Cara menavigasi perubahan organisasi

“Ch-ch-ch-ch-changes”

David Bowie benar—perubahan terjadi, suka atau tidak suka. Dalam kehidupan dan Business, kita terus berkembang. Dan terkadang, perubahan cukup besar sehingga dampaknya dapat dirasakan di seluruh organisasi. 

Apa itu perubahan organisasi?

Perubahan organisasi terjadi saat sebuah bisnis mengalami transisi besar yang memengaruhi sebagian besar atau semua pegawainya. Jenis perubahan ini berdampak luas karena memengaruhi budaya, infrastruktur, teknologi, atau proses internal perusahaan. Dengan kata lain, perubahan organisasi mengubah pengalaman sehari-hari tim Anda. Terkadang, transisi besar ini direncanakan dengan cermat, dan di lain waktu, hal itu terjadi tanpa pemberitahuan sebelumnya. 

Berikut beberapa contoh perubahan organisasi: 

• Mengubah kepemimpinan, seperti onboarding CEO atau kepala bagian baru.

• Merger atau akuisisi perusahaan. 

• Restrukturisasi bisnis. 

• Memperkenalkan teknologi baru, seperti beralih dari email ke perangkat lunak manajemen proyek.

• Memperbarui gol perusahaan seiring pertumbuhan, seperti beralih dari lead generation ke upselling.

Perubahan organisasi vs. manajemen perubahan organisasi

Istilah perubahan organisasi dan manajemen perubahan organisasi sering kali berjalan beriringan. Itu karena setiap kali transisi besar terjadi, Anda harus merencanakan cara memandu pegawai untuk memastikan semua orang siap meraih kesuksesan di lingkungan baru. Itulah yang dimaksud dengan manajemen perubahan organisasi—menyiapkan dan mengelola perubahan organisasi baru. 

Di sisi lain, perubahan organisasi sendiri hanya menggambarkan transisi—bukan proses yang telah Anda terapkan untuk mengelola perubahan. Artinya, setiap kali Anda mengantisipasi atau mengalami perubahan organisasi, Anda juga harus mulai menyiapkan proses manajemen perubahan untuk merencanakan cara Anda akan mengatasi transisi secara bertahap. 

Panduan manajemen perubahan untuk pemimpin

Pelajari cara menjadi pemimpin yang dibutuhkan Tim Anda selama masa perubahan. Dapatkan kiat tentang waktu yang tepat untuk menetapkan tujuan bisnis baru, cara berkomunikasi secara transparan, dan cara menjaga agar pegawai tetap terlibat.

Dapatkan wawasan

Spektrum perubahan

Perubahan organisasi bisa besar, kecil, atau di antaranya—dan di situlah spektrum perubahan berperan. Di satu sisi spektrum adalah perubahan inkremental, yang merepresentasikan transisi lebih kecil yang dilakukan perusahaan dari waktu ke waktu. Di sisi lain, perubahan transformasional, yang merepresentasikan transisi besar saat perusahaan Anda menemukan kembali proses atau infrastruktur yang ada. Kami telah menguraikan perbedaan antara perubahan inkremental dan transformasional di bawah ini, tetapi perlu diingat bahwa situasi khusus Anda mungkin tidak langsung termasuk dalam salah satu kelompok ini. Sebaliknya, Anda mungkin menemukan diri Anda berada di antara keduanya. 

Perubahan inkremental

Perubahan inkremental adalah transisi lebih kecil yang dilakukan perusahaan Anda dari waktu ke waktu. Perubahan inkremental sering kali berjalan seiring dengan pertumbuhan yang stabil dan peningkatan berkelanjutan—karena saat organisasi makin besar, proses, strategi, dan sumber daya lama mungkin tidak berfungsi sebaik sebelumnya. Perubahan inkremental memiliki dampak yang kurang langsung daripada perubahan transformasional, tetapi dapat berkembang seiring berjalannya waktu. Artinya, memandu tim Anda melalui transisi inkremental dan memastikan semua orang masih memiliki dukungan dan kejelasan yang dibutuhkan tetaplah penting. 

Contoh perubahan inkremental: Perusahaan Anda memperluas kesadaran mereknya dengan membuat konten di berbagai kanal online. Hasilnya, Anda memiliki lebih banyak aset merek daripada yang dapat Anda lacak—termasuk fotografi, desain, dan video. Untuk menata semuanya, Anda berinvestasi dalam alat manajemen aset digital (DAM) baru. Meskipun ini diperlukan agar perusahaan Anda berkembang dan mengatur pekerjaan, hal ini dapat menyebabkan beberapa kesulitan awal—seperti mengajarkan pemangku kepentingan cara menggunakan alat baru, memigrasikan konten, dan membuat proses untuk memastikan konten ditambahkan ke DAM dengan benar. 

Perubahan transformasional 

Perubahan transformasional adalah transisi skala besar di mana perusahaan Anda harus sepenuhnya menemukan kembali proses atau infrastruktur yang ada. Alih-alih beradaptasi secara perlahan dari waktu ke waktu, organisasi Anda membuat perubahan besar sekaligus. Jika tidak dikelola dengan baik, perubahan transformasional dapat menimbulkan kebingungan dan ambiguitas—yang pada gilirannya dapat berdampak negatif pada moral dan kinerja tim. Oleh karena itu, Anda harus membuat rencana manajemen perubahan untuk memandu organisasi atau tim Anda melalui transisi yang lebih besar. 

Contoh perubahan transformasional: Perusahaan Anda saat ini hanya beroperasi di AS, tetapi Anda telah memutuskan untuk melakukan ekspansi ke tingkat internasional. Akibatnya, Anda akan membangun kantor internasional, tim penjualan, dan infrastruktur baru untuk beroperasi di luar negeri. 

Jenis perubahan organisasi

Perubahan organisasi memiliki tiga formulir utama: perubahan strategi, perubahan proses, dan perubahan struktural. Berikut ikhtisar setiap jenis beserta contohnya. 

Perubahan strategi

Perubahan strategi adalah perubahan pada rencana strategis, gol bisnis, atau pernyataan visi perusahaan Anda. Jenis perubahan organisasi ini memengaruhi gol tim individu dan cara anggota tim harus memprioritaskan pekerjaan. 

Contoh perubahan strategi: Seiring pertumbuhan perusahaan, fokus Anda mungkin beralih dari membuat produk baru ke menyempurnakan produk yang sudah ada. Artinya, tujuan bisnis Anda juga harus berubah—dari meningkatkan kesadaran merek dan inventaris menjadi meningkatkan loyalitas dan kepuasan pelanggan. Untuk tim produk individu, hal ini mungkin berarti lebih sedikit berfokus pada pembuatan fitur dan lebih banyak pada pengujian pengguna. 

Perubahan proses

Perubahan proses adalah perubahan pada cara pegawai melakukan pekerjaan mereka. Ini dapat mencakup perubahan pada proses yang ada atau implementasi alur kerja yang sepenuhnya baru. Perubahan proses sering kali berdampak signifikan pada pengalaman sehari-hari tim Anda. 

Contoh perubahan proses: Bayangkan perusahaan Anda membuat proses peninjauan hukum baru untuk semua komunikasi eksternal. Ini berdampak langsung pada tim pemasaran Anda karena kini ada langkah peninjauan hukum tambahan dalam alur kerja pembuatan konten. 

Perubahan struktural

Perubahan struktural adalah perubahan pada cara organisasi atau tim Anda diatur. Jika dilakukan secara keliru, perubahan struktural dapat menimbulkan kebingungan tentang siapa yang bertanggung jawab atas apa, dan siapa yang harus diberi tahu kapan. 

Contoh perubahan struktural: Bayangkan perusahaan rintisan Anda baru saja membuat tim sumber daya manusia baru untuk mengelola pegawai baru yang terus bertambah. Akibatnya, manajer perekrutan individu tidak lagi bertanggung jawab atas proses onboarding dari awal hingga akhir. Karena perubahan pada struktur organisasi ini, Anda perlu menentukan tugas onboarding mana yang termasuk dalam lingkup SDM, dan tugas mana yang harus diselesaikan oleh manajer perekrutan. 

3 jebakan perubahan organisasi dan cara menghindarinya

Perubahan organisasi seperti seseorang yang melakukan lompatan meriam ke kolam renang. Setelah benturan awal, gelombang terbentuk dan meluas ke luar, akhirnya mengganggu seluruh permukaan kolam renang. Demikian pula, satu perubahan dalam organisasi Anda dapat menyebabkan gelombang gangguan yang memengaruhi setiap pegawai. 

Namun, sedikit perencanaan ekstra dapat membantu Anda dan Tim menavigasi lingkungan kerja yang berubah dengan lancar. Untuk memulai, berikut adalah tiga jebakan utama perubahan organisasi—serta cara menghindarinya.

Penurunan moral dan budaya perusahaan

Merasakan penolakan terhadap perubahan adalah sifat manusia, terutama jika Anda tidak tahu mengapa perubahan itu terjadi dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Artinya, tanpa komunikasi yang efektif, transisi besar dapat menyebabkan dibatalkannya semangat kerja perusahaan dan pegawai. 

Dampak ini seringkali paling sulit untuk ditentukan, tetapi paling penting untuk ditangani. Budaya organisasi membentuk dan menentukan lingkungan kerja Anda—dan tanpa budaya yang baik, tim Anda tidak akan termotivasi dan siap untuk meraih kesuksesan. 

Misalnya, Anda mungkin menemui banyak penolakan pegawai saat memperkenalkan alat manajemen SDM baru kepada tim. Orang-orang merasa nyaman dengan perangkat lunak saat ini—dan meskipun perangkat lunak itu tidak ideal, mungkin lebih mudah untuk tetap menggunakan perangkat yang sudah dikenal daripada menghabiskan waktu dan energi untuk mempelajari cara menggunakan alat lain. Tanpa konteks yang tepat, perubahan ini dapat terasa seperti rintangan lain dalam perjalanan tim Anda dan berdampak negatif pada moral.

Namun, menghindari perubahan selamanya tidak realistis—terutama ketika proses baru dapat membantu tim menghindari kerja tentang kerja yang membosankan dan mempermudah mereka untuk berkolaborasi. Perubahan organisasi dapat menurunkan semangat kerja jika tidak dilakukan dengan benar, tetapi dengan proses yang tepat, Anda dapat menggunakan perubahan untuk membangun budaya perusahaan yang lebih kuat. 

Sebagai manajer, Anda dapat melindungi (dan bahkan meningkatkan) budaya selama masa perubahan. Berikut caranya: 

• Gunakan proses manajemen perubahan. Proses perubahan sangat penting untuk mengomunikasikan alasan perubahan itu penting, hal yang dapat diharapkan oleh tim, dan cara mencapai kesuksesan ke depannya. Misalnya, di Asana, kami mengembangkan Jalan Perubahan Asana untuk membantu tim meluncurkan alat atau teknologi baru di tingkat organisasi. Berdasarkan model manajemen perubahan yang dirancang oleh Dr. John Kotter, Jalan Perubahan Asana mencakup langkah-langkah untuk menentukan alasan Anda, menetapkan metrik kesuksesan, dan merayakan kemenangan awal tim Anda. 

• Tetapkan gol bersama. Membuat dan mengomunikasikan gol yang jelas membantu tim memahami alasan pentingnya perubahan organisasi. Gol membantu mendorong motivasi intrinsik dan membuat tim Anda bersemangat tentang masa depan. Contoh, Anda dapat membuat gol SMART ini saat beralih ke alat manajemen SDM baru: "Pada akhir kuartal pertama, kurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas SDM (seperti meminta dan menyetujui waktu istirahat, mengelola kompensasi, dan mengirimkan tinjauan kinerja) sebesar 50%." 

• Latih kecerdasan emosional. Perubahan itu sulit, dan penting untuk menyadari bahwa setiap orang menghadapi perubahan dengan cara yang berbeda. Mengembangkan keterampilan kecerdasan emosional membantu Anda memahami emosi Anda sendiri dan mengenali emosi orang lain secara akurat—sehingga Anda dapat berkomunikasi dengan empati, membangun hubungan yang lebih kuat, dan mengelola konflik secara efektif. Selama masa transisi, kecerdasan emosional membantu Anda memahami kondisi tim dan memberi dukungan yang dibutuhkan.  

• Minta umpan balik. Meminta umpan balik membantu dalam dua cara. Pertama, umpan balik membantu Anda memahami kekhawatiran tim dan meningkatkan proses serta komunikasi tim. Dan kedua, meminta umpan balik menunjukkan bahwa Anda menghargai masukan setiap anggota tim—terutama saat Anda mengambil langkah konkret untuk mengatasi kekhawatiran tim. Umpan balik sangat penting selama masa perubahan organisasi karena tim Anda mungkin mengalami lebih banyak hambatan atau kesulitan yang lebih besar dari biasanya. 

Panduan manajemen perubahan untuk pemimpin

Pelajari cara menjadi pemimpin yang dibutuhkan Tim Anda selama masa perubahan. Dapatkan kiat tentang waktu yang tepat untuk menetapkan tujuan bisnis baru, cara berkomunikasi secara transparan, dan cara menjaga agar pegawai tetap terlibat.

Dapatkan wawasan

Kelumpuhan pengambilan keputusan 

Transisi besar dapat menimbulkan banyak ketidakpastian. Tanpa komunikasi yang jelas, perubahan organisasi dapat menyulitkan untuk mengetahui hal yang harus diprioritaskan dan siapa yang bertanggung jawab atas apa. Dan karena ambiguitas itu, tim Anda mungkin tidak memiliki panduan dan informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang baik.

Berikut skenarionya: Bayangkan Anda bekerja dalam tim pengembangan produk dan perusahaan Anda baru saja membuat tim riset pengguna (UXR) baru—lengkap dengan lima peneliti yang baru dipekerjakan. Sebelumnya, Anda hanya menguji produk untuk memastikan produk berfungsi dengan baik. Namun, kini Anda memiliki sumber daya tambahan untuk menguji dan meningkatkan produk. Namun, sumber daya baru itu datang dengan sedikit ambiguitas. Apakah Anda masih mendorong pengujian, atau apakah itu tanggung jawab Tim UXR? Kapan Anda harus melibatkan mereka dalam proses pembuatan produk? Siapa yang memutuskan apakah suatu fitur produk berhasil atau tidak? Semua pertanyaan ini dapat mempersulit pengambilan keputusan.

Untungnya, ketidakpastian ini dapat diatasi dengan beberapa strategi berbeda: 

• Buat Diagram RACI untuk inisiatif utama. Diagram RACI menguraikan siapa yang responsible, accountable, consulted, dan informed untuk setiap tugas, milestone, atau hasil akhir dalam proyek. Membuat Diagram RACI menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas serta mengurangi kebingungan tentang siapa yang harus diberi tahu dan kapan. Untuk melanjutkan dengan contoh di atas, Anda dapat membuat Diagram RACI untuk menguraikan tanggung jawab pemangku kepentingan untuk proses pengujian produk Anda. Anda juga dapat membuat Diagram RACI ad-hoc khususnya untuk produk rumit atau kompleks yang mungkin memerlukan proses yang sedikit berbeda.

• Menghubungkan gol ke pekerjaan. Pengambilan keputusan sebenarnya adalah tindakan memprioritaskan—untuk mengambil keputusan, Anda harus memutuskan apakah satu opsi lebih penting daripada yang lain. Dan sebelum Anda dapat memutuskan hal yang penting, Anda perlu mengetahui bagaimana pekerjaan sehari-hari berkontribusi pada gol menyeluruh. Itu berarti membuat gol yang jelas (dan menghubungkannya dengan pekerjaan tim) adalah salah satu cara terbaik untuk membantu tim Anda mengambil keputusan yang baik selama masa perubahan organisasi. Misalnya, bayangkan tim pengembangan produk Anda memiliki gol untuk meningkatkan kepuasan pengguna sebesar 30% tahun ini. Jika semua orang di tim selaras dengan gol tersebut, mereka dapat lebih mudah memutuskan untuk bekerja sama dengan tim UXR untuk mengoptimalkan produk yang ada daripada membuat yang baru.  

• Pusatkan kolaborasi di satu tempat. Dalam hal pengambilan keputusan, kejelasan adalah kuncinya. Anda perlu memastikan setiap anggota tim dan pemangku kepentingan memiliki akses ke informasi terbaru tentang setiap proyek—karena, apa gunanya Diagram RACI dan tujuan proyek jika tidak ada yang tahu di mana menemukannya? Itu sebabnya, memusatkan kolaborasi dalam satu alat manajemen proyek dapat memastikan tim memiliki sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang baik selama masa perubahan. Misalnya, Asana memungkinkan Anda membagikan informasi proyek dan tugas, jadi detail penting dibagikan di tempat pekerjaan benar-benar terjadi. Anda juga dapat menghubungkan pekerjaan langsung ke gol, jadi cara setiap tugas berkontribusi pada tujuan keseluruhan Anda jelas. 

Kinerja Business yang tidak stabil

Terkadang perubahan organisasi bukan karena pertumbuhan, melainkan gangguan bisnis yang tidak terduga—seperti kehilangan pendapatan, pelanggaran keamanan, atau kehilangan pegawai kunci. Kinerja bisnis Anda mungkin berisiko saat perubahan mendadak semacam itu terjadi, terutama jika Anda tidak memiliki rencana kontingensi yang disiapkan untuk keadaan darurat. 

Banyak dari kita mengalami hal itu selama pandemi COVID-19. Business yang sebelumnya mengandalkan pengunjung langsung terpaksa beralih ke bisnis online. Museum harus membuat pameran virtual, restoran dengan cepat beralih ke pengiriman ke rumah, dan perusahaan tur berebut untuk menyusun pengalaman online. Masing-masing jenis bisnis tersebut harus mengubah gol keseluruhan untuk beralih dari penjualan tatap muka ke penjualan online—serta menyesuaikan proses perusahaan untuk menghasilkan berbagai jenis produk. Dan selain itu, mereka juga harus belajar cara berfungsi di lingkungan kerja jarak jauh. Dengan semua hal yang harus dihadapi, tidak mengherankan jika banyak organisasi mengalami—dan masih mengalami—kinerja Business yang tidak stabil karena perubahan besar-besaran di organisasi. 

Namun, bukan berarti Anda akan gagal saat gangguan bisnis tak terduga berikutnya terjadi. Kuncinya adalah bersikap proaktif. Dengan sedikit persiapan sekarang, Anda dapat membuat rencana untuk mengelola risiko akibat perubahan organisasi yang tidak terduga—jadi Anda dapat memulai dengan cepat dan menjaga kinerja Anda tetap stabil. Berikut hal yang harus dilakukan: 

• Lakukan analisis dampak bisnis. Analisis dampak bisnis membantu Anda memprediksi konsekuensi gangguan terhadap proses bisnis, jadi Anda memiliki data yang dibutuhkan untuk membuat strategi pemulihan secara proaktif. Ini membantu menjawab pertanyaan seperti proses mana yang paling penting untuk menjaga bisnis Anda tetap berjalan, sumber daya apa yang Anda butuhkan untuk beroperasi dengan sukses, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk kembali ke jalur semula setelah terjadi gangguan. Data yang Anda kumpulkan selama penilaian membantu Anda merencanakan terlebih dahulu cara menangani peristiwa tak terduga saat itu terjadi. 

• Buat rencana kontingensi. Rencana kontingensi adalah strategi cadangan Anda. Rencana ini menjelaskan cara Anda merespons jika peristiwa tak terduga membuat bisnis Anda keluar jalur—misalnya, cara menyesuaikan jika Anda perlu mengubah gol bisnis, dan apa yang akan dilakukan jika kehilangan pendapatan dan perlu menata ulang perusahaan. Anda dapat membuat rencana kontingensi untuk setiap risiko signifikan yang diidentifikasi dalam analisis dampak bisnis. Kemudian, saat perubahan organisasi yang tidak terduga terjadi, Anda akan dapat segera bertindak. 

• Bangun fondasi yang kuat. Jika bisnis Anda memiliki budaya yang kuat, komunikasi yang jelas, dan alat kolaborasi yang efektif, Anda dapat menghadapi bahkan tantangan yang paling sulit. Artinya, Anda harus terus meningkatkan proses dari waktu ke waktu, bukan hanya berpegang pada status quo, sehingga Anda siap meraih kesuksesan saat perubahan terjadi. Ini mungkin berarti membangun proses onboarding terbaik di kelasnya untuk membantu memperkuat budaya organisasi, menetapkan siklus rutin untuk memberi dan menerima umpan balik, atau berinvestasi dalam alat manajemen proyek untuk membantu tim mengoordinasikan pekerjaan harian. 

Belajar menerima perubahan

Perubahan organisasi mungkin sulit, tetapi juga merupakan cara kita untuk berkembang. Dan ketika kita dapat menavigasi transisi besar secara efektif, kita menyiapkan tim kita untuk sukses di dunia yang terus berubah. 

Jika ada satu hal yang harus Anda dapatkan dari artikel ini, itu adalah pentingnya kejelasan dan komunikasi selama masa perubahan organisasi. Pelajari cara Asana dapat membantu tim mendapatkan kejelasan dengan menghubungkan gol ke pekerjaan, memungkinkan orang berkolaborasi langsung dalam tugas, dan membuat informasi mudah diakses. 

Panduan manajemen perubahan untuk pemimpin

Pelajari cara menjadi pemimpin yang dibutuhkan Tim Anda selama masa perubahan. Dapatkan kiat tentang waktu yang tepat untuk menetapkan tujuan bisnis baru, cara berkomunikasi secara transparan, dan cara menjaga agar pegawai tetap terlibat.

Dapatkan wawasan