Analisis akar penyebab: Mencari solusi efektif (beserta contoh)

“Mari kita cari akar masalahnya” adalah ungkapan yang biasa digunakan orang saat mencari solusi. Idiom ini dapat divisualisasikan dalam Formulir akar pohon di bawah permukaan. Akar pohon tidak terlihat, tetapi pertumbuhannya terlihat jelas di atas tanah. Terkadang pertumbuhan ini positif dan menghasilkan pohon yang indah, dan terkadang negatif, merusak trotoar dan fondasi. 

Awalnya, Anda mungkin tidak memahami alasan terjadinya beberapa masalah, itulah sebabnya memahami akar penyebab sangatlah penting. Melakukan RCA menggunakan alat seperti diagram fishbone dan metode lima mengapa dapat memperjelas masalah yang kompleks, yang mengarah pada solusi yang efektif dan berkelanjutan. Dalam bagian ini, kami akan membahas cara melakukan analisis akar penyebab dan memberikan strategi pemecahan masalah untuk peningkatan proses. 

Apa itu analisis akar penyebab?

Analisis akar penyebab (RCA) meliputi menemukan akar penyebab masalah untuk mengidentifikasi dan menerapkan solusi. RCA menangani akar penyebab masalah, bukan gejala-gejala yang terlihat dari masalah itu sendiri. 

Misalnya, jika perusahaan Anda mengalami tingkat retensi yang rendah, mempekerjakan lebih banyak anggota tim adalah solusi cepat. Namun, dengan RCA, Anda dapat menemukan alasan anggota tim tidak tetap bekerja di perusahaan sehingga Anda dapat meningkatkan retensi dalam jangka panjang. Akar penyebab tingkat retensi yang rendah dapat mencakup:

• Kurangnya peluang pengembangan profesional

• Manfaat anggota tim yang buruk

• Gaji rendah dibandingkan dengan kisaran pasar

• Semangat kerja tim yang rendah

Setelah mempertimbangkan kemungkinan akar penyebab, Anda dapat menggunakan riset untuk menentukan satu atau beberapa akar penyebab. Setelah memahami akar penyebabnya, Anda dapat dengan mudah menerapkan solusi. RCA mengatasi masalah secara sistematis, bukan menutup-nutupi masalah dan mengambil risiko bahwa masalah akan terjadi lagi. 

Prinsip utama RCA

Analisis akar penyebab dapat menyelesaikan masalah proyek berulang atau kemacetan yang lebih besar dalam proses bisnis. Jika Anda ingin menuai manfaat unik dari metode ini, ingatlah prinsip-prinsip utama RCA berikut:

• Alih-alih memperbaiki gejala masalah, fokuslah pada akar penyebabnya.

• Fokus lebih sedikit pada siapa yang menyebabkan masalah dan lebih pada cara dan alasan terjadinya masalah.

• Temukan bukti sebab-akibat untuk mendukung akar penyebab yang telah Anda identifikasi.

• Kembangkan rencana tindakan informatif untuk mendukung solusi Anda.

• Pikirkan cara Anda dapat mencegah akar penyebab agar tidak terulang di masa depan.

Ingatlah bahwa Anda dapat memiliki beberapa akar penyebab untuk suatu masalah, dan hal ini bukan hal yang tidak biasa. Akhiri dengan akar penyebab yang menurut Anda paling akurat dan bersiaplah untuk mengatasinya dengan solusi yang kuat. 

Cara melakukan analisis akar penyebab

Ada berbagai strategi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi akar penyebab dalam RCA. Gunakan langkah-langkah di bawah ini untuk memandu tim Anda melalui proses RCA. 

1. Tentukan masalah

Anda memerlukan masalah yang jelas untuk melakukan analisis akar penyebab. Jika Anda memiliki beberapa masalah yang ingin dipecahkan, sebaiknya mulai dengan satu masalah dan lakukan beberapa RCA untuk menemukan solusi untuk masing-masing masalah. Dengan mengatasi satu masalah pada satu waktu, Anda akan memiliki peluang yang lebih besar untuk menemukan penyebab setiap masalah dan mengatasinya dengan cepat.

Menentukan masalah juga berarti menyelaraskan semua orang. Contoh, Anda mungkin ingin melakukan RCA karena menurut Anda produktivitas tim rendah. Namun, jika tim tidak merasa produktivitasnya rendah, maka Anda tidak dapat melanjutkan. Karena produktivitas bersifat subjektif, Anda mungkin perlu mendefinisikan masalah dengan cara yang lebih terukur dan melanjutkan ke langkah kedua, yakni menggunakan bukti untuk mempelajari masalah secara lebih mendalam. 

2. Kumpulkan data

Sekarang Anda perlu mengumpulkan bukti untuk mendukung gagasan bahwa masalah itu ada. Anda juga dapat menggunakan riset perusahaan untuk lebih memahami gejala masalah. Pertanyaan yang harus Anda ajukan selama langkah ini meliputi:

• Sudah berapa lama masalah ini ada?

• Siapa yang dirugikan karena masalah ini?

• Apa dampak jangka pendek dan jangka panjang dari masalah ini?

• Apa gejala utama dari masalah ini?

• Bukti apa yang kita miliki untuk mendukung gagasan bahwa ada masalah?

Setelah Anda mengetahui lebih banyak tentang cara masalah ini memengaruhi perusahaan dan anggota tim, Anda dapat melakukan curah pendapat terkait potensi penyebab masalah. 

3. Identifikasi kemungkinan akar penyebab

Mengidentifikasi kemungkinan akar penyebab adalah bagian terpenting dari proses analisis akar penyebab. Penyebab yang Anda temukan dalam langkah ini pada akhirnya akan mengarahkan Anda ke solusi dan rencana tindakan. Strategi umum pemecahan masalah meliputi:

• Bagan alur sebab-akibat: Templat gratis analisis akar penyebab yang disediakan di bawah ini menampilkan bagan alur sebab-akibat. Bagan alir ini menguraikan masalah menjadi gejala, kemungkinan penyebab, dan penyebab sebenarnya untuk menemukan solusi logis. 

• Pendekatan 5 mengapa: Anda juga dapat menggunakan pendekatan 5 mengapa untuk menemukan akar penyebab masalah. Alih-alih menerima masalah apa adanya, tanyakan "mengapa" hingga Anda menemukan proses atau sistem yang tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Menggunakan templat 5 Mengapa membantu menyusun proses sehingga Anda tidak puas dengan jawaban pertama yang Anda dapatkan dan dapat menemukan lapisan masalah yang tidak langsung terlihat.

4. Tentukan akar penyebabnya

Untuk menentukan akar penyebab masalah, Anda akan mencoba mencari sebanyak mungkin akar penyebab. Setelah Anda menghabiskan setiap kemungkinan, ajukan pertanyaan berikut:

• Apakah ada kesamaan antara akar penyebab yang telah saya identifikasi?

• Apakah ada alasan untuk menghilangkan kemungkinan akar penyebab ini?

• Akar penyebab mana yang tampaknya paling bermasalah?

Mirip dengan strategi yang Anda gunakan saat mencari kemungkinan akar penyebab, ada strategi yang dapat digunakan untuk menemukan akar penyebab yang sebenarnya. Strategi ini meliputi:

• Analisis Mode dan Efek Kegagalan (FMEA): FMEA adalah alat yang mirip dengan analisis risiko, di mana Anda akan melihat kemungkinan akar penyebab yang telah diidentifikasi dan menghilangkan akar penyebab yang paling mungkin mengakibatkan kegagalan di kemudian hari. 

• Analisis dampak: Gunakan analisis dampak untuk menilai dampak positif dan negatif dari setiap kemungkinan akar penyebab yang telah Anda identifikasi. Saat membuat daftar pro dan kontra hipotetis ini untuk setiap penyebab, Anda dapat merasa lebih percaya diri untuk mempersempit daftar Anda.

Anda mungkin kesulitan mengidentifikasi satu akar penyebab masalah, dan itu bukan masalah. Jika menurut Anda masalah Anda memiliki beberapa faktor penyebab, jangan merasa tertekan untuk memilih satu faktor penyebab saja untuk dipecahkan. Menyederhanakan rencana tindakan itu bagus, tetapi terkadang Anda perlu membuat beberapa rencana untuk mengatasi masalah.

5. Terapkan solusi

Setelah yakin dengan akar penyebab yang telah diidentifikasi, saatnya menemukan solusi untuk penyebab ini dan mengambil tindakan. Solusi yang Anda temukan harus mengatasi akar penyebab, dan sebagai hasilnya, solusi akan berfungsi kembali ke rantai untuk mengatasi masalah awal Anda. 

Jika Anda menginginkan cara terstruktur untuk melacak setiap langkah proses ini, templat rencana tindakan korektif membantu Anda mendokumentasikan solusi, menugaskan tanggung jawab, dan memantau progres hingga masalah sepenuhnya teratasi.

Ajukan pertanyaan berikut kepada diri Anda saat mengembangkan solusi:

• Bagaimana kita akan menerapkan solusi ini jika kita memilihnya?

• Hambatan apa yang akan kita hadapi saat menerapkan solusi ini?

• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan solusi ini?

• Siapa yang akan menerapkan solusi ini?

• Mungkinkah menerapkan solusi ini menyebabkan masalah lain?

Setelah siap membuat rencana implementasi, pastikan rencana tersebut dibagikan di alat yang dapat dilihat semua pemangku kepentingan. Perangkat lunak manajemen proyek memudahkan tim Anda untuk berkolaborasi dan mengoordinasikan hasil akhir sesuai kebutuhan. Menerapkan rencana mungkin memakan waktu beberapa minggu, yang berarti beberapa tujuan Anda mungkin menjadi dependen pada milestone lain. Gunakan Bagan Gantt untuk melihat dependensi proyek dan berkolaborasi secara real-time.

Templat dan contoh analisis akar penyebab

Templat RCA membuat pelaksanaan analisis akar masalah menjadi lebih sederhana karena Anda dapat memvisualisasikan masalah dan penyebab yang mendasarinya dalam bentuk bagan alir. Sama seperti akar pohon, diagram alir sebab-akibat ini berkembang ke arah yang berbeda dari masalah awal. 

Jika mengikuti contoh analisis akar masalah di bawah ini, Anda akan melihat cara templat memulai dengan satu masalah, lalu dipecah menjadi gejala yang ditampilkan masalah tersebut. Dari gejala-gejala tersebut, templat analisis akar penyebab membantu Anda menentukan kemungkinan akar penyebab sebelum menetapkan akar penyebab yang sebenarnya dan menemukan solusi. 

Dalam contoh ini, perusahaan mengalami penurunan jumlah tampilan situs web. Analisis akar penyebab berjalan sebagai berikut:

Masalah:

• Tampilan situs web tidak aktif

Gejala:

• Penurunan visibilitas merek

• Kurangnya pembelian online

• Otoritas domain rendah

Kemungkinan akar masalah:

• Masalah teknis dengan situs web kita

• Peringkat pesaing lebih tinggi di SERP

• CTA yang lemah

• Pelanggan tidak menyukai produk kita

• Pelanggan tidak dapat menemukan situs web kita untuk melakukan pembelian

• Kualitas konten buruk

• Tautan balik yang tidak relevan

Akar penyebab aktual:

• Kurangnya konten SEO

• Situs web tidak ada dalam peringkat SERP

• Kurangnya kata kunci yang relevan

Solusi:

• Memperbarui konten

Anda dapat mengunduh templat analisis akar penyebab gratis di bawah ini dan menggunakannya untuk mengidentifikasi kemungkinan penyebab dan solusi untuk masalah yang Anda alami di tempat kerja. Templat RCA dapat membantu Anda mengatasi masalah mendasar yang mungkin tidak jelas pada awalnya.

Alat dan metode analisis akar penyebab

Analisis akar penyebab merupakan landasan dalam upaya peningkatan berkelanjutan dan manajemen risiko. Ini menawarkan proses sistematis untuk mengungkap akar penyebab sebenarnya dari masalah atau insiden. 

Dengan melampaui gejala, alat analisis akar masalah memberdayakan tim RCA untuk menyelami akar masalah yang lebih dalam. Penyelidikan mendalam ini tidak hanya menghasilkan perbaikan sementara; ini menghasilkan resolusi jangka panjang yang lebih efektif—mengubah tantangan menjadi peluang untuk peningkatan yang langgeng.

Bagan Pareto

Analisis Pareto, berdasarkan Prinsip Pareto (juga dikenal sebagai aturan 80-20), adalah teknik pengambilan keputusan yang membantu mengidentifikasi tugas atau area masalah dengan hasil terbesar. Analisis Pareto sangat efektif saat ada beberapa penyebab yang mengarah pada satu efek. Metode ini banyak diterapkan di berbagai sektor bisnis dan organisasi, membantu memprioritaskan tindakan yang memiliki dampak terbesar.

5 Why

Metode 5 Mengapa adalah metode interogatif berulang yang digunakan untuk menganalisis hubungan sebab-akibat yang mendasari masalah tertentu. Ini melibatkan mengajukan pertanyaan "Mengapa?" berulang kali untuk mengupas lapisan gejala, yang mengarah ke akar penyebab sebenarnya dari suatu masalah. Teknik Lima Mengapa banyak digunakan dalam metodologi lean untuk memecahkan masalah, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas.

Diagram fishbone Ishikawa

Diagram fishbone, juga dikenal sebagai diagram Ishikawa, adalah cara visual untuk melihat sebab dan akibat. Ini membantu dalam curah pendapat untuk mendeteksi potensi akar penyebab masalah dan digunakan untuk desain produk dan manajemen kualitas. Diagram Ishikawa menampilkan efek atau masalah di mulut ikan, dengan potensi penyebab ditambahkan ke "tulang" yang lebih kecil.

Analisis pohon kesalahan

Analisis pohon kesalahan adalah alat grafis yang menggunakan logika Boolean—di mana jawaban untuk setiap pertanyaan adalah "ya" atau "tidak"—untuk menentukan penyebab kegagalan tingkat sistem. Alat ini cocok untuk penilaian risiko di industri seperti farmasi, kedirgantaraan, dan rekayasa perangkat lunak. Alat ini mengatur peristiwa dalam urutan dan menggunakan simbol logika untuk menunjukkan dependensi antarperistiwa.

Mode Kegagalan dan Analisis Efektif (FMEA)

FMEA melibatkan peninjauan komponen, subsistem, dan rakitan untuk menemukan mata rantai yang lemah dalam suatu sistem serta penyebab dan akibatnya. Dikembangkan pada akhir 1950-an, ini adalah metode analisis kuantitatif dan kualitatif yang digunakan dalam merancang produk, proses, atau layanan dan untuk membuat rencana kontrol untuk proses baru atau yang dimodifikasi.

Diagram scatter

Diagram sebar adalah alat grafis yang memetakan pasangan data numerik, dengan satu variabel pada setiap sumbu, untuk memeriksa hubungan di antara keduanya. Saat variabel berkorelasi, titik akan sejajar di sepanjang garis atau kurva. Seberapa dekat titik-titik berkelompok di sekitar garis menunjukkan kekuatan korelasi. Alat analisis akar masalah ini dianggap sebagai salah satu dari tujuh alat kualitas dasar dan sangat penting dalam menentukan hubungan antara berbagai variabel dalam analisis akar masalah.

Templat DMAIC

DMAIC, singkatan dari Define (Tentukan), Measure (Ukur), Analyze (Analisis), Improve (Tingkatkan), dan Control (Kontrol), adalah pendekatan terstruktur yang digunakan dalam Six Sigma untuk mengoptimalkan proses. Ini memberikan bukti perbaikan yang dapat diukur dan merupakan metode yang dapat diulang dan mudah dipahami untuk mendeteksi masalah dan mengembangkan solusi. Templat ini sangat cocok untuk manajer proyek dan tim RCA.

Templat laporan 8D

Templat laporan 8D digunakan untuk analisis akar penyebab terperinci berdasarkan delapan disiplin pemecahan masalah. Ini banyak digunakan di industri yang dipengaruhi oleh umpan balik pelanggan, seperti sektor otomotif dan perawatan kesehatan. Templat ini membantu mengidentifikasi dan memberantas masalah, dengan berfokus pada "titik pelarian", yang mewakili titik di mana masalah pertama kali tidak terdeteksi.

Analisis peristiwa dan faktor kausal

Analisis peristiwa dan faktor kausal mengidentifikasi urutan peristiwa dan faktor kausal yang menyebabkan suatu masalah. Analisis ini berfokus pada pemahaman urutan kronologis peristiwa dan kondisi atau tindakan spesifik yang berkontribusi pada masalah. Diagram sebab-akibat sangat berguna dalam situasi kompleks di mana beberapa faktor berinteraksi untuk menyebabkan masalah. 

Analisis perubahan

Analisis perubahan adalah komponen utama dari analisis akar penyebab yang efektif, terutama dalam manajemen kualitas dan upaya peningkatan berkelanjutan. Metode ini melibatkan pemeriksaan dan perbandingan situasi atau sistem sebelum dan sesudah terjadinya masalah. 

Dengan mengidentifikasi hal yang berubah, Anda dapat mengisolasi faktor penyebab secara lebih akurat. Analisis perubahan sangat berharga dalam skenario di mana masalah muncul setelah perubahan dalam proses, material, personel, atau peralatan, yang membantu menentukan akar penyebab sebenarnya dari masalah dengan cepat.

Analisis hambatan

Analisis hambatan adalah proses pemecahan masalah yang meneliti kontrol dan hambatan yang ada untuk mencegah insiden dan mengapa pemeriksaan keselamatan tersebut gagal. Dengan menganalisis kerusakan atau tidak adanya hambatan ini, tim analisis akar masalah dapat mengidentifikasi kesalahan manusia, kekurangan sistem, dan potensi akar masalah lainnya. Analisis hambatan berkontribusi pada pengembangan sistem dan proses yang lebih kuat, mencegah terjadinya masalah serupa di masa mendatang.

Kiat untuk melakukan analisis akar masalah yang efektif

Pernahkah Anda bertanya-tanya cara untuk tidak sekadar memecahkan masalah, tetapi juga mencegahnya terulang? Metode analisis akar penyebab adalah kuncinya. Metode ini masuk ke inti masalah, mengatasi penyebab yang mendasarinya, dan membuka jalan bagi peningkatan yang langgeng. 

Pendekatan ini tidak hanya menawarkan perbaikan sementara; ini memastikan masalah yang sama tidak muncul kembali, mendorong peningkatan berkelanjutan dalam proses dan hasil.

Mendorong kolaborasi tim

Mempromosikan kolaborasi tim dapat secara signifikan meningkatkan efektivitas analisis akar penyebab. Beragam perspektif dan keahlian berkontribusi pada pemahaman yang lebih komprehensif tentang masalah dan pengembangan solusi yang efektif.

Contoh: Pertimbangkan perusahaan manufaktur yang menghadapi kerusakan peralatan yang sering terjadi. Dengan membentuk tim RCA lintas fungsi yang terdiri dari anggota dari bidang teknik, pemeliharaan, dan operasi, mereka dapat menggabungkan wawasan untuk mengidentifikasi akar penyebab. 

Teknisi mungkin menemukan kekurangan desain, sedangkan pekerja pemeliharaan dapat mengidentifikasi masalah keausan, dan operator mungkin menyoroti kesalahan operasional. Pendekatan kolaboratif ini menghasilkan pernyataan masalah yang komprehensif, yang mengarah pada solusi yang beragam dan efektif.

Ajukan pertanyaan terbuka

Pertanyaan terbuka adalah kunci dalam analisis akar penyebab. Mengajukan pertanyaan mendorong eksplorasi terperinci tentang masalah, memungkinkan anggota tim untuk mempertimbangkan berbagai kemungkinan dan menyelami lebih dalam penyebab yang mendasarinya.

Contoh: Dalam lingkungan perawatan kesehatan, jika ada peningkatan dalam penerimaan kembali pasien, ajukan pertanyaan terbuka seperti "Apa faktor umum di antara penerimaan kembali ini?" atau "Bagaimana perbedaan proses keluar dari rumah sakit untuk pasien yang dirawat ulang?" dapat mengungkap masalah yang lebih mendasar. 

Pertanyaan-pertanyaan ini dapat mengungkapkan bahwa prosedur keluar tertentu tidak diikuti secara konsisten, yang mungkin merupakan akar penyebab kurangnya edukasi pasien saat keluar.

Hindari menyalahkan

Aspek penting dari keberhasilan analisis akar penyebab adalah berfokus pada proses, bukan menyalahkan individu. Berfokus pada "mengapa" dan "bagaimana" masalah terjadi, bukan pada "siapa" yang bertanggung jawab, menciptakan lingkungan yang kondusif untuk pemecahan masalah dan peningkatan yang sesungguhnya.

Contoh: Dalam tim pengembangan perangkat lunak yang sering mengalami penundaan proyek, berfokus pada proses alih-alih menyalahkan individu dapat lebih produktif. Dengan menganalisis "mengapa" dan "bagaimana", seperti bertanya, "Mengapa penundaan ini terjadi?" atau "Bagaimana kita dapat mengoptimalkan strategi manajemen proyek?" mereka mungkin menemukan bahwa akar penyebabnya bukanlah inkompetensi individu, melainkan linimasa yang tidak realistis atau saluran komunikasi yang tidak jelas. 

Pergeseran dari menyalahkan ke pemikiran yang berorientasi pada proses ini membantu menciptakan lingkungan pemecahan masalah yang lebih efektif dan harmonis.

Ubah solusi menjadi tindakan dengan Alur Kerja

RCA tidak memberikan hasil instan, tetapi menemukan akar penyebab masalah akan menyelesaikannya untuk selamanya. Setelah menemukan solusi yang efektif, Anda harus mewujudkan rencana. Alur Kerja Asana menyediakan sumber kebenaran tunggal untuk menetapkan gol, memantau progres, dan melihat masalah Anda berkurang secara real-time.