Mengapa proyek gagal: 7 alasan (dan solusinya)

Sebagian besar manajer proyek pernah mengalami proyek yang gagal. Faktanya, responden dalam survei Project Management Institute 2021 melaporkan bahwa 12% proyek di organisasi mereka dianggap gagal dalam setahun terakhir. Namun, meskipun Anda tidak sendirian dalam upaya mencegah kegagalan proyek, membaca artikel ini saja berarti Anda telah mengambil langkah penting. Jadi, inilah saatnya merencanakan sejak awal dan menghentikan hambatan proyek umum ini. 

Apa itu kegagalan proyek?  

Proyek dapat dianggap gagal karena alasan berikut: 

• Proyek tidak memenuhi tujuan Anda.

• Anda tidak mendapatkan hasil akhir yang diinginkan.

• Pekerjaan tidak selesai tepat waktu.

Namun, kegagalan bersifat subjektif. Sering kali, proyek yang "gagal" masih mencapai hasil yang signifikan, bahkan jika Anda melewatkan batas waktu atau tidak mencapai hasil akhir. Dan meskipun kegagalan tidak pernah terasa menyenangkan, kegagalan sering kali terjadi saat menetapkan gol yang menantang. 

Misalnya, di Asana, kami percaya bahwa jika Anda selalu berhasil, kemungkinan besar Anda tidak cukup ambisius dalam perencanaan. Artinya, Anda harus memastikan proyek gagal karena alasan yang tepat—seperti menetapkan gol ambisius untuk menginspirasi momentum ke depan—bukan karena kendala yang dapat dihindari. 

7 penyebab umum kegagalan proyek (dan solusinya)

Untungnya, masalah umum ini dapat dipecahkan—jadi, dengan perencanaan awal, Anda dapat menghentikan kegagalan.  

1. Tujuan tidak jelas

Masalah: Tim Anda tidak selaras dengan gol proyek, dan tidak ada cara untuk mengukur keberhasilan. 

Tujuan proyek adalah hal yang ingin dicapai di akhir proyek. Tujuan proyek harus gol spesifik, terikat waktu, yang dapat diukur saat proyek selesai. Tanpa tujuan yang jelas, sulit untuk menjaga keselarasan tim atau bahkan mengetahui apakah proyek Anda berhasil atau gagal. 

Contohnya, bayangkan tim Anda sedang merancang halaman checkout baru untuk app seluler. Tanpa tujuan yang jelas (seperti "mengurangi waktu checkout rata-rata untuk pengguna akhir sebesar 30% pada Q2"), sulit untuk mengetahui fitur baru mana yang akan membuat halaman berhasil. Dan setelah proyek selesai, Anda akan kesulitan mengukur kinerja tanpa gol konkret untuk dibandingkan.

Tujuan yang tidak jelas adalah masalah umum. Indeks Anatomi Kerja 2021, yang menanyakan lebih dari 10.000 pekerja intelektual, menemukan bahwa kurang dari setengah dari semua pegawai memahami cara pekerjaan sehari-hari mereka berkontribusi pada gol yang lebih luas. 

Solusi: Tetapkan tujuan yang jelas sebagai bagian dari proses perencanaan Anda.

Tujuan proyek yang efektif menyelaraskan tim Anda dan memberikan tolok ukur untuk mengukur kesuksesan. Tetapkan tujuan sebelum Anda memulai dan tujuan tersebut dapat memandu proyek Anda—lebih baik lagi, libatkan Tim dalam proses penetapan gol, dan Anda dapat memastikan semua orang selaras sejak awal. 

Sebaiknya tetapkan tujuan sebagai bagian dari keseluruhan rencana proyek, yang juga menjelaskan pemangku kepentingan proyek, hasil akhir, linimasa, dan banyak lagi. 

2. Scope creep

Masalah: Hasil akhir proyek Anda berubah saat pekerjaan berlangsung.

Scope creep sulit dikenali karena sering kali muncul secara perlahan—bahkan bisa dikatakan mengintimidasi Anda. Inilah yang terjadi saat hasil akhir proyek melebihi ruang lingkup proyek, dan Anda akhirnya harus mengerjakan lebih banyak pekerjaan dari yang diperkirakan. 

Contohnya, bayangkan Anda berencana menerbitkan 10 artikel blog bulan ini sebagai bagian dari peluncuran produk baru. Namun, Anda mendapatkan permintaan dari pemangku kepentingan untuk menambahkan dua postingan tambahan untuk mendukung produk lain. Dengan permintaan baru itu, sumber daya Anda menjadi terbatas dan Anda perlu menunda batas waktu publikasi di semua papan. 

Scope creep adalah pendorong utama terlewatnya batas waktu dan kegagalan proyek. Faktanya, responden dalam survei Project Management Institute 2021 melaporkan bahwa 34% proyek di organisasi mereka mengalami scope creep dalam setahun terakhir. 

Solusi: Tentukan—dan edarkan—ruang lingkup proyek sebelum Anda memulai.

Jika Anda menentukan ruang lingkup terlebih dahulu, akan lebih mudah memberikan hasil tepat waktu dan sesuai anggaran. Anda dapat merencanakan sumber daya lebih awal dan memastikan permintaan menit terakhir tidak membebani Tim. Ruang lingkup proyek yang terdokumentasi juga merupakan alat yang baik untuk menolak permintaan tambahan dari pemangku kepentingan. Pada contoh di atas, itu berarti tetap berpegang pada 10 postingan blog awal dan menyerahkan proyek tepat waktu. 

Anda dapat mendokumentasikan ruang lingkup proyek dengan pernyataan ruang lingkup. Ini bisa menjadi bagian dari rencana proyek, atau bahkan dokumen tersendiri. Setelah membuat pernyataan ruang lingkup, pastikan untuk membagikannya kepada pemangku kepentingan. Ketika mereka memiliki pemahaman yang jelas tentang hal yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek, mereka akan cenderung tidak menambahkan permintaan tambahan. Dan saat Anda mendapatkan permintaan tambahan, Anda dapat menggunakan proses kontrol perubahan untuk menentukan apakah permintaan tersebut cukup penting untuk ditambahkan ke ruang lingkup proyek. 

3. Ekspektasi yang tidak realistis

Masalah: Kesuksesan tidak dapat dicapai.

Gol yang menginspirasi dapat membantu mendorong momentum ke depan, tetapi tetap harus dapat dicapai. Jika tujuan proyek terlalu ambisius, rekan tim dapat merasa tertekan dan batas waktu dapat dengan mudah terlewatkan. 

Contohnya, bayangkan tim penjualan Anda memiliki gol ambisius, yaitu 100 komisi bulan ini. Namun, dua anggota tim sedang mengambil cuti, jadi anggota tim lainnya harus bekerja lembur untuk mencapai gol tersebut. Itu berarti tidak ada cukup sumber daya untuk mencapai tujuan, dan kesuksesan mungkin tidak terjangkau. 

Tujuan yang terlalu ambisius dapat menjadi kryptonite untuk linimasa proyek. Menurut Indeks Anatomi Kerja 2021, penyebab paling umum terlewatnya batas waktu adalah ekspektasi yang tidak realistis. 

Solusi: Tetapkan tujuan proyek SMART.

Dengan perencanaan awal, Anda masih dapat menetapkan tujuan inspiratif yang tidak memerlukan jam kerja ekstra. Untuk membuat gol yang ambisius (tetapi dapat dicapai), pastikan gol tersebut SMART: spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu. Metodologi gol SMART menjelaskan gambaran kesuksesan, sekaligus memberikan peta jalan proyek dan garis akhir yang jelas untuk proyek Anda. Jika Anda memastikan tujuan dapat dicapai dan berada dalam ruang lingkup proyek, Anda dapat mengurangi risiko proyek dan menyiapkan tim untuk meraih kesuksesan. 

4. Sumber daya terbatas

Masalah: Anda tidak memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. 

Sumber daya adalah segala hal yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek—seperti anggaran, staf, waktu, ruang, atau alat. Kurangnya sumber daya dapat menunda proyek atau bahkan menghentikannya. 

Misalnya, bayangkan Anda mengerjakan kampanye iklan untuk produk baru. Batas waktu sudah dekat, tetapi anggaran Anda untuk penyuntingan video lepas telah habis. Dengan hanya satu editor internal untuk membantu, Anda perlu menunda peluncuran kampanye. Dalam hal ini, Anda kehabisan anggaran dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. 

Solusi: Buat rencana manajemen sumber daya terlebih dahulu. 

Terkadang, peristiwa yang tidak direncanakan seperti pemotongan anggaran sulit diprediksi. Namun, sering kali dengan sedikit perencanaan, Anda dapat memastikan tim memiliki hal yang dibutuhkan untuk mencapai gol proyek. Rencana manajemen sumber daya menetapkan jumlah dan jenis sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek—jadi Anda tahu persis apa yang dibutuhkan sebelum memulai. Kemudian, gunakan praktik terbaik alokasi sumber daya untuk mengidentifikasi kapan tepatnya setiap sumber daya harus dialokasikan ke setiap proyek. Misalnya, hal ini dapat mencakup bandwidth pegawai, anggaran, peralatan teknologi, atau bahkan Ruang Kerja. 

5. Komunikasi yang buruk

Masalah: Anggota tim tidak memahami cara dan waktu mengomunikasikan pembaruan. 

Saat ini, komunikasi lebih kompleks dari sebelumnya. Menurut Indeks Anatomi Kerja 2021, rata-rata orang beralih di antara 10 aplikasi 25 kali per hari untuk melakukan pekerjaan mereka, dan 27% pekerja mengatakan bahwa tindakan dan pesan terlewatkan saat beralih aplikasi. 

Dengan kelebihan app saat ini, sulit untuk mengetahui kapan dan di mana Anda harus menampilkan pembaruan proyek penting. Itu berarti pekerjaan mungkin berisiko jika anggota tim proyek tidak selaras tentang kanal komunikasi yang harus digunakan, kapan menggunakannya, atau siapa yang harus mengomunikasikan sesuatu. 

Contohnya, bayangkan Anda memimpin tim jarak jauh yang tersebar di seluruh Amerika Utara dan Eropa. Anda mengandalkan kombinasi alat komunikasi untuk menyelesaikan pekerjaan, termasuk email, pesan, konferensi video, dan dokumen bersama. Namun, tim Anda tidak memiliki dokumentasi tentang kapan harus menggunakan setiap saluran—jadi anggota tim sering membagikan pembaruan penting di saluran yang hanya dilihat beberapa orang. Akibatnya, Anda melewatkan detail penting dan pekerjaan sering terduplikasi. 

Solusi: Buat—dan bagikan—rencana komunikasi.

Rencana komunikasi yang jelas menjelaskan cara Anda menyampaikan info proyek penting yang sedang berlangsung. Ini memberi tim kejelasan tentang alat yang harus digunakan untuk hal tertentu, menguraikan seberapa sering pembaruan akan dibagikan (dan siapa yang harus membagikannya), dan mengidentifikasi kapan harus memberi tahu pemangku kepentingan utama. Dengan rencana komunikasi yang solid, Anda dapat menghemat waktu untuk mengejar info dan memiliki lebih banyak waktu untuk menangani tujuan proyek. 

Rencana komunikasi biasanya mencakup frekuensi, kanal, audiens, dan pemilik untuk setiap jenis komunikasi yang akan digunakan. Contoh, Anda dapat menyertakan detail berikut untuk pembaruan status proyek mingguan:  

• Jenis komunikasi: Pembaruan status proyek

• Frekuensi: mingguan

• Kanal: email

• Audiens: tim proyek

• Pemilik: Manajer proyek

6. Penundaan penjadwalan

Masalah: Batas waktu yang terlewatkan menyebabkan pekerjaan yang terburu-buru dan penundaan proyek yang signifikan.  

Terlewatnya batas waktu di satu sisi, penundaan rapat di sisi lain—ini mungkin tampak tidak berdampak pada saat itu, tetapi pada akhirnya dapat menimbulkan pekerjaan yang terburu-buru, rekan tim yang stres, dan penundaan proyek yang signifikan. 

Misalnya, bayangkan ini: Anda sedang merencanakan pameran museum, dan rapat logistik Anda dengan tempat pameran telah beberapa kali ditunda. Sekarang, dua minggu lagi pembukaan besar-besaran akan diadakan, dan tim Anda harus mempercepat proses perencanaan agar siap tepat waktu—atau Anda bahkan mungkin perlu menunda acara tersebut. Penundaan penjadwalan seperti ini makin umum, dengan 26% batas waktu terlewat setiap minggu menurut Indeks Anatomi Kerja 2021. 

Solusi: Sertakan jadwal proyek sebagai bagian dari rencana proyek Anda. 

Ingat rencana proyek yang selalu berguna yang kami sebutkan sebelumnya? Ini biasanya mencakup jadwal proyek terperinci. Jadwal proyek menjabarkan setiap langkah yang perlu diselesaikan, siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan itu, dan kapan setiap tugas berakhir. 

Jadwal proyek yang efektif memberi tim kejelasan tentang keterkaitan setiap bagian. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi milestone utama yang bergantung pada milestone lainnya—jadi Anda dapat bekerja mundur dari tenggat untuk memastikan ada cukup waktu untuk menyelesaikan setiap langkah. Anda juga dapat menyertakan tim dalam proses penjadwalan untuk memperhitungkan linimasa dan tanggung jawab setiap orang. 

7. Kurangnya transparansi

Masalah: Anggota tim tidak dapat menemukan dokumentasi proyek penting. 

Jadi, Anda telah menyusun rencana proyek yang luar biasa lengkap dengan jadwal proyek, rencana komunikasi, rencana manajemen sumber daya, dan tujuan SMART. Lalu, bagaimana? 

Jika dokumen tersebut bersifat statis dan tidak mudah diakses oleh tim, mungkin sulit untuk mengomunikasikan pembaruan tanpa rapat status yang memakan waktu. Dan meskipun demikian, informasi mungkin hilang karena bercampur aduk. 

Solusi: Gunakan alat manajemen kerja untuk menyimpan info proyek di satu tempat. 

Manajemen kerja membantu Anda mengatur alur kerja dan menyiapkan proses agar tim dapat berkolaborasi dalam jangka panjang. Alat manajemen kerja yang tepat dapat berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal untuk informasi, dokumentasi, dan status proyek. Kami (jelas) lebih memilih Asana, karena Asana memberi tim sistem yang hidup di mana setiap orang dapat melihat dan mengelola pekerjaan dan prioritas tim dengan cara yang paling sesuai untuk mereka. Namun, apa pun alat yang Anda gunakan, perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan tim Anda untuk mengakses informasi yang mereka butuhkan dan terus mendapatkan informasi terbaru tentang proyek. Artinya, Anda dapat membuang pelacak Excel yang dengan cepat menjadi usang, dan memastikan tim proyek memiliki informasi real-time kapan pun mereka membutuhkannya.

Buat proyek Anda tahan gagal

Setelah mengetahui alasan umum kegagalan proyek, berikut beberapa alat untuk menyiapkan proyek Anda meraih kesuksesan: 

Piagam proyek untuk mempresentasikan proyek Anda kepada pemangku kepentingan.

Rencana proyek agar pekerjaan tetap sesuai rencana. Ini termasuk: 

• Gol dan tujuan proyek

• Metrik keberhasilan

• Pemangku kepentingan dan peran

• Cakupan dan anggaran

• Milestone dan hasil akhir

• Linimasa dan jadwal

• Rencana komunikasi

Rencana manajemen sumber daya untuk mengelola beban kerja tim. 

Daftar risiko untuk mengidentifikasi potensi hambatan.

Rapat perdana proyek untuk menyelaraskan detail utama dan mendapatkan persetujuan pemangku kepentingan.

Alat manajemen proyek untuk mengoordinasikan semuanya.

Jalan menuju kesuksesan proyek

Anda mungkin telah memilih tema di sini—dalam hal manajemen risiko dan menghindari kegagalan proyek, perencanaan awal adalah kuncinya. Dengan memberdayakan tim untuk merencanakan secara strategis dan memperhitungkan semua bagian proyek yang berubah, Anda dapat menetapkan rekam jejak keberhasilan dan mencapai tujuan utama. Jadi, inilah awal dari perencanaan ke depan dan banyak proyek sukses yang akan datang.