12 kiat komunikasi efektif di tempat kerja
Saat ini, kita hampir selalu berhubungan dengan rekan kerja. Anda mungkin sudah terbiasa mengucapkan "hai" kepada rekan kerja, menikmati kopi secara virtual bersama anggota tim jarak jauh, atau mengirim gif kucing berpiyama ke tim Anda, tentunya tak mengapa. Meskipun Anda berkomunikasi di tempat kerja, terdapat perbedaan antara pesan-pesan seperti ini dengan komunikasi di tempat kerja.
Komunikasi di tempat kerja mengacu pada komunikasi yang Anda lakukan di tempat kerja mengenai pekerjaan. Mengetahui kapan dan bagaimana berkomunikasi secara efektif di tempat kerja dapat membantu Anda mengurangi miskomunikasi, menambah kebahagiaan tim, meningkatkan kolaborasi, dan menumbuhkan kepercayaan. Tim yang tahu bagaimana berkomunikasi secara efektif terkait pekerjaan lebih siap menghadapi situasi sulit. Namun, membangun kebiasaan komunikasi yang baik membutuhkan waktu dan upaya. Di situlah peran kami. Berikut 12 cara untuk meningkatkan keterampilan komunikasi di tempat kerja.
Apa itu komunikasi yang efektif?
Komunikasi yang efektif adalah pertukaran ide, pikiran, pendapat, pengetahuan, dan informasi agar pesan diterima dan dipahami dengan jelas dan terarah. Ketika kita berkomunikasi secara efektif, semua pemangku kepentingan puas.
Mengembangkan keterampilan komunikasi yang efektif membutuhkan keseimbangan antara mendengarkan secara aktif, komunikasi verbal, isyarat nonverbal, bahasa tubuh, dan kecerdasan emosional untuk memastikan pesan ditransmisikan dan dipahami dengan jelas.
Ini lebih dari sekadar berbicara; komunikasi yang efektif melibatkan keterampilan mendengarkan dan pemahaman mendalam tentang dinamika interpersonal. Individu dapat menggunakan keterampilan komunikasi ini untuk menjembatani kesenjangan, mengambil keputusan yang matang, dan memperkuat hubungan.
Apa yang dimaksud dengan “komunikasi di tempat kerja”?
Komunikasi di tempat kerja adalah segala jenis komunikasi yang Anda lakukan di tempat kerja terkait pekerjaan. Ini termasuk berkomunikasi tentang tugas individu, berbagi pembaruan status proyek, atau memberikan umpan balik kepada manajer atau pegawai. Mengetahui cara berkomunikasi di tempat kerja adalah bagian penting dari kolaborasi yang efektif, karena jika Anda tidak dapat berkomunikasi dengan jelas, Anda berisiko mengalami miskomunikasi, kebingungan, atau bahkan secara tidak sengaja menyakiti perasaan seseorang.
Komunikasi di tempat kerja dapat terjadi secara tatap muka, tertulis, melalui platform konferensi video, di media sosial, atau dalam rapat kelompok. Ini juga dapat terjadi secara real time atau asinkron, yang terjadi saat Anda berkomunikasi tentang pekerjaan melalui email, rekaman video, atau dalam platform seperti alat pengelolaan proyek. Beberapa contoh komunikasi di tempat kerja meliputi:
Rapat tim
Sesi umpan balik 1:1
Menerima informasi
Berkomunikasi mengenai status atau progres proyek
Kolaborasi dalam tugas lintas fungsi
Komunikasi nonverbal
Apa yang membuat komunikasi efektif?
Sekarang, setelah Anda mengetahui jenis komunikasi yang termasuk dalam komunikasi di tempat kerja, bagaimana cara untuk mulai menguasainya? Ada beberapa prinsip utama komunikasi efektif yang Anda dapat gunakan, apa pun jenis komunikasinya. Khususnya, komunikasi yang baik:
Fokus pada kejelasan. Apakah mengirim pesan Slack, menyusun email, atau memberi balasan secara spontan, fokus pada kejelasan dan keringkas.
Berusaha menyelesaikan konflik, bukan menciptakannya. Di tempat kerja, kita sering terlibat dalam pemecahan masalah dan berkolaborasi dalam proyek atau tugas. Komunikasi yang baik di tempat kerja dapat melibatkan penyampaian hambatan atau memberikan umpan balik, tetapi pastikan tujuannya adalah untuk mencapai hal yang lebih baik daripada sekarang.
Berjalan dua arah. Setiap contoh komunikasi yang efektif di tempat kerja merupakan pertukaran informasi, bahkan ketika informasi dikomunikasikan hanya melalui isyarat nonverbal.
Manfaat komunikasi efektif di tempat kerja
Komunikasi di tempat kerja yang jelas dan efektif dapat:
Meningkatkan keterlibatan dan rasa memiliki pada pegawai
Meningkatkan keterampilan interpersonal dan kecerdasan emosional
Mendorong dukungan tim
Meningkatkan retensi
7 kiat komunikasi efektif di tempat kerja
Inti dari komunikasi efektif di tempat kerja adalah di mana, bagaimana, dan kapan Anda berkomunikasi. Cobalah tujuh kiat ini untuk mengembangkan keterampilan komunikasi yang lebih baik.
1. Pahami tempat Anda berkomunikasi, dan apa yang dikomunikasikan
Komunikasi terjadi dalam berbagai bentuk, seperti tatap muka, melalui email, pesan instan, dan dalam platform manajemen kerja. Agar lebih efektif, pastikan Anda mengikuti pedoman komunikasi dan mengirim pesan tentang hal yang benar di tempat yang tepat.
Terkadang, mengetahui tempat untuk berkomunikasi merupakan langkah yang penting. Perusahaan Anda mungkin memiliki alat komunikasi yang berbeda, sehingga mengetahui alat mana yang harus digunakan menjadi lebih penting. Alat mana yang sesuai untuk pertanyaan atau komentar Anda? Perlukah berkomunikasi secara real time atau bolehkah mengirim pesan asinkron? Jika tidak yakin, tanyakan ke anggota tim atau manajer ke mana Anda harus mengirim berbagai jenis pesan. Semua orang perlu memiliki pemahaman yang sama. Misalnya, di Asana, kami menggunakan:
2. Bangun keterampilan kolaborasi
Kolaborasi adalah landasan kerja tim yang efektif. Untuk membangun keterampilan kolaborasi tim yang kuat, Anda perlu melatih komunikasi yang terbuka dan jujur. Ini tidak berarti selalu setuju pada segala hal—mengetahui cara untuk tidak setuju dan mengatasi perbedaan tersebut juga merupakan bagian penting dari kolaborasi.
Keterampilan kolaborasi dan komunikasi bisa diibaratkan seperti skenario "ayam dan telur". Anda dapat membangun kolaborasi yang baik dengan berkomunikasi secara efektif, tetapi mengetahui cara berkolaborasi adalah komponen kunci dari komunikasi yang kuat. Pada dasarnya, ini berarti Anda harus berlatih meningkatkan keterampilan kolaborasi dan komunikasi dari waktu ke waktu. Ketika Anda memperkuat kolaborasi tim, penyampaian informasi dan pendapat di lingkungan kerja akan menjadi lebih baik. Sebagai hasilnya, komunikasi yang jujur akan membuat kolaborasi terasa lebih mudah.
3. Bicara tatap muka saat Anda bisa
Mungkin cara yang paling teruji dan benar untuk menghindari miskomunikasi adalah berbicara secara tatap muka. Jika tim Anda virtual, Anda juga dapat berbicara melalui konferensi video. Kontak mata sangat penting jika percakapannya pelik. Nada bicara bisa sulit untuk diutarakan melalui tulisan, sehingga idealnya Anda mau anggota tim bisa melihat ekspresi wajah dan bahasa tubuh Anda.
Jika tim Anda berjarak jauh atau terpencar, bisa juga berkomunikasi melalui panggilan telepon dan bukan konferensi video. Lelah akan konferensi video adalah hal yang bisa terjadi dan dapat membuat kolaborasi dan komunikasi menjadi sangat sulit bagi tim jarak jauh. Berkomunikasi melalui telepon mengurangi beberapa ketegangan visual, sambil tetap memberi Anda kemampuan untuk mendengar suara dan nada bicara anggota tim.
4. Perhatikan bahasa tubuh dan nada bicara Anda
Komunikasi bukan hanya tentang apa yang Anda katakan, tetapi juga tentang bagaimana Anda mengatakannya. Pastikan Anda tidak bersedekap atau terlihat kaku. Sering kali, bahasa tubuh Anda mungkin tidak ada sangkut-pautnya dengan situasi saat ini—mungkin Anda tengah lelah atau stres akan sesuatu di kehidupan pribadi Anda. Namun, anggota tim yang mungkin tidak paham situasi Anda melihat tindakan Anda dan menganggap Anda marah atau kesal tentang sesuatu. Khususnya untuk percakapan yang pelik, cobalah untuk menujukkan bahasa tubuh dan ekspresi wajah yang santai agar terhindar dari anggapan-anggapan yang tidak diinginkan.
5. Utamakan komunikasi dua arah
Keterampilan mendengarkan sama pentingnya dengan berbicara dalam komunikasi di tempat kerja. Menjadi anggota tim kolaboratif berarti juga harus mendengarkan ide orang lain, bukan hanya mencoba mengungkapkan ide Anda sendiri.
Ada dua jenis mendengarkan yang lazim: mendengarkan untuk menjawab dan mendengarkan untuk memahami. Saat mendengarkan balasan, Anda berfokus pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya daripada apa yang dikatakan orang lain. Dengan jenis mendengarkan ini, Anda berisiko kehilangan informasi penting atau bahkan mengulangi apa yang baru saja dikatakan.
Sebaliknya, cobalah mendengar secara aktif, yaitu mendengar apa yang dikatakan orang lain tanpa memikirkan bagaimana Anda akan membalasnya. Jika Anda memikirkan hal yang mau disampaikan, catatlah sehingga Anda dapat kembali mendengar untuk memahami, daripada mencoba mengingat hal yang mau Anda sampaikan nanti.
6. Tetap berpegang pada fakta, bukan cerita
“Fakta vs. cerita” adalah teknik yang direkomendasikan oleh salah satu pendiri Conscious Leadership Group, Diana Chapman. Di sini, "fakta" adalah hal yang benar-benar telah terjadi, hal yang akan dengan mudah disetujui oleh semua orang yang hadir. Sedangkan “cerita” adalah penafsiran atas situasi itu.
Misalnya, katakanlah manajer Anda memberi Anda umpan balik langsung saat rapat tim kecil. Itu adalah fakta. Anda tidak menduga datangnya umpan balik itu dan merasa manajer Anda menyampaikan umpan balik itu di depan banyak orang—alih-alih menyimpannya empat mata—karena ia tidak puas dengan pekerjaan Anda. Ini adalah "cerita" karena Anda tidak memiliki cara untuk mengetahui apakah itu benar atau tidak.
Cerita tidak bisa dihindari dan kita semua membuat cerita dari fakta. Namun, cobalah untuk memisahkan cerita dari fakta dan hindari bertindak berdasarkan cerita sampai Anda dapat memvalidasinya. Misalnya dalam kasus ini, Anda bisa berbicara dengan manajer Anda saat pertemuan empat mata berikutnya dan bertanya mengapa umpan balik disampaikan dalam rapat tim.
7. Pastikan Anda berbicara dengan orang yang tepat
Inti dari komunikasi efektif di tempat kerja adalah siapa yang Anda ajak bicara dan juga apa yang Anda sampaikan. Komunikasi yang buruk sering kali terjadi saat Anda berbicara kepada orang yang salah atau mencoba menyampaikan informasi di tempat yang salah.
Untuk menghindari hal ini, pastikan orang yang tepat ada di tempat atau menerima pesannya. Jika Anda tidak yakin siapa itu, lakukan latihan mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek penting yang mungkin terlewat.
5 kiat membangun keterampilan komunikasi yang efektif di tempat kerja
Jika Anda seorang pemimpin, Anda memiliki kekuatan untuk mengatur dan menetapkan aturan dasar komunikasi dalam tim Anda. Keterampilan komunikasi yang efektif dapat membangun budaya perusahaan yang sehat, menumbuhkan kepercayaan di antara pegawai, dan menghapus sekat antara tim lintas fungsi. Berikut caranya:
1. Atasi setiap perubahan mendasar
Sebelum Anda mulai meningkatkan keterampilan komunikasi tim, pastikan tidak ada masalah mendasar yang membuat semua orang tidak dapat berkomunikasi secara terbuka. Apakah semua orang merasa nyaman berbicara secara terbuka? Apakah ada hal yang membuat anggota tim merasa tidak bisa menjadi dirinya sendiri?
Salah satu hal paling berarti yang Anda dapat lakukan sebagai seorang pemimpin adalah memastikan para pegawai merasa nyaman bekerja sebagai dirinya sendiri (atau sebanyak yang ingin ditampilkannya). Baik itu menyuarakan ketidaksetujuan, membicarakan minat di luar pekerjaan, atau jujur tentang jenis komunikasi yang paling cocok baginya, pastikan untuk memahami kebutuhan setiap anggota tim, dan pastikan kebutuhan terpenuhi dalam lingkungan tim Anda.
2. Sering meminta umpan balik
Jika tidak meminta umpan balik tentang gaya komunikasi, Anda mungkin tidak akan pernah mendapatkannya. Meskipun komunikasi di tempat kerja berdampak pada setiap interaksi lainnya, anggota tim mungkin tidak langsung menganggapnya sebagai sesuatu yang perlu diberikan umpan balik. Dengan meminta umpan balik dari pegawai tentang gaya komunikasi, Anda dapat terus meningkatkan dan mengembangkan strategi komunikasi yang jelas untuk tim.
3. Memahami gaya komunikasi tim
Cara lain yang efektif untuk berkomunikasi dengan tim Anda adalah dengan menanyakan bagaimana mereka ingin berkomunikasi. Preferensi komunikasi tidak boleh bersifat rahasia atau tebak-tebakan. Mengetahui langsung jika anggota tim lebih suka konferensi video atau panggilan telepon, rapat pagi hari, atau sesi jam sore dapat membantu Anda menciptakan lingkungan di mana mereka dapat berkembang.
Pertanyaan penting untuk ditanyakan meliputi:
Apakah mereka senang bekerja pada pagi atau malam hari?
Apakah mereka menyukai rapat terstruktur atau lebih memilih sesi curah pendapat yang bebas?
Apakah mereka mengutarakan pemikiran terbaik mereka saat itu juga atau di atas kertas?
Jenis kepribadian apa yang mereka tunjukkan: introver, ekstrover, atau ambiver?
Apakah mereka merasa sudah mengenal anggota tim atau apakah mereka ingin lebih banyak aktivitas keakraban tim?
Jenis rapat atau tugas apa yang paling memberikan mereka semangat?
4. Luangkan waktu untuk membangun atau mencairkan suasana tim
Mengenal tim sangat penting untuk mengembangkan keterampilan komunikasi yang baik. Sangat penting meluangkan waktu untuk mengenal tim Anda di luar lingkungan tempat kerja. Pertanyaan pencair suasana dapat membantu menghadirkan unsur kepribadian dan kesenangan di setiap rapat, jadi pertimbangkan untuk memulai dengan obrolan ringan sebelum masuk ke agenda rapat Anda.
5. Atur nada bicaranya
Ingat: cara Anda berkomunikasi dan berkolaborasi akan memengaruhi seluruh tim. Anda sendiri yang menetapkan standar komunikasi di tempat kerja yang terbuka dan jelas. Setelah Anda menetapkan standar ini, tim Anda akan mengikutinya.
Setiap beberapa bulan, buat catatan untuk menindaklanjuti bagaimana perasaan semua orang tentang komunikasi tim. Apakah ada kebiasaan yang muncul dalam beberapa bulan terakhir yang ingin Anda hilangkan atau lanjutkan? Memikirkan secara teratur tentang bagaimana tim berkomunikasi—bukan “mengatur lalu melupakan” kebiasaan tim—bisa membuat Anda lebih terarah dalam metode komunikasi Anda.
Jenis komunikasi di tempat kerja lainnya
Sebagian besar diskusi tentang komunikasi di tempat kerja mengasumsikan "tempat kerja" adalah tempat di mana kita bisa bertatap muka secara langsung. Namun, ada berbagai bentuk komunikasi di berbagai lokasi—dari kantor global hingga tim jarak jauh. Mayoritas praktik terbaik komunikasi yang efektif masih berlaku untuk semua jenis tim, tetapi ada beberapa pertimbangan tambahan dan praktik terbaik yang dapat digunakan untuk membantu anggota tim benar-benar saling terhubung.
Tim yang tersebar
Tim yang tersebar bekerja di beberapa kantor nasional atau global. Tim-tim ini mungkin mencakup zona waktu dan bahasa yang berbeda, dan setiap kantor akan memiliki budaya dan kebiasaannya sendiri. Jangan berharap setiap tim yang tersebar berkomunikasi dengan cara yang sama. Bahkan, salah satu keuntungan tim yang tersebar adalah keragaman pemikiran yang dihadapi saat bekerja dengan rekan tim dari seluruh dunia.
Jika Anda bekerja dalam tim yang tersebar, Anda harus sering berkomunikasi agar anggota tim di zona waktu dan kantor yang berbeda tetap mendapatkan informasi. Pastikan untuk mendokumentasikan semuanya dalam sumber informasi terpusat yang dapat diakses oleh anggota tim saat online, dan carilah alat yang mendapat pembaruan secara real-time sehingga tidak ada yang terhambat akibat keterlambatan informasi.
Ingatlah bahwa zona waktu dapat memengaruhi cara orang melakukan percakapan. Cobalah menjadwalkan rapat saat semua orang tersedia, atau tawarkan rekaman dan catatan jika anggota tim tidak dapat hadir. Anda harus memeriksa ulang apakah orang yang tepat selalu mendapatkan informasi terkini, dan mereka tidak ketinggalan informasi hanya karena mereka berada di kantor yang berbeda dari mayoritas tim Anda.
Rekan kerja online
Jika Anda bekerja dengan tim virtual, Anda harus menentukan di mana dan seberapa sering Anda berkomunikasi. Mengetahui dengan tepat fungsi dari setiap alat komunikasi dapat membantu anggota tim merasa terhubung, bahkan saat mereka berada di tempat yang jauh.
Anggota tim jarak jauh dapat merasa terkucil dan terputus, jadi pertimbangkan untuk berlatih dengan seluruh tim Anda tentang kebiasaan komunikasi yang disukai. Beberapa anggota tim mungkin menyukai panggilan dadakan, sementara yang lain mungkin lebih suka pertemuan terjadwal dengan agenda yang ringkas. Karena anggota tim memiliki lebih sedikit kesempatan untuk berinteraksi secara tatap muka, penting bagi seluruh tim untuk menetapkan bentuk-bentuk komunikasi ini agar Anda dapat menjaga saluran komunikasi tetap terbuka.
Terakhir, pastikan untuk melibatkan anggota tim pada acara keakraban rutin tim. Baik Anda melakukan aktivitas pencair suasana di setiap awal rapat atau menjadwalkan waktu untuk mengobrol di setiap akhir minggu, waktu khusus untuk tim bisa membantu anggota tim terhubung dari mana pun mereka berasal.
Pemanis komunikasi tempat kerja yang efektif
Komponen terakhir dari komunikasi yang hebat adalah memiliki sumber informasi terpusat untuk semua komunikasi dan informasi kerja. Menggunakan sistem terpusat, seperti alat pengelolaan kerja dapat membantu Anda mengoordinasikan pekerjaan di semua level tim. Pelajari selengkapnya tentang cara pengelolaan kerja dapat membuat koordinasi proyek dan komunikasi lebih mudah dalam artikel pengantar tentang pengelolaan kerja kami.
Pertanyaan Umum: Komunikasi efektif di tempat kerja
Bagaimana cara terbaik berkomunikasi dengan rekan kerja Anda?
Cara terbaik untuk berkomunikasi dengan rekan kerja Anda adalah dengan berkomunikasi secara ringkas, sopan, dan tepat waktu. Hal ini dapat dicapai melalui berbagai kanal, seperti email, pesan instan, pertemuan tatap muka, dan panggilan video. Memilih media yang tepat berdasarkan konteks komunikasi Anda (misalnya, menggunakan email untuk permintaan formal atau Slack untuk pertanyaan cepat) dan memastikan pesan Anda ringkas dan langsung pada intinya dapat meningkatkan efektivitas komunikasi Anda.
Mengapa komunikasi yang efektif itu penting?
Komunikasi yang efektif memastikan bahwa informasi disampaikan dan dipahami secara akurat, sehingga lebih efisien, lebih sedikit kesalahpahaman, dan hubungan kerja lebih baik. Hal ini mendorong kerja tim, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah, yang menjadikan komunikasi efektif sebagai landasan kerja yang sukses dan lingkungan kerja yang positif.
Apa itu komunikasi yang efektif?
Komunikasi yang efektif ditandai dengan kejelasan, keringkasan, koherensi, dan perhatian, juga dikenal sebagai 5C komunikasi. Ini berarti pesan disampaikan dengan cara yang jelas dan mudah dimengerti, langsung dan pada intinya, tertata secara logis, dan peka terhadap kebutuhan dan perspektif penerima. Hal ini juga mencakup mendengarkan secara aktif, keterbukaan terhadap umpan balik, dan kemampuan untuk menyesuaikan atau memparafrasekan pesan sesuai dengan audiens dan konteksnya.
Bagaimana Anda dapat menjadi komunikator yang efektif?
Untuk menjadi komunikator yang efektif, fokuslah pada kejelasan dan keringkasan dalam pesan, aktif mendengarkan orang lain, dan berikan umpan balik yang konstruktif. Perhatikan isyarat verbal dan nonverbal, seperti bahasa tubuh dan nada bicara, untuk memastikan pesan Anda diterima sebagaimana yang dimaksudkan. Latih empati dengan mempertimbangkan perspektif penerima, dan terbuka terhadap umpan balik untuk terus meningkatkan keterampilan berbicara di depan umum.
