Cara menggunakan analisis kesenjangan untuk mencapai gol bisnis

Berikut skenarionya: Tim Anda akan segera memulai inisiatif perencanaan strategis untuk tahun depan, tetapi mereka tidak benar-benar tahu harus mulai dari mana. Apa yang Anda lakukan selanjutnya?

Analisis kesenjangan (juga dikenal sebagai analisis kebutuhan) adalah proses membandingkan kinerja bisnis Anda saat ini dengan kinerja yang diinginkan. Ini membantu Anda mengidentifikasi "kesenjangan" antara posisi bisnis Anda saat ini versus posisi bisnis yang Anda inginkan. Singkatnya, Anda mencari hal yang kurang.

Apa itu analisis kesenjangan?

Analisis kesenjangan (juga dikenal sebagai analisis kebutuhan) adalah proses membandingkan kinerja bisnis Anda saat ini dengan kinerja yang diinginkan. "Kesenjangan" dalam analisis kesenjangan adalah posisi bisnis Anda saat ini versus posisi bisnis yang Anda inginkan. 

Membuat analisis kesenjangan dapat membantu Business Anda dalam beberapa cara. Berikut caranya:

• Melakukan curah pendapat tentang strategi. Membuat analisis kesenjangan dapat membantu tim strategis mencari tahu rencana tindakan potensial yang dapat mereka gunakan untuk mencapai gol. 

• Mengidentifikasi titik lemah. Jika business Anda tidak berjalan seperti yang diharapkan, menggunakan analisis kesenjangan dapat membantu tim mencari tahu akar penyebab kesenjangan kinerja tertentu. 

• Ukur sumber daya aktual. Jika tim memiliki kelebihan sumber daya pada akhir tahun, analisis kesenjangan dapat membantu mengidentifikasi secara spesifik kinerja semuanya dan cara sumber daya dialokasikan sehingga dapat digunakan secara lebih efisien di masa mendatang.

Manfaat menggunakan analisis kesenjangan

Membuat analisis kesenjangan adalah cara meninjau strategi Anda saat ini untuk melihat hal yang berhasil dan hal yang masih dibutuhkan. Melakukan analisis kesenjangan dapat membantu bisnis Anda dalam beberapa cara, termasuk:

• Mengidentifikasi kelemahan. Jika bisnis Anda tidak berjalan seperti yang diharapkan, Anda dapat menggunakan analisis kesenjangan untuk membantu tim mencari tahu akar penyebab kesenjangan kinerja. 

• Mengukur sumber daya saat ini. Jika tim memiliki kelebihan sumber daya pada akhir tahun, analisis kesenjangan dapat membantu mengidentifikasi secara spesifik cara sumber daya dialokasikan sehingga dapat digunakan secara lebih efisien di masa mendatang.

Kapan melakukan analisis kesenjangan

Analisis kesenjangan adalah alat manajemen proyek yang berguna untuk membantu Anda mengidentifikasi cara berpindah dari titik A ke titik B. Meskipun analisis kesenjangan dapat digunakan kapan saja, Anda dapat memaksimalkan analisis saat menerapkannya secara strategis ke proyek atau inisiatif tertentu. Berikut beberapa skenario di mana penggunaan analisis kesenjangan dapat membantu Anda mengumpulkan data kontekstual yang dibutuhkan untuk meningkatkan Business.

Selama perencanaan strategis

Jika tim ingin membuat rencana pertumbuhan strategis, menggunakan analisis kesenjangan sejak awal dalam proses perencanaan strategis dapat membantu memberi tim titik awal yang baik. Analisis kesenjangan memberikan panduan berbasis data tentang cara tim bergerak dari kondisi saat ini ke gol akhir tertentu. Misalnya, jika Anda merencanakan strategi kuartal berikutnya, Anda dapat menggunakan analisis kesenjangan untuk meninjau pencapaian Anda di kuartal saat ini. Bandingkan dengan gol yang awalnya Anda tetapkan dan Anda akan dapat mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan dalam beberapa bulan mendatang.

Saat Anda mengalami masalah kinerja

Jika tim Anda secara tak terduga berkinerja buruk, analisis kesenjangan dapat menjadi alat yang berguna untuk mengidentifikasi kekurangan. Setelah Anda mengidentifikasi akar penyebab kesenjangan dalam situasi saat ini, tim dapat meningkatkan proses untuk memperbaiki masalah tanpa mengganggu produksi. Misalnya, manajer proyek di lini perakitan mungkin melihat bahwa produksi tidak memenuhi ekspektasi. Setelah analisis kesenjangan selesai, mereka menemukan akar masalahnya adalah beberapa mesin. Sekarang, mereka tahu persis apa yang harus diperbaiki untuk meningkatkan produksi.

Saat pemangku kepentingan membutuhkan konteks tambahan

Jika tim Anda mengumpulkan informasi business untuk investor atau untuk kebutuhan business lainnya, analisis kesenjangan dapat menjadi alat yang sangat membantu. Analisis kesenjangan berguna dalam situasi ini karena memberikan lebih banyak informasi kontekstual daripada sekadar angka pasti. Jika manajemen khawatir bahwa tim Anda berkinerja buruk karena alasan apa pun, analisis kesenjangan dapat menenangkan kekhawatiran dengan rencana terperinci tentang cara tim akan menutup kesenjangan. 

Contoh analisis kesenjangan

Waktu terbaik untuk menggunakan analisis kesenjangan adalah saat Anda mencari cara untuk meningkatkan, atau Anda telah menyadari ada sesuatu yang tidak berjalan seperti yang diharapkan. Dalam contoh praktis dan nyata, analisis kesenjangan mungkin terlihat seperti ini:

• Pengembangan perangkat lunak: Analisis kesenjangan dapat menunjukkan item yang hilang dalam perangkat lunak, membantu Anda untuk berpotensi menemukan kesalahan sebelum Anda Go to market.

• Manajemen proyek: Gunakan analisis kesenjangan selama perencanaan proyek atau tahap peninjauan manajemen proyek untuk menunjukkan area yang tidak sesuai dengan bagian lain dari proyek Anda. Kemudian, Anda dapat membuat permintaan dan mengalokasikan sumber daya untuk pekerjaan itu sesuai kebutuhan.

• Sumber daya manusia: Jika Anda berada di tim SDM, Anda dapat menggunakan analisis kesenjangan selama proses perekrutan untuk menunjukkan kekurangan tim, yang selanjutnya dapat Anda cari dalam kandidat baru. 

• Pemimpin tim: Sebagai pemimpin, Anda sering melihat masalah secara keseluruhan. Jadi, terkadang detail yang luput dapat menyebabkan penundaan atau masalah di kemudian hari. Analisis kesenjangan dapat membantu Anda mengidentifikasi hal yang mungkin terabaikan dan mungkin dapat menemukannya sebelum menimbulkan masalah yang lebih besar.

• Riset kompetitif: Analisis kompetitif adalah alat penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Salah satu cara untuk melakukan riset kompetitif yang diperlukan adalah melalui analisis kesenjangan, yakni Anda melihat kesenjangan pasar untuk industri Anda dan menyusun strategi cara agar Business Anda dapat mengatasinya.

4 langkah analisis kesenjangan

Meskipun mungkin tampak kompleks, menggunakan proses analisis kesenjangan tidak serumit kelihatannya. Coba proses empat langkah ini untuk membuat analisis kesenjangan bagi Tim Anda.

​1. Tentukan gol bisnis Anda

Untuk membandingkan kinerja saat ini dengan kinerja yang diinginkan, Anda harus terlebih dahulu menentukan seperti apa keadaan ideal Anda di masa depan, atau, dengan kata lain, menetapkan gol. Metodologi penetapan gol apa pun dapat digunakan. Jika belum memilikinya, coba gunakan tujuan dan hasil kunci (OKR) atau indikator kinerja utama (IKU) untuk membuat metrik dan gol bisnis yang ditargetkan dan spesifik. Terlepas dari jenis gol yang Anda gunakan, pastikan tujuan Anda SMART: spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu. Gol yang Anda tetapkan di sini menentukan cara Anda mengukur kinerja dan merepresentasikan keadaan yang diinginkan untuk bisnis Anda.

2. Tolok ukur kinerja bisnis Anda saat ini

Gunakan gol, data historis, dan analisis kesenjangan sebelumnya untuk menentukan tolok ukur kinerja, proses, atau alur kerja bisnis Anda saat ini, dan tetapkan standar cara Anda bekerja. 

Pada saat yang sama, evaluasi proses Anda saat ini dengan analisis proses bisnis (BPA). Jika Anda ingin melakukan peningkatan proses sebagai bagian dari strategi, penting untuk melihat kondisi proses bisnis Anda saat ini. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi metodologi peningkatan proses yang harus digunakan tim untuk mencapai keadaan target yang diinginkan.

3. Analisis data kesenjangan

Ingatlah bahwa "kesenjangan" dalam analisis kesenjangan adalah perbedaan antara posisi bisnis Anda saat ini dan posisi bisnis yang Anda inginkan. Setelah memahami perbedaannya, saatnya membuat hipotesis berbagai strategi dan taktik yang dibutuhkan tim untuk menutup kesenjangan tersebut. 

Langkah selanjutnya dalam proses ini adalah memastikan gol Anda benar-benar dapat dicapai dan tidak terlalu jauh dari jangkauan tim Anda. Anda tidak ingin menetapkan gol yang terlalu tinggi sehingga terasa mustahil. Dalam nada yang sama, penting untuk memastikan bahwa tim Anda dapat menyelesaikan gol mereka dalam periode waktu yang ditentukan. Jika Anda membuat perubahan pada strategi kinerja saat ini, apakah tim masih dapat mencapai gol yang ditetapkan berdasarkan kerangka waktu yang diinginkan?

Selama langkah ini, Anda bertemu dengan pemangku kepentingan untuk melakukan curah pendapat seputar inisiatif perencanaan strategis untuk mencapai gol Anda. 

4. Susun laporan terperinci

Setelah Anda memantapkan semua angka dan gol bisnis, buat rencana tindakan yang dengan jelas menentukan cara tim Anda merencanakan untuk menutup kesenjangan. Penting untuk menggunakan data kuantitatif, seperti data tolok ukur yang Anda kumpulkan di langkah kedua, selain data kualitatif, seperti proses saat ini dan strategi peningkatan proses sebelumnya. 

Apa perbedaan antara analisis kesenjangan dan analisis SWOT?

Analisis SWOT adalah jenis analisis kesenjangan yang umum digunakan dalam manajemen proyek untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman untuk suatu business. Biasanya, orang menyelesaikan analisis SWOT melalui matriks 2x2.

Setelah matriks ini diisi, gunakan untuk mengidentifikasi kesenjangan yang muncul saat tim melakukan curah pendapat di setiap kuadran matriks. 

Alat analisis kesenjangan umum lainnya

Model McKinsey 7S

Dikembangkan oleh Robert H. Waterman dan Tom Peters, Kerangka Kerja McKinsey 7S adalah model manajemen yang sering digunakan untuk analisis organisasi. Idenya adalah organisasi membutuhkan tujuh elemen yang semuanya selaras dan saling memperkuat. Jika salah satu bagian dari tujuh elemen tidak berfungsi, hal itu dapat memengaruhi seluruh Business. 

Tujuh S dalam model ini adalah singkatan dari:

• Structure: Cara mengatur Business Anda. Ini bisa berarti cara aktivitas dibagi dan cara tim berkomunikasi satu sama lain. 

• Strategy: Perangkat rencana yang digunakan tim untuk memajukan bisnis. 

• Systems (Sistem): Cara kinerja diukur, beserta prosedur yang digunakan tim untuk menjalankan bisnis.

• Skills: Kompetensi yang diberikan anggota tim untuk bisnis Anda. 

• Style (Gaya): Pola perilaku kelompok tertentu dalam Business Anda.

• Staf: Individu yang bekerja untuk Anda. Ini juga mengacu pada karakteristik dan cara perusahaan memelihara serta mengembangkan tim.

• Nilai bersama: Nilai adalah prinsip inti yang menentukan cara perusahaan Anda bekerja. 

Anda dapat menggunakan model ini dengan menguji hubungan antara masing-masing dari tujuh S. Saat Anda mengubah sesuatu dalam strategi, bagaimana hal itu memengaruhi sistem? Melakukan analisis kesenjangan di sini dapat memberi Anda jawaban konkret tentang keterkaitan setiap aspek organisasi Anda satu sama lain. 

Model kongruensi Nadler-Tushman

Model kongruensi Nadler-Tushman adalah alat manajemen bisnis yang mengidentifikasi akar penyebab masalah kinerja. Alat ini dikembangkan oleh ahli teori organisasi David A. Nadler dan Michael L. Tushman pada awal 1980-an. 

Gagasan model Nadler-Tushman adalah ada empat elemen utama dalam sebuah bisnis dan masing-masing memiliki hubungan unik satu sama lain. 

Empat elemen utama tersebut adalah:

• Pekerjaan: Semua tugas individu yang membentuk kinerja bisnis Anda. Ada dua perspektif berbeda tentang cara melihat pekerjaan: apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan itu diproses. 

• Orang: Interaksi individu selama bekerja. Beberapa contohnya termasuk manajer dan bawahan langsungnya, atau pemimpin tim dan kontraktor.  

• Struktur organisasi: Cara business Anda mengatur dirinya sendiri, seperti cara pekerjaan didelegasikan, tim yang mengerjakan apa, dan cara proses dibangun. 

• Budaya: Ini adalah cara tim menerapkan norma kelompok, praktik terbaik, cita-cita, dan nilai-nilai bersama di seluruh perusahaan Anda.

Model Nadler-Tushman kemudian memasangkan masing-masing elemen ini ke dalam enam kombinasi berbeda, sehingga tim dapat menganalisis kinerja Business mereka. Keenam pasangan tersebut terlihat seperti ini:

• Pekerjaan dan pegawai: Ini melihat pegawai mana yang melakukan pekerjaan apa. Apakah orang yang tepat menyelesaikan tugas yang tepat?

• Pekerjaan dan struktur: Ini adalah cara tim mengembangkan proses untuk menyelesaikan pekerjaan. Apakah ada cukup struktur dan organisasi yang dengan jelas menentukan pekerjaan yang perlu selesai?

• Pekerjaan dan budaya: Ini berfokus pada lingkungan yang diciptakan. Apakah budaya perusahaan Anda mendorong kebiasaan yang bermanfaat bagi kinerja?

• Orang dan struktur: Ini mengidentifikasi struktur organisasi tim Anda. Apakah tim Anda tertata sedemikian rupa sehingga individu dapat menghasilkan pekerjaan terbaiknya?

• SDM dan budaya: Ini berfokus pada sikap pegawai. Apakah pegawai Anda bekerja dalam budaya yang produktif bagi mereka? Apakah mereka dapat mengidentifikasi sumber daya untuk membantu diri mereka sendiri agar sukses di tempat kerja? 

• Budaya dan struktur: Pasangan ini berkaitan dengan cara budaya dan organisasi perusahaan dapat saling memengaruhi. Apakah organisasi Business Anda bertentangan dengan budaya perusahaan, atau mendukungnya? 

Mirip dengan model McKinsey 7s, saat Anda memasangkan setiap elemen model Nadler-Tushman, Anda dapat melihat keterkaitan keduanya dan cara mengubah satu aspek dapat memengaruhi yang lain.

Buat analisis kesenjangan dengan alat manajemen kerja

Analisis kesenjangan bekerja paling efektif saat dibagikan kepada pemangku kepentingan dengan cara yang mudah dan tertata. Alat manajemen kerja seperti Asana dapat membantu tim Anda menata informasi dan menyederhanakan komunikasi dengan pemangku kepentingan, jadi semua orang memiliki pemahaman yang sama. Pelajari selengkapnya tentang cara menggunakan Asana untuk membantu manajemen kerja.