Jenis jadwal kerja: Cara menemukan pendekatan yang tepat untuk tim Anda

Tim Anda adalah bagian terpenting dari proyek apa pun. Pekerjaan—dan waktu—mereka sangat penting untuk menangani tujuan proyek dan mendorong pertumbuhan Business. Dan, saat Anda secara efektif mengelola waktu tim, Anda dapat memberdayakan setiap orang untuk melakukan pekerjaan terbaiknya. 

Di sinilah jadwal kerja berperan. Jika dilakukan dengan benar, jadwal kerja memanfaatkan bandwidth tim semaksimal mungkin dan memastikan bahwa proyek atau business memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai kesuksesan.

Apa itu jadwal kerja?

Jadwal kerja adalah detail hari dan jam spesifik tempat tim akan bekerja. Ini berfungsi sebagai peta jalan sehingga anggota tim tahu kapan mereka diharapkan siap sedia dan memiliki kejelasan tentang siapa yang bekerja dan kapan. 

Ada banyak cara untuk membuat jadwal kerja. Jenis jadwal yang Anda pilih bergantung pada kebutuhan tim, proyek dan tujuan perusahaan, serta budaya organisasi unik Anda. Contohnya:

• Tim teknik web dapat menggunakan jadwal purnawaktu yang lebih fleksibel yang memungkinkan pegawai mengatur jam kerjanya sendiri.

• Tim layanan pelanggan dapat bekerja dalam shift rotasi untuk memberikan dukungan 24 jam. 

Selalu konsultasikan dengan tim legal dan SDM internal sebelum menerapkan perubahan pada penjadwalan kerja karena mungkin ada batasan hukum dan persyaratan prosedural lokal atau nasional.  

Di bawah ini, kami membahas jenis jadwal kerja untuk menemukan yang tepat untuk alur kerja tim Anda.

Jadwal kerja dasar

Jenis jadwal dasar dibedakan sepenuhnya berdasarkan jumlah jam kerja. Secara umum, jadwal kerja dasar berarti anggota tim Anda akan bekerja dengan jumlah jam yang sama setiap minggu. Meskipun demikian, Anda selalu dapat menyesuaikan jadwal mingguan purnawaktu atau paruh waktu untuk menambahkan fleksibilitas tambahan atau memenuhi kebutuhan Business tertentu. 

Jadwal kerja penuh waktu

Jadwal purnawaktu mencakup sekitar 40 jam setiap minggu, biasanya Senin hingga Jumat—meskipun setiap negara mungkin memiliki definisi kerja purnawaktu yang berbeda. 

• Contoh: Negara-negara seperti Islandia, Skotlandia, dan Belgia telah mengadopsi empat hari kerja dalam seminggu. 

Jadwal kerja paruh waktu

Jadwal paruh waktu mencakup (seperti yang Anda duga) lebih sedikit jam kerja daripada jadwal purnawaktu. Ini memberikan banyak ruang gerak. 

• Contoh: Pegawai paruh waktu dapat bekerja dua jam per minggu atau 25 jam per minggu. 

Jadwal kerja fleksibel

Jadwal fleksibel umum digunakan untuk tim jarak jauh. Faktanya, 35% pegawai mengatakan pendekatan fleksibel untuk jam kerja sangat penting untuk meningkatkan keseimbangan antara pekerjaan jarak jauh dan kehidupan.

Jadwal yang fleksibel memberikan ruang bagi anggota tim untuk bekerja saat mereka paling produktif dan menyesuaikan jam kerja mereka dengan jadwal pribadi. Ini dapat meningkatkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan, meningkatkan kondisi alur, dan memberikan waktu fokus penting bagi individu yang bekerja lebih baik di pagi atau malam hari.

Berikut jenis yang paling umum. 

Waktu fleksibel

Opsi ini menetapkan "jam inti" saat anggota tim harus berada di kantor atau online dan siap sedia—misalnya, dari pukul 11.00 hingga 15.00. Di luar jam kerja inti tersebut, tim dapat bekerja sesuai jadwalnya sendiri. 

• Contoh: Anda mungkin memutuskan untuk bekerja dari pukul 07.00 hingga 15.00, sedangkan anggota tim lain mungkin bekerja dari pukul 10.00 hingga 18.00. 

Jam kerja tahunan

Berguna jika tim Anda memiliki pasang surut permintaan yang signifikan, jam kerja tahunan memberi pegawai jumlah jam total tertentu setiap tahun—biasanya dengan beberapa jam inti setiap minggu kerja. 

• Contoh: Tim teknis mungkin bekerja lembur selama berminggu-minggu menjelang peluncuran besar, lalu bekerja lebih sedikit pada minggu berikutnya. 

Jadwal kerja yang dipadatkan

Jadwal terkompresi memungkinkan anggota tim untuk memadatkan jam kerja mereka menjadi lebih sedikit hari. 

• Contoh: Anda dapat bekerja empat hari selama 10 jam, bukan lima hari selama delapan jam. 

Jadwal kerja lepas

Pekerja lepas adalah kontraktor, bukan pegawai, dan biasanya dapat bekerja sesuai jadwal yang sesuai dengan kebutuhannya sendiri. Pekerja lepas biasanya dibayar setelah penyelesaian proyek, bukan untuk jumlah jam kerja. 

• Contoh: Seorang penulis mengalokasikan waktu untuk proyek lepas di pagi hari, dari pukul 07.00 hingga 11.00, dan berfokus pada penulisan bukunya sendiri di sore hari.

Jadwal kerja hybrid

Jadwal kerja hybrid adalah saat tim mengganti waktu kerja jarak jauh dan di kantor, memberikan fleksibilitas kerja jarak jauh dan manfaat kolaborasi langsung kepada orang-orang. 

• Contoh: Tim desain merek kecil mengadakan rapat di kantor pada hari Rabu dan bekerja dari rumah selama sisa minggu tersebut.  

Jadwal kerja shift

Jadwal kerja shift menawarkan pendekatan yang lebih terstruktur. Jadwal ini paling sering digunakan oleh tim dengan jam kerja yang tidak biasa—misalnya, tim layanan pelanggan yang memberikan dukungan 24 jam, atau tim kuliner yang perlu menyiapkan makanan di pagi hari. 

Jadwal shift rotasi

Jenis jadwal shift ini memungkinkan bisnis beroperasi 24 jam per hari, dengan pegawai bekerja secara bergilir. 

• Contoh: Beberapa anggota tim mungkin bekerja di siang hari, sementara yang lain mungkin bekerja di pagi atau malam hari. 

Jadwal shift terpisah

Jenis jadwal ini membagi shift pegawai menjadi dua bagian. 

• Contoh: Anggota tim mungkin masuk untuk shift kerja di pagi hari, pulang, lalu kembali untuk shift lain di malam hari. 

Jadwal kerja siaga

Saat pegawai siaga, ia siap bekerja jika dibutuhkan. Ia biasanya masih akan bekerja pada shift normal, lalu tetap siaga setelah pulang kerja. Shift siaga biasanya bergilir di antara anggota tim pada hari-hari tertentu dalam seminggu, jadi tidak ada satu orang pun yang harus siaga sepanjang waktu. 

• Contoh: Seorang pegawai bekerja dari pukul 09.00 hingga 17.00 dan, setelah pulang, siap dipanggil jika ada kekurangan staf pada giliran kerja atau jika ada keadaan darurat. 

Untuk semua jenis jadwal kerja, selalu konsultasikan dengan tim internal tentang apa yang tersedia berdasarkan kontrak pegawai dan undang-undang setempat. Sebaiknya, Anda berkonsultasi dengan pegawai tentang perubahan jadwal kerja dan memberikan pemberitahuan sebelumnya. Di banyak negara, hal ini diwajibkan. 

Selain itu, di luar AS, kontrak kerja biasanya menentukan hari dan jam kerja anggota tim. Selalu konsultasikan dengan tim sumber daya manusia dan tim legal internal Anda sebelum membuat perubahan.

Cara membuat jadwal kerja dalam 8 langkah

Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat jadwal kerja yang disesuaikan untuk menyiapkan tim Anda meraih kesuksesan.  

1. Identifikasi persyaratan dan sumber daya

Sebelum mulai membuat jadwal, cari tahu ruang lingkup pekerjaan yang akan menjadi tanggung jawab tim—serta sumber daya yang harus Anda kerjakan. Dengan begitu, Anda dapat menjadwalkan waktu tim sedemikian rupa untuk mencapai tujuan proyek secara realistis.

Jika tim Anda terdiri dari pegawai bergaji, identifikasi jumlah orang dalam tim, jam kerja mereka biasanya, dan waktu cuti atau liburan mendatang. Jika Anda mengandalkan anggota tim atau kontraktor per jam, konsultasikan anggaran proyek Anda untuk menentukan berapa jam yang dapat Anda bayarkan kepada pegawai atau kontraktor setiap minggu. 

2. Tentukan kapan tim Anda harus bekerja

Bergantung pada kebutuhan bisnis atau proyek, Anda mungkin memerlukan anggota tim untuk siap sedia pada waktu tertentu. Ajukan pertanyaan-pertanyaan berikut kepada diri Anda untuk menentukan jenis jadwal yang paling masuk akal untuk tim Anda. 

• Apakah tim Anda beroperasi dalam jam kerja di satu zona waktu, atau tim Anda berada di zona waktu yang berbeda? Jika yang terakhir, Anda mungkin perlu menjadwalkan rapat selama waktu tertentu untuk mengakomodasi perbedaan waktu—misalnya, beberapa anggota tim mungkin perlu online pada pukul 08.00 Waktu Pasifik untuk bertemu dengan rekan kerja di Eropa. 

• Apakah Anda membutuhkan seseorang yang siap dihubungi di luar jam kerja reguler? Misalnya, tim pengembang perangkat lunak dapat menunjuk seseorang yang siap sedia jika situs web atau server perusahaan tidak berfungsi. 

• Apakah tim Anda beroperasi di luar jam kerja normal? Misalnya, tim layanan pelanggan 24 jam mungkin menggunakan jadwal shift rotasi untuk memberikan dukungan pelanggan yang berkesinambungan. 

• Jenis permintaan kerja apa yang Anda perkirakan pada waktu yang berbeda dalam sehari, setahun, atau sebulan? Misalnya, perusahaan B2B mungkin memperlambat penjualan saat liburan, sementara bisnis kuliner mungkin meningkat setiap hari saat makan malam. 

• Apakah tim Anda perlu bertemu langsung, atau Anda dapat bekerja secara asinkron? Dan jika Anda perlu rapat tatap muka, jam berapa yang ideal untuk rapat? Jika Anda memilih jadwal yang lebih fleksibel, pertanyaan-pertanyaan ini dapat membantu Anda menentukan "jam kerja inti" tim. 

3. Buat daftar persyaratan untuk setiap shift

Setelah mengidentifikasi kapan tim harus siap sedia, pikirkan tentang persyaratan kepegawaian untuk setiap shift. Dengan begitu, Anda dapat menciptakan keseimbangan ideal antara kepemimpinan dan keahlian setiap hari. 

Untuk memulai, ajukan pertanyaan berikut kepada diri Anda: 

• Bisakah anggota tim bekerja secara mandiri, atau apakah akan membantu jika ada seseorang dalam posisi kepemimpinan yang siap mengawasi atau menjawab pertanyaan? Misalnya, tim perawat harus selalu memiliki dokter yang siap sedia untuk melakukan triase penyakit yang lebih serius.

• Jenis keahlian apa yang diperlukan? Misalnya, tim operasi mungkin membutuhkan orang dengan berbagai jenis keahlian antara pukul 09.00 dan 17.00, seperti resepsionis, manajer kantor, dan spesialis TI. 

• Haruskah anggota tim dengan keahlian tertentu siap sedia pada waktu yang berbeda? Misalnya, hal ini dapat berlaku untuk tim penjualan yang bekerja dengan akun di beberapa wilayah global. Seorang manajer akun mungkin online di pagi hari untuk bertemu dengan klien di Eropa, sementara yang lain mungkin bekerja di malam hari untuk sinkronisasi dengan tim di Asia.  

Anda dapat menggunakan templat rencana kepegawaian untuk membantu memperkirakan kebutuhan cakupan, mendokumentasikan kapasitas tim, dan mencegah kesenjangan penjadwalan saat menyelesaikan jadwal kerja.

4. Kenali tim Anda

Agar jadwal kerja Anda seefektif mungkin, Anda harus lebih dari sekadar meminta ketersediaan semua orang. 

Tanyakan kepada setiap anggota tim kapan mereka lebih suka bekerja dan kapan mereka paling produktif —misalnya, di pagi hari atau di penghujung hari. Dengan begitu, Anda dapat memastikan setiap orang bekerja dengan potensi penuh dan menghindari penjadwalan rapat tim selama waktu fokus yang diinginkan anggota tim. 

Selain itu, kenali metode kolaborasi yang lebih disukai setiap orang. Misalnya, jika anggota tim menghargai rapat tatap muka, tetapi juga membutuhkan waktu fokus tanpa gangguan, menetapkan jadwal fleksibel dengan jam kerja inti mungkin merupakan pilihan yang baik. 

5. Buat jadwal Anda

Setelah Anda menyelesaikan persyaratan dan preferensi tim, Anda dapat mulai membuat jadwal kerja tim. Format dan tingkat detail yang disertakan akan bergantung pada jenis jadwal yang dipilih—misalnya, apakah Anda merencanakan shift rotasi atau cakupan standar 9–5. 

Namun, berikut beberapa komponen utama untuk disertakan untuk semua jenis jadwal kerja: 

• Nama setiap anggota tim

• Tanggal dan waktu yang diharapkan untuk bekerja

• Jenis pekerjaan yang menjadi tanggung jawab setiap orang

• Lokasi mereka bekerja (misalnya, apakah mereka akan berada di kantor atau jarak jauh)

Perhatikan bahwa jadwal kerja di atas hanya disertakan sebagai contoh dan tidak mewakili kebijakan jadwal kerja Asana. 

Setelah menyusun jadwal kerja awal, pastikan untuk berkonsultasi dengan tim hukum dan sumber daya manusia untuk membahas langkah-langkah yang harus diambil guna memastikan jadwal Anda sesuai dengan peraturan nasional, federal, dan negara bagian. 

6. Pertimbangkan perubahan

Hidup itu terjadi—orang sakit, mengalami keadaan darurat keluarga, dan berlibur yang layak. Jadi, Anda perlu merencanakan cara membuat perubahan pada jadwal kerja tim saat terjadi peristiwa tak terduga. 

Pertimbangkan hal berikut saat membuat jadwal kerja tim: 

• Hari sakit: Tentukan hal yang terjadi saat seseorang membutuhkan hari libur mendadak. Misalnya, Anda mungkin perlu mencari pengganti atau menunjuk narahubung untuk menangani permintaan atau pertanyaan mendesak. Atau, Anda dapat mengizinkan anggota tim untuk bertukar shift satu sama lain jika diperlukan. 

• Cuti yang direncanakan: Buat pedoman yang jelas tentang cara pegawai harus meminta cuti. Pertimbangkan seberapa dini mereka harus memberi tahu Anda—misalnya, Anda mungkin memerlukan pemberitahuan yang lebih signifikan jika seseorang akan pergi selama seminggu atau lebih, dan pemberitahuan yang lebih singkat untuk satu hari libur.

• Ketersediaan cadangan: Dokumentasikan ketersediaan cadangan tim Anda sebelumnya dan tentukan titik kontak sekunder untuk kebutuhan business atau proyek tertentu. Dengan begitu, Anda akan memiliki referensi saat perlu menutup shift terbuka karena cuti sakit dan waktu libur yang direncanakan. Anda dapat membagikan cakupan berkelanjutan dalam rencana kelangsungan Business. 

7. Bagikan jadwal Anda

Agar jadwal kerja efektif, jadwal tersebut harus dapat diakses oleh semua orang di tim Anda. Membagikan jadwal kerja tim Anda menciptakan kejelasan yang diperlukan bagi anggota tim untuk bekerja sama secara efisien. Ini memungkinkan orang mengetahui siapa yang siap menerima permintaan dan pertanyaan pada waktu tertentu, dan menciptakan batasan untuk anggota tim yang tidak bekerja. 

Ada berbagai alat yang dapat digunakan untuk membuat dan membagikan jadwal kerja, mulai dari templat Excel sederhana hingga perangkat lunak manajemen proyek yang lebih andal. 

Manfaat membuat jadwal kerja Anda di Asana

Dengan alat seperti Asana:

• Anda dapat dengan mudah membagikan informasi dalam sumber informasi terpusat, memastikan tim memiliki akses ke versi terbaru jadwal Anda. 

• Anggota tim dapat dengan mudah memperbarui ketersediaan mereka dan membagikan catatan secara real time. 

• Anda dapat memvisualisasikan jadwal kerja tim dengan berbagai tampilan proyek, termasuk opsi daftar, papan, kalender, atau linimasa.

8. Minta umpan balik

Jadwal kerja pertama yang Anda buat tidak harus sempurna. Faktanya, Anda dapat terus menyesuaikan dan meningkatkan jadwal tim, dan mengumpulkan umpan balik adalah bagian penting dari proses itu.

Tetapkan frekuensi rutin untuk meminta masukan dari tim—misalnya, pada akhir setiap bulan atau kuartal. Dengan begitu, Anda dapat terus menyesuaikan jadwal kerja tim dan memberdayakan setiap orang untuk fokus dan berkolaborasi dengan potensi penuh mereka. 

Bagaimana jadwal kerja membantu tim Anda?

Jadwal kerja dapat memberdayakan tim untuk menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka. Berikut caranya. 

• Meningkatkan produktivitas: Setiap orang mungkin produktif pada waktu yang berbeda —misalnya, beberapa orang mungkin menemukan alur mereka di pagi hari, sementara yang lain mungkin bekerja lebih baik di malam hari. Jadwal kerja memungkinkan Anda memanfaatkan jam kerja yang lebih disukai anggota tim sehingga mereka dapat bekerja saat paling produktif.

• Manfaatkan kekuatan tim Anda: Setiap anggota tim memiliki keahlian yang berbeda. Misalnya, satu orang mungkin ekstrover dan pandai berkomunikasi dengan pelanggan, sementara yang lain mungkin unggul dalam koordinasi di belakang layar. Dengan mempertimbangkan perbedaan ini saat membuat jadwal, Anda dapat memastikan bahwa kekuatan tim Anda seimbang.

• Menciptakan kejelasan: Berbagi jadwal kerja dengan tim memungkinkan semua orang mengetahui siapa yang bekerja dan kapan. Dengan begitu, anggota tim selalu tahu siapa yang siap membantu pada waktu tertentu. Dan saat orang-orang tidak bekerja, seluruh tim mengetahuinya—jadi pegawai didorong untuk benar-benar beristirahat. 

• Hemat waktu: Membuat jadwal kerja mungkin membutuhkan lebih banyak waktu di awal, tetapi diri Anda di masa depan akan berterima kasih. Setelah menetapkan proses penjadwalan yang konsisten—bersama dengan pedoman untuk meminta cuti—Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menangani logistik dan penyesuaian menit terakhir. 

• Memantau biaya: Jika anggota tim Anda dibayar per jam, yang merupakan hal umum di AS, jadwal kerja adalah cara mudah untuk menyederhanakan biaya dan tetap sesuai anggaran proyek. Ini membantu Anda mengelola jam kerja pegawai atau kontraktor dan menghindari penjadwalan berlebihan yang mahal. Anda juga dapat mencegah penjadwalan yang kurang dan memastikan bahwa Anda tidak pernah kekurangan tenaga. 

• Tetap mematuhi peraturan: Tergantung pada berapa jam anggota tim bekerja, mereka mungkin berhak atas tunjangan tertentu, seperti waktu istirahat minimum, waktu makan, atau pembayaran lembur. Menggunakan jadwal kerja untuk mengelola jam kerja pegawai dapat membantu Anda tetap mematuhi undang-undang dan peraturan nasional, federal, dan negara bagian, seperti Fair Labor Standards Act (FLSA) di AS atau persyaratan waktu kerja di Eropa. Pastikan untuk berkonsultasi dengan penasihat hukum Anda sebelum mengajukan jadwal kerja baru. 

Gunakan templat jadwal kerja untuk merencanakan dengan percaya diri

Jika dilakukan dengan benar, jadwal kerja memanfaatkan kekuatan tim dan memungkinkan setiap anggota tim menjadi diri mereka yang paling produktif. Saat Anda membagikan jadwal kerja ke seluruh tim, semua orang dapat dengan jelas melihat anggota tim mana yang siap sedia pada waktu tertentu, siapa yang bertanggung jawab atas apa, dan siapa yang tidak bekerja.