4 cara untuk menetapkan peran dan tanggung jawab untuk kesuksesan tim

Anda tahu rasanya betapa kacau mengelola proyek yang tidak memiliki peran dan tanggung jawab yang jelas? Ketika satu anggota tim mengurus desain, yang lain mengurus konten. Kedua anggota tim ini menulis naskah iklan yang dimasukkan ke dalam gambar, dengan asumsi ini bagian peran mereka. Karena miskomunikasi dan duplikasi pekerjaan, naskah iklan itu memakan waktu lebih lama untuk diselesaikan, akibatnya Anda harus menunda proyek.

Berpegang pada rencana proyek tanpa adanya peran dan tanggung jawab yang jelas itu sulit. Dengan menentukan peran tim, Anda dapat membantu rekan tim berkolaborasi dan mengerjakan proyek secara lebih efisien. Sebagai manajer, Anda harus menjelaskan tugas spesifik setiap anggota tim pada awal proyek jika ingin meningkatkan produktivitas tim. 

Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan cara menetapkan peran dan tanggung jawab serta alasan hal itu akan bermanfaat bagi tim.

1. Tentukan hal yang perlu diselesaikan

Anda dapat menggunakan langkah berikut saat mengidentifikasi peran dan tanggung jawab pada tingkat organisasi dan proyek. Langkah pertama saat menentukan peran tim adalah menentukan berbagai tugas yang perlu diselesaikan. Beberapa pertanyaan yang Anda dapat ajukan untuk mengidentifikasi tugas-tugas ini meliputi:

• Apakah proyek-proyek sebelumnya berhasil diselesaikan?

• Jika tidak, apa yang dapat dilakukan lebih baik?

• Tugas apa yang masih ada dalam daftar tugas tim Anda?

• Tugas-tugas apa yang diselesaikan setiap anggota tim setiap hari?

• Apakah tugas-tugas ini bagian dari deskripsi pekerjaan setiap anggota tim?

Jika tahu jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan, Anda dapat mendelegasikan tugas sesuai dengan hal itu.

2. Identifikasi kesenjangan dalam tanggung jawab

Meskipun langkah ini paling relevan saat menentukan peran di tingkat organisasi, Anda mungkin juga menemukan kesenjangan dalam tanggung jawab saat mengerjakan proyek.

Setelah membuat daftar tugas Anda, bandingkan dan bedakan tugas-tugas ini dengan yang dilakukan anggota tim. Perbandingan ini akan membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan dalam tanggung jawab. Kesenjangan ini dapat terjadi secara tidak sengaja jika deskripsi pekerjaan awal anggota tim tidak jelas atau jika mereka ditarik ke tugas lain oleh orang lain.

Jika Anda mengidentifikasi kesenjangan dalam tanggung jawab, kesenjangan ini menjadi titik awal bagi Anda untuk menyelaraskan tim kembali. Kemudian, Anda dapat memindahkan anggota tim kembali ke peran yang diinginkan dan mencari tahu siapa yang harus mengambil alih tugas tambahan yang mereka tangani sebelumnya.

3. Perjelas peran menggunakan matriks RACI

Matriks RACI adalah alat terbaik untuk memperjelas peran anggota tim. RACI singkatan dari responsible, accountable, consulted, dan informed. Anda bisa membuat matriks atau tabel RACI dengan menempatkan tugas di sumbu Y dan anggota tim di sumbu X. 

Tetapkan satu dari empat huruf RACI untuk setiap tugas dan anggota tim. Hal ini memudahkan anggota tim untuk mengetahui peran spesifiknya untuk setiap tugas. 

Legend di bawah ini menjelaskan dengan lebih banyak detail tentang peran tim yang paling cocok dengan setiap huruf dari bagan RACI.

• R = Responsible. Orang ini melaksanakan pekerjaan. Seharusnya hanya ada satu penanggung jawab per tugas sehingga semua orang tahu siapa yang harus dihubungi jika memiliki pertanyaan atau informasi terbaru.

• A = Accountable. Orang ini bertanggung jawab untuk menyetujui pekerjaan dan kemungkinan besar adalah manajer.

• C = Consulted. Orang ini harus memberikan input tentang pekerjaan. Orang ini bisa dari anggota tim atau seseorang dalam tim lain.

• I = Informed. Orang ini harus diberitahu tentang progres dan hasil pekerjaan, tetapi tidak memberikan input tentang pekerjaan yang sedang berlangsung. 

Kiat tambahan untuk matriks RACI: 

• Seharusnya hanya ada satu penanggung jawab per tugas (R) sehingga anggota tim tahu siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut. Jika satu tugas memiliki lebih dari satu Penanggung jawab, anggota tim akan mudah merasa bingung.

• Meski hanya satu orang yang harus akuntabel untuk setiap tugas (A), orang itu dapat sekaligus menjadi penanggung jawab tugas tersebut (AR). 

• Penting untuk membatasi jumlah orang yang Anda beri informasi karena hal ini dapat memperumit proyek Anda (sedikit I).

Anda dapat menggunakan matriks RACI guna menetapkan ekspektasi yang jelas untuk anggota tim dan sebagai referensi saat melaksanakan proyek. 

4. Dapatkan umpan balik dari anggota tim

Meminta umpan balik yang jujur dari anggota tim ​​setelah Anda menyelesaikan matriks RACI dapat mendorong kolaborasi tim dan memberikan wawasan tentang apakah peran yang Anda tetapkan tampak berfungsi.

Ketika anggota tim dapat mengutarakan pendapatnya, Anda menciptakan dinamika tim yang sehat di tempat kerja dengan memfasilitasi komunikasi.

Anda dapat meminta umpan balik dengan beberapa cara, seperti: 

• Adakan rapat tim dan tanyakan, "Adakah yang punya pendapat terkait peran tim yang saya berikan?"

• Jadwalkan rapat 1:1 sehingga anggota tim memiliki ruang yang aman untuk mengutarakan kekhawatirannya.

• Lakukan survei anonim agar anggota tim dapat menyampaikan tanggapan jujurnya.

Kapan harus memperjelas peran dan tanggung jawab

Terdapat peran dan tanggung jawab di tingkat organisasi dan proyek. Sebagai manajer proyek, tugas Anda adalah menentukan keduanya untuk tim pada waktu yang berbeda. Membuat struktur tim yang solid di tingkat organisasi sangatlah penting dan harus ditangani dahulu jika Anda melihat kesenjangan di area ini. 

Misalnya, jika seorang penulis dalam tim Anda menangani banyak perencanaan proyek, mungkin sudah waktunya untuk menyesuaikan kembali prioritas dan tugasnya. Jika desainer sibuk menjawab email seharian, selaraskan kembali struktur tim sehingga ia punya lebih banyak waktu untuk fokus pada desain. 

Setelah tim mengetahui peran dan tanggung jawab mereka di tingkat organisasi, Anda bisa melakukan pendekatan terhadap masing-masing proyek. Desainer mungkin memiliki tanggung jawab umum untuk peran pekerjaannya. Namun, untuk proyek spesifik, ia mungkin juga bertanggung jawab untuk mengirimkan dan menerima desain. 

Manfaat menetapkan peran dan tanggung jawab

Saat menetapkan peran dan tanggung jawab, Anda menciptakan struktur tim yang akan bertahan lama. Kinerja tim akan meningkat ketika individu merasa percaya diri akan tugas yang diberikan kepadanya.

Ketika anggota tim memiliki peran individu, tim juga mendapat manfaat dalam aspek lain, meliputi:

• Meningkatkan produktivitas: Anda akan melihat peningkatan produktivitas saat menetapkan tanggung jawab utama kepada setiap anggota tim. Jika semua anggota tim memiliki kejelasan tentang peran dan tanggung jawab, mereka dapat memprioritaskan pekerjaan yang tepat dan menyelesaikan pekerjaan yang berdampak paling besar.

• Meningkatkan proses perekrutan: Dengan memperjelas tanggung jawab pekerjaan untuk peran yang berbeda, Anda memudahkan manajer perekrutan untuk memenuhi kebutuhan tim saat mencari pegawai baru. Tanpa daftar tanggung jawab yang jelas, perekrut akan kesulitan untuk menjelaskan peran pekerjaan kepada calon pegawai.

• Meningkatkan semangat kerja tim: Jika tidak ada kejelasan tentang apa yang harus dilakukan, anggota tim mungkin merasa ragu akan kemampuannya. Menentukan peran dan tanggung jawab dapat meningkatkan semangat kerja tim karena setiap orang akan memiliki tugas untuk diselesaikan. Anda juga dapat menyesuaikan anggota tim untuk mengerjakan tugas yang dapat mendukung kemampuan alaminya sehingga ia merasa yakin pada yang dilakukannya setiap hari. 

• Sumber daya yang lebih efisien: Organisasi tidak akan membuang banyak waktu dan uang jika para anggota tim menjalankan peran kerja yang benar. Seperti terlihat pada contoh di atas, dua anggota tim yang tidak mengetahui tanggung jawab pekerjaannya dalam sebuah proyek akhirnya bekerja dua kali. Pekerjaan duplikat ini membuang waktu proyek yang berharga, akibatnya uang terbuang sia-sia. Semakin efisien tim Anda, semakin kecil anggarannya dan semakin singkat waktunya. 

Dengan peran tim yang jelas dan konkret, anggota tim harus merasa yakin dan termotivasi untuk memenuhi tanggung jawab. 

Contoh peran dan tanggung jawab

Setiap peran memiliki tanggung jawab utama yang sesuai dengan posisi tersebut. Jika disesuaikan secara tepat, anggota tim pasti mengetahui perannya dan hanya bertanggung jawab atas tugas yang sesuai dengan peran pekerjaannya itu. Lihat peran umum dan tanggung jawab yang mungkin dimiliki oleh peran berikut ini.

Peran: Manajer proyek

Tanggung jawab: 

• Merencanakan dan mengembangkan proyek

• Membuat dan memimpin tim

• Memantau dan membagikan progres proyek

Peran: Desainer visual

Tanggung jawab:

• Menghasilkan karya visual yang konsisten

• Terus memberikan informasi terbaru tentang milestone proyek kepada anggota tim

• Membuat arahan untuk proyek dan membimbing anggota tim

Peran: Penulis konten

Tanggung jawab:

• Melakukan riset dan menulis naskah iklan

• Mengomunikasikan progres dengan desainer dan manajer

• Merevisi naskah iklan setelah menerima umpan balik dari klien

Tanggung jawab ini dapat berubah berdasarkan budaya organisasi, lingkungan kerja, dan kemampuan setiap anggota tim. Anda dapat membuat templat tanggung jawab pekerjaan Anda sendiri dengan lebih banyak detail, seperti kepada siapa anggota tim melapor dan kriteria peran.

Bangun tim proyek yang kuat dengan komunikasi dan struktur yang jelas

Sebagai pemimpin tim, tugas Anda yaitu mempersiapkan anggota tim untuk setiap proyek. Cara terbaik untuk menciptakan struktur tim yang kuat adalah melalui komunikasi terbuka. Dengan perangkat lunak komunikasi tim, Anda dapat menepati batas waktu dan mencapai gol tim dengan memastikan semua orang mengetahui peran dan tanggung jawab, tenggat tugas, dan status progres pekerjaannya.