20 bagan manajemen proyek teratas untuk memvisualisasikan progres proyek

Terlepas dari jabatan Anda, menjadi manajer proyek berarti menemukan cara untuk mengeksekusi pekerjaan secara lebih efektif. Untuk tim yang terlibat dalam sprint atau pekerjaan berulang, memvisualisasikan tugas dapat membantu menyederhanakan komunikasi dan menciptakan transparansi. 

Bagan manajemen proyek membantu pemecahan masalah dengan membantu anggota tim memvisualisasikan tugas dan memahami keterkaitan pekerjaan tersebut dengan gol Business yang lebih besar. Ada banyak jenis bagan yang dapat dipilih, mulai Bagan Gantt hingga diagram alir. Ini dapat mencakup bagan untuk perencanaan dan sumber daya seperti Bagan Gantt, WBS, dan CPM, eksekusi seperti Kanban dan linimasa, serta pelaporan seperti bagan batang dan bagan burndown. 

Kami telah mengumpulkan 20 bagan manajemen proyek paling efektif di setiap kategori ini dan menguraikan cara setiap bagan dapat bermanfaat bagi tim dan membantu Anda mencapai gol.

Jenis bagan manajemen proyek

Manajemen proyek melibatkan berbagai tugas dan tanggung jawab. Jadi, manajemen proyek memanfaatkan berbagai jenis bagan untuk memenuhi berbagai persyaratan dan tahapan dalam proyek. Setiap jenis bagan manajemen proyek memberikan perspektif yang berbeda untuk membantu manajer proyek dalam memvisualisasikan, merencanakan, dan mengomunikasikan aspek-aspek utama proyek mereka.

Memilih bagan manajemen proyek terbaik bergantung pada faktor-faktor seperti ruang lingkup proyek, tahap siklusnya, dan jenis informasi yang perlu dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan. 

Bagan manajemen proyek terbaik untuk perencanaan dan sumber daya

Kesalahpahaman umum dalam manajemen proyek adalah bahwa bagan proyek hanya berguna untuk pelaporan. Faktanya, beberapa bagan proyek yang paling berharga adalah yang membantu Anda merencanakan proyek dan menyiapkan tim untuk meraih kesuksesan. 

Menggunakan bagan proyek untuk perencanaan dan sumber daya dapat bermanfaat bagi tim Anda di semua tingkatan: 

• Kontributor individu memiliki cara yang jelas untuk memvisualisasikan pekerjaan mendatang.

• Pemimpin tim dapat memastikan mereka memiliki sumber daya yang cukup untuk mencapai gol tepat waktu.

Pemangku kepentingan mendapatkan gambaran umum tentang pekerjaan yang akan datang, yang meningkatkan keterlibatan dan dukungan.

Lihat sembilan bagan manajemen proyek teratas untuk perencanaan dan sumber daya: 

1. Bagan Gantt

Bagan Gantt adalah bagan batang horizontal yang digunakan untuk menggambarkan jadwal proyek dengan memvisualisasikan tugas dari waktu ke waktu. Dalam bagan ini, setiap batang merepresentasikan tugas atau inisiatif, dan panjang batang menentukan berapa lama tugas atau inisiatif tersebut akan berlangsung. Gunakan bagan Gantt untuk memvisualisasikan linimasa, tugas, dan gol dalam proyek tertentu. 

Meskipun bukan penemu asli, Bagan Gantt menjadi populer berkat Henry Gantt pada tahun 1910-an. Bagan Gantt telah berkembang sejak awal digunakan untuk mencatat jam kerja pabrik. Saat ini, bagan ini digunakan untuk melacak progres proyek real-time, memvisualisasikan dependensi tugas, dan merepresentasikan milestone penting. 

Cocok untuk: Tim yang ingin memetakan rencana proyek secara visual sehingga mereka dapat mengoordinasikan tugas yang saling bergantung dan menepati batas waktu. Bagan Gantt sangat membantu untuk merencanakan dan menjadwalkan proyek dari awal hingga akhir. 

2. Struktur perincian kerja (WBS)

Struktur perincian kerja adalah metode yang digunakan untuk membagi aktivitas proyek secara visual menjadi unit yang lebih kecil. Anda dan tim proyek dapat menggunakan WBS untuk memvisualisasikan hasil akhir dan dependensi yang diperlukan sekaligus menyederhanakan komunikasi.

Ada tiga tingkat dalam WBS, yang meliputi tugas induk, dependensi, dan sub-dependensi. Tingkat-tingkat ini memecah tugas menjadi bentuk yang paling sederhana, menunjukkan pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas induk. Coba templat struktur perincian kerja untuk menerapkan Kerangka Kerja ini pada proyek kompleks Anda berikutnya.

Cocok untuk: Tim yang mengerjakan proyek kompleks yang ingin memecah tugas menjadi bagian-bagian kecil. WBS membantu memvisualisasikan dependensi, menghubungkan tugas dengan gol yang lebih besar. 

3. Metode jalur kritis (CPM)

Jalur kritis adalah urutan aktivitas terpanjang yang perlu diselesaikan tepat waktu oleh tim agar proyek selesai. Metode jalur kritis adalah teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi jumlah waktu yang dibutuhkan setiap aktivitas ini. 

Karena penundaan dalam tugas penting dapat memengaruhi seluruh proyek, metode jalur kritis membantu memfasilitasi alokasi sumber daya yang lebih baik dan menghindari kemacetan. Setelah mengidentifikasi jalur kritis, Anda dapat menjadwalkan tugas dengan waktu yang cukup untuk memastikan tim dapat menyelesaikan hasil akhir proyek sesuai jadwal. 

Cocok untuk: Tim yang ingin menyelesaikan proyek dalam linimasa yang paling efisien. Jenis bagan manajemen proyek ini membantu menjadwalkan hasil akhir dan tenggat proyek. 

4. Bagan PERT

PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technique (Teknik Evaluasi dan Tinjauan Program). Bagan PERT adalah alat yang digunakan untuk menjadwalkan, mengatur, dan memetakan tugas dalam suatu proyek. Anda dapat menggunakannya untuk mendapatkan representasi visual dari linimasa proyek yang membagi tugas individu.

Tujuan bagan PERT adalah untuk lebih memahami cara menghubungkan tugas satu sama lain, memberikan visualisasi dependensi yang jelas. Anda dapat menggunakan bagan manajemen proyek ini untuk mengevaluasi sumber daya yang diperlukan dan memperkirakan durasi tugas serta alokasi tim.

Cocok untuk: Tim yang mengerjakan proyek dengan sub-dependensi yang kompleks. Bagan PERT membantu mengalokasikan sumber daya secara akurat, menjaga batas waktu tetap sesuai rencana. 

5. Diagram alir

Bagan alir adalah diagram yang menggambarkan langkah-langkah, urutan, dan keputusan dari suatu Alur Kerja. Anda dapat menggunakan bagan alir untuk merencanakan, memvisualisasikan, dan mendokumentasikan langkah-langkah penting dalam suatu proses. 

Bagan alir dapat menggabungkan berbagai alat visualisasi seperti bagan PERT atau diagram swimlane. Anda dapat menggunakan bagan alir untuk berbagai tujuan, termasuk menyederhanakan alur kerja yang kompleks, menata tugas, dan mengidentifikasi kemacetan. 

Cocok untuk: Tim yang kesulitan mengatasi kemacetan dan menjaga keteraturan tugas. Bagan alir memudahkan untuk memvisualisasikan masalah dan solusi proyek. 

6. Diagram jaringan

Diagram jaringan terdiri dari kotak dan panah untuk menggambarkan tugas dan memvisualisasikan apakah tugas itu penting atau tidak. Ini adalah salah satu dari banyak alat pemerataan sumber daya yang digunakan untuk menyesuaikan tanggal proyek dan mengukur sumber daya yang tersedia. 

Gunakan diagram jaringan untuk memetakan kronologi dan jadwal tugas proyek.  Rencanakan durasi proyek dan lacak progres di sepanjang prosesnya dengan bantuan diagram jaringan.  

Cocok untuk: Tim yang kesulitan menjaga proyek tetap sesuai rencana dan memprioritaskan hasil akhir. Diagram jaringan membantu memprioritaskan tugas penting. 

7. Diagram matriks

Diagram matriks membantu Anda memahami hubungan antara kumpulan data, fungsi, dan elemen proyek. Anda dapat menggunakan diagram ini untuk mengidentifikasi masalah, mengalokasikan sumber daya, dan menilai area peluang dalam proyek. 

Ada berbagai diagram matriks yang berbeda, termasuk berbentuk L, berbentuk Y, berbentuk C, berbentuk T, dan berbentuk X. Analisis gol dan poin data proyek Anda untuk menentukan diagram yang tepat untuk tim Anda. 

Cocok untuk: Tim yang mengerjakan proyek yang berfokus pada data dan membutuhkan bantuan untuk menghubungkan tugas dengan gol. Diagram matriks membantu tim memahami hubungan antara data dan gol. 

8. Bagan sebab-akibat

Bagan sebab-akibat berperan penting dalam sesi curah pendapat, terutama saat tim mengidentifikasi dan membedah potensi penyebab masalah atau isu tertentu dalam proyek. Bagan manajemen proyek ini membantu mengidentifikasi faktor-faktor mendasar yang mungkin tidak langsung terlihat.

Bagan sebab-akibat memungkinkan anggota tim melakukan analisis mendalam dengan menyoroti variabel proyek dan potensi pengaruhnya secara visual. Ini adalah alat yang berguna untuk memecah masalah rumit menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dikelola, memungkinkan penelaahan yang cermat terhadap setiap komponen dan cara komponen tersebut memengaruhi proyek.

Cocok untuk: Tim yang berurusan dengan masalah rumit, terutama dalam proyek yang mengharuskan penentuan dan pemahaman akar penyebab sebagai hal yang sangat penting untuk resolusi dan keberhasilan proyek.

9. Bagan analisis SWOT

Bagan analisis SWOT menilai kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman proyek. Saat mengerjakan proyek agile, ikhtisar semacam ini sangat penting untuk menghasilkan strategi yang baik dan pilihan yang cerdas.

Bagan manajemen proyek ini memungkinkan tim menyelaraskan tujuan mereka dengan kekuatan dan kelemahan internal, serta peluang dan ancaman eksternal. Ini membantu mereka memahami posisi mereka dalam menghadapi tantangan proyek dan perubahan di pasar.

Cocok untuk: Tim agile yang ingin menyesuaikan dan mengubah strategi mereka sebagai tanggapan terhadap perubahan dinamika proyek dan faktor eksternal.

Bagan manajemen proyek terbaik untuk eksekusi

Setelah menyelesaikan proses perencanaan, gunakan bagan proyek untuk melaksanakan pekerjaan. Lacak dengan tepat siapa yang melakukan apa, sebelum kapan, dan mengapa. Buat tim selalu bekerja sesuai rencana dengan sumber informasi terpusat dan beri mereka pembaruan tentang perubahan apa pun secara real time. 

Mari kita lihat enam bagan manajemen proyek terbaik untuk melaksanakan pekerjaan: 

10. Papan Kanban

Papan Kanban adalah cara memvisualisasikan pekerjaan yang perlu diselesaikan, terutama saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lainnya. Anda mungkin pernah melihat ini dibuat dari stiker catatan atau di papan tulis.

Alat papan Kanban virtual adalah alat manajemen tugas yang lebih dinamis—alat ini memungkinkan Anda melacak progres pekerjaan di berbagai tahap secara real time. Meskipun tahapan ini berbeda-beda di setiap tim, tim Anda mungkin memiliki tahapan Baru, Siap, Berlangsung, Draf, Tertahan, dan selesai.

Cocok untuk: Tim yang menerapkan peningkatan berkelanjutan dan lebih suka bekerja dalam tahap berturut-turut dengan hasil akhir yang jelas. Bagan manajemen proyek ini membantu memvisualisasikan tahapan dalam proyek. 

11. Bagan Pareto

Prinsip Pareto menyatakan bahwa sekitar 80% konsekuensi berasal dari 20% penyebab. Gunakan bagan Pareto untuk memvisualisasikan tugas proyek berdasarkan aturan 80/20 ini. Ini adalah alat visualisasi data yang sangat baik yang biasanya menggabungkan elemen grafik batang dan grafik garis, di mana tugas individu direpresentasikan sebagai batang pada sumbu vertikal dan dampak kumulatifnya ditunjukkan oleh grafik garis pada sumbu horizontal. 

Anda dapat menggunakan jenis bagan manajemen proyek ini untuk mengidentifikasi prioritas dan membuat keputusan terbaik untuk Tim. Pertimbangkan tugas yang akan berdampak paling besar dengan hanya 20% waktu tim Anda. Ini akan membantu menyelaraskan tugas yang lebih kecil dengan gol yang lebih besar dan memberi arahan yang jelas kepada tim Anda. 

Cocok untuk: Tim yang memiliki beban kerja berat dan membutuhkan bantuan untuk memprioritaskan proyek. Bagan Pareto membantu mengatur tugas berdasarkan prioritas sehingga Anda dapat membuat dampak terbesar. 

12. Diagram RACI

Dengan menguraikan peran dan tanggung jawab dalam tim proyek, diagram RACI mendorong akuntabilitas dan keterbukaan. Bagan ini mengategorikan setiap anggota tim sebagai responsible, accountable, consulted, atau informed untuk setiap tugas. Dengan menguraikan kepemilikan pekerjaan, Diagram RACI memastikan setiap anggota tim mengetahui tanggung jawab individu dan tuntutan yang diajukan dari mereka.

Bagan manajemen proyek ini sangat efektif dalam meminimalkan kesalahpahaman dan memastikan semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama di sepanjang siklus proyek.

Cocok untuk: Proyek dengan banyak pemangku kepentingan mendapat manfaat dari pendekatan ini karena menyederhanakan komunikasi, memperjelas peran dan tanggung jawab, serta menurunkan kemungkinan tugas yang digandakan atau terabaikan.

13. Linimasa proyek

Linimasa proyek membantu Anda tetap bekerja sesuai jadwal sehingga dapat menepati batas waktu. Petakan progres proyek dan hubungkan tugas yang lebih kecil dengan gol bisnis yang lebih besar dengan linimasa proyek. 

Untuk memulai, buat linimasa proyek dengan membuat daftar tugas, memperkirakan durasi setiap inisiatif, dan memetakan dependensi. Setelah linimasa siap, bagikan kepada semua pemangku kepentingan proyek agar mereka memiliki wawasan real-time tentang inisiatif dan batas waktu, serta perubahan yang Anda buat selama prosesnya. 

Cocok untuk: Tim yang ingin tetap sesuai rencana dengan batas waktu yang ketat. Linimasa proyek membantu memvisualisasikan pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai gol. 

14. Diagram fishbone

Gunakan diagram fishbone (Ishikawa) untuk merepresentasikan masalah atau kemacetan dalam proyek. Jenis diagram ini juga biasa disebut bagan sebab-akibat. Dalam diagram fishbone, kepala ikan mewakili masalah atau kemacetan yang Anda coba selesaikan, sedangkan tulang rusuk mewakili berbagai kategori dan tugas terkait. 

Anda dapat menggunakan diagram fishbone untuk menyelesaikan solusi untuk masalah akar penyebab dengan bantuan anggota tim. Contoh masalah meliputi kurangnya sumber daya dan data proyek yang salah. 

Cocok untuk: Tim yang kesulitan memecahkan masalah proyek secara real time. Diagram fishbone membantu menghubungkan masalah dengan solusi potensial sehingga Anda dapat mengidentifikasi langkah terbaik berikutnya. 

15. Bagan kontrol

Bagan kontrol adalah cara memvisualisasikan perubahan proyek. Anda dapat menggunakan bagan kontrol untuk memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan tugas untuk selesai dibandingkan dengan sumber daya yang dialokasikan. Ini akan memberi Anda gambaran sebenarnya tentang progres proyek dari waktu ke waktu. 

Untuk membuat bagan kontrol, mulailah dengan menentukan batas atas dan bawah—seperti durasi tugas atau jumlah sumber daya—untuk merepresentasikan milestone yang ditetapkan. Perubahan tidak menentu yang melampaui batas ini melambangkan fluktuasi drastis. Setelah mengidentifikasi fluktuasi tersebut dengan bagan kontrol, Anda dapat dengan cepat mengatasi dan menyelesaikannya.

Cocok untuk: Tim yang kesulitan memecahkan masalah yang menghambat atau menunda proyek. Jenis bagan manajemen proyek ini membantu Anda tetap bekerja sesuai rencana dengan sumber daya yang dialokasikan.

Bagan manajemen proyek yang digunakan untuk pelaporan

Bagian penting—tetapi terkadang diabaikan—dari manajemen proyek adalah pelaporan pekerjaan setelah selesai. Mencapai gol proyek adalah hal yang luar biasa, tetapi tanpa cara untuk melaporkan pekerjaan, tim tidak dapat belajar dari keberhasilan—atau kesalahan. 

Bagan proyek yang efektif untuk pelaporan memberi Anda kesempatan untuk mempelajari hal-hal berharga dari proyek dan menerapkan pelajaran tersebut ke depannya. 

Untuk memulai, lihat lima jenis bagan manajemen proyek untuk pelaporan berikut:

16. Bagan batang

Bagan batang adalah pendekatan tradisional untuk memvisualisasikan data proyek. Tujuan dari bagan batang adalah mengukur variabel proyek berdasarkan milestone. Dengan format sederhana dan komponen serbaguna, tidak heran begitu banyak tim menggunakan bagan batang. 

Anda dapat membuat bagan batang dengan memetakan variabel pilihan Anda, seperti jam tugas atau biaya proyek, pada sumbu X dan Y. Desain ini memungkinkan Anda untuk mencerna data proyek dengan cepat dan membagikannya kepada pemangku kepentingan utama. 

Meskipun Anda dapat membuat bagan batang secara manual, cara terbaik untuk membuat jenis bagan ini adalah dengan alat pelaporan universal. Saat diagram batang Anda terhubung langsung dengan pekerjaan tim, Anda dapat mengurangi pekerjaan manual dan tugas duplikat serta meluangkan lebih banyak waktu untuk inisiatif berdampak tinggi.

Cocok untuk: Tim yang mencari cara sederhana untuk memvisualisasikan komponen proyek. Bagan batang membantu menganalisis berbagai variabel proyek terhadap gol 

17. Bagan burndown

Bagan burndown adalah representasi visual dari pekerjaan yang tersisa vs. waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Anda dapat menggunakan bagan burndown untuk memperkirakan durasi tugas, menganalisis masalah, dan menentukan tanggal penyelesaian proyek.

Bagan manajemen proyek ini bertujuan merencanakan sumber daya mendatang secara akurat berdasarkan data. Untuk membuat bagan burndown, plotkan perkiraan durasi tugas vs. waktu aktual pada bagan. Ini akan memberi Anda visualisasi durasi kerja ideal vs. aktual. 

Cocok untuk: Tim yang ingin menganalisis perkiraan waktu kerja vs. waktu kerja aktual. Bagan burndown membantu menentukan tenggat proyek. 

18. Bagan burn up

Bagan burn up berbeda dari bagan burndown karena bagan ini menunjukkan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan, bukan durasi. Singkatnya, alat ini melacak progres proyek, bukan waktu. 

Untuk membuat bagan burn up, plotkan Tugas ideal yang tersisa terhadap jumlah tugas aktual yang tersisa. Ini akan memberi Anda pemahaman yang jelas tentang bagian yang memerlukan sumber daya tambahan. Anda dapat menggunakan bagan burndown dan bagan burn up secara bersamaan untuk memahami gambaran lengkap efisiensi tim.

Cocok untuk: Tim yang ingin menganalisis perkiraan vs. jumlah pekerjaan aktual. Bagan burn up membantu menentukan alokasi sumber daya. 

19. Bagan pie

Bagan pie adalah desain tradisional yang mirip dengan bagan batang, meskipun tata letak visualnya berbeda. Bagan pie menguraikan berbagai komponen dalam proyek. Misalnya, jika Anda memperkirakan fase penelitian akan menyumbang 10% dari proyek dan melebihi 20%, Anda tahu di mana harus mulai menganalisis area untuk peningkatan.

Anda dapat menggunakan bagan pie untuk melacak komponen penting dalam proyek besar guna lebih memahami alokasi sumber daya serta metrik dan wawasan penting. 

Cocok untuk: Tim yang ingin memahami perincian proyek tertentu. Bagan manajemen proyek ini membantu tim memvisualisasikan beberapa komponen satu sama lain untuk menentukan bagian yang menghabiskan sebagian besar waktu atau sumber daya. 

20. Bagan laporan status

Bagan laporan status, juga disebut sebagai dasbor, menawarkan pembaruan dan ikhtisar terperinci tentang progres proyek. Dengan mengintegrasikan tampilan linimasa dan visualisasi data, bagan laporan status memberikan gambaran yang jelas dan ringkas tentang status proyek saat ini, milestone, dan potensi tantangan.

Bagan manajemen proyek yang komprehensif ini berfungsi sebagai ringkasan visual, menunjukkan aspek-aspek utama seperti progres, alokasi sumber daya, status anggaran, dan batas waktu yang akan datang. Ini adalah alat yang berharga untuk memberi informasi dan melibatkan pemangku kepentingan sekaligus memfasilitasi proses pengambilan keputusan yang didasarkan pada data.

Cocok untuk: proyek yang perlu memberi informasi terbaru tentang progres dan status secara berkala kepada pemangku kepentingan.

Keuntungan bagan manajemen proyek

Manajemen proyek yang efektif adalah kunci keberhasilan setiap usaha, besar atau kecil. Anda dapat meningkatkan efektivitas dan kejelasan perencanaan serta pelaksanaan proyek dengan menerapkan berbagai jenis bagan manajemen proyek. Bagan ini tidak hanya alat untuk organisasi; bagan sangat penting dalam mengarahkan proyek menuju kesuksesan. Berikut beberapa keunggulan utamanya:

• Visualisasi data yang kompleks. Bagan manajemen proyek mengubah data proyek yang kompleks menjadi format visual yang jelas dan mudah dipahami. Agar semua anggota tim dapat memahami dan berinteraksi dengan informasi, penyederhanaan ini sangat penting. Ini akan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan kesimpulan proyek yang sukses.

• Peningkatan perencanaan proyek: Bagan manajemen proyek sangat diperlukan dalam membuat rencana dan jadwal terperinci. Bagan ini menyediakan peta jalan untuk proyek, menyoroti milestone dan batas waktu utama, yang sangat penting untuk menjaga proyek tetap sesuai rencana dan memastikan penyelesaian tepat waktu.

• Komunikasi tim yang efisien: Salah satu tantangan terbesar dalam proyek apa pun adalah menjaga komunikasi yang jelas dan konsisten. Bagan menawarkan representasi visual dari status dan pembaruan proyek, sehingga memudahkan anggota tim untuk terus mendapatkan informasi dan selaras.

• Melacak dan melaporkan progres: Memantau progres proyek yang sedang berlangsung itu penting. Bagan manajemen proyek menyediakan alat visual untuk melacak perkembangan terhadap tujuan yang direncanakan dan mempermudah pelaporan status proyek kepada pemangku kepentingan serta melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.

Visualisasikan pekerjaan dan tingkatkan kejelasan

Bagan manajemen proyek dapat membantu tim mencerna informasi proyek dengan lebih baik melalui visual sederhana. Ini dapat membantu Anda menyederhanakan perencanaan proyek dengan menetapkan ekspektasi yang jelas sejak awal. 

Meskipun ada banyak jenis bagan proyek untuk dipilih, perangkat lunak manajemen proyek mempermudah pembuatan diagram. Alat manajemen proyek dapat membantu Anda mencapai gol, mulai dari berpindah-pindah di antara proyek dan tugas hingga menyimpan umpan balik dan komunikasi tim di satu tempat.