12 kiat komunikasi efektif di tempat kerja

Saat ini, kita hampir selalu berhubungan dengan rekan kerja. Anda mungkin sudah terbiasa mengucapkan "hai" kepada rekan kerja, menikmati kopi secara virtual bersama anggota tim jarak jauh, atau mengirim gif kucing berpiyama ke tim Anda, tentunya tak mengapa. Meskipun Anda berkomunikasi di tempat kerja, terdapat perbedaan antara pesan-pesan seperti ini dan komunikasi di tempat kerja.

Komunikasi di tempat kerja mengacu pada komunikasi yang Anda lakukan di tempat kerja mengenai pekerjaan. Mengetahui kapan dan bagaimana berkomunikasi secara efektif di tempat kerja dapat membantu Anda mengurangi miskomunikasi, meningkatkan kebahagiaan tim, meningkatkan kolaborasi, dan menumbuhkan kepercayaan. Tim yang tahu bagaimana berkomunikasi secara efektif tentang pekerjaan lebih siap menghadapi situasi sulit. Tetapi, membangun kebiasaan komunikasi yang baik membutuhkan waktu dan upaya, di sanalah kami berperan. Inilah 12 cara untuk meningkatkan keterampilan komunikasi di tempat kerja.

Apa yang kami maksud dengan "komunikasi di tempat kerja"

Komunikasi di tempat kerja adalah semua jenis komunikasi yang Anda lakukan di tempat kerja mengenai pekerjaan. Ini termasuk hal seperti berkomunikasi tentang tugas individu, berbagi pembaruan status proyek, atau memberikan umpan balik kepada manajer atau pegawai. Mengetahui cara berkomunikasi di tempat kerja adalah bagian penting dari kolaborasi yang efektif, karena jika Anda tidak dapat berkomunikasi dengan jelas, Anda berisiko mengalami miskomunikasi, kebingungan, atau bahkan secara tidak sengaja menyakiti perasaan seseorang.

Komunikasi di tempat kerja dapat terjadi secara tatap muka, tertulis, melalui platform konferensi video, atau dalam rapat kelompok. Ini juga dapat terjadi secara real time atau asinkron yang terjadi saat Anda berkomunikasi tentang pekerjaan melalui email, rekaman video, atau dalam platform seperti alat manajemen proyek. Beberapa contoh komunikasi di tempat kerja meliputi:

• Rapat tim

• Sesi umpan balik 1:1

• Menerima informasi

• Berkomunikasi mengenai status atau progres proyek

• Kolaborasi dalam tugas lintas fungsi

• Komunikasi nonverbal

Elemen komunikasi yang baik

Sekarang, setelah Anda mengetahui jenis komunikasi yang dapat disertakan dalam komunikasi di tempat kerja, bagaimana cara untuk mulai menguasainya? Terdapat beberapa prinsip utama komunikasi yang baik yang Anda dapat gunakan apa pun jenis komunikasinya. Khususnya, komunikasi yang baik:

• Fokus pada kejelasan. Kapan saja Anda mengirim pesan Slack, menyusun email, atau memberi balasan secara spontan, upayakan untuk berkomunikasi secara jelas.

• Berusaha menyelesaikan konflik, bukan menciptakannya. Alasan Anda berkomunikasi adalah untuk memecahkan masalah atau mendukung kolaborasi yang efektif pada proyek atau tugas. Komunikasi yang baik di tempat kerja dapat memunculkan hambatan atau memberikan umpan balik, tetapi pastikan tujuannya adalah untuk mencapai hal yang lebih baik daripada sekarang.

• Berjalan dua arah. Setiap contoh komunikasi di tempat kerja merupakan pertukaran informasi, bahkan jika satu orang hanya berkomunikasi secara nonverbal.

Manfaat komunikasi terbuka di tempat kerja

Komunikasi di tempat kerja yang jelas dan efektif dapat:

• Meningkatkan keterlibatan dan rasa memiliki pada pegawai

• Mendorong dukungan tim

• Meningkatkan produktivitas

• Membangun tempat kerja dan budaya organisasi yang sehat

• Mengurangi konflik

• Meningkatkan retensi

7 kiat komunikasi efektif di tempat kerja

Inti dari komunikasi efektif di tempat kerja adalah di mana, bagaimana, dan kapan berkomunikasi. Cobalah tujuh kiat ini untuk menjadi komunikator yang lebih tangguh.

1. Pahami di mana semestinya berkomunikasi, dan apa yang dikomunikasikan

Komunikasi terjadi dalam berbagai bentuk yaitu tatap muka, melalui email, pesan instan, dan dalam platform manajemen kerja. Agar lebih efektif, pastikan Anda mengikuti pedoman komunikasi dan mengirim pesan tentang hal yang benar di tempat yang tepat.

Terkadang, mengetahui di mana harus berkomunikasi merupakan langkah yang penting. Perusahaan Anda mungkin memiliki alat komunikasi berbeda sehingga mengetahui alat mana yang akan digunakan menjadi lebih penting. Alat mana yang sesuai untuk pertanyaan atau komentar Anda? Perlukah berkomunikasi secara real time atau bolehkah mengirim pesan asinkron? Jika tidak yakin, tanyakan ke anggota tim atau manajer ke mana Anda harus mengirim berbagai jenis pesan. Semua orang perlu memilih pemahaman yang sama. Misalnya, di Asana, kami menggunakan:

• Slack

• Asana

• Gmail

• Zoom

2. Bangun keterampilan kolaborasi Anda

Kolaborasi adalah landasan kerja tim yang efektif. Untuk membangun keterampilan kolaborasi tim yang kuat, Anda perlu melatih komunikasi terbuka dan jujur. Ini tidak berarti selalu setuju. Mengetahui cara untuk mengungkapkan ketidaksetujuan dan mengatasi perbedaan juga merupakan bagian penting dari kolaborasi.

Keterampilan kolaborasi dan komunikasi seperti halnya skenario "ayam dan telur". Anda dapat membangun kolaborasi yang baik dengan berkomunikasi secara efektif, tetapi mengetahui cara berkolaborasi merupakan komponen kunci dari komunikasi yang kuat. Pada dasarnya, ini artinya Anda harus berlatih meningkatkan keterampilan kolaborasi dan komunikasi dari waktu ke waktu. Saat Anda meningkatkan kolaborasi tim, penyampaian informasi dan pendapat di lingkungan kerja akan menjadi lebih baik. Sebagai hasilnya, komunikasi yang jujur akan membuat kolaborasi terasa lebih mudah.

3. Bicara tatap muka jika Anda bisa

Mungkin cara yang paling teruji dan benar untuk menghindari miskomunikasi adalah berbicara secara tatap muka. Jika tim Anda virtual, Anda juga dapat berbicara melalui konferensi video. Komunikasi tatap muka sangat penting jika percakapannya rumit. Nada bicara bisa sulit untuk dikomunikasikan melalui tulisan, jadi idealnya anggota tim Anda dapat melihat ekspresi wajah dan bahasa tubuh Anda.

Jika tim Anda berjarak jauh atau terpencar, selain berkomunikasi melalui konferensi video, panggilan telepon juga bisa dilakukan. Kelelahan konferensi video adalah hal yang bisa terjadi dan dapat membuat kolaborasi dan komunikasi menjadi sangat sulit bagi tim jarak jauh. Berkomunikasi melalui telepon mengurangi beberapa ketegangan visual, sambil tetap memberi Anda kemampuan untuk mendengar suara dan nada bicara anggota tim.

4. Perhatikan bahasa tubuh dan nada bicara Anda

Komunikasi bukan hanya tentang apa yang Anda katakan, tetapi juga tentang bagaimana Anda mengatakannya. Pastikan Anda tidak menyilangkan tangan atau terlihat kaku. Seringkali, bahasa tubuh Anda mungkin tidak ada hubungannya dengan situasi pada saat itu, mungkin Anda lelah atau stres tentang sesuatu dalam kehidupan pribadi Anda. Tetapi anggota tim yang mungkin tidak mengerti, dapat melihat tindakan Anda dan menganggap Anda marah atau kesal tentang sesuatu. Khususnya untuk percakapan yang rumit, cobalah untuk merilekskan bahasa tubuh dan ekspresi wajah untuk menghindari pemberian isyarat yang tidak disengaja.

5. Utamakan komunikasi dua arah

Mendengarkan sama pentingnya dengan berbicara dalam komunikasi di tempat kerja. Menjadi anggota tim kolaboratif berarti juga harus mendengarkan ide orang lain, bukan hanya mencoba mengungkapkan ide Anda sendiri.

Ada dua jenis mendengarkan yang umum: mendengarkan untuk menjawab dan mendengarkan untuk memahami. Saat Anda mendengarkan balasan, Anda berfokus pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya daripada apa yang dikatakan orang lain. Dengan jenis mendengarkan ini, Anda berisiko kehilangan informasi penting atau bahkan mengulangi apa yang baru saja dikatakan.

Alih-alih, coba mendengar untuk memahami, yaitu mendengar apa yang dikatakan orang lain tanpa memikirkan bagaimana Anda akan membalasnya. Jika Anda memikirkan sesuatu yang ingin dikatakan, catatlah sehingga Anda dapat kembali mendengar untuk memahami, alih-alih mencoba mengingat hal yang Anda ingin katakan selanjutnya.

6. Tetap berpegang pada fakta, bukan cerita

“Fakta vs. cerita” adalah teknik yang direkomendasikan oleh salah satu pendiri Conscious Leadership Group, Diana Chapman. Di sini, "fakta" adalah hal yang benar-benar telah terjadi, hal yang akan dengan mudah disetujui oleh semua orang yang hadir. Di sisi lain, sebuah "cerita" adalah interpretasi Anda tentang situasinya.

Misalnya, katakanlah manajer Anda memberi Anda umpan balik langsung selama rapat tim kecil. Ini adalah fakta. Anda tidak menduga adanya umpan balik dan Anda merasa manajer Anda membagikan umpan baliknya kepada seluruh tim alih-alih menyimpannya untuk pertemuan 1:1 karena ia tidak puas dengan pekerjaan Anda. Ini adalah "cerita" karena Anda tidak memiliki cara untuk mengetahui apakah ini benar atau tidak.

Cerita tidak bisa dihindari dan kita semua membuat cerita dari fakta. Tetapi cobalah untuk memisahkan cerita dari fakta dan hindari bertindak berdasarkan cerita sampai Anda dapat memvalidasinya. Misalnya dalam kasus ini, Anda bisa berbicara dengan manajer Anda saat pertemuan 1:1 berikutnya dan bertanya mengapa umpan balik dibagikan dalam rapat tim.

7. Pastikan Anda berbicara dengan orang yang tepat

Inti dari komunikasi efektif di tempat kerja adalah siapa yang Anda ajak bicara dan juga apa yang Anda katakan. Komunikasi yang buruk sering kali terjadi saat Anda berbicara kepada orang yang salah atau mencoba berbagi informasi di tempat yang salah.

Untuk menghindari hal ini, pastikan orang yang tepat berada di ruangan atau menerima pesan. Jika Anda tidak yakin siapa itu, lakukan latihan untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek penting yang mungkin terlewat.

5 cara untuk membangun keterampilan komunikasi kepemimpinan

Jika Anda seorang pemimpin, Anda memiliki kekuatan untuk mengatur dan menetapkan aturan dasar komunikasi dalam tim Anda. Komunikasi yang kuat dapat membangun budaya perusahaan yang sehat, kepercayaan di antara pegawai, dan memecah ketertutupan antara tim lintas fungsi. Inilah caranya:

1. Atasi setiap perubahan mendasar

Sebelum Anda mulai meningkatkan keterampilan komunikasi tim, pastikan tidak ada masalah mendasar yang membuat semua orang tidak dapat berkomunikasi dengan terbuka. Apakah semua orang merasa nyaman berbicara secara terbuka? Apakah ada hal yang membuat anggota tim merasa tidak bisa menjadi diri mereka sendiri?

Salah satu hal paling berarti yang Anda dapat lakukan sebagai seorang pemimpin adalah memastikan para pegawai merasa nyaman bekerja sebagai diri sendiri (atau sebanyak yang ingin ditampilkan). Baik itu menyuarakan ketidaksetujuan, membicarakan minat di luar pekerjaan, atau jujur tentang jenis komunikasi apa yang paling cocok bagi mereka, pastikan untuk memahami kebutuhan setiap anggota tim, dan pastikan kebutuhan terpenuhi dalam lingkungan tim Anda.

Satu tema yang terus muncul dalam survei keterlibatan pegawai yakni bahwa kami mampu meningkatkan berbagi informasi dan komunikasi di seluruh organisasi, jadi kami mencari cara untuk melakukannya.”

2. Sering meminta umpan balik

Jika Anda tidak meminta umpan balik tentang gaya komunikasi, Anda mungkin tidak akan pernah mendapatkannya. Meskipun komunikasi di tempat kerja memengaruhi setiap interaksi, anggota tim mungkin tidak langsung menanggapinya sebagai sesuatu yang bisa diberikan umpan balik. Dengan meminta umpan balik dari pegawai tentang gaya komunikasi, Anda dapat terus meningkatkan dan mengembangkan strategi komunikasi yang jelas untuk tim.

3. Memahami gaya komunikasi tim

Cara lain yang efektif untuk berkomunikasi dengan tim Anda adalah dengan menanyakan bagaimana mereka ingin berkomunikasi. Preferensi komunikasi tidak boleh bersifat rahasia atau tebak-tebakan. Mengetahui langsung jika anggota tim lebih suka konferensi video atau panggilan telepon, rapat pagi hari atau sesi jam sore, dapat membantu Anda menciptakan lingkungan di mana mereka dapat berkembang.

Pertanyaan penting untuk ditanyakan meliputi:

• Apakah mereka senang bekerja pada pagi atau malam hari?

• Apakah mereka menyukai rapat terstruktur atau lebih memilih sesi curah pendapat yang bebas?

• Apakah mereka mengutarakan pemikiran terbaik mereka saat itu juga atau di atas kertas?

• Tipe kepribadian apa yang mereka tunjukkan: introvert, ekstrovert, atau ambivert?

• Apakah mereka merasa sudah mengenal anggota tim atau akankah mereka ingin lebih banyak aktivitas team bonding?

• Jenis rapat atau tugas apa yang paling memberikan mereka semangat?

4. Luangkan waktu untuk membangun atau mencairkan suasana tim

Mengenal tim Anda adalah bagian penting dalam mengetahui cara berkomunikasi dengan mereka. Sangat penting meluangkan waktu untuk mengenal tim Anda di luar lingkungan tempat kerja. Pertanyaan pencair suasana dapat membantu menghadirkan elemen kepribadian dan kesenangan di setiap rapat, jadi pertimbangkan untuk memulai dengan obrolan ringan sebelum masuk ke agenda rapat Anda.

5. Atur nada bicaranya

Ingat: cara Anda berkomunikasi dan berkolaborasi akan memengaruhi seluruh tim. Anda sendiri yang menetapkan standar komunikasi di tempat kerja yang terbuka dan jelas. Setelah Anda menetapkan dan mengomunikasikan standar ini, tim Anda akan mengikutinya.

Setiap beberapa bulan, buat catatan untuk memeriksa kembali bagaimana perasaan semua orang tentang komunikasi tim. Apakah ada kebiasaan yang muncul dalam beberapa bulan terakhir yang ingin Anda hilangkan atau dukung? Memikirkan secara teratur tentang bagaimana tim berkomunikasi daripada “mengatur dan melupakan” praktik tim dapat membantu Anda lebih sadar tentang metode komunikasinya.

Seiring berkembangnya organisasi, komunikasi mulai tersendat. Di Hope for Haiti, kami telah melihat inefisiensi itu menyakiti kami: saat kami tidak dapat berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik, kami tidak melayani orang sebanyak yang kami bisa, dan berkembang berdasarkan hal itu adalah tanggung jawab kami.”

Jenis komunikasi di tempat kerja lainnya

Sebagian besar diskusi tentang komunikasi di tempat kerja mengasumsikan "tempat kerja" adalah tempat di mana kita bisa bertatap muka secara langsung. Namun, ada berbagai cara untuk berkomunikasi di berbagai lokasi, baik dari kantor global hingga tim jarak jauh. Sebagian besar praktik terbaik komunikasi masih berlaku untuk semua jenis tim, tetapi ada beberapa pertimbangan tambahan dan praktik terbaik yang dapat digunakan untuk membantu anggota tim benar-benar terhubung.

Tim yang tersebar

Tim yang tersebar bekerja di beberapa kantor nasional atau global. Tim-tim ini mungkin menjangkau zona waktu dan bahasa yang berbeda, serta setiap kantor akan memiliki budaya dan kebiasaannya sendiri. Jangan berharap setiap tim yang tersebar berkomunikasi dengan cara yang sama. Bahkan, salah satu keuntungan tim yang tersebar adalah keragaman pemikiran yang dihadapi saat bekerja dengan rekan tim dari seluruh dunia.

Jika Anda bekerja dalam tim yang tersebar, Anda harussering berkomunikasi agar anggota tim di zona waktu dan kantor yang berbeda tetap terhubung. Pastikan untuk mendokumentasikan semuanya dalam sumber kebenaran utama yang dapat diakses oleh anggota tim saat online dan cari alat yang diperbarui secara real-time sehingga tidak ada yang terhambat karena keterlambatan informasi.

Ingatlah bahwa zona waktu dapat memengaruhi cara orang melakukan percakapan. Cobalah menjadwalkan rapat saat semua orang tersedia atau tawarkan rekaman dan catatan jika anggota tim tidak dapat hadir. Anda harus memeriksa ulang apakah orang yang tepat selalu mendapatkan informasi terkini dan mereka tidak ditinggalkan hanya karena mereka berada di kantor yang berbeda dari mayoritas tim Anda.

Rekan kerja online

Jika Anda bekerja dengan tim virtual, Anda harus menentukan di mana dan seberapa sering Anda berkomunikasi. Mengetahui dengan tepat fungsi dari setiap alat komunikasi dapat membantu anggota tim merasa terhubung, bahkan saat mereka berada di tempat yang jauh.

Saat bekerja dari jarak jauh, kami harus belajar kembali cara berkomunikasi dalam banyak cara. Slack, Asana, dan integrasi antara alat-alat ini telah menggantikan atau menambah banyak cara tatap muka yang biasa kita gunakan untuk berkomunikasi.”

Anggota tim jarak jauh dapat merasa terasing dan terputus, jadi pertimbangkan untuk berlatih dengan seluruh tim Anda tentang kebiasaan komunikasi yang disukai. Beberapa anggota tim mungkin menyukai cold call, sementara yang lain mungkin lebih suka pertemuan terjadwal dengan agenda yang jelas. Karena anggota tim memiliki lebih sedikit kesempatan untuk berinteraksi secara langsung, seluruh tim harus menetapkan preferensi ini sehingga Anda dapat menjaga saluran komunikasi tetap terbuka.

Terakhir, pastikan untuk melibatkan anggota tim pada acara ikatan tim reguler. Baik Anda melakukan aktivitas pencair suasana  di setiap awal rapat atau menjadwalkan waktu untuk mengobrol di setiap akhir minggu, waktu khusus untuk tim dapat membantu anggota tim terhubung dari mana pun mereka menelepon.

Pemanis komunikasi tempat kerja yang efektif

Komponen terakhir dari komunikasi yang jelas adalah memiliki sumber kebenaran utama untuk semua komunikasi dan informasi kerja. Menggunakan sistem terpusat seperti alat manajemen kerja  dapat membantu Anda mengoordinasikan pekerjaan di semua level tim. Pelajari selengkapnya tentang bagaimana manajemen kerja membuat koordinasi proyek dan komunikasi lebih mudah dalam  artikel pengantar tentang manajemen kerja kami.