Apa itu analisis dampak bisnis (BIA)? 4 langkah untuk bersiap menghadapi apa pun

"Bersiaplah." 

Konsep ini sama benarnya dalam bisnis seperti dalam The Lion King. Baik Anda bernyanyi di sabana Afrika atau mengelola proyek dari meja kerja, Anda harus memahami seperti apa skenario terburuknya sehingga Anda dapat mengambil tindakan jika diperlukan. 

Di situlah analisis dampak bisnis (BIA) berperan. BIA memberi tahu Anda hal yang akan terjadi saat kendala tak terduga muncul sehingga Anda dapat membuat rencana untuk mengembalikan bisnis ke jalur semula secepat mungkin. 

Apa itu analisis dampak bisnis (BIA)?

Analisis dampak bisnis membantu Anda memprediksi konsekuensi gangguan terhadap proses bisnis, jadi Anda memiliki data yang dibutuhkan untuk membuat strategi pemulihan secara proaktif. Contohnya, perusahaan manufaktur dapat membuat BIA untuk mengukur bagaimana kehilangan pemasok utama akan memengaruhi operasi dan pendapatan perusahaan.

Sederhananya, BIA mengidentifikasi dampak operasional dan finansial dari gangguan—seperti apa yang akan terjadi jika server Anda macet atau pandemi global mengubah lanskap pasar. Data yang Anda kumpulkan selama analisis dampak bisnis membantu Anda memahami dan mempersiapkan hambatan potensial ini, jadi Anda dapat bertindak cepat dan menghadapi tantangan saat muncul. Misalnya, Anda dapat menggunakan wawasan dari BIA untuk membuat rencana kelangsungan bisnis, yang menguraikan cara tim Anda akan menanggapi perubahan bisnis yang tidak terduga. 

Berikut beberapa contoh gangguan bisnis dan potensi dampaknya: 

Contoh gangguan bisnis

• Pelanggaran keamanan data atau serangan dunia maya

• Penundaan penjadwalan

• Bencana alam

• Pemadaman listrik atau pemadaman utilitas

• Kerusakan peralatan

• Kehilangan pegawai kunci

• Kehilangan pemasok utama 

Contoh dampak bisnis

• Penurunan penjualan atau pendapatan karena waktu henti produksi

• Merchandising ritel yang tidak dijalankan dengan baik atau peluang promosi yang terlewatkan

• Penundaan penjualan atau pendapatan (seperti penundaan pembayaran)

• Pengeluaran tak terduga (seperti pembayaran lembur atau biaya outsourcing)

• Denda peraturan atau penalti kontrak

• Rencana bisnis tertunda karena gangguan bisnis

• Pelanggan yang hilang 

Analisis dampak bisnis vs. penilaian risiko

Penilaian risiko menganalisis potensi ancaman dan kemungkinan terjadinya. Analisis dampak bisnis mengukur tingkat keparahan ancaman tersebut dan bagaimana ancaman tersebut akan memengaruhi operasi bisnis dan keuangan. Dengan kata lain, analisis dampak bisnis pada dasarnya merupakan perluasan dari laporan penilaian risiko—BIA mengidentifikasi potensi risiko dan kemudian juga mengukur dampaknya.

Analisis dampak bisnis vs. manajemen risiko proyek

Manajemen risiko proyek adalah proses mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi potensi risiko proyek. Dalam hal ini, risiko adalah segala sesuatu yang dapat menyebabkan kegagalan proyek dengan menunda linimasa proyek, melebihi anggaran proyek, atau menurunkan kinerja. 

Manajemen risiko proyek berfokus pada memprediksi dan menanggapi hambatan dalam proyek tertentu, sedangkan analisis dampak business memiliki ruang lingkup yang lebih luas. BIA tidak berfokus pada satu proyek, melainkan pada fungsi dan proses Business yang menyeluruh. Misalnya, Anda akan menggunakan manajemen risiko proyek untuk inisiatif lintas fungsi guna mendesain ulang app perusahaan, tetapi  membuat BIA untuk menyelidiki bagaimana gangguan terhadap kepegawaian dapat memengaruhi produksi untuk app perusahaan.

Analisis dampak bisnis vs rencana pemulihan bencana

Analisis dampak bisnis dan perencanaan pemulihan bencana (DRP) adalah komponen kelangsungan bisnis yang saling melengkapi namun berbeda. Sementara BIA berfokus pada identifikasi fungsi penting dan potensi dampak gangguan, DRP menguraikan langkah-langkah spesifik untuk memulihkan sistem dan operasi TI setelah krisis. 

BIA menginformasikan prioritas dan strategi dalam DRP, memastikan proses pemulihan yang ditargetkan dan efisien yang selaras dengan kebutuhan paling penting organisasi.

Mengapa analisis dampak bisnis itu penting? 

Gangguan terjadi, dan penting untuk bersiap-siap agar Anda dapat kembali bekerja sesuai rencana dan meminimalkan kerugian laba. Analisis dampak bisnis membantu Anda mengumpulkan data yang diperlukan untuk merencanakan dan menangani hambatan saat hal itu terjadi. 

Secara khusus, proses BIA membantu Anda:  

• Mengidentifikasi aktivitas dan sumber daya Business yang penting. BIA membantu Anda memahami proses yang diperlukan untuk memberikan produk dan layanan terpenting—jadi Anda tahu aktivitas yang harus dilakukan, apa pun kondisinya. 

• Menganalisis dampak keuangan dari gangguan bisnis. Saat Anda memahami bagaimana potensi hambatan dapat memengaruhi keuangan perusahaan, Anda dapat secara proaktif menyusun strategi dan mengalokasikan dana untuk mengatasi gangguan tak terduga saat itu terjadi. Dengan BIA, Anda dapat memahami kebutuhan sumber daya, membenarkan permintaan anggaran, dan mempresentasikan rencana kelangsungan bisnis (BCP) Anda kepada kepemimpinan. 

Kumpulkan data yang Anda butuhkan untuk membuat rencana Business continuity. Rencana business continuity menjabarkan strategi untuk mencegah dan menanggapi gangguan bisnis. Namun, untuk merencanakan respons, Anda harus terlebih dahulu memahami cara gangguan tersebut akan memengaruhi Business Anda.

Cara melakukan analisis dampak bisnis

Membuat analisis dampak bisnis mungkin terkesan menakutkan, tetapi kami telah menguraikan prosesnya menjadi empat langkah yang mudah dipahami. Berikut cara memulai: 

1. Rencanakan cara Anda akan melakukan BIA

Meskipun Anda menggunakan BIA untuk menganalisis proses perusahaan yang lebih besar, anggap analisis dampak bisnis itu sendiri sebagai proyek yang perlu direncanakan. Sama seperti proyek biasa, mulailah dengan membuat rencana proyek yang menguraikan cara Anda akan melakukan BIA—termasuk ruang lingkup analisis, tujuan BIA, dan pemangku kepentingan yang akan bekerja sama dengan Anda. Rencana proyek yang ditulis dengan baik memberikan jalur yang jelas untuk BIA Anda. Ini membantu pemangku kepentingan memahami tanggung jawab mereka dan memastikan Anda memiliki semua sumber daya yang dibutuhkan sebelum memulai.

Saat membuat rencana, pertimbangkan cara Anda akan mengatur berbagai bagian dari analisis dampak bisnis sehingga anggota tim dapat menemukan dan memahami informasi yang dibutuhkan, lalu bertindak secara efektif. Perangkat lunak manajemen proyek seperti Asana dapat membantu Anda mengoordinasikan semua pekerjaan di satu alat terpusat, jadi anggota tim memiliki sumber kebenaran tunggal untuk setiap komponen proyek. Asana juga memperbarui secara real-time saat pekerjaan selesai, jadi Anda selalu tahu jika Anda bekerja sesuai jadwal.

2. Kumpulkan informasi

Sebelum dapat memprediksi konsekuensi gangguan bisnis, Anda harus terlebih dahulu memahami cara kerja proses bisnis yang sangat penting. Untuk itu, Anda perlu bertanya kepada para ahli—pemangku kepentingan yang mengelola dan menjalankan proses Business yang sedang Anda selidiki. Meskipun Anda mungkin memiliki pandangan menyeluruh tentang proses dan memahami kebutuhan gambaran besar, Anda harus berbicara dengan seseorang yang lebih dekat dengan pekerjaan. Dengan begitu, Anda dapat memahami dampak langsung dari gangguan business serta solusi yang ingin Anda terapkan. 

Ada dua metode umum pengumpulan informasi: 

• Mengatur wawancara dengan pemangku kepentingan.

• Buat kuesioner analisis dampak bisnis yang dapat diselesaikan secara asinkron oleh pemangku kepentingan. 

Pertanyaan yang Anda ajukan selama wawancara dan pada kuesioner serupa. Meskipun wawancara sering kali lebih bersifat pribadi, kuesioner dapat menghemat waktu dan membantu Anda menstandarkan data.

Contoh kuesioner analisis dampak bisnis

Untuk memulai, berikut kuesioner BIA templat beserta contoh jawabannya: 

Sebutkan proses bisnis yang menjadi tanggung jawab Anda

Proses pembayaran online

Jelaskan di mana proses dilakukan

Server yang kami gunakan untuk memproses informasi pembayaran pelanggan. 

Buat daftar semua input dan output proses

• Input: item di keranjang, informasi pembayaran pelanggan, alamat penagihan, alamat pengiriman

• Output: Pelanggan membayar item, informasi pengiriman dikirim ke pusat distribusi, dan email konfirmasi dikirim

Buat daftar sumber daya dan alat yang diperlukan untuk proses

Platform e-commerce (Shopify), perangkat lunak automasi email, dan tim layanan pelanggan

Buat daftar pengguna proses

Pelanggan

Jelaskan waktu proses

Proses checkout memakan waktu 3-5 menit. Ini terjadi setelah item ditambahkan ke keranjang dan sebelum item dikirim. 

Buat daftar potensi gangguan terhadap proses

Server crash, bug automasi email, platform e-commerce down, pelanggaran keamanan

Buat daftar dampak keuangan, operasional, dan hukum/peraturan dari potensi gangguan

• Dampak keuangan: Kerusakan server akan mengakibatkan hilangnya pendapatan sebesar $1.000 per menit.

• Dampak operasional: Jika platform e-commerce tidak berfungsi lebih dari satu hari, kehilangan penjualan akan menyebabkan surplus sumber daya. 

• Dampak regulasi: Pelanggaran keamanan dapat mengakibatkan biaya karena kurangnya kepatuhan terhadap peraturan data pelanggan.

Jika berlaku, berikan data historis tentang gangguan bisnis sebelumnya dan dampaknya

Lihat laporan terlampir untuk ringkasan kerusakan server yang terjadi tahun lalu, termasuk dampaknya terhadap proses checkout, kerugian finansial, dan linimasa pemulihan. 

3. Analisis data Anda

Setelah mengumpulkan informasi tentang setiap proses Business, saatnya memulai analisis. Untuk membantu memandu penyelidikan, pertimbangkan pertanyaan berikut: 

• Proses mana yang paling penting untuk menjaga kelangsungan operasi bisnis Anda? Buat daftar fungsi Business penting yang diprioritaskan. Dengan begitu, saat terjadi peristiwa yang mengganggu, Anda tahu proses mana yang perlu Anda jalankan terlebih dahulu dan mana yang bisa menunggu. 

• Sumber daya apa yang dibutuhkan setiap proses untuk beroperasi dengan sukses? Ini dapat mencakup anggota tim, teknologi, dan sumber daya fisik seperti bahan baku atau Ruang Kerja. Jika Anda mengetahui sumber daya yang benar-benar penting, Anda dapat memprioritaskan alokasi sumber daya dengan lebih mudah saat terjadi gangguan bisnis. 

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengembalikan setiap proses ke operasi normal saat terjadi gangguan, dan berapa biayanya? Ini membantu Anda membuat linimasa dan anggaran yang akurat untuk rencana pemulihan bencana sehingga Anda dapat bersiap menghadapi potensi kerugian dan mengembalikan semuanya sesuai rencana secepat mungkin.

4. Buat laporan Anda

Setelah menganalisis temuan, langkah terakhir adalah membuat laporan analisis dampak business. Laporan BIA membantu Anda atau manajemen senior membuat strategi pemulihan yang didukung data berdasarkan masukan dari para ahli proses. Laporan Anda adalah hasil terpenting dari BIA karena ini adalah cara Anda mengomunikasikan temuan kepada kepemimpinan perusahaan dan membantu mereka mengidentifikasi rencana kontingensi terbaik untuk mengembalikan bisnis Anda sesuai rencana. 

Templat laporan analisis dampak bisnis

Laporan BIA Anda harus mencakup komponen berikut: 

- Ringkasan eksekutif 

- Tujuan dan ruang lingkup 

- Metodologi

- Ringkasan temuan Anda

- Perincian temuan Anda untuk setiap proses, termasuk: 

• Daftar prioritas proses Business terpenting.

• Bagaimana gangguan pada proses itu akan memengaruhi berbagai area Business Anda.

• Berapa lama Anda dapat menoleransi gangguan tersebut secara wajar? Ini dikenal juga sebagai tujuan waktu pemulihan (RTO).

• Jumlah kerugian maksimum yang dapat ditoleransi oleh Business Anda. Ini dikenal juga sebagai tujuan titik pemulihan (RPO). 

• Perbandingan antara potensi biaya keuangan dari gangguan dan biaya strategi pemulihan Business. 

- Dokumen pendukung

- Rekomendasi untuk pemulihan

Templat analisis dampak bisnis

Templat analisis dampak bisnis berfungsi sebagai alat dasar bagi organisasi yang bertujuan melindungi operasional mereka dari gangguan. Ini memandu Anda mengidentifikasi fungsi penting, menilai dampak gangguan, dan merumuskan strategi mitigasi dan pemulihan yang efektif. 

Templat analisis dampak bisnis gratis ini memastikan evaluasi menyeluruh terhadap kerentanan operasional, melengkapi tim dengan wawasan yang diperlukan untuk manajemen kelangsungan bisnis.

Pengantar BIA

• Brief ikhtisar tujuan dan ruang lingkup BIA

• Penjelasan tujuan dan hasil yang diharapkan

Identifikasi fungsi dan proses Business

• Deskripsi setiap fungsi dan proses business yang penting

• Penjelasan tentang pentingnya dan tujuan fungsi serta proses ini

Penilaian dampak

• Penjelasan tentang bagaimana kemungkinan gangguan terhadap setiap fungsi bisnis dapat memengaruhi keuangan, operasi, kedudukan hukum, dan reputasi perusahaan

• Jangka waktu dampak untuk setiap fungsi (misalnya, dalam 24 jam, 72 jam, satu minggu)

Persyaratan sumber daya

• Daftar sumber daya utama yang diperlukan untuk setiap fungsi bisnis (staf, teknologi, informasi, fasilitas, peralatan).

• Dependensi pada layanan dan pemasok internal dan eksternal

Tujuan pemulihan

• Tujuan Waktu Pemulihan (RTO) untuk melanjutkan fungsi Business setelah gangguan

• Tujuan Titik Pemulihan (RPO) untuk pemulihan data dan sistem

• Uraikan secara detail bagaimana tujuan ini selaras dengan gol kelangsungan bisnis Anda

Strategi Mitigasi

• Strategi untuk mengurangi risiko dan dampak gangguan

• Langkah-langkah pencegahan untuk memastikan kelangsungan bisnis

Rencana Tanggapan dan Pemulihan

• Tindakan respons langkah demi langkah untuk risiko dan skenario yang teridentifikasi

• Rencana pemulihan untuk memulihkan operasi dan layanan Business

Kesimpulan BIA

• Ringkasan temuan dan rekomendasi utama

• Langkah berikutnya untuk menerapkan hasil BIA

Contoh dampak Business

Analisis dampak bisnis diperlukan untuk mengidentifikasi dan memahami potensi dampak gangguan pada fungsi penting organisasi. Ini memandu pengembangan rencana manajemen kelangsungan bisnis yang kuat. 

Berikut cara skenario tertentu dapat diperiksa dengan fokus pada kerentanan rantai pasokan, keamanan dunia maya, dependensi peraturan, dan aspek-aspek utama lainnya.

Dampak bencana alam pada pabrik manufaktur

Ketika bencana alam melanda, pabrik mungkin menghadapi gangguan parah mulai dari infrastruktur yang rusak hingga penundaan rantai pasokan. BIA yang menyeluruh untuk skenario semacam itu akan dimulai dengan mengidentifikasi proses penting yang paling rentan terhadap bencana alam. 

Identifikasi proses penting:

• Soroti dependensi dalam rantai pasokan dan identifikasi peralatan dan teknologi utama yang rentan terhadap kerusakan akibat bencana alam.

• Petakan alur kerja manufaktur yang sangat penting untuk menentukan di mana gangguan dapat menyebabkan dampak paling signifikan.

Penilaian dampak:

• Perkirakan potensi waktu henti dan dampaknya terhadap jadwal produksi. 

• Analisis logistik rantai pasokan dan kerentanan infrastruktur untuk memperkirakan kapan operasi skala penuh akan dilanjutkan.

• Hitung implikasi keuangan dari produksi yang hilang, termasuk implikasi biaya untuk sumber daya darurat.

Strategi mitigasi:

• Kembangkan rencana kontingensi untuk metode produksi alternatif.

• Membuat perjanjian dengan pemasok cadangan dan penyedia logistik.

• Berinvestasi dalam peningkatan infrastruktur dan modifikasi Alur Kerja untuk perlindungan terhadap bencana alam (misalnya, pertahanan banjir, struktur tahan gempa).

Serangan siber terhadap lembaga keuangan

Serangan siber dapat membahayakan data sensitif dan mengganggu layanan keuangan, yang menyebabkan kerugian reputasi dan keuangan yang signifikan. Dalam konteks ini, BIA akan mengevaluasi postur keamanan dunia maya lembaga dan mengidentifikasi aset penting yang berisiko.

Evaluasi postur keamanan siber:

• Lakukan penilaian kerentanan untuk mengidentifikasi kelemahan dalam pertahanan keamanan siber lembaga.

• Identifikasi dan prioritaskan aset yang, jika disusupi, akan berdampak terbesar, seperti data nasabah dan sistem perbankan inti.

Penilaian dampak:

• Pertimbangkan betapa pentingnya sistem yang terkena dampak terhadap operasi harian lembaga dan menilai kemungkinan kerugian finansial dari gangguan operasional yang sedang berlangsung.

• Tentukan kerangka waktu untuk memulihkan operasi yang aman.

• Evaluasi pengaruh terhadap kepercayaan pelanggan dan implikasi jangka panjang untuk Retensi Pelanggan.

Perencanaan Pemulihan:

• Uraikan strategi mitigasi keamanan dunia maya dan rencana respons insiden yang sesuai dengan standar ISO 22301 untuk manajemen kelangsungan bisnis. 

• Kembangkan strategi komunikasi terperinci untuk mengelola ekspektasi pemangku kepentingan dan menjaga kepercayaan selama upaya pemulihan.

Perubahan peraturan berdampak pada perusahaan farmasi

Perubahan peraturan dapat berdampak besar pada perusahaan farmasi, yang memengaruhi lini produk, strategi pasar, dan biaya kepatuhan mereka. BIA dalam skenario ini akan berfokus pada identifikasi perubahan peraturan yang mungkin memiliki dampak paling signifikan.

Analisis lanskap peraturan:

• Identifikasi peraturan mendatang yang dapat memengaruhi operasi, pengembangan produk, atau akses pasar.

• Menilai ruang lingkup dan linimasa perubahan peraturan untuk memprioritaskan upaya kepatuhan.

Evaluasi dampak:

• Tentukan implikasi keuangan dari kepatuhan, termasuk potensi biaya untuk menyesuaikan proses manufaktur atau melakukan uji klinis tambahan.

• Pertimbangkan dampak operasional, seperti penundaan peluncuran produk atau modifikasi lini produk yang ada.

Strategi adaptasi dan mitigasi:

• Rencanakan realokasi sumber daya untuk memastikan proyek prioritas tetap sesuai rencana.

• Terlibat dengan badan regulasi untuk mendapatkan pemahaman yang lebih jelas tentang persyaratan dan jadwal.

• Sesuaikan proses internal dan program pelatihan agar selaras dengan standar peraturan baru.

Analisis, lalu susun strategi

Saat membuat analisis dampak bisnis yang mendalam, Anda tahu hal yang akan terjadi saat gangguan pasti terjadi—plus daftar opsi terbaik untuk kembali ke jalur semula secepat mungkin. Data yang Anda kumpulkan membantu Anda membuat rencana kelangsungan bisnis yang didukung oleh bukti dari para ahli proses, jadi Anda memiliki solusi saat bencana melanda.