQ, dan persiapan yang telah Anda lakukan dengan Tim Proksi untuk membantu memandu seluruh organisasi Anda. 

Berdasarkan ukuran perusahaan Anda, rencanakan untuk mengadakan jam kantor dengan Aliansi Penggunaan Anda untuk menjawab pertanyaan apa pun. Dorong advokat produk Anda untuk sering-sering memeriksa dan merayakan kemenangan guna membantu Alat manajemen kerja baru Anda mendapatkan momentum.

Tanpa disadari, Anda telah berhasil menyelesaikan rencana manajemen perubahan!

Manfaat manajemen perubahan

Dengan manajemen perubahan yang efektif, Anda dapat memperkenalkan proses baru tanpa mengganggu tim atau organisasi Anda. Kita cenderung cukup terikat pada "cara lama" dalam melakukan sesuatu, meskipun cara baru secara objektif lebih baik. Rencana manajemen perubahan membantu tim Anda mewujudkan manfaat dari perubahan yang diusulkan, dengan membuatnya seminimal mungkin mengganggu.

Dengan proses manajemen perubahan yang sukses, Anda dapat mengharapkan:

1. Tingkat keberhasilan yang lebih tinggi: Dengan meluncurkan perubahan besar secara perlahan, mengatasi masalah, dan merayakan kemenangan pada tahap awal proses manajemen perubahan, Anda dapat mendorong realisasi manfaat yang lebih besar sekaligus mempersiapkan bagian lain organisasi untuk meraih kesuksesan. 

2. Risiko lebih rendah: Menurut Mckinsey, 70% program perubahan gagal sebagian besar karena penolakan pegawai dan kurangnya dukungan manajemen. Menerapkan proses yang mengatasi hambatan umum ini akan mengurangi pemborosan sumber daya dan meningkatkan peluang keberhasilan.

3. Peningkatan manajemen perubahan di masa mendatang: Perubahan sering terjadi dalam lanskap bisnis saat ini. Dengan terus meningkatkan proses manajemen perubahan setiap kali pembaruan diluncurkan, Anda memastikan transisi berikutnya lebih lancar dari yang sebelumnya. 

4. Konsistensi saat mengelola perubahan: Anda dapat menyederhanakan manajemen perubahan organisasi saat ada model manajemen perubahan standar. 

5. Keselarasan praktik dan nilai yang lebih baik: Pegawai adalah aset terbesar perusahaan Anda, jadi memposisikan perubahan dengan cara yang selaras dengan nilai-nilai inti mereka akan membantu mereka lebih menerima proses perubahan. 

Model manajemen perubahan lainnya

Proses manajemen perubahan dimulai sejak awal 1960-an, dan ada beberapa model manajemen perubahan selama bertahun-tahun. Berikut adalah tiga model manajemen perubahan tradisional yang masih dianggap efektif oleh organisasi hingga saat ini. 

Model perubahan Lewin

Kurt Lewin, seorang psikolog Jerman-Amerika, terkenal karena kontribusinya dalam penelitian terapan untuk praktik komunikasi. Model perubahan Lewin membagi manajemen perubahan menjadi tiga tahap proses:

1. Unfreeze: Selama fase Unfreeze, Anda akan membantu tim atau perusahaan mengatasi keengganan awal terhadap perubahan. Anda tidak hanya akan menganalisis keengganan terhadap perubahan, tetapi juga mulai meyakinkan tim tentang alasan Anda membutuhkan perubahan tersebut. Pada titik ini dalam model perubahan Lewin, fokus Anda adalah mempersiapkan tim untuk sesuatu yang baru.

2. Perubahan: Langkah Perubahan adalah saat Anda meluncurkan perubahan organisasi. Ingatlah bahwa Perubahan mungkin merupakan proses multilangkah saat Anda mengalami hambatan tak terduga dan berupaya untuk perlahan-lahan mengorientasikan semua orang ke sistem baru, apa pun itu.

3. Membekukan: Anda telah menerapkan Perubahan—sekarang saatnya untuk membekukannya sehingga cara "baru" untuk melakukan sesuatu menjadi standar.

Model ADKAR

Model ADKAR dibuat oleh Jeff Hiatt. ADKAR adalah akronim, yang merupakan singkatan dari:

• Awareness (Kesadaran) akan perlunya perubahan

• Desire (Keinginan) untuk berpartisipasi dan mendukung perubahan

• Pengetahuan tentang hal yang harus dilakukan untuk memastikan keberhasilan perubahan

• Ability untuk menerapkan perubahan

• Penguatan untuk memastikan perubahan terus diterapkan dalam jangka panjang

Proses 8 langkah untuk memimpin perubahan

Dr. John Kotter menemukan metode ini, yang ia uraikan dalam bukunya, Leading Change. Proses ini adalah inspirasi utama untuk Asana Way of Change. Menurut Kotter, delapan langkah tersebut adalah:

1. Menciptakan rasa urgensi untuk menekankan pentingnya bertindak segera

2. Bangun koalisi pemandu untuk memandu, mengoordinasikan, dan mengomunikasikan perubahan organisasi

3. Formulir visi dan inisiatif strategis untuk memperjelas perbedaan masa depan dengan masa lalu

4. Mendaftarkan pasukan sukarelawan untuk mendukung perubahan

5. Aktifkan tindakan dengan menghilangkan hambatan untuk memberikan kebebasan yang dibutuhkan organisasi untuk menghasilkan dampak nyata

6. Hasilkan kemenangan jangka pendek untuk memberi semangat agar organisasi bertahan

7. Pertahankan akselerasi dan terus lakukan perubahan hingga visi Anda menjadi kenyataan

8. Terapkan perubahan hingga cukup kuat untuk menggantikan kebiasaan lama

Kapan menggunakan manajemen perubahan

Anda tidak perlu menjalankan proses manajemen perubahan secara keseluruhan untuk setiap perubahan organisasi. Manajemen perubahan hanya penting jika potensi penolakan akan besar atau terjadi di seluruh perusahaan. Ingatlah bahwa, sebagai manusia, kita dapat menolak perubahan —kita cenderung menyukai sistem saat ini (meskipun itu bukan proses terbaik), dan mungkin sulit bagi orang atau tim untuk membayangkan bekerja dengan cara baru.

Berikut beberapa contoh perubahan organisasi yang akan Anda terapkan dengan proses manajemen perubahan:

• Alat atau teknologi baru di tingkat perusahaan

• Perubahan dalam kepemimpinan atau struktur organisasi

• Pembaruan budaya atau nilai kerja

• Kebijakan perusahaan, program SDM, atau tunjangan yang diperbarui

• Merger atau akuisisi

Hal terpenting yang perlu diingat saat menerapkan proses manajemen perubahan adalah memikirkan waktu dan cara Anda meluncurkan perubahan ini ke organisasi. Untuk pembaruan kebijakan atau prosedur operasi standar, mulailah dengan templat rencana kebijakan dan prosedur, jadi tim dapat membuat draf, meninjau, dan membagikan perubahan dalam satu format yang konsisten.

Di Asana, tim Layanan Profesional dan Kesuksesan Pelanggan kami sering membantu tim membangun strategi manajemen perubahan untuk meluncurkan alat atau teknologi baru di tingkat perusahaan. Dengan Asana, tim tidak hanya memiliki alat untuk mengatur dan melaksanakan pekerjaan—mereka juga meluncurkan pendekatan baru untuk kolaborasi tim melalui Manajemen Kerja. Menggunakan proses manajemen perubahan dapat membantu memastikan keberhasilan dan adopsi.

Kunci perubahan organisasi adalah manajemen perubahan

Apa pun perubahan organisasi yang Anda luncurkan atau metodologi manajemen perubahan yang Anda gunakan, proses yang matang dan terukur adalah kunci manajemen perubahan. Bantu tim Anda untuk berhasil beradaptasi dengan perubahan apa pun menggunakan manajemen perubahan.