Templat rencana komunikasi

Miskomunikasi pasti terjadi. Dalam hidup, miskomunikasi mungkin berarti Anda tiba di restoran telambat 10 menit atau lupa sekarang giliran Anda untuk mengadakan makan malam mingguan. Dalam manajemen proyek, miskomunikasi dapat menimbulkan konsekuensi yang lebih besar—menyebabkan scope creep proyek, batas waktu terlewat, dan pemangku kepentingan yang tidak puas.

Untuk mengurangi miskomunikasi dan agar semua orang tetap sepemahaman, Anda memerlukan templat rencana komunikasi. Templat rencana komunikasi menguraikan cara tim Anda merencanakan komunikasi dengan pemangku kepentingan di sepanjang proyek. Dengan menetapkan ekspektasi, templat ini menjaga keselarasan tim untuk mengurangi pekerjaan yang tidak perlu, mengurangi miskomunikasi, dan memastikan semua orang mendapatkan informasi proyek yang tepat pada waktu yang tepat.

Apa itu rencana komunikasi?

Dalam manajemen proyek, rencana komunikasi adalah ikhtisar tentang cara tim Anda merencanakan komunikasi seputar informasi penting proyek kepada pemangku kepentingan utama. Rencana komunikasi yang efektif mencakup informasi tentang cara dan waktu berkomunikasi selama proyek, misalnya, frekuensi tim membagikan pembaruan proyek dan kanal yang harus mereka gunakan. Dengan memberikan ikhtisar tentang apa yang perlu diketahui pemangku kepentingan (dan kapan mereka perlu mengetahuinya), rencana ini mengurangi pekerjaan yang tidak perlu dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama saat membagikan detail proyek.  

Apa itu templat rencana komunikasi?

Templat rencana komunikasi adalah garis besar rencana komunikasi proyek dasar. Templat ini menyediakan struktur standar yang dapat digunakan tim untuk membuat rencana komunikasi untuk setiap proyek yang dikerjakan. Jadi, tim selalu mengikuti langkah-langkah yang sama dan tidak ada hal yang luput. 

Pertimbangkan perspektif ini: Tanpa templat, tim Anda harus membuat rencana komunikasi dari awal setiap kali mereka memulai proyek baru. Dengan templat, tim hanya perlu membuat salinan untuk membangun strategi komunikasi proyek berdasarkan struktur yang dibuat.

Mengapa Anda memerlukan templat rencana komunikasi?

Rencana komunikasi strategis wajib ada di setiap proyek, karena rencana ini mengurangi miskomunikasi dan memastikan semua orang mendapatkan informasi proyek yang tepat di kanal yang tepat. Templat rencana komunikasi mengembangkan rencana tersebut dengan membuat struktur standar yang dapat digunakan berulang kali, apa pun proyeknya.

Dengan templat rencana komunikasi digital, Anda dapat: 

• Memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang cara dan tempat mengomunikasikan informasi proyek kepada pemangku kepentingan.

• Membuat pemilik untuk setiap informasi, jadi semua orang memahami tanggung jawabnya.

• Mengurangi pekerjaan duplikat dengan menstandarkan tempat Anda membagikan informasi.

• Mengurangi miskomunikasi dan pekerjaan yang tidak perlu, seperti rapat tidak produktif yang dapat dikomunikasikan secara asinkron.

• Memberikan panduan komunikasi untuk seluruh tim, jadi Anda dapat berkomunikasi dengan jelas dan menghasilkan progres pekerjaan.

• Mendorong transparansi anggota tim internal dan pemangku kepentingan eksternal.

• Mengurangi peralihan aplikasi dengan fitur dan aplikasi bisnis terintegrasi, jadi Anda dapat fokus menghasilkan pekerjaan berdampak tinggi.  

• Membuat struktur standar untuk memberikan pembaruan.

• Menyediakan tempat bagi pemangku kepentingan untuk memberikan umpan balik dan berkolaborasi dengan tim selama proyek berlangsung.

• Menyelaraskan ekspektasi anggota tim internal dan pemangku kepentingan eksternal, mengurangi scope creep, dan membuat proyek tetap sesuai rencana. 

Apa yang termasuk dalam templat rencana komunikasi?

Templat rencana komunikasi menyediakan struktur yang dapat Anda gunakan untuk mengembangkan rencana komunikasi untuk proyek apa pun. Umumnya, templat rencana komunikasi harus mencakup:

• Deskripsi informasi yang Anda ingin dibagikan (contoh, pembaruan tentang milestone atau hasil akhir proyek).

• Seberapa sering Anda akan membagikan informasi ini (contoh, mengirim pembaruan proyek mingguan).

• Format atau kanal komunikasi yang Anda akan gunakan untuk mengomunikasikan informasi (contoh, menggunakan Zoom untuk rapat tim atau curah pendapat; menggunakan Slack untuk check-in asinkron yang singkat).

• Audiens target yang berkomunikasi dengan Anda (contoh, pemangku kepentingan eksternal).

• Anggota tim proyek yang bertanggung jawab untuk membagikan informasi. 

Bagaimana cara menggunakan templat rencana komunikasi?

Templat rencana komunikasi Anda sebaiknya tidak statis—Templat ini adalah alat dinamis yang Anda dapat perbarui dan sesuaikan untuk memastikan tim memenuhi kebutuhan komunikasi proyek. Setelah membuat salinan templat rencana komunikasi dasar, Anda dapat mulai menyesuaikannya untuk proyek spesifik. Langkah-langkah yang perlu diikuti dapat mencakup: 

• Mengidentifikasi pemangku kepentingan utama yang membutuhkan pembaruan proyek.

• Menetapkan metode komunikasi untuk komunikasi asinkron dan sinkron. 

• Menguraikan rencana tindakan untuk memberi kelompok pemangku kepentingan info terkini tentang berbagai detail proyek.

• Menentukan jenis pembaruan proyek yang Anda akan bagikan dan pihak yang perlu dilibatkan dalam setiap pembaruan.

• Bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi metode komunikasi ideal mereka untuk menerima informasi proyek.

• Menentukan frekuensi pembaruan untuk secara optimal memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan dan membuat proyek tetap sesuai rencana. 

• Menetapkan pemilik pada tugas pembagian informasi, jadi tim Anda memahami tanggung jawabnya. 

• Menyiapkan tag kustom untuk menyoroti detail penting, seperti frekuensi pembaruan dan tempat tim akan membagikannya.  

• Menggunakan tugas berulang untuk membuat rencana komunikasi tetap sesuai rencana. 

Fitur terintegrasi dan aplikasi yang direkomendasikan untuk templat rencana komunikasi Anda 

Templat rencana komunikasi menciptakan transparansi bagi tim Anda dan mengurangi miskomunikasi dengan secara jelas menentukan informasi yang dibagikan dan anggota tim yang bertanggung jawab untuk membagikannya. Fitur dan aplikasi bisnis tersinkron kami makin mempermudah komunikasi dengan berbagai fitur yang mengurangi peralihan aplikasi dan menyederhanakan pembagian informasi. 

Fitur terintegrasi

1. Tampilan Daftar. Tampilan Daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada tim Anda.

2. Automasi. Otomatiskan pekerjaan manual agar tim Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengerjakan pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk tugas yang sesuai dengan peran mereka. Di Asana, aturan berjalan pemicu dan tindakan—pada dasarnya, "ketika X terjadi, lakukan Y." Gunakan Aturan untuk otomatis memberikan pekerjaan, menyesuaikan tenggat, mengatur bidang kustom, memberi tahu pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Mulai dari automasi ad hoc hingga keseluruhan alur kerja, Aturan memberi tim Anda lebih banyak waktu untuk pekerjaan terampil dan strategis.

3. Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

4. Menambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh departemen. Tetapi, jika setiap departemen memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terpisah-pisah. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas tim. Asana juga membantu tim Anda melihat tugas dalam konteks, melihat siapa mengerjakan apa, dan membuat tim dan tugas Anda tetap terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan

1. Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulailah dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack. 

2. Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

3. Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan rapat yang lebih terarah dan terfokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan Anda mempersiapkan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan berakhir. Rapat dimulai di Asana. Di sini, agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks seputar hal yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat dengan cepat membuat tugas di Zoom sehingga tidak ada detail dan item tindakan yang luput. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana mengirim transkripsi dan rekaman rapat ke Asana sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

4. Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail guna mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail Anda. 

Pertanyaan Umum