4 alat komunikasi yang wajib dimiliki untuk membuka kolaborasi

Komunikasi yang efektif adalah salah satu bagian terpenting dari setiap Business. Dengan memungkinkan komunikasi yang mudah, Anda membuka kolaborasi dan mempermudah anggota tim untuk fokus pada pekerjaan yang benar-benar penting. Namun, ada banyak alat komunikasi di luar sana, dan masing-masing menawarkan sesuatu yang sedikit berbeda. 

Yang tidak Anda inginkan adalah menggunakan terlalu banyak alat. Riset menunjukkan bahwa rata-rata pekerja intelektual beralih antara 10 alat hingga 25 kali per hari. Berganti-ganti aplikasi mengurangi produktivitas dan memengaruhi efisiensi. Faktanya, lebih dari seperempat (27%) pekerja mengatakan mereka melewatkan tindakan dan pesan saat beralih app dan 26% mengatakan kelebihan app membuat mereka kurang efisien. 

Yang Anda butuhkan adalah alat bisnis efektif yang memberdayakan komunikasi tanpa menghalangi pekerjaan berdampak tinggi. Dalam artikel ini, kita akan melihat hal yang membentuk alat komunikasi yang efektif, lalu meninjau empat alat komunikasi untuk membuka kolaborasi yang efektif di tim Anda. 

Apa itu alat komunikasi tim? 

Alat komunikasi dibuat untuk membantu anggota tim Anda berkomunikasi satu sama lain. Ini termasuk alat komunikasi internal untuk berkomunikasi dengan tim dan alat komunikasi eksternal untuk berkomunikasi dengan vendor, klien, dan agensi. Keduanya adalah alat penting untuk komunikasi tempat kerja yang efektif. 

Semua alat komunikasi juga dibagi menjadi dua gaya: 

• Komunikasi sinkron seperti percakapan tatap muka, pesan instan, dan komunikasi lainnya yang terjadi secara real time.

• Komunikasi asinkron seperti email, laporan proyek, atau pesan yang direkam—dengan kata lain, segala jenis komunikasi yang tidak memerlukan tanggapan langsung. 

Tidak semua alat adalah alat komunikasi

Ada berbagai alat bisnis di luar sana yang dirancang untuk meningkatkan kolaborasi—tetapi itu tidak berarti alat-alat tersebut dioptimalkan untuk komunikasi tim yang efektif. Saat ini, tim menggunakan alat bisnis seperti Adobe Creative Cloud, Google Docs, dan Salesforce sebagai alat komunikasi. 

Masalahnya, alat-alat ini tidak dibuat untuk komunikasi. Sistem khusus ini adalah cara luar biasa untuk menyelesaikan pekerjaan berdampak tinggi, tetapi tidak dibuat untuk membantu tim mengomunikasikan informasi dengan jelas. 

Apa yang membuat alat komunikasi efektif

Untuk membuka komunikasi yang efektif di tim Anda, Anda memerlukan alat yang fleksibel—atau serangkaian alat yang efisien—yang menawarkan:

Penerapan yang mudah di seluruh tim

Tak satu pun dari kita bekerja dalam kekosongan. Agar alat komunikasi efektif, alat tersebut harus dapat diakses dan terpusat. Alat ini harus sesuatu yang digunakan semua orang di tim Anda—atau sedekat mungkin dengan semua orang. 

Cari alat yang memiliki panduan pengguna, penyiapan, dan opsi dukungan pelanggan yang baik, jadi semua orang dapat mempelajari cara menggunakannya secara efektif. Memilih alat yang sesuai untuk Anda saja tidak cukup. Sebaliknya, cari alat yang dapat digunakan semua orang di tim Anda.

Berbagi informasi terpusat

Saat Anda memiliki sumber informasi terpusat, tim Anda tahu persis ke mana harus pergi dan memiliki wawasan yang jelas tentang siapa yang melakukan apa dan sebelum kapan. Kolaborasi dan kerja tim adalah fondasi tim yang efektif, tetapi hubungan interpersonal ini dimulai dengan—dan bergantung pada—komunikasi yang efektif. Di bawah ini, kita akan membahas pentingnya integrasi dengan alat komunikasi, tetapi untuk saat ini cukup untuk mengatakan bahwa alat ini harus menjadi salah satu landasan cara tim Anda berinteraksi. 

Integrasi bawaan dengan alat bisnis Anda lainnya

Alat komunikasi Anda adalah landasan komunikasi tim—tetapi ada banyak alat di luar sana yang bermanfaat untuk pekerjaan tim Anda. Baik alat berbagi file atau alat khusus untuk pekerjaan tim, Anda mungkin sudah memiliki beberapa alat di kotak alat tim. 

Masalahnya, peralihan app mengurangi produktivitas, meningkatkan pekerjaan duplikat, dan membuat informasi lebih mungkin hilang. Untuk menghindarinya, cari alat komunikasi yang terintegrasi dengan alat bisnis favorit Anda. Dengan begitu, Anda selalu berkomunikasi tentang pekerjaan di tempat yang sama sembari tetap memanfaatkan alat lain yang lebih terspesialisasi. 

Alur Kerja fleksibel dan terukur

Alat komunikasi terbaik efektif untuk bisnis kecil maupun perusahaan besar. Pastikan alat yang Anda pilih dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan cukup fleksibel untuk semua alur kerja tim Anda. 

Ini mencakup berbagai cara untuk menggunakan alat itu sendiri, termasuk aplikasi web, aplikasi desktop, dan aplikasi seluler. Memiliki opsi seluler sangat penting bagi anggota tim untuk berinteraksi dengan alat kapan pun mereka inginkan—di mana pun mereka inginkan.

Keamanan tepercaya

Terakhir, tidak ada alat komunikasi yang selesai tanpa tinjauan keamanannya. Tinjau praktik keamanan alat untuk memastikan alat tersebut adalah opsi yang tepercaya. Bagian dari itu adalah skalabilitas. Selain itu, pastikan alat yang Anda pilih menawarkan cara untuk mengontrol izin dan pengguna saat tim Anda berkembang. 

4 alat komunikasi terbaik

Tidak ada pendekatan yang cocok untuk semua alat komunikasi. Idealnya, cari alat yang menawarkan cara berkomunikasi secara sinkron, asinkron, dan eksternal. Dengan alat sinkron, Anda dapat berkomunikasi dengan pemangku kepentingan secara real time. Alat asinkron adalah sistem informasi terpusat yang dapat diakses anggota tim sambil tetap mempertahankan kondisi alur. Dan alat eksternal memungkinkan komunikasi dengan klien, mitra, kontraktor, agensi, dan lainnya.

Kirim pesan instan: Slack atau Microsoft Teams

Komunikasi sinkron atau langsung adalah cara yang berguna untuk berinteraksi dengan tim secara real time. Alat obrolan ini adalah cara yang efektif untuk berkomunikasi dengan satu anggota tim atau untuk membagikan pembaruan dalam obrolan grup. 

Alat komunikasi perpesanan instan adalah cara yang berguna untuk tetap terhubung, terutama jika Anda bekerja dalam tim yang tersebar atau jarak jauh. Namun, alat-alat ini tidak seefektif untuk pemecahan masalah skala besar—sebagai gantinya, lihat alat komunikasi sinkron atau asinkron lainnya, seperti yang tercantum di bawah ini.

Berkomunikasi secara tatap muka: Zoom, Google Meet, atau Skype

Meskipun tim Anda sebagian besar bekerja secara langsung, Anda tetap perlu berinvestasi dalam alat konferensi video. Alat-alat ini biasanya lebih efektif daripada panggilan telepon dan memungkinkan tim Anda untuk berkolaborasi jika dan saat mereka tidak berada di ruang yang sama. Untuk tim yang sebagian besar virtual, konferensi video adalah cara terbaik untuk bertukar pikiran tentang informasi, membangun hubungan, mengadakan acara pembangunan tim, dan terhubung dengan anggota tim. 

Komunikasi tentang pekerjaan: Asana

Kebalikan dari komunikasi sinkron adalah komunikasi asinkron —pesan yang tidak perlu dijawab secara real time. Ini adalah bagian yang sangat penting dari perangkat komunikasi Anda, karena komunikasi asinkron tidak mengganggu kondisi alur dan meningkatkan produktivitas. 

Alat manajemen kerja, seperti Asana, memudahkan tim untuk berkomunikasi tentang pekerjaan di tempat pekerjaan sedang dilakukan. Komunikasi selalu terhubung dengan konteks yang lebih luas dari pekerjaan tim Anda, sehingga anggota tim memiliki semua informasi yang mereka butuhkan di ujung jari mereka. Selain itu, jenis alat komunikasi ini memungkinkan anggota tim untuk mengontrol notifikasi dan tetap dalam alur. 

Apa pun alat manajemen proyek yang dipilih tim, pastikan Anda memiliki satu ruang kerja bersama untuk semua informasi tim. Cari alat yang memungkinkan Anda melihat pekerjaan dalam berbagai tampilan, seperti Papan Kanban, Bagan Gantt, Kalender, dan Tampilan daftar bergaya spreadsheet. 

Kelola komunikasi eksternal: Gmail atau Outlook

Email adalah alat klasik untuk komunikasi asinkron—terutama dalam hal komunikasi eksternal. Vendor, kontraktor, agensi, dan pelanggan yang berkomunikasi dengan Anda tidak akan memiliki akses ke alat komunikasi internal tim Anda, jadi alat seperti email sangat penting untuk komunikasi eksternal yang efektif.

Cara mengintegrasikan alat kolaborasi dengan tech stack komunikasi Anda

Solusi untuk masalah komunikasi bisnis bukanlah alat yang lebih banyak. Penelitian terbaru menunjukkan bahwa makin banyak aplikasi yang digunakan tim, makin besar kemungkinan pekerjaan akan digandakan. Faktanya, hambatan terbesar kedua dan ketiga untuk produktivitas adalah harus menanggapi email dan pesan, serta terlalu banyak rapat dan panggilan video. 

Untuk meningkatkan produktivitas dan memungkinkan kolaborasi, pastikan empat alat komunikasi utama Anda menawarkan integrasi yang kuat dengan alat bisnis penting lainnya. Dengan begitu, Anda dapat memanfaatkan alat khusus ini tanpa perlu berkomunikasi langsung dalam alat yang tidak dibuat untuk komunikasi tempat kerja yang efektif.

Ingat: rata-rata pekerja intelektual beralih di antara 10 aplikasi hingga 25 kali sehari—dan masalah ini hanya meningkat seiring naiknya rantai. C-suite melaporkan peralihan antar-14 aplikasi 31 kali per hari. Integrasi bermanfaat karena tim Anda dapat mengakses informasi di satu tempat sekaligus tetap mendapatkan manfaat dari alat yang dibuat khusus untuk penggunaan tim tertentu. 

Mengintegrasikan alat komunikasi internal

Alat komunikasi internal adalah alat yang Anda gunakan untuk berkomunikasi dengan tim internal. Ini termasuk siapa saja, mulai dari tim proyek kecil hingga seluruh perusahaan Anda. Biasanya, alat-alat ini memiliki perlindungan sehingga mitra eksternal tidak dapat mengaksesnya. 

Alat komunikasi internal meliputi: 

• Alat berbagi file: Google Drive, Dropbox, Box, dan OneDrive

• Alat keterlibatan pegawai: BambooHR, Workday, Lattice, dan Culture Amp

• Alat berbagi layar atau perekaman: Vimeo dan Loom

Alat lain yang mungkin digunakan tim Anda untuk komunikasi internal meliputi:

• Alat sinkronisasi Kalender: Google Kalender dan Microsoft Outlook

• Alat khusus tim: Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, SEMRush, dan Figma

• Alat analitik: Google Analytics, Tableau, Looker, dan PowerBI

Alat-alat ini merupakan bagian penting untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik, tetapi tidak dibuat untuk komunikasi. Alih-alih berkomunikasi dalam alat itu sendiri, cari alat terpusat yang terintegrasi dengan alat-alat ini sehingga Anda dapat mengakses semua informasi pekerjaan di satu tempat. 

Mengintegrasikan alat komunikasi eksternal

Alat komunikasi eksternal adalah alat yang Anda gunakan untuk berinteraksi dengan orang-orang yang bukan bagian dari organisasi Anda. Ini termasuk pelanggan, pekerja lepas, kontraktor, agensi, dan mitra lainnya. 

Alat komunikasi eksternal meliputi:

• Alat dukungan pelanggan: Zendesk dan ServiceNow

• Alat jejaring sosial: LinkedIn dan Glassdoor

• Forum publik dan alat hosting webinar: Livestorm dan Zoom

Alat lain yang dapat digunakan tim untuk mengelola komunikasi eksternal meliputi:

• Alat manajemen media sosial: Sprout Social, Buffer, dan Hootsuite

• Alat pelacakan waktu: Clockify, Harvest, dan Everhour

Perjelas ekspektasi dengan rencana komunikasi

Setelah Anda memiliki alat komunikasi yang efektif, pastikan tim Anda tahu alat mana yang harus digunakan dan kapan menggunakannya. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan templat rencana komunikasi. Rencana komunikasi menguraikan cara dan tempat tim harus mengomunikasikan informasi. Untuk mempelajari selengkapnya, baca artikel kami tentang empat langkah untuk membuat rencana komunikasi.