Apa itu kemacetan dalam manajemen proyek? 3 cara mengidentifikasinya

Pikirkan tentang terakhir kali salah satu proyek Anda mengalami penundaan. Baik Anda sedang menunggu umpan balik, berjuang untuk membuat sistem usang berfungsi, atau mencoba menyeimbangkan tinjauan dan persetujuan, sebagian besar penundaan proyek disebabkan oleh satu fenomena: kemacetan.

Seperti leher botol yang memperlambat aliran air, kemacetan dalam manajemen proyek memengaruhi alur kerja proyek. Dalam proses manufaktur, kemacetan cukup mudah dikenali—biasanya merupakan tempat fisik di mana keseluruhan proses produksi melambat karena mesin atau bahan baku yang lambat. Dalam manajemen proyek, sedikit lebih sulit untuk menemukan dan mengatasi kemacetan.

Jadi, mari kita lihat apa sebenarnya kemacetan dalam manajemen proyek, cara mengidentifikasinya, dan hal yang dapat dilakukan untuk menanggulangi kemacetan saat terjadi.

Apa itu kemacetan dalam manajemen proyek?

Kemacetan adalah titik kemacetan dalam proyek yang menyebabkan penundaan dalam alur kerja. Kemacetan dalam manajemen proyek mengurangi kecepatan proyek karena kapasitas yang terbatas.

Ada dua jenis kemacetan dalam manajemen proyek:

• Kemacetan berbasis pelaku: Jenis kemacetan ini terjadi saat anggota tim atau seluruh tim Anda tidak mencapai tingkat kinerja yang diperlukan. Sering kali, bukan Rekan tim yang bersalah, melainkan kurangnya sumber daya atau kejelasan yang menyebabkan jenis kemacetan ini. Jika Anda mengalami kemacetan berbasis pelaku, bicaralah dengan tim Anda dan cari tahu alasan mereka kesulitan menyelesaikan pekerjaan. Ada kemungkinan besar bahwa mempekerjakan bantuan tambahan, mengalihdayakan tugas sederhana, atau membangun komunikasi yang lebih baik dalam tim dapat mengatasi kemacetan ini.

• Kemacetan berbasis sistem: Sistem atau perangkat lunak yang usang, lambat, atau tidak relevan dapat memperlambat Alur Kerja dan menciptakan kemacetan dalam proses Anda. Kemacetan berbasis sistem dapat berupa hal-hal seperti printer lambat, sistem pengarsipan manual, atau perangkat lunak manajemen kerja yang tidak sesuai dengan kebutuhan proyek Anda. Memperbarui perangkat lunak mungkin satu-satunya hal yang perlu Anda lakukan untuk mengembalikan alur kerja sesuai rencana.

Mengidentifikasi jenis kemacetan yang Anda hadapi adalah langkah pertama dalam menyelesaikannya. Setelah mengetahui jenis kemacetan yang dihadapi, baik berbasis sistem atau berbasis pelaku, Anda dapat menyelami lebih dalam untuk menentukan penyebab pasti masalah tersebut.

Cara mengidentifikasi kemacetan

Analisis kemacetan, juga dikenal sebagai analisis akar penyebab, adalah pendekatan terbaik untuk mengidentifikasi kemacetan dan menemukan cara untuk mengatasinya. Ada tiga langkah yang harus Anda ambil untuk mengidentifikasi kemacetan, menemukan solusi, dan memantau kinerja.

Langkah 1: Petakan proses Anda dan identifikasi kemacetan

Cara terbaik untuk mengidentifikasi dan mencegah kemacetan adalah dengan memetakan alur kerja Anda. Anda dapat melakukannya menggunakan perangkat lunak manajemen kerja seperti Asana yang memungkinkan Anda mempelajari proyek dalam berbagai tampilan—baik itu Papan Kanban, Bagan Gantt, atau daftar tugas. 

Alat analisis kemacetan lainnya yang umum digunakan adalah diagram fishbone. Juga dikenal sebagai diagram Ishikawa, representasi visual proyek ini adalah alat curah pendapat yang sempurna untuk pemecahan masalah. 

Dalam diagram fishbone, kepala ikan mewakili masalah atau kemacetan yang Anda coba selesaikan. Tulang rusuk mewakili berbagai kategori dan tugas terkait. Dengan memetakan proses Anda dalam diagram fishbone, tim akan lebih mudah mengidentifikasi akar penyebab kemacetan.

Perhatikan bahwa Anda dapat dengan mudah tersesat dalam diagram fishbone. Kemacetan mungkin memiliki lebih dari satu penyebab potensial, jadi lihat diagram ini dengan hati-hati dan hindari terjebak dalam masalah yang rumit.

Untuk membuat diagram fishbone di Asana, Anda dapat menggunakan Integrasi Lucidchart. Ini memungkinkan Anda untuk membuat diagram, membagikannya kepada Tim, dan menyimpannya untuk ditinjau di masa mendatang.

Setelah memvisualisasikan proses, tim Anda harus mempelajarinya dengan cermat dan meninjaunya untuk mengetahui kekuatan dan kelemahannya. Anda mungkin menemukan bahwa pekerjaan menumpuk karena tim kualitas Anda kekurangan staf (berbasis pelaku) atau perangkat lunak lama terus kehilangan data penting (berbasis sistem).

Langkah 2: Terapkan solusi

Setelah mengetahui penyebab kemacetan, Anda dapat menentukan cara mengatasinya. Ini mungkin termasuk membuat rencana tindakan terperinci, mendelegasikan tugas kepada anggota tim, dan meningkatkan pemanfaatan kapasitas dengan mengalokasikan sumber daya untuk proyek Anda. Berikut beberapa contoh solusi yang dapat Anda terapkan untuk berbagai skenario kemacetan:

• Pekerjaan yang tertunda karena tim kekurangan staf: Jika tim Anda kelebihan beban kerja, mungkin ada cara untuk mengalihdayakan beberapa tugas yang lebih mudah. Selain itu, seorang peserta magang dapat membantu, Anda dapat meminta dukungan tim lain selama masa-masa kritis, atau membantu sendiri jika jadwal Anda memungkinkan. Untuk proyek mendatang, Anda dapat mempertimbangkan untuk memperluas tim dengan karyawan baru atau menjadwalkan lebih banyak waktu untuk proyek guna menghindari Kemacetan.

• Waktu respons klien terlalu lambat: Menunggu umpan balik klien secara rutin dapat menyebabkan Kemacetan dalam proses penyerahan. Jadwalkan rapat dengan klien dan cari tahu cara terbaik untuk menghubungi mereka saat umpan balik diperlukan. Mungkin mereka lebih suka menerima hasil akhir secara berkelompok atau mereka terus melewatkan email Anda dan meminta Anda menulis baris judul dalam huruf kapital. Setelah mengetahui penyebab kemacetan, Anda akan lebih siap untuk menyelesaikannya.

• Perangkat lunak manajemen proyek yang ketinggalan zaman menyebabkan masalah: Setiap manajer proyek mungkin setuju dengan hal ini: perangkat lunak yang ketinggalan zaman adalah mimpi buruk. Baik itu tidak menyimpan progres Anda secara otomatis, sulit dinavigasi, atau lambat memuat—analisis ROI cepat mungkin adalah satu-satunya hal yang Anda butuhkan untuk membenahi peningkatan perangkat lunak manajemen proyek Anda ke alat yang lebih andal.

• Tim Anda melakukan banyak pekerjaan duplikat: Pekerjaan duplikat tidak hanya memperlambat proses, tetapi juga menyebabkan gesekan dan frustrasi di antara anggota tim Anda. Gunakan alat manajemen kerja untuk menguraikan siapa yang bertanggung jawab atas apa, menentukan dependensi, dan memberikan tugas saat Anda melakukannya.

Seiring berkembangnya organisasi, komunikasi mulai mengalami kemacetan. Di Hope for Haiti, kami telah melihat inefisiensi itu menyakiti kami: saat kami tidak dapat berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik, kami tidak melayani orang sebanyak yang kami bisa, dan berkembang berdasarkan hal itu adalah tanggung jawab kami.”

• Manajemen mikro memperlambat proses: Manajer atau pemangku kepentingan yang terus mengganggu proyek akan memperlambat proses. Dalam hal ini, adakan rapat dengan orang tersebut untuk membahas penetapan batasan dan mengingatkan mereka bahwa mendelegasikan pekerjaan dan memercayai tim Anda adalah bagian dari hal yang akan membuat proyek dan tim Anda sukses.

Setelah menerapkan solusi, semoga hanya ada satu langkah lagi: memantau dan mengevaluasi seberapa baik solusi Anda bekerja.

Langkah 3: Mengevaluasi kinerja

Anda harus memantau dan mengevaluasi kinerja rencana tindakan untuk memastikan bahwa Anda telah berhasil mengelola kemacetan yang dimaksud. Lacak progres proyek Anda dan bandingkan kualitas dan kecepatan proses dengan kondisi sebelum Anda menerapkan solusi. 

Anda juga dapat menggunakan evaluasi ini untuk mendapatkan informasi berharga untuk manajemen kemacetan di masa mendatang. Ingat, ini tidak selalu tentang mencegah kemacetan—pada ukuran proyek tertentu, pada dasarnya hal ini tidak dapat dihindari. Yang benar-benar penting adalah Anda mendedikasikan waktu untuk bersikap proaktif dalam mengidentifikasi dan mengelolanya. Dengan memetakan semua proses kerja, tim Anda dapat mengalihkan energi ke tugas lain saat kemacetan terjadi dan kembali lagi di lain waktu sehingga pekerjaan tidak pernah terhenti.

Cara menanggulangi kemacetan setelah terjadi

Bergantung pada kompleksitas kemacetan, Anda mungkin dapat menahannya dengan cepat dengan mengatur ulang anggota tim atau mengalokasikan lebih banyak sumber daya ke tahap tertentu dalam alur kerja. Namun, terkadang kemacetan akan membutuhkan lebih banyak perhatian untuk mencapai resolusi. Jika Anda tidak mengatasi kemacetan segera setelah mengidentifikasinya, konsekuensinya bisa mahal dan melelahkan.

Berikut cara menanggulangi kemacetan setelah terjadi.

1. Jangan pernah membiarkannya menganggur: Meskipun mungkin tampak seperti solusi yang baik untuk meminimalkan jumlah pekerjaan yang harus melalui kemacetan, pendekatan ini dapat menyebabkan waktu pemrosesan yang lebih lama dan menciptakan efek riak yang dapat memperlambat seluruh proyek Anda. Selalu pertahankan kemacetan tetap berjalan pada kapasitas penuh sekaligus memecahkan masalah dengan kecepatan penuh.

2. Kurangi tekanan pada kemacetan: Daripada meminimalkan jumlah pekerjaan yang harus melalui kemacetan, Anda dapat mengurangi tekanan pada kemacetan dengan memastikan bahwa pekerjaan tiba dalam kondisi terbaik. Misalnya, kemacetan Anda adalah manajer yang perlu meninjau dokumen sebelum dapat dibagikan ke pemangku kepentingan Anda. Fokus untuk mengirimkan dokumen ini kepada manajer dengan sedikit atau tanpa kesalahan untuk mempermudah hidup mereka dan mempercepat alur kerja.

3. Proses pekerjaan dalam batch: Tergantung pada proyek dan kemacetan, Anda mungkin dapat mengurangi tekanan dengan melakukan batching pekerjaan serupa. Hanya saja, berhati-hatilah dengan ukuran batch—buat sekecil mungkin agar pekerjaan menjadi lebih mudah dan tidak lebih menegangkan.

4. Lindungi semangat tim: Ketika segala sesuatunya kacau, tim Anda dapat kehilangan fokus, kepercayaan, dan motivasi. Anda harus berkomunikasi secara efektif dengan tim tentang cara Anda berencana mengatasi kemacetan. Selain itu, beri tahu cara mereka dapat mendukung proyek untuk sementara waktu.

5. Berpikir kreatif: Jika memungkinkan, tingkatkan kapasitas kemacetan. Anda mungkin tidak dapat membuat manajer bekerja lebih cepat untuk meninjau dokumen, tetapi mungkin ada manajer lain yang dapat membantu dan mempercepat proses kerja. Selalu perhatikan solusi alternatif—berpikir kreatif adalah hal yang membuat manajemen proyek begitu menyenangkan!

6. Jangan mengorbankan kualitas: Melewatkan langkah, terburu-buru mengedit, dan menyelesaikan pekerjaan dalam kelompok besar dapat menghemat waktu dan membuat Anda mencapai garis akhir lebih cepat. Namun, jika Anda mengorbankan kualitas pekerjaan, Anda berisiko harus mengulang proyek, kehilangan klien, atau menghilangkan kepercayaan tim. Jangan pernah mengorbankan kualitas pekerjaan hanya untuk mengatasi hambatan—ini tidak akan sepadan dalam jangka panjang.

Yang terpenting adalah menghindari waktu henti. Membiarkan tim duduk diam tanpa melakukan apa pun akan menyebabkan frustrasi dan makin memperpanjang waktu siklus proyek secara keseluruhan. Selalu pertahankan kelancaran pekerjaan dan libatkan Tim dalam proses pemecahan masalah.

Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengelola kemacetan

Meskipun kita ingin sepenuhnya mencegahnya, kemacetan tetap terjadi. Saat itu terjadi, coba singkirkan perfeksionisme Anda dan kumpulkan tim untuk menemukan cara berorientasi solusi guna menampung pekerjaan yang menumpuk. 

Dengan alat yang tepat, Anda dapat meminimalkan kemacetan bahkan di lingkungan Agile. Buat linimasa atau Papan Kanban untuk proyek Anda sehingga tim selalu memiliki representasi visual dari beban kerjanya dan dapat dengan mudah menyesuaikan tugas, dependensi, dan tenggat secara real time.