Apa itu tolok ukur? Cara menetapkan tolok ukur

Sukses adalah istilah yang samar—apa itu? Dan bagaimana Anda tahu kapan Anda, proyek, dan Business Anda sukses? Sebenarnya, setiap orang mengukur keberhasilannya dengan cara yang berbeda. Ini membuat kesuksesan sulit untuk didefinisikan, terutama saat Anda mengelola tim atau mengembangkan business.

Itulah alasan sangat penting untuk menetapkan standar kesuksesan Anda sendiri, yang dapat dilakukan melalui pendekatan berbasis data yang dikenal sebagai benchmarking. Dengan benchmarking, Anda menggunakan pesaing dan perbandingan internal untuk membuat titik referensi yang andal untuk kesuksesan Anda.

Apa itu benchmarking?

Tolok ukur adalah standar yang telah ditentukan, dan benchmarking adalah proses menetapkan standar tersebut. Untuk menentukan tolok ukur, Anda perlu mengukur pekerjaan Anda dengan hal lain. Ada berbagai hal yang dapat dijadikan tolok ukur, termasuk:

• Pesaing. Membandingkan pekerjaan atau hasil yang diinginkan dengan para pesaing menunjukkan hal yang normal di industri dan hal yang diharapkan pelanggan. Setelah mengetahui hal ini, Anda dapat menyesuaikan bisnis, produk, atau pesan Anda agar tetap kompetitif.

• Hasil sebelumnya. Menggunakan hasil sebelumnya sebagai tolok ukur menunjukkan kepada Anda apakah Anda melakukan peningkatan secara internal dan membantu mengidentifikasi kesenjangan dalam proses dan alur kerja Anda. Jika Anda mengalami peningkatan, Anda dapat menggandakan upaya yang Anda lakukan (karena berhasil). Jika tidak, ini kesempatan yang baik untuk melakukan perubahan.

• Gol. Menggunakan gol sebagai tolok ukur menunjukkan apakah hasil yang diperoleh sesuai dengan yang diharapkan atau diinginkan saat memulai. Jika gagal, Anda mungkin perlu menyesuaikan gol untuk memastikan gol dapat dicapai.

Panduan Pelaporan Eksekutif: Pelaporan universal untuk pemimpin masa kini

Pelajari strategi untuk memantau kinerja Business secara real-time—jadi Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik dan lebih matang untuk tim.

Dapatkan wawasan

Manfaat benchmarking

Benchmarking membantu Anda menetapkan standar untuk cara Anda bekerja. Namun, alih-alih memilih standar berdasarkan pendapat atau ide, benchmarking didasarkan pada data. Ini memastikan bahwa standar kerja Anda ditargetkan dan difokuskan pada hal-hal yang memiliki dampak terbesar.

Benchmarking juga menunjukkan kepada pegawai alasan ekspektasi dan gol di tempat kerja. Ini memberi Anda data untuk menunjukkan alasan pentingnya tugas harian tim sehingga semua orang tahu hal yang sedang mereka kerjakan dan alasannya.

Ada banyak manfaat benchmarking, termasuk:

• Mendefinisikan dan menentukan kesuksesan. Dengan benchmarking, Anda dapat menentukan gambaran kesuksesan perusahaan Anda. Misalnya, jika tolok ukur kesuksesan Anda adalah peningkatan 10% secara konsisten dalam lead generation YoY dan Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai 11%, Anda akan tahu bahwa Anda telah melampaui ekspektasi.

• Mengidentifikasi kesenjangan. Tolok ukur mengungkapkan kesenjangan dibandingkan dengan kompetisi Anda. Contoh, sulit untuk tetap kompetitif jika Anda menghasilkan tiga fitur produk baru dalam rentang waktu yang sama saat kompetitor menghasilkan delapan fitur.

• Tetapkan standar yang lebih tinggi untuk kualitas produk. Tolok ukur menghasilkan produk atau layanan berkualitas lebih tinggi yang meningkatkan kepuasan pelanggan. Misalnya, saat tolok ukur Anda adalah mengadakan empat acara komunitas setiap tahun, Anda menetapkan standar untuk berinteraksi dengan pelanggan secara lebih rutin.

Mengapa menetapkan tolok ukur itu penting?

Menetapkan tolok ukur itu sederhana, tetapi butuh proses. Sebelum memulai, kumpulkan data benchmark yang relevan untuk digunakan sebagai perbandingan. Ini bisa berupa data tentang pesaing, pekerjaan sebelumnya, atau gol Anda. Metrik dari pengumpulan data ini akan menjadi dasar untuk analisis tolok ukur Anda.

Contohnya, Anda melacak peluncuran produk. Anda menemukan bahwa Anda membutuhkan tiga bulan untuk beralih dari ideasi ke peluncuran. Waktu tersebut mungkin terdengar lama atau singkat bagi Anda, tergantung persepsi Anda. Tetapi, persepsi bukanlah cara yang akurat untuk melacak apakah ini waktu terbaik untuk peluncuran Anda. Sebaliknya, Anda dapat menggunakan tolok ukur untuk menjawab berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap peluncuran produk. Misalnya, Anda mungkin memeriksa:

• Berapa lama waktu yang dibutuhkan pesaing Anda untuk meluncurkan produk serupa? 

• Berapa lama peluncuran produk terakhir berlangsung?

• Sudahkah kita melakukan peningkatan pada proses yang akan menghemat waktu selama peluncuran ini?

Perhatikan bahwa detail lain juga akan berperan di sini. Pesaing Anda mungkin meluncurkan produk lebih cepat dari Anda, tetapi itu tidak relevan jika tim dan anggaran mereka dua kali lipat dari Anda. Bandingkan tolok ukur Anda dengan situasi Anda saat ini dan pilih yang sesuai.

Jenis benchmarking

Ada tiga jenis benchmarking: internal, kompetitif, dan strategis. Hal yang diukur dan ingin dicapai akan menentukan jenisnya.

Benchmarking internal

Jika Anda baru mengenal benchmarking, benchmarking internal adalah tolok ukur termudah untuk memulai. Seperti bagian lain dari manajemen proyek, benchmarking internal menggunakan pengetahuan organisasi untuk menjawab pertanyaan. Selain itu, karena Anda meninjau informasi internal, pengumpulan data sepenuhnya berada dalam kendali Anda. Untuk benchmarking internal, tinjau indikator kinerja bisnis untuk bagian, tim, atau bahkan pekerjaan sebelumnya. Cari praktik terbaik atau proses efektif yang dapat diterapkan pada pekerjaan Anda saat ini.

Anda dapat mengumpulkan informasi internal dengan:

• Menggunakan kuesioner dan bertanya kepada rekan kerja atau bawahan langsung tentang hal yang telah mereka capai dan caranya.

• Meninjau proyek sebelumnya dan mencari proses bisnis yang telah memberi perusahaan Anda keunggulan kompetitif.

• Mempelajari inisiatif berdampak tinggi —apa yang membuatnya berhasil? Jika Anda dapat menggunakan kembali dan menstandarkan proses atau praktik terbaik yang membuat proyek ini berhasil, maka ini adalah kandidat yang cocok untuk benchmark kinerja.

• Melihat gol sebelumnya untuk mengetahui apakah pekerjaan Anda sesuai dengan ekspektasi Anda.

Saat Anda mengumpulkan informasi ini, catat hasil yang diinginkan (yaitu, proses yang ingin Anda tiru dan yang dapat menjadi standar). Selain itu, perhatikan kesenjangan kinerja—perbedaan antara kinerja aktual dan kinerja yang diinginkan. Proses ini mirip dengan analisis kesenjangan, yang membandingkan kinerja Anda saat ini dengan kinerja yang diinginkan. Kecuali dengan benchmarking internal, Anda membandingkan kinerja saat ini dengan kinerja sebelumnya atau kinerja tim lainnya. 

Setelah mengidentifikasi hal yang berhasil dan yang tidak, Anda dapat mengakhiri tinjauan internal, membuat tolok ukur proses dan alur kerja yang ingin Anda standarkan.

Panduan Pelaporan Eksekutif: Pelaporan universal untuk pemimpin masa kini

Pelajari strategi untuk memantau kinerja Business secara real-time—jadi Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik dan lebih matang untuk tim.

Dapatkan wawasan

Benchmarking kompetitif

Ini adalah sisi lain dari tinjauan internal, di mana Anda melihat hasil dari perusahaan lain di industri Anda. Benchmark kompetitif lebih rumit karena lebih sulit untuk menemukan data yang andal. Anda perlu mengandalkan pesaing untuk membagikan informasi atau mendapatkan data dari pihak ketiga, yang mungkin tidak dapat Anda verifikasi.

Namun, ini layak untuk dicari tahu. Setelah Anda melewati rintangan pengumpulan data, riset kompetitif adalah salah satu cara terbaik untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Ini membantu Anda menemukan pola atau tema umum di industri Anda, yang dapat digunakan untuk pembandingan dan peningkatan proses secara keseluruhan.

Contohnya, misalnya Anda menemukan bahwa kompetitor langsung mendapatkan lebih banyak keterlibatan media sosial daripada akun Anda. Dengan menggunakan informasi ini, Anda dapat menetapkan tolok ukur untuk keterlibatan media sosial perusahaan Anda sendiri. Singkatnya, Anda memutuskan metrik kinerja media sosial yang harus dicapai perusahaan Anda agar tetap kompetitif di industri Anda.

Benchmarking strategis

Terkadang Anda tahu ada sesuatu yang tidak berfungsi, tetapi Anda tidak dapat mencari tahu alasannya. Mungkin Anda hanya mengalami kesulitan dalam pemecahan masalah, atau mungkin Anda berekspansi ke pasar baru dan mengembangkan cara kerja yang benar-benar baru. Benchmarking strategis adalah cara kreatif untuk melampaui pengetahuan industri. Untuk benchmarking strategis, Anda mencari kinerja terbaik di kelasnya. Seringkali, ini berarti melihat perusahaan, industri, atau bahkan budaya lain untuk mengetahui apakah Anda dapat membuat tolok ukur strategis baru untuk pekerjaan Anda.

Benchmarking strategis telah digunakan sepanjang sejarah untuk mendorong inovasi. Misalnya, saat perusahaan eskalator pindah ke pusat perbelanjaan, perusahaan harus memecahkan masalah untuk membantu orang naik dengan cepat dan curam melawan gravitasi. Hal ini belum pernah terjadi sebelumnya di industri mereka, jadi mereka mencari tahu di luar industri. Pada akhirnya, mereka menggunakan teknik dari industri pertambangan untuk merancang eskalator mal. Jika berhasil dilakukan seperti ini, benchmarking strategis dapat melesatkan Anda jauh melampaui pesaing. 

Benchmarking teknis

Benchmarking teknis melibatkan perbandingan aspek teknis produk, layanan, atau proses dengan aspek teknis pemimpin industri atau pesaing. Jenis tolok ukur ini berfokus pada teknologi, alat, atau metode spesifik yang digunakan perusahaan, yang memungkinkan mereka untuk menilai bagaimana inovasi mereka berkembang. 

Dengan memeriksa hal-hal seperti metode teknik, teknik produksi, atau alat perangkat lunak, bisnis dapat mengidentifikasi area yang teknologinya mungkin tertinggal dan menerapkan peningkatan agar tetap kompetitif dan efisien.

Tolok ukur kinerja

Benchmarking kinerja adalah proses mengevaluasi kinerja perusahaan secara keseluruhan dengan membandingkan metrik tertentu dengan metrik pesaing atau standar industri. Pendekatan ini melihat ukuran penting seperti produktivitas, efisiensi, dan profitabilitas, menawarkan wawasan tentang seberapa baik kinerja perusahaan di bidang utama. 

Golnya adalah mengidentifikasi kesenjangan kinerja dan mengembangkan strategi untuk meningkatkan hasil, memastikan perusahaan tetap kompetitif dan terus meningkat dari waktu ke waktu.

Cara melakukan tolok ukur

Proses benchmarking adalah pendekatan sistematis untuk meningkatkan kinerja organisasi Anda. Dengan mengikuti delapan langkah sederhana ini, Anda dapat menggunakan tolok ukur untuk melakukan peningkatan berkelanjutan pada alur kerja dan proses Anda.

Langkah 1: Tentukan hal yang akan dijadikan tolok ukur

Tentukan hal yang ingin Anda ukur. Jika Anda baru mengenal tolok ukur, mulailah dengan membuat tolok ukur untuk proyek, proses, atau hasil yang diinginkan yang berdampak paling tinggi pada pekerjaan Anda.

Contoh: Tim pengembangan perangkat lunak memutuskan untuk membuat tolok ukur waktu penyelesaian bug, yang bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan kualitas produk.

Langkah 2: Tentukan jenis benchmarking Anda

Dengan kata lain, tentukan apakah data Anda akan berasal dari benchmark kompetitif, internal, atau strategis.

Contoh: Tim memilih benchmark kompetitif, berencana untuk membandingkan waktu penyelesaian bug mereka dengan waktu penyelesaian bug para pemimpin industri dalam pengembangan perangkat lunak.

Langkah 3: Tinjau dan catat

Lihat tujuan Anda membuat tolok ukur. Catat semua proses terkait dan dokumentasikan alur kerja terkait sehingga Anda memiliki gambaran yang jelas tentang posisi Anda saat ini sebelum memulai.

Contoh: Tim mendokumentasikan proses pelacakan bug saat ini, mencatat bahwa waktu penyelesaian rata-rata mereka adalah 72 jam.

Langkah 4: Kumpulkan data

Bergantung pada jenis benchmarking, data dapat berasal dari riset pesaing atau data internal. Saat menggunakan riset kompetitif, berhati-hatilah dengan informasi sekunder tentang pesaing (misalnya, dari situs web atau artikel berita), yang mungkin sulit untuk diperiksa kebenarannya.

Contoh: Tim meneliti laporan industri, menghadiri konferensi teknologi, dan meninjau data yang tersedia untuk umum tentang waktu penyelesaian bug di perusahaan perangkat lunak berkinerja tinggi.

Langkah 5: Analisis data

Ukur data terhadap kinerja atau pekerjaan Anda sendiri untuk mengidentifikasi kesenjangan, pola, dan peluang untuk peningkatan.

Contoh: Tim menemukan bahwa para pemimpin industri menyelesaikan bug dalam waktu rata-rata 24 jam, menunjukkan kesenjangan yang signifikan dalam kinerja mereka sendiri.

Langkah 6: Buat rencana

Data tidak akan banyak berarti jika tidak dipakai. Setelah memiliki analisis lengkap, gunakan perencanaan proyek untuk memutuskan cara menetapkan dan menggunakan tolok ukur ini.

Contoh: Tim membuat rencana untuk mengurangi waktu resolusi bug menjadi 36 jam dalam enam bulan dengan menerapkan proses triase baru dan alat pengujian otomatis.

Langkah 7: Terapkan perubahan

Sekarang, Anda dapat beralih ke tahap manajemen proyek untuk sepenuhnya menerapkan tolok ukur dan membuat standar baru untuk pekerjaan, tim, dan perusahaan Anda.

Contoh: Tim mulai menerapkan rapat triase bug harian, sistem prioritas, dan pipeline integrasi berkelanjutan untuk menyederhanakan proses resolusi bug.

Langkah 8: Lakukan kembali

Benchmarking adalah proses yang berkelanjutan, tetapi khusus untuk setiap ide atau Alur Kerja baru. Mulai kembali proses dari awal untuk setiap proyek baru.

Contoh: Setelah tiga bulan, tim mengevaluasi kembali waktu resolusi bug mereka, menemukan bahwa mereka telah menguranginya menjadi 48 jam. Mereka kemudian memulai kembali proses benchmarking, dengan berfokus pada optimalisasi lebih lanjut untuk mencapai gol 36 jam mereka.

Contoh tolok ukur

Benchmarking dapat memiliki banyak formulir, tergantung pada hal yang ingin diukur oleh suatu bisnis. Berikut beberapa contoh yang menggambarkan cara membuat tolok ukur dan cara menerapkan berbagai metodologi tolok ukur di berbagai bidang business.

Waktu respons layanan pelanggan

Perusahaan mungkin menggunakan benchmark eksternal untuk membandingkan waktu respons layanan pelanggannya dengan standar industri. Dengan menganalisis indikator kinerja utama (IKU) tertentu, seperti waktu respons dan resolusi pertama, Business dapat menetapkan rencana tindakan untuk peningkatan, yang mengarah pada efisiensi yang lebih baik dan peningkatan kepuasan pelanggan.

Perbandingan kualitas produk

Dalam hal kualitas produk, produsen mungkin membandingkan penawarannya dengan penawaran dari pesaing terkemuka. Dengan berfokus pada aspek-aspek seperti daya tahan dan tingkat cacat, tolok ukur ini membantu mengidentifikasi aspek-aspek yang memerlukan peningkatan proses berkelanjutan. Golnya adalah untuk memastikan perusahaan mempertahankan standar tinggi sekaligus tetap kompetitif.

Tingkat keterlibatan media sosial

Sebuah bisnis dapat mengevaluasi kinerja media sosialnya dengan melihat tingkat keterlibatan dibandingkan dengan tolok ukur industri. Dengan memantau KPI seperti jumlah dibagikan dan komentar, perusahaan dapat menyesuaikan strateginya untuk meningkatkan interaksi. Pendekatan pembandingan ini membantu perusahaan tetap gesit dalam lanskap digital yang terus berkembang.

Tolok ukur menetapkan standar emas

Proses, alur kerja, dan hasil tolok ukur memberi Anda dasar untuk mengukur kesuksesan Anda. Tolok ukur menjelaskan ekspektasi dan memberi tahu tim Anda cara mereka dapat menghasilkan hasil terbaik.  

Benchmarking membantu Anda menemukan standar kerja yang mendorong Business Anda, tetapi tidak akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan itu. Dengan Asana, Anda dapat melacak, mengotomatiskan, dan membangun Alur Kerja yang memungkinkan Anda melakukan pekerjaan yang lebih baik, lebih cepat.

Panduan Pelaporan Eksekutif: Pelaporan universal untuk pemimpin masa kini

Pelajari strategi untuk memantau kinerja Business secara real-time—jadi Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik dan lebih matang untuk tim.

Dapatkan wawasan

Pertanyaan Umum tentang Tolok Ukur

Apa itu tolok ukur?

Tolok ukur adalah standar atau titik acuan yang digunakan organisasi untuk mengukur kinerja atau proses bisnis mereka terhadap yang lain di industri yang sama atau terhadap standar industri. Tolok ukur memberikan dasar untuk mengevaluasi kinerja saat ini, mengidentifikasi area untuk peningkatan berkelanjutan, dan mengukur progres dari waktu ke waktu. Dengan menggunakan data tolok ukur, perusahaan dapat membandingkan diri mereka dengan pesaing, yang membantu mereka mencapai kinerja yang unggul dan mempertahankan keunggulan kompetitif.

Apa contoh dari tolok ukur?

Contoh tolok ukur adalah ketika perusahaan mengevaluasi kinerja layanan pelanggannya dengan membandingkan waktu respons dengan waktu respons pesaing terkemuka atau standar industri. Ini memungkinkan bisnis untuk melihat bagaimana mereka menumpuk dan di mana peningkatan dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan.

Apa tujuan utama pembandingan?

Tujuan utama tolok ukur adalah membantu organisasi menilai kinerjanya dengan membandingkannya dengan yang lain, baik dalam industri yang sama atau terhadap standar yang diakui. Proses benchmarking membantu mengidentifikasi bidang yang perlu ditingkatkan, menutup kesenjangan kinerja, dan menumbuhkan budaya pengembangan dan inovasi yang berkelanjutan.

Apa perbedaan antara benchmarking dan menetapkan gol?

Anda dapat menggunakan gol dan tolok ukur untuk menganalisis hasil proyek, tetapi keduanya sedikit berbeda dalam praktiknya. Perbedaan mendasarnya adalah target. Gol adalah hal yang ingin dicapai dan cenderung berorientasi pada pertumbuhan, sementara tolok ukur membandingkan hasil aktual Anda dengan referensi. Dengan kata lain, gol adalah hal yang ingin Anda capai, sedangkan tolok ukur membandingkan kinerja Anda dengan titik referensi lain. 

Contohnya, bayangkan Anda telah menetapkan gol bisnis untuk mencapai $500 ribu dalam pendapatan berulang tahun ini. Gol ini menggambarkan hal yang ingin dicapai untuk menumbuhkan dan memperluas alur kas. Di sisi lain, tolok ukur pendapatan membandingkan penghasilan Anda dengan pesaing atau tahun lalu. Biasanya, Anda dapat menggunakan tolok ukur untuk menginformasikan gol. Jika Anda tahu Anda mencapai pendapatan $200 ribu tahun lalu dan Anda berkembang secara eksponensial, maka $500 ribu adalah gol yang realistis.

Apa perbedaan antara menetapkan tolok ukur dan analisis kompetitor?

Baik benchmarking maupun analisis kompetitor menggunakan riset kompetitor untuk menentukan cara perusahaan lain beroperasi. Perbedaan antara keduanya adalah ruang lingkup—benchmarking lebih kecil dan berfokus pada proses bisnis individu, sedangkan analisis kompetitif memiliki ruang lingkup yang lebih besar dan berfokus pada strategi dan gol yang lebih besar. 

Dengan benchmarking, Anda menggunakan data riset kompetitor untuk meninjau proses dan praktik terbaik Anda sendiri. Anda mencatat dan menyimpan tolok ukur ini untuk menetapkan standar kerja Anda. Ini sedikit berbeda dari analisis kompetitif, di mana Anda menggunakan data untuk meninjau strategi bisnis Anda secara keseluruhan. Keputusan untuk menggunakan benchmarking atau analisis kompetitor bergantung pada ruang lingkup proyek Anda. Jika Anda hanya melihat proses, tolok ukur bekerja dengan baik. Jika Anda mencari data tentang strategi dan gol yang lebih besar, Anda mungkin ingin menggunakan analisis kompetitor.