Semua yang perlu Anda ketahui seputar jadwal kerja hybrid

Pandemi COVID-19 menunjukkan kepada kita bahwa kerja jarak jauh dapat dilakukan—dan terkadang bahkan lebih disukai. Riset menunjukkan bahwa pekerja sering kali lebih berkonsentrasi di Beranda, dan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk perjalanan berarti lebih banyak waktu untuk kehidupan pribadi kita. Namun, saat kantor mulai dibuka kembali, jelas juga bahwa kolaborasi tatap muka sama berharganya. Sama seperti pekerjaan jarak jauh yang memberi kita lebih banyak fokus dan fleksibilitas, kantor menyediakan tempat yang sangat dibutuhkan untuk bersosialisasi dan bekerja bersama rekan-rekan kita. 

Namun, perbedaan antara Beranda dan kantor tidak harus memilih salah satu. Berkat pekerjaan hybrid, Anda bisa mendapatkan manfaat dari keduanya. 

Cara merancang kebijakan kerja hibrida: Pedoman yang didukung riset

Pelajari cara menentukan pekerjaan hybrid, menganalisis kebijakan Anda saat ini, serta membuat dan menerapkan kebijakan kerja hybrid terbaik untuk kebutuhan organisasi Anda.

Dapatkan wawasan

Apa itu jadwal kerja hybrid? 

Jadwal kerja hybrid adalah model kerja fleksibel yang menggabungkan pekerjaan jarak jauh dan di kantor. Dengan model ini, pegawai dapat bekerja dari Beranda pada hari tertentu dan bekerja di kantor pada hari lainnya. Pekerja tidak perlu berada di kantor sepanjang waktu, tetapi mereka juga tidak sepenuhnya bekerja dari jarak jauh. Sebaliknya, anggota tim dalam tim hibrida menuai manfaat dari kedua dunia—keakraban kerja di kantor, ditambah fokus dan fleksibilitas kerja jarak jauh. 

Tiga model kerja yang berbeda

Pekerjaan hybrid adalah salah satu dari tiga model kerja yang berbeda. Berikut perbandingannya: 

• Jadwal kerja di kantor: Anggota tim bekerja dari kantor setiap saat, kecuali sesekali bekerja dari rumah untuk janji temu dokter, mengurus anak, dan keadaan hidup yang tidak terduga. 

• Jadwal kerja jarak jauh: Semua orang dalam tim bekerja dari jarak jauh dari berbagai lokasi. Tidak ada kantor fisik, tetapi pegawai jarak jauh dapat bertemu langsung beberapa kali dalam setahun untuk acara tim atau rapat di luar lokasi.

• Jadwal kerja hybrid: Ini adalah kombinasi dari dua model sebelumnya. Pegawai bekerja dari Beranda pada hari tertentu dan bekerja dari kantor pada hari lainnya. Beberapa model kerja hybrid memungkinkan pegawai memilih kapan akan datang, sementara jadwal yang lebih terstruktur menetapkan hari tertentu untuk bekerja dari rumah atau di kantor. 

Apa yang mendorong tren kerja hybrid?

Pekerjaan hibrida bukan hal baru, tetapi lebih populer sebagai akibat dari COVID-19. Pandemi membuktikan bahwa kerja jarak jauh dapat dilakukan dan bahkan bermanfaat berkat peningkatan fleksibilitas, keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi, serta waktu fokus. Saat dunia mulai terbuka, jelas bahwa bekerja di kantor bukan satu-satunya cara untuk menjadi produktif. Pegawai secara alami lebih memilih bekerja di kantor untuk kerja tim dan bekerja dari rumah untuk tugas yang lebih intensif fokus. Faktanya, 49% pekerja menganggap kantor lebih sebagai ruang sosial daripada sebelumnya, terutama dalam hal tugas kolaboratif seperti strategi dan perencanaan, orientasi, rapat 1:1, dan pelatihan. 

Infrastruktur kerja jarak jauh yang diterapkan selama pandemi masih ada, yang berarti tim lebih mudah mengadopsi jadwal hibrida dan tetap fleksibel di tengah ketidakpastian COVID yang terus berlanjut. Sekarang 42% pegawai yang mampu bekerja dari jarak jauh membagi waktu mereka antara beranda dan kantor, dan jumlah itu diproyeksikan mencapai 53% di tahun-tahun mendatang. 

Cara merancang kebijakan kerja hibrida: Pedoman yang didukung riset

Pelajari cara menentukan pekerjaan hybrid, menganalisis kebijakan Anda saat ini, serta membuat dan menerapkan kebijakan kerja hybrid terbaik untuk kebutuhan organisasi Anda.

Dapatkan wawasan

Jenis jadwal kerja hybrid

Pekerjaan hibrida memiliki banyak formulir, yang berarti Anda dapat menyesuaikan jadwal kerja tim agar sesuai dengan kebutuhan dan preferensi tertentu. Saat Anda menjelajahi dunia kerja hybrid, lihat opsi kerja hybrid umum ini dan pelajari pro dan kontranya.  

Jadwal kohort

Jadwal kohort adalah pendekatan kerja hybrid yang paling terstruktur. Dengan format ini, setiap orang mengikuti satu aturan umum yang ditetapkan oleh manajer atau perusahaan. Misalnya, semua orang di perusahaan bekerja di kantor pada hari Senin dan Selasa, dengan opsi untuk bekerja dari Beranda pada hari Rabu hingga Jumat. 

Berikut beberapa jenis jadwal kohort populer: 

• Model 3:2: Pegawai menghabiskan tiga hari di kantor dan dua hari di Beranda. Kebijakan kerja hibrida ini mudah dikoordinasikan dan memungkinkan semua orang berada di kantor pada hari yang sama dalam seminggu. Namun, setidaknya ada satu kelemahan—model 3:2 tidak memungkinkan perusahaan untuk mengecilkan ruang kantor mereka, jadi biayanya bisa mahal.

• Model bottom-up: Perusahaan mengizinkan setiap tim memutuskan hari yang mereka butuhkan untuk berada di kantor. Mereka menetapkan gol (seperti dua hari di kantor per minggu) dan membiarkan setiap tim memutuskan apa yang paling cocok untuk mereka. Model bottom-up memungkinkan tim untuk bekerja sama dalam menentukan jadwal kantor yang optimal untuk semua orang—dan karena tim yang berbeda berada di kantor pada hari yang berbeda, Anda dapat mengurangi ruang kantor. Potensi kekurangan dari metode ini adalah lebih sulit untuk mengumpulkan tim lintas fungsi di kantor pada hari yang sama. 

• Jadwal bertingkat: Model hibrida ini tidak hanya menentukan hari pegawai harus datang, tetapi juga menentukan jam mereka harus datang, hingga jam kedatangan dan keberangkatan yang tepat. Jadwal bertahap adalah jadwal kelompok yang paling kaku dan paling cocok untuk pekerjaan berbasis shift. Misalnya, klinik dokter mungkin menggunakan jadwal bertahap untuk memastikan ada cukup staf yang siap sedia sepanjang hari, sembari tetap beroperasi pada kapasitas yang lebih rendah untuk menghindari risiko COVID. Ini akan memungkinkan dokter untuk menemui pasien secara virtual pada hari kerja dari rumah, tetapi tetap memastikan ada cukup jangkauan di kantor. 

Jika tim Anda perlu mengelola shift dan cakupan berulang, pertimbangkan untuk menggunakan templat jadwal kerja kami untuk menstandarkan penjadwalan dan mengurangi upaya manual yang diperlukan untuk merencanakan jam mingguan.

Jadwal fleksibel

Jadwal yang fleksibel memang seperti itu—fleksibel. Jadwal ini tidak memiliki aturan yang kaku. Sebaliknya, pegawai dapat bekerja dari Beranda kapan saja mereka mau dan datang ke kantor kapan saja mereka mau. 

• Flexi-place: Model hibrida ini memberi anggota tim individu kebebasan untuk menentukan tempat mereka ingin bekerja pada hari tertentu. Ini mirip dengan metode bottom-up, tetapi kekuatan pengambilan keputusan terletak pada individu, bukan seluruh tim. Jika Anda ingin memperkecil ukuran kantor, jadwal flexi-pace masih dapat berfungsi selama Anda memiliki sistem reservasi meja. Jika Anda memiliki ruang terbatas untuk bekerja di kantor, ini berarti pegawai dapat memesan ruang kerja sebelum mereka datang. Ingatlah bahwa Anda mungkin kehabisan ruang pada hari tertentu, sehingga anggota tim yang ingin masuk mungkin tidak dapat melakukannya.

• Waktu fleksibel: Model ini memungkinkan anggota tim untuk memilih jam kerja mereka. Misalnya, pada hari kerja dari rumah, anggota tim dapat bekerja dari pukul 08.00 hingga siang, menjalankan tugas, lalu masuk kembali dari pukul 15.00 hingga 19.00. Anda juga dapat menggabungkan waktu fleksibel dengan jadwal tempat fleksibel atau jadwal kohort untuk memberikan lebih banyak fleksibilitas bagi pegawai Anda. 

Manfaat jadwal kerja hybrid

Ada alasan jadwal kerja hybrid sedang meningkat. Jika dilakukan dengan benar, jadwal ini memaksimalkan manfaat kerja jarak jauh dan di kantor. Berikut caranya: 

Tingkatkan fleksibilitas dan kepuasan pegawai

Sebagian besar pekerja intelektual setuju bahwa pembagian antara beranda dan kantor bukanlah salah satu/atau—melainkan keduanya/dan. Pegawai lebih suka fleksibilitas lingkungan kerja hybrid karena membantu mereka menyesuaikan pekerjaan dengan kehidupan pribadi. Karena pegawai tidak perlu perjalanan rutin setiap hari, mereka memiliki lebih banyak waktu dan fleksibilitas untuk komitmen pribadi dan keluarga. Dan di sisi lain, tim Anda masih dapat menuai manfaat kolaborasi tatap muka saat mereka berada di kantor. Itulah resep terbaik untuk kepuasan pegawai—pekerja dapat menjalani kehidupan pribadi yang kaya dan tetap merasa terhubung dan terlibat di tempat kerja. 

Pegawai hibrida cenderung berkinerja lebih baik daripada pegawai yang hanya bekerja di kantor, dan jauh lebih bahagia. Alasannya adalah fleksibilitas sangat bermanfaat bagi mereka—mereka dapat melakukan aktivitas yang benar-benar mereka hargai sekaligus berkinerja lebih baik di tempat kerja.”

Seimbangkan waktu fokus dan kolaborasi

Penelitian kami menunjukkan bahwa pekerja melakukan pekerjaan terampil terbaik mereka di Beranda, tempat mereka dapat berkonsentrasi dengan lebih baik. Di sisi lain, pegawai lebih suka waktu kantor untuk tugas kolaboratif seperti strategi dan perencanaan, onboarding, rapat 1:1, serta pelatihan dan pengembangan. Jadwal kerja hibrida yang dibuat dengan baik akan memberikan kedua manfaat ini—anggota tim dapat bekerja dari rumah untuk memaksimalkan fokus mereka selama mengerjakan tugas yang membutuhkan keterampilan, lalu datang ke kantor untuk pekerjaan interpersonal. 

Mengurangi biaya

Beberapa jenis jadwal kerja hybrid dapat membantu Anda menghemat uang. Jika pegawai lebih jarang berada di kantor, Anda mungkin dapat memperkecil dan mengurangi biaya overhead untuk ruang dan perlengkapan kantor. Namun, ini tergantung pada jenis jadwal hibrida yang Anda gunakan. Jika tim yang berbeda datang ke kantor pada hari yang berbeda, Anda tidak akan membutuhkan banyak ruang meja. Namun, jika semua orang di perusahaan Anda harus datang ke kantor pada hari tertentu, Anda masih memerlukan meja untuk semua orang. 

Praktik terbaik untuk kerja hybrid

Pekerjaan hibrida dapat meningkatkan kepuasan dan produktivitas tim Anda, tetapi Anda harus melakukannya dengan benar. Jika perusahaan Anda menerapkan pekerjaan hibrida, berikut hal yang harus difokuskan untuk memaksimalkan waktu tim Anda—baik saat bekerja sama maupun secara terpisah.

Koordinasikan waktu di kantor

Pekerjaan hibrida paling efektif saat pegawai masih dapat berkolaborasi secara tatap muka. Dengan begitu, tim Anda mendapatkan yang terbaik dari kedua lingkungan—fokus bebas gangguan dari kerja jarak jauh ditambah keterlibatan dan koneksi interpersonal dari kerja di kantor. Namun, keseimbangan ini membutuhkan koordinasi. 

Solusinya? Sinkronkan waktu di kantor. Alih-alih membiarkan individu memilih lokasinya sendiri setiap hari, tetapkan jadwal bersama dengan tim Anda untuk memastikan semua orang berada di kantor pada hari yang sama. Sebelum Anda menentukan jadwal, kirimkan survei untuk mengumpulkan informasi tentang hari yang lebih disukai anggota tim untuk bekerja secara langsung vs. jarak jauh. Lalu, gunakan informasi tersebut untuk membuat jadwal hibrida yang sesuai dengan kebutuhan unik tim Anda. 

Jalin koneksi pribadi

Riset kami menunjukkan bahwa 41% pekerja merasa lebih terisolasi saat bekerja dari jarak jauh—jadi, saat Anda bekerja dari Beranda sebagian waktu, koneksi tatap muka jauh lebih berharga. Artinya, selain menyinkronkan waktu Tim di kantor, penting juga untuk memanfaatkan waktu bersama semaksimal mungkin. 

Berikut cara mendorong koneksi pribadi di tempat kerja hybrid: 

• Sediakan waktu untuk kolaborasi tatap muka. Manfaatkan waktu bersama Anda sebaik mungkin—jadwalkan rapat 1:1 dan sinkronisasi kolaborasi seperti sesi curah pendapat pada hari-hari saat tim Anda berada di kantor.

• Sediakan waktu untuk menjalin ikatan secara langsung. Sediakan waktu untuk makan siang tim, obrolan sambil minum kopi, happy hour, dan acara tim lainnya saat semua orang berada di kantor bersama-sama. 

• Jangan mengabaikan koneksi virtual. Buat pertanyaan pencair suasana ke dalam agenda rapat Anda untuk mendorong anggota tim terbuka melalui video. 

Ciptakan budaya transparansi dan kepercayaan

Jadwal hibrida memungkinkan tim Anda untuk bekerja sesuai dengan cara yang paling produktif bagi mereka, tetapi juga berarti Anda tidak akan bertemu rekan kerja secara langsung setiap hari. Untuk saat Anda berada jauh secara fisik, transparansi dan kepercayaan sangat penting untuk membantu tim tetap terhubung. Anda perlu mengetahui apa yang sedang dikerjakan anggota tim dan cara berkomunikasi dengan mereka—tetapi Anda juga perlu percaya bahwa semua orang bekerja, meskipun Anda tidak dapat melihat mereka melakukannya. 

Berikut beberapa cara untuk menumbuhkan transparansi dan kepercayaan pada tim Anda: 

• Jadikan **Kalender** Anda terbuka untuk umum dan alokasikan waktu untuk fokus dan janji temu pribadi. Dengan begitu, tim akan tahu kapan Anda akan lebih lambat merespons. Selain itu, membagikan Kalender mencegah orang menjadwalkan rapat saat Anda tidak ada. 

• Bagikan preferensi komunikasi Anda kepada tim dan beri tahu mereka kapan Anda biasanya menjawab pesan. Misalnya, beri tahu tim jika Anda lebih suka email daripada pesan Slack, dan tetapkan ekspektasi bahwa Anda mungkin tidak langsung menanggapi jika sedang fokus. Anda juga dapat mengatur status di kalender atau di app perpesanan seperti Slack untuk menunjukkan kapan Anda sedang fokus atau tidak tersedia untuk mengobrol. 

• Tetapkan (dan komunikasikan) waktu mulai dan selesai yang jelas untuk hari kerja Anda. Menetapkan batasan ini sangat penting jika Anda seorang manajer karena ini mendorong pekerja untuk benar-benar beristirahat saat mereka tidak bekerja. Saat anggota tim mengetahui kapan mereka diharapkan bekerja, mereka cenderung tidak mengalami burnout dan kelebihan kerja. 

• Hindari manajemen mikro. Sebagai manajer, Anda harus percaya bahwa tim melakukan yang terbaik, meskipun Anda tidak dapat melihat mereka secara langsung. Setelah menetapkan pedoman untuk jadwal kerja hibrida, percayalah bahwa tim akan mematuhinya dan hindari memeriksa cara dan tempat mereka bekerja. Pendekatan tanpa ikut campur ini mungkin sulit, tetapi didukung oleh data—orang-orang di perusahaan dengan kepercayaan tinggi melaporkan 74% lebih sedikit stres, 50% lebih produktif, dan 76% lebih banyak keterlibatan daripada pegawai di perusahaan dengan kepercayaan rendah. 

Berikan waktu untuk fokus

Menurut riset kami, 21% pekerja intelektual mengatakan bahwa bekerja dari rumah akan meningkatkan fokus mereka. Namun, agar pegawai dapat memaksimalkan hari kerja jarak jauh, mereka perlu istirahat dari notifikasi dan rapat yang menguras fokus. Setiap minggu, pekerja kehilangan hampir tiga jam untuk rapat yang tidak perlu, dan setiap hari mereka dibombardir dengan 32 email. Itu berarti banyak waktu fokus yang hilang. 

Berikut cara menghentikan gangguan dan memprioritaskan fokus pada Tim Anda: 

• Tetapkan satu "hari tanpa rapat" setiap minggu untuk memberi waktu kepada orang-orang untuk menemukan kondisi alur dalam pekerjaan mereka. Ini harus menjadi hari di mana pegawai dapat bekerja dari Beranda jika mereka mau. 

• Tentukan hal yang memerlukan rapat dan kapan Anda cukup mengirim email atau formulir komunikasi asinkron lainnya. Dan ingat, tidak semua rapat harus berdurasi 30 menit atau satu jam. Terkadang, Anda hanya perlu check-in 15 menit. 

• Normalisasi waktu respons yang lebih lama. 50% manajer dan 42% kontributor individu merasa mereka harus segera menanggapi pemberitahuan. Namun, terus-menerus memeriksa pemberitahuan menguras fokus karena mungkin perlu waktu lebih dari 20 menit untuk mendapatkan kembali momentum setelah gangguan. Sebagai manajer, Anda dapat menetapkan ekspektasi yang lebih realistis terkait waktu respons dan memberdayakan tim untuk menunda notifikasi saat mereka membutuhkannya.

Gunakan alat yang tepat untuk pekerjaan hybrid

Karena jadwal hibrida menggabungkan pekerjaan tatap muka dengan pekerjaan jarak jauh, Anda memerlukan alat yang dapat mengimbangi saat pegawai bertransisi dari kantor, ke Beranda, dan di mana saja di antaranya. Rapat dan email mungkin berfungsi saat Anda bertemu langsung, tetapi segalanya menjadi rumit saat Anda perlu mengoordinasikan proyek dari jarak jauh.  Untungnya, perangkat lunak manajemen kerja dapat membantu Anda berkolaborasi lintas zona waktu, tim, dan kantor. Alat yang tepat dapat membantu Anda mengatur pekerjaan di satu lokasi terpusat dan membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang siapa melakukan apa dan sebelum kapan. Dengan begitu, Anda tidak perlu mengumpulkan semua orang di satu ruangan untuk mengetahui hal yang sedang terjadi—sebaliknya, tim Anda dapat bekerja dari mana saja tanpa melewatkan apa pun. 

Cara merancang kebijakan kerja hibrida: Pedoman yang didukung riset

Pelajari cara menentukan pekerjaan hybrid, menganalisis kebijakan Anda saat ini, serta membuat dan menerapkan kebijakan kerja hybrid terbaik untuk kebutuhan organisasi Anda.

Dapatkan wawasan