Cara membuat dan mengelola kalender proyek untuk menyiapkan tim meraih kesuksesan

Apakah hari kerja terkadang membuat Anda merasa seperti berada di Wild West, di mana kekacauan berkuasa? Berikut beberapa tanda: Pekerjaan terisolasi dan tidak terkoordinasi. Bagian-bagian proyek tidak terhubung, dan batas waktu sering kali luput. Anda memiliki sedikit atau tidak memiliki visibilitas ke beban kerja tim, yang menyebabkan duplikasi pekerjaan karena miskomunikasi. Kabar baiknya, banyak dari masalah ini dapat diatasi dengan menggunakan kalender proyek.

Pertama, yakinlah bahwa Anda tidak sendirian dalam perjuangan Anda. Data dari survei Pulse of the Profession 2019 menunjukkan bahwa organisasi menyia-nyiakan hampir 12 persen investasi mereka dalam pengeluaran proyek tahun lalu karena kinerja yang buruk. Manajemen proyek dapat membantu Anda kembali ke landasan yang kokoh, mengubah kekacauan menjadi tertib.

Bahkan lebih baik, Anda dapat menenangkan hari kerja yang kacau dengan memasukkan kalender proyek—bagian penting dari proses manajemen proyek yang akan mengurangi waktu dan sumber daya yang terbuang. Baik Anda menyatukan semua bagian untuk jajaran konten, peta jalan acara, atau peluncuran produk, Anda akan merasa seperti seorang yang berkuasa saat mengetahui hal yang sudah terjadi dan yang akan terjadi selanjutnya dalam proyek Anda.

Apa itu kalender proyek?

Kalender proyek memberi Anda tampilan menyeluruh tentang keseluruhan jadwal proyek sehingga Anda dapat melihat kapan berbagai tugas proyek harus diselesaikan. Dengan adanya kalender perencanaan proyek yang solid, Anda akan selalu mendapatkan informasi dan tahu persis hal yang Anda lakukan hari ini, minggu depan, dan seterusnya. Ini akan membantu kontributor individu merencanakan lebih awal dan menata pekerjaan seputar proyek terpenting mereka. Karena semua orang di tim proyek memiliki akses ke kalender proyek, semua orang dapat dengan mudah melihat hal yang perlu diselesaikan saat ini dan hal yang akan segera terjadi.

Cara menggunakan kalender proyek dalam manajemen proyek

Kalender proyek adalah cara terbaik untuk memberikan tugas tertentu, berkoordinasi dengan tim, dan menguraikan proyek kompleks menjadi daftar tugas yang tepat waktu. Biasanya, Anda membuat kalender proyek selama perencanaan proyek. Kemudian, Anda dapat menggunakan kalender sebagai sumber daya untuk manajemen tugas, kolaborasitim, dan perubahan alur kerja.

Jenis kalender proyek

Apa hal pertama yang terlintas dalam benak Anda saat memikirkan kalender proyek? Apakah Anda memikirkan spreadsheet Microsoft Excel, yang diformat agar terlihat seperti kalender?Apakah Anda teringat sistem manajemen kalender seperti Google Kalender? Atau mungkin Anda berpikir di luar kebiasaan dan membayangkan kalender di alat manajemen proyek.

Ada berbagai cara untuk membuat kalender proyek, dan bagian dari pekerjaan Anda sebagai manajer proyek (bahkan jika itu bukan jabatan resmi Anda) adalah menemukan sistem yang sesuai untuk tim Anda. Berikut pratinjau singkat tentang pro dan kontra dari tiga alat umum untuk membuat kalender proyek Anda:

Kelebihan dan kekurangan membuat kalender proyek di Excel

Cara paling umum untuk membuat kalender proyek mungkin adalah dengan membuatnya di Excel. Dalam kalender proyek bergaya spreadsheet ini, Anda memodifikasi baris dan kolom Excel agar terlihat seperti kalender bulanan biasa.

Kelebihan:

• Tim Anda mungkin sudah memiliki akses ke alat ini dan tahu cara menggunakannya.

• Excel memiliki templat kalender proyek sehingga Anda tidak perlu memulai dari awal.

• Anda dapat memperluas dan menciutkan sel, tergantung pada jumlah informasi yang Anda tambahkan ke Kalender proyek.

Kekurangan:

• Karena Excel tidak dibuat khusus untuk kalender proyek, alat ini mungkin sulit untuk menyimpan dan melacak pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti.

• Sulit untuk menyertakan detail, file, dan pekerjaan tambahan lain yang mungkin perlu diakses tim.

• Setelah Anda membuat kalender proyek di Excel, mungkin sulit untuk memformat ulang atau memodifikasi tampilan visual Anda.

Kelebihan dan kekurangan membuat kalender proyek di Google Kalender

Cara lain untuk membuat kalender proyek adalah dengan melakukannya dalam sistem manajemen kalender tim Anda, seperti Google Kalender. Dalam jenis kalender proyek ini, Anda menggunakan acara kalender untuk merepresentasikan pekerjaan mendatang.

Kelebihan:

• Tim Anda mungkin sudah memiliki akses ke alat ini dan mengetahui cara menggunakannya.

• Karena sebagian besar sistem manajemen kalender memiliki kapasitas untuk menampilkan berbagai kalender sekaligus, Anda dapat melihat kalender pribadi dan kalender acara kerja perusahaan secara bersamaan.

• Acara kalender biasanya memiliki judul dan deskripsi, jadi Anda dapat menggunakan judul acara untuk merepresentasikan judul tugas dan menambahkan konteks tambahan dalam deskripsi acara.

Kekurangan:

• Sistem manajemen kalender seperti Google Kalender dibuat untuk menampilkan acara, bukan tugas dan hasil akhir.

• Memiliki beberapa "acara" tugas dalam satu hari dapat dengan cepat membuat Anda kewalahan.

• Mencoba melihat tugas mendatang secara bersamaan di alat yang sama yang Anda gunakan untuk rapat dapat terasa berantakan dan tidak tertata.

Kelebihan dan kekurangan menggunakan alat manajemen proyek untuk kalender proyek Anda

Alat manajemen proyek dibangun dengan fungsi yang andal untuk membantu Anda dan tim mengoordinasikan serta melaksanakan proyek paling ambisius. Dengan alat manajemen proyek, tim memiliki beberapa cara untuk memvisualisasikan proyek, seperti kalender, Papan Kanban, dan linimasa.

Kelebihan:

• Alat manajemen proyek menyediakan cara tampilan menyeluruh untuk melihat semua tugas dalam proyek, tetapi juga memungkinkan Anda mengeklik setiap tugas untuk detail selengkapnya, konteks, dan lampiran yang relevan.

• Anda dapat dengan mudah mengintegrasikan kalender proyek dengan alat bisnis favorit sehingga tim memiliki semua file dan konteks yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan di satu tempat.

• Dalam alat manajemen proyek, Anda dapat beralih untuk melihat informasi proyek yang sama dalam beberapa tampilan, seperti kalender proyek, Papan Kanban, daftar tugas, dan linimasa. Dengan begitu, pemangku kepentingan dapat memvisualisasikan pekerjaan dengan cara yang paling sesuai untuk mereka.

Kekurangan:

• Tim Anda mungkin tidak terbiasa dengan alat manajemen proyek.

• Pemangku kepentingan lintas fungsi harus mengakses alat ini untuk melihat kalender proyek Anda.

Cara membuat kalender manajemen proyek

Mari kita mulai! Kami merekomendasikan penggunaan alat manajemen proyek untuk membuat kalender perencanaan proyek. Dengan alat manajemen proyek, Anda akan mendapatkan sejumlah kemampuan berharga, yang memungkinkan Anda untuk:

• Membuat dan memindahkan tugas dengan mudah

• Menyesuaikan tenggat

• Menetapkan pemilik tugas

• Membagikan materi dan sumber daya spesifik untuk setiap Tugas

• Meningkatkan dan menyederhanakan komunikasi

• Melihat semua pekerjaan tim di satu tempat

• Beralih antara beberapa tampilan umum, seperti kalender, Bagan Gantt, Papan Kanban, atau tampilan linimasa

• Tepati batas waktu

• Menambahkan dependensi tugas dan automasi untuk mengurangi kerja tentang kerja

• Membuat jadwal kerja dengan penerima tugas dan subtugas

• Manfaatkan integrasi dengan app yang umum digunakan

Oke, mari kembali membuat kalender Anda yang sebenarnya. Berikut tindakan konkret yang perlu Anda lakukan:

1. Petakan langkah-langkahnya. Tentukan hal yang perlu dilakukan dari awal hingga akhir untuk menyelesaikan proyek. Identifikasi setiap dependensi. Jangan khawatirkan waktu untuk saat ini.

2. Tetapkan tanggal mulai dan tenggat. Sekarang, lihat langkah-langkah Anda secara keseluruhan dan tambahkan tanggal yang realistis ke setiap langkah untuk membuat kalender dasar.

3. Identifikasi pemangku kepentingan. Berikan setiap langkah kepada anggota tim yang sesuai, dengan memperjelas tanggung jawab.

4. Sesuaikan seperlunya. Kalender proyek adalah dokumen yang dinamis. Periksa kalender proyek secara berkala untuk melihat pembaruan status real-time dan mengubah pekerjaan seiring perkembangan rencana proyek Anda.

Bagikan kalender proyek Anda kepada pemangku kepentingan setelah dibuat sehingga semua orang selaras dan memahami hal yang diharapkan dari mereka dalam beberapa hari, minggu, atau bulan mendatang. Dorong tim Anda untuk menggunakan kalender proyek setiap hari guna mengomunikasikan progres dan membagikan dokumen.

10 kiat mengelola kalender proyek

Seperti halnya semua alat bisnis, ada praktik terbaik untuk menggunakan kalender proyek. Berikut beberapa kiat untuk membantu Anda mengelola kalender proyek dengan lebih efektif:

1. Jangan terlalu mempersulitnya. Buat kalender yang sangat jelas dan pastikan untuk menambahkan detail (pemilik, tenggat, detail proyek, materi referensi, dll.).

2. Gunakan pengodean warna agar mudah dipahami secara visual.

3. Buat duplikat tugas jika diperlukan. Banyak tugas dan jenis tugas akan berulang; manfaatkan ini dan duplikasikan tugas atau persyaratan daripada memulai dari awal setiap saat.

4. Pastikan beban kerja tim seimbang. Coba identifikasi siapa yang mungkin kelebihan beban kerja dan siapa yang mungkin kurang dimanfaatkan, dan sesuaikan Kalender proyek Anda sesuai kebutuhan.

5. Lacak dan pantau secara berkala. Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi hasil akhir yang tidak keluar pada tanggal yang dimaksud dengan melihat kalender proyek.

6. Sesuaikan seiring berjalannya waktu. Alat manajemen proyek memungkinkan Anda untuk menarik dan melepaskan agar dapat mengubah tanggal dengan mudah.

7. Buat linimasa proyek yang menunjukkan durasi setiap tugas atau pekerjaan dalam proyek Anda.

8. Tetapkan milestone proyek. Dengan begitu, Anda dapat mengukur progres dan membagikan kesuksesan.

9. Bagikan Kalender Anda kepada pemangku kepentingan. Alih-alih menjawab beberapa pertanyaan tentang status proyek, Anda dapat merujuk semua pemangku kepentingan ke tampilan kalender proyek.

10. Buat templat kalender proyek yang dapat digunakan kembali untuk pekerjaan mendatang.

3 contoh kalender proyek

Kalender proyek sangat bervariasi untuk menyesuaikan dengan proyek apa pun. Fleksibilitas itu adalah bagian besar dari daya tariknya. Tetapi, kalender proyek juga dapat digunakan kembali; jika Anda memiliki jenis proyek yang cenderung berulang, Anda dapat membuat templat kalender proyek yang dapat digunakan kembali, menghemat waktu di masa mendatang.

Berikut beberapa contoh kalender proyek:

1. Kalender editorial

Kalender proyek editorial berfungsi untuk menjaga produksi konten tetap sesuai rencana dengan mengelola semua konten di satu tempat dan menempatkan tanggal dan batas waktu penting dalam format visual. Tugas dan tenggat dapat diakses dengan mudah. Berikan tugas kepada pemangku kepentingan (penulis, editor, desainer, dan bahkan penerbit) dan alokasikan tanggal publikasi yang ditargetkan ke setiap artikel sehingga Anda tahu apa yang akan dirilis berikutnya dan kapan. Kuasai seluruh rencana konten Anda dengan templat ini.

2. Rencana proyek pemasaran

Baik proyek pemasaran Anda terkait acara mendatang atau peluncuran kampanye, kalender tugas proyek sangat penting untuk kesuksesannya. Manajemen proyek yang efektif melalui kalender proyek memungkinkan para profesional pemasaran untuk memusatkan komunikasi, berkolaborasi, dan membuat proses berulang. Petakan rencana pemasaran Anda, termasuk tanggal, pemilik, dan jenis inisiatif (baik PR, media sosial, dll.). Perubahan terjadi terus menerus di dunia pemasaran, dan itu berarti harus cepat menentukan batas waktu dan menyesuaikan tanggal agar rencana pemasaran Anda selalu diperbarui. Gunakan templat untuk menciptakan kejelasan dan akuntabilitas di seluruh tim pemasaran.

3. Peta jalan produk

Buat dan perbarui peta jalan produk di satu lokasi terpusat: Kalender proyek. Di sini Anda dapat mengomunikasikan linimasa dan strategi sambil melacak beberapa lini produk di satu tempat. Anda juga dapat membagikan peta jalan untuk mendapatkan umpan balik dan persetujuan. Selalu dapatkan pandangan jelas tentang prioritas bisnis dan produk Anda dengan templat kalender proyek ini.

Permudah kehidupan kerja Anda

Orang bijak adalah orang yang menggunakan alat untuk keuntungan terbaiknya. Kalender proyek hanyalah satu cara sederhana untuk menjalankan pekerjaan harian Anda dengan lebih lancar dan efisien.