Tingkat pemanfaatan: Cara melacak, menghitung, dan meningkatkan kinerja

Anda mungkin melacak berbagai metrik keberhasilan untuk memastikan proyek tetap dalam ruang lingkup dan kepuasan pelanggan tetap tinggi. Jika Anda bekerja dengan klien, salah satu metrik keberhasilan ini mungkin berfokus pada jam yang dapat ditagih. Jam penagihan kepada klien adalah cara perusahaan menghasilkan keuntungan. Saat melacak tingkat pemanfaatan anggota tim, Anda dapat melihat keterkaitan antara jam yang dapat ditagih dan waktu perusahaan. 

Anggota tim tidak dapat menagih jam kerja untuk setiap tugas karena beberapa tugas berfokus pada operasi internal. Tingkat pemanfaatan dapat menentukan waktu yang tersedia anggota tim untuk pekerjaan yang menguntungkan. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara menghitung tingkat pemanfaatan dan membahas cara mengurangi kerja tentang kerja untuk meningkatkan tingkat ini bagi anggota tim Anda. 

Apa itu tingkat pemanfaatan?

Tingkat pemanfaatan adalah ukuran waktu yang tersedia untuk pekerjaan yang dapat ditagih, dinyatakan sebagai persentase. Anda dapat menentukan tingkat pemanfaatan dengan membagi jumlah total jam yang ditagih dari anggota tim dengan total jam yang tersedia. Contohnya: 

• Jika anggota tim menagih 34 jam dalam satu minggu kepada klien dan ia memiliki 40 jam yang tersedia dalam minggu tersebut, tingkat pemanfaatannya adalah 0,85 atau 85%.

Pentingnya melacak tingkat pemanfaatan

Ingatlah bahwa tingkat pemanfaatan anggota tim tidak akan pernah mencapai 100% karena mereka harus mencurahkan sebagian waktu mereka untuk pekerjaan internal. Harus ada keseimbangan yang sehat dalam minggu kerja anggota tim antara rapat tim, panggilan telepon, pelatihan, dan pekerjaan yang ditagih. 

Jadi, gol menghitung dan melacak tingkat pemanfaatan bukanlah untuk mencapai 100%—melainkan untuk mengurangi pekerjaan manual dan duplikat yang tidak perlu yang menghabiskan begitu banyak waktu kerja kita. Menurut Indeks Anatomi Kerja, rata-rata pekerja intelektual menghabiskan 60% waktunya untuk kerja tentang kerja—misalnya, mencari informasi, meminta persetujuan, dan beralih antar-aplikasi. Dengan mengurangi kerja tentang kerja yang tidak perlu ini, Anda dapat meningkatkan tingkat pemanfaatan di seluruh tim dan memberi lebih banyak waktu bagi anggota tim untuk melaksanakan tugas berdampak tinggi.

Cara menghitung tingkat pemanfaatan

Melacak tingkat pemanfaatan anggota tim menunjukkan profitabilitas perusahaan Anda secara keseluruhan. Rumus untuk tingkat pemanfaatan satu anggota tim cukup sederhana, tetapi ada beberapa rumus yang Anda perlukan untuk menghitung angka ideal perusahaan Anda.​​

1. Rumus tingkat pemanfaatan

Untuk menghitung tingkat pemanfaatan anggota tim, gunakan rumus tingkat pemanfaatan dasar: 

• Rumus tingkat pemanfaatan: (Total jam yang dapat ditagih / total jam yang tersedia)

Misalnya, jika anggota tim menagih selama 32 jam dari 40 jam kerja dalam seminggu, tingkat pemanfaatannya adalah 0,80 atau 80%.

Tingkat pemanfaatan anggota tim berbeda-beda berdasarkan peran dan produktivitas pekerjaan, jadi menghitung tingkat pemanfaatan anggota tim individu saja tidak cukup. Sebaliknya, pastikan Anda melacak tingkat pemanfaatan untuk semua anggota tim guna mendapatkan gambaran kinerja perusahaan yang lebih akurat. 

Cara mengurangi kerja tentang kerja untuk meningkatkan tingkat pemanfaatan tim

Jika tingkat pemanfaatan Anda rendah di seluruh tim dan bagian, lihat alat, proses, dan ekspektasi yang Anda miliki di perusahaan. Tingkat pemanfaatan yang rendah berarti anggota tim menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk pekerjaan yang tidak dapat ditagih. Apa yang mereka lakukan? Banyak kerja tentang kerja, seperti peralihan antar-app atau pekerjaan manual, dapat dikurangi dengan alat dan proses yang tepat. 

Misalnya, kita tahu bahwa rata-rata pekerja intelektual beralih antara 10 aplikasi hingga 25 kali per hari. Jika anggota tim melaporkan bahwa berpindah aplikasi mengurangi produktivitas mereka dan berkontribusi pada tingkat pemanfaatan yang rendah, cari alat business yang terintegrasi satu sama lain. Dengan begitu, anggota tim tidak perlu beralih antarat alat dan kehilangan waktu berharga, mereka memiliki semua informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan di ujung jari mereka. 

Kiat: Perangkat lunak pelacakan waktu dapat membuat metrik anggota tim tetap tertata dan mempermudah pelaksanaan perhitungan. Ini juga dapat memastikan perhitungan Anda akurat dan membuat kesalahan lebih mudah dikenali dan diperbaiki.   

2. Tingkat pemanfaatan kapasitas

Tingkat pemanfaatan kapasitas adalah tingkat pemanfaatan rata-rata untuk setiap anggota tim. Ini adalah rumus yang akan memberi tahu Anda apakah Anda dapat menutupi biaya sumber daya dan menghasilkan keuntungan.

• Tingkat pemanfaatan kapasitas = Total tingkat pemanfaatan anggota tim / Total jumlah anggota tim

Untuk menghitung tingkat pemanfaatan kapasitas perusahaan, tambahkan tingkat pemanfaatan setiap anggota tim dan bagi angka ini dengan jumlah total anggota tim. 

3. Tarif penagihan optimal

Setelah menghitung tingkat pemanfaatan kapasitas tim, gunakan angka ini untuk menentukan jumlah yang harus dikenakan kepada klien untuk menghasilkan keuntungan—yang dikenal sebagai tarif penagihan optimal. 

Jumlahkan biaya sumber daya, biaya overhead, dan margin keuntungan Anda. Biaya sumber daya Anda adalah jumlah yang Anda keluarkan untuk tenaga kerja, bahan langsung, atau produksi. Anda harus mencantumkan biaya overhead berdasarkan setiap anggota tim. Margin keuntungan Anda adalah persentase keuntungan yang melebihi biaya bisnis, tetapi Anda harus mencantumkan angka ini sebagai margin keuntungan yang ingin Anda capai. 

Meskipun margin laba biasanya dinyatakan sebagai persentase, Anda harus menggunakan sumber daya dan biaya overhead untuk mengubah margin laba menjadi jumlah dolar untuk formula ini. 

• Margin keuntungan sebagai jumlah dolar = (Biaya sumber daya + biaya overhead) x Margin keuntungan sebagai persentase

• Tarif penagihan optimal = (Biaya sumber daya + overhead + margin keuntungan) / Total jam kerja rata-rata / Tingkat pemanfaatan kapasitas

Jadi, misalnya, jika biaya tenaga kerja Anda adalah $50.000, Anda mengeluarkan $10.000 untuk biaya overhead per pegawai, margin keuntungan optimal Anda adalah 25% ((($50.000 + $10.000) x 0,25 = $15.000), dan total jam kerja rata-rata Anda adalah 1.000, maka angka teratas dalam rumus ini adalah 75. Jika tingkat pemanfaatan kapasitas Anda 0,80, tingkat penagihan optimal Anda adalah $94 per jam. 

• Tarif penagihan optimal = [($50.000 + $10.000 + $15.000) / (1.000)]  / 0,80

4. Tingkat pemanfaatan ideal

Tingkat pemanfaatan kapasitas akan menunjukkan jumlah jam rata-rata yang ditagihkan anggota tim Anda sehubungan dengan total jam kerja mereka, tetapi metrik ini tidak akan menunjukkan apakah tingkat tersebut adalah jumlah yang ideal dibandingkan dengan biaya perusahaan. Cara terbaik untuk memahami tingkat pemanfaatan ideal untuk profitabilitas adalah dengan menggunakan rumus berikut:

• Tingkat pemanfaatan ideal = (Biaya sumber daya + overhead + margin keuntungan) / (Total jam yang tersedia x tarif penagihan optimal)

Untuk menghitung tingkat pemanfaatan ideal, temukan jumlah biaya sumber daya, biaya overhead, dan margin keuntungan, lalu bagi totalnya dengan produk dari total jam yang tersedia dan tarif penagihan optimal Anda.

Dengan menggunakan angka dari contoh di atas, angka teratas dalam rumus ini adalah $75.000. Selanjutnya, Anda akan menghitung 1.000 x 94 untuk mendapatkan 94.000 di bagian bawah formula, lalu melakukan divisi akhir sebesar $75.000 dari 94.000 untuk mendapatkan tingkat pemanfaatan ideal sekitar 0,80 atau 80%. Ini menunjukkan bahwa tingkat pemanfaatan kapasitas dan tingkat pemanfaatan ideal Anda, pada kenyataannya, sama!

• Tingkat pemanfaatan ideal = [($50.000 + $10.000 + $15.000)] / (1.000 x 94)

Cara melacak tingkat pemanfaatan

Melacak tingkat pemanfaatan sangat penting untuk menjaga keseimbangan yang sehat antara pekerjaan yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih, memastikan profitabilitas, dan mencegah burnout pegawai. Untuk melacak dan memantau tingkat ini secara efektif dan konsisten, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen beban kerja.

Salah satu cara paling efektif untuk melacak tingkat pemanfaatan adalah dengan menggunakan perangkat lunak beban kerja. Perangkat lunak manajemen beban kerja, seperti Asana, memudahkan Anda untuk melihat dengan tepat siapa yang melakukan apa dan kapan sehingga Anda dapat mendorong keseimbangan dan mencegah burnout. Dengan mempermudah untuk melihat persis apa yang dikerjakan setiap anggota tim, Anda dapat secara efektif mengelola beban kerja tim untuk memastikan anggota tim tidak melampaui jam kerja maksimum yang dialokasikan.

Fitur utama yang harus ada di perangkat lunak manajemen beban kerja meliputi:

1. Pelacakan waktu: Memungkinkan pegawai mencatat jam kerja yang dapat dan tidak dapat ditagih dengan mudah.

2. Visibilitas real time: Memberikan wawasan tentang tugas, batas waktu, dan jam yang dialokasikan setiap anggota tim saat ini.

3. Laporan yang dapat disesuaikan: Menawarkan laporan dan dasbor untuk melihat tingkat pemanfaatan menurut individu, tim, proyek, atau periode waktu.

4. Perencanaan kapasitas: Memungkinkan Anda memperkirakan beban kerja mendatang dan menyesuaikan alokasi sumber daya.

5. Integrasi: Terintegrasi dengan alat manajemen proyek dan penagihan yang ada untuk alur kerja yang efisien.

Selain menggunakan perangkat lunak, lakukan check-in rutin dengan anggota tim untuk membahas beban kerja mereka dan membuat penyesuaian yang diperlukan. Pendekatan proaktif ini membantu menjaga tingkat pemanfaatan yang optimal sekaligus memastikan kepuasan pegawai.

Dengan menggabungkan perangkat lunak manajemen beban kerja dengan komunikasi rutin dan pengambilan keputusan berbasis data, Anda dapat secara efektif melacak dan mengoptimalkan tingkat pemanfaatan, mendorong profitabilitas dan kesuksesan untuk organisasi Anda.

Cara meningkatkan tingkat pemanfaatan

Mengetahui tingkat pemanfaatan tim Anda rendah mungkin membuat frustrasi. Namun, sering kali pemanfaatan yang rendah terjadi karena proses yang buruk, komunikasi yang tidak konsisten, dan alat yang rumit. Pada akhirnya, tingkat pemanfaatan yang rendah terjadi karena ada ketidakseimbangan antara beban kerja internal dan eksternal. Berikut empat cara untuk memperbaikinya.

Untuk meningkatkan tingkat pemanfaatan, coba terapkan proses manajemen proyek berikut.

• Tetapkan tolok ukur tingkat pemanfaatan: Anggota tim tidak akan tahu tingkat pemanfaatan yang harus dicapai jika Anda tidak menetapkan tolok ukur. Anda juga dapat menetapkan tolok ukur unik untuk anggota tim, tergantung perannya. Misalnya, seorang desainer mungkin memiliki tolok ukur tingkat pemanfaatan yang lebih tinggi daripada manajer sumber daya manusia karena desainer sering bekerja langsung dengan klien dan menagih lebih banyak jam. Anda harus menetapkan tolok ukur berdasarkan tingkat penagihan optimal.

• Pantau tingkat di seluruh perusahaan: Melacak tingkat pemanfaatan di seluruh perusahaan dapat membantu Anda menentukan tingkat pemanfaatan kapasitas sehingga Anda dapat mencari ketersediaan anggota tim atau kekurangannya. Pelacakan universal akan membantu Anda melihat kapan tim lain memiliki waktu untuk menagih lebih banyak jam sehingga perusahaan Anda dapat menyelesaikan pekerjaan yang dapat ditagih tanpa perlu menyewa pekerja lepas. 

• Mengurangi kerja tentang kerja: Mengurangi kerja tentang kerja sangat penting untuk meningkatkan tingkat pemanfaatan. Meskipun akan selalu ada sejumlah jam yang dialokasikan untuk operasi internal, Anda dapat menerapkan praktik terbaik manajemen proyek dan menawarkan kiat manajemen waktu untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan yang tidak berarti. Kerja tentang kerja mencakup hal-hal seperti berkomunikasi tentang pekerjaan, mencari informasi, beralih antar-aplikasi, dan mengelola pergeseran prioritas.

• Gunakan perangkat lunak pelacakan waktu: Perangkat lunak pelacakan waktu sangat penting untuk meningkatkan tingkat pemanfaatan karena memungkinkan anggota tim untuk menagih tugas ke klien tertentu atau menempatkannya di bawah waktu perusahaan. Pelacakan waktu juga dapat mendorong anggota tim untuk lebih memperhatikan cara mereka menggunakan waktu dan membantu mereka mencapai tolok ukur. Setelah mereka memasukkan waktu, Anda dapat menganalisis informasi ini sebagai satu kumpulan data besar.

Contoh tingkat pemanfaatan

Tingkat pemanfaatan adalah metrik penting untuk bisnis berbasis layanan, karena secara langsung memengaruhi profitabilitas dan manajemen sumber daya. Mari kita pelajari dua contoh hipotetis yang menunjukkan cara perusahaan dapat meningkatkan tingkat pemanfaatan pegawai dan, akibatnya, kinerja mereka secara keseluruhan.

Contoh 1: Firma Hukum ABC

Firma Hukum ABC, sebuah praktik hukum menengah dengan 75 pengacara, mengalami pertumbuhan yang stagnan meskipun ada masuknya klien yang konsisten. Setelah menganalisis pemanfaatan yang dapat ditagih, mereka menemukan bahwa tingkat rata-rata mereka hanya 55%. Perusahaan ini menyadari bahwa tingkat yang rendah ini disebabkan oleh proses yang tidak efisien dan kurangnya visibilitas ke dalam pemanfaatan sumber daya.

Untuk mengatasi masalah ini, Firma Hukum ABC menerapkan perubahan berikut:

• Berinvestasi dalam perangkat lunak pelacakan waktu dan manajemen proyek yang komprehensif untuk memantau jam yang dapat ditagih secara akurat dan mengidentifikasi bidang yang perlu ditingkatkan.

• Menetapkan target tingkat pemanfaatan yang jelas untuk setiap pengacara berdasarkan pengalaman dan bidang praktik mereka untuk mengoptimalkan efisiensi penagihan.

• Melakukan tinjauan rutin terhadap waktu yang tidak dapat ditagih untuk meminimalkan tugas yang tidak perlu dan menyederhanakan proses.

Dengan berfokus pada inisiatif ini, Firma Hukum ABC meningkatkan tingkat pemanfaatan rata-ratanya menjadi 75% dalam satu tahun. Peningkatan ini menghasilkan peningkatan pendapatan sebesar 25% dan memungkinkan perusahaan untuk merekrut staf pendukung tambahan guna lebih meningkatkan layanan profesional mereka.

Contoh 2: Agensi Pemasaran XYZ

Agen Pemasaran XYZ, agen butik yang sedang berkembang dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, kesulitan memenuhi batas waktu klien dan mempertahankan profitabilitas. Tim manajemen agensi mencurigai tingkat pemanfaatan pegawai mereka terlalu tinggi, yang menyebabkan pegawai bekerja berlebihan dan penurunan kualitas kerja.

Setelah melacak tingkat pemanfaatan, mereka menemukan bahwa tingkat rata-rata mereka adalah 95%, yang mengonfirmasi kecurigaan mereka. Untuk memperbaiki situasi tersebut, XYZ Marketing Agency mengambil langkah-langkah berikut:

• Menyesuaikan model harga agar lebih selaras dengan jumlah waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap proyek.

• Mempekerjakan pegawai penuh waktu dan pekerja lepas tambahan untuk mendistribusikan beban kerja secara lebih merata dan mencapai tingkat pemanfaatan yang lebih rendah.

• Menerapkan proses pelingkupan proyek yang lebih ketat untuk memastikan ekspektasi pekerjaan klien realistis dan dapat dicapai.

Dengan mengurangi tingkat pemanfaatan rata-rata menjadi 80%, Agen Pemasaran XYZ melihat peningkatan yang signifikan dalam semangat pegawai dan kualitas kerja. Kepuasan klien meningkat sebesar 20%, dan agensi ini dapat mengambil lebih banyak proyek tanpa mengorbankan layanan profesionalnya.

Contoh tingkat pemanfaatan ini menggambarkan cara perusahaan dapat mengidentifikasi dan mengatasi inefisiensi operasional, yang pada akhirnya mengarah pada peningkatan kinerja keuangan dan peluang pertumbuhan. Dengan memantau total jam yang tersedia, jumlah jam yang dapat ditagih, dan mengupayakan tingkat pemanfaatan yang optimal, bisnis dapat meningkatkan kemampuan manajemen sumber daya dan perkiraan mereka.

Kurangi kerja tentang kerja untuk mendorong tingkat pemanfaatan

Tingkat pemanfaatan adalah metrik utama yang harus Anda lacak untuk menilai kinerja anggota tim dan perusahaan. Tingkat pemanfaatan yang tinggi memudahkan Anda menutup biaya operasional dan terus meningkatkan keuntungan, sementara tingkat pemanfaatan yang rendah dapat menunjukkan adanya masalah dalam proses yang perlu diperbaiki. 

Cara terbaik untuk melacak pemanfaatan secara keseluruhan adalah dengan meminta anggota tim melaporkan tugas dan menjaga proses tetap terstruktur. Saat anggota tim melaporkan tugas yang tidak dapat ditagih dan dapat ditagih secara real time, Anda akan memiliki kontrol yang lebih besar atas sumber daya dan perspektif yang lebih jelas tentang manajemen waktu.

Pertanyaan Umum: Tingkat pemanfaatan

Apa yang dianggap sebagai tingkat pemanfaatan yang baik? Tingkat pemanfaatan yang baik biasanya berada antara 70% dan 80%. Rentang ini memungkinkan keseimbangan antara pekerjaan yang dapat ditagih dan aktivitas penting yang tidak dapat ditagih, seperti pelatihan, tugas administratif, dan rapat tim.

Seberapa sering tingkat pemanfaatan harus dilacak? Rasio pemanfaatan harus dilacak setiap minggu atau bulan. Pemantauan rutin memungkinkan Anda mengidentifikasi tren, membuat penyesuaian tepat waktu terhadap beban kerja, harga, atau alokasi sumber daya, dan secara proaktif mengatasi masalah yang dapat memengaruhi profitabilitas dan kesejahteraan pegawai.

Apakah tingkat pemanfaatan dapat melebihi 100%? Ya, tingkat pemanfaatan dapat melebihi 100% jika pegawai bekerja lembur atau menagih lebih banyak jam daripada jadwal regulernya. Namun, tingkat pemanfaatan yang secara konsisten di atas 100% tidak berkelanjutan dan dapat menunjukkan perencanaan sumber daya yang buruk, kekurangan staf, atau ekspektasi klien yang tidak realistis.

Bagaimana tingkat pemanfaatan memengaruhi profitabilitas proyek? Tingkat pemanfaatan secara langsung memengaruhi profitabilitas proyek dengan memengaruhi keseimbangan antara jam yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih. Mengoptimalkan tingkat pemanfaatan membantu memastikan proyek tetap menguntungkan sekaligus menjaga kepuasan pegawai dan kualitas kerja.