Bidang kustom

Dengan bidang kustom, Anda dapat menambahkan data tambahan ke tugas di proyek Asana. Anda dapat membuat bidang untuk tahap, prioritas, biaya, atau hal lain yang penting bagi alur kerja, tim, dan perusahaan. Hal ini memungkinkan individu untuk memahami pekerjaan yang dilakukan di organisasi.

Ada dua jenis bidang kustom yang dapat dibuat di Asana, yaitu bidang khusus proyek atau portofolio tunggal dan bidang yang dapat digunakan ulang di organisasi.

Bidang kustom adalah cara terbaik untuk memberi tag, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Lihat cara kerjanya dengan uji coba Asana 30 hari gratis. Coba gratis

Membuat bidang kustom yang dapat digunakan ulang di organisasi

Membuat bidang kustom untuk proyek atau portofolio tertentu

Jenis bidang & batasan

Ada beberapa jenis bidang berbeda untuk dipilih, beberapa di antaranya memiliki opsi tambahan terkait:

Bidang	Opsi Tambahan
Pilih tunggal	Item dropdown, satu pilihan per bidang
Multipilih	Item dropdown, memungkinkan beberapa pilihan per bidang
Teks
Tanggal	Memilih tanggal terpisah dari tanggal tenggat tugas
People	Memilih orang dari dalam organisasi
Angka	Angka di belakang koma
Persen	Angka di belakang koma
Mata uang	Angka di belakang koma
Pilih opsi dari pustaka	Tampilkan bidang terbaru di organisasi

• Saat ini, Anda hanya dapat memiliki 30 bidang dalam proyek tunggal.
• Anda dapat memiliki hingga 60 bidang per tugas (ini dapat dilakukan dengan menerapkan multi-home pada satu tugas ke beberapa proyek).
• Bidang kustom drop-down dapat memiliki hingga 500 opsi isi bidang.

Pilih bidang yang ada di pustaka

Bidang kustom dapat dijadikan global di organisasi sehingga Anda dan rekan kerja dapat menggunakan bidang kustom di beberapa proyek. Anda juga memiliki opsi untuk membuat bidang menjadi lokal untuk proyek atau portofolio tunggal.

Anda dapat memilih bidang kustom global dari pustaka bidang organisasi.

Bidang kustom buatan Asana

Anda dapat mengakses daftar bidang kustom konfigurasi Asana di sini.

Bidang ini hanya akan ditambahkan ke organisasi jika Anda membuat proyek menggunakan templat Asana yang berisi bidang tersebut.

Melihat bidang dalam proyek

Anda dapat melihat bidang kustom sebagai kolom dalam proyek:

Jika tugas merupakan bagian dari beberapa proyek yang memiliki bidang kustom berbeda, semua bidang akan ditampilkan di panel detail tugas.

Edit bidang

Anda dapat mengedit bidang kustom menggunakan bilah alat atau header kolom.

Untuk bidang kustom global di organisasi, hasil pengeditan akan diterapkan secara global ke semua proyek yang menggunakan bidang tersebut.

Cara menghapus bidang secara permanen:

Edit bidang dropdown

Menyusun ulang opsi dropdown

Jika menghapus isi dropdown dari opsi isi bidang, isi tersebut akan tetap ada dalam tugas yang menggunakannya. Bidang kemudian dapat diubah ke nilai lain, tetapi Anda tidak dapat mengubahnya kembali ke item yang telah dihapus.

Edit bidang angka

Mengurangi angka di belakang koma dalam bidang tidak akan menghapus nilai yang ada, tetapi akan membulatkan nilai ke atas/bawah. Tambah angka di belakang koma dalam bidang dan nilai awal akan muncul kembali.

Hapus bidang kustom dari proyek

Hapus bidang dari proyek jika tidak diperlukan atau tidak berlaku lagi.

Menghapus bidang hanya akan menghapusnya dari proyek saat ini dan tidak menghapus bidang secara menyeluruh. Bidang tersebut akan tetap ada di proyek lain di Organisasi dan tetap dapat ditambahkan ke proyek lain di organisasi.

Isi tersimpan

Menghapus bidang dari proyek tidak menghapus isi bidang dari tugas dalam proyek.

Jika bidang diisi, bidang kustom dan isinya akan tetap muncul di panel kanan detail tugas.

Jika bidang kosong, bidang kustom juga akan hilang dari panel kanan detail tugas.

Sembunyikan bidang kustom

Anda dapat menyembunyikan bidang kustom dengan mengklik tab Sesuaikan di bilah alat dan menekan ikon alihkan.

Sortir menurut bidang kustom

Dari bilah alat proyek

Sortir proyek Anda menurut bidang kustom di Tampilan Daftar.

Jika ingin menyimpan ini sebagai tampilan default, klik panah dropdown di samping header proyek dan pilih "Simpan tata letak sebagai default".

Sortir menggunakan tanda sisipan di header kolom

Anda juga dapat menyortir menurut bidang kustom menggunakan caret di header proyek.

Menyesuaikan isi bidang kustom tugas akan otomatis menyortir ulang proyek tersebut.

Bidang kustom & tampilan pencarian

Gunakan tampilan pencarian untuk mencari tugas menggunakan bidang kustom yang sama di beberapa proyek.

Bidang kustom harus ditambahkan ke pustaka bidang organisasi agar muncul di opsi pencarian lanjutan.

Label bidang mata uang dan persentase

Anda dapat membuat bidang kustom numerik berdasarkan mata uang atau persentase.

Hitung nilai penjumlahan

Izin

Siapa yang dapat memodifikasi bidang kustom proyek?

Dalam tim, divisi, atau organisasi Premium+, siapa pun dengan akses ke proyek dapat menambah, mengedit, atau menghapus bidang kustomnya jika memiliki akses mengedit dan bukan akses hanya komentar ke proyek.

Di proyek privat: pemilik proyek dan anggota proyek dapat melihat dan memodifikasi bidang proyek.

Proyek publik dalam permintaan bergabung atau tim privat: pemilik proyek, anggota proyek, dan anggota tim proyek dapat melihat dan memodifikasi bidang proyek.

Proyek publik di tim publik: pemilik proyek, anggota proyek, anggota tim proyek, dan seluruh anggota organisasi dapat melihat serta memodifikasi bidang proyek.

Tamu organisasi (mereka yang tidak memiliki alamat email perusahaan) tidak dapat membuat, mengedit, atau menghapus bidang kustom atau mencarinya menggunakan alat pencarian lanjutan. Mereka hanya dapat memasukkan atau mengedit isi bidang kustom yang ada.

Kunci bidang kustom

Pelanggan Business dan Enterprise memiliki opsi untuk mengunci bidang kustom saat pembuatan atau ketika mengedit bidang yang ada.

Kunci bidang kustom dapat dihentikan oleh anggota yang mengunci bidang atau admin Asana kapan saja.

Menggunakan bidang kustom

Bidang kustom membantu Anda melacak pekerjaan sesuai dengan kebutuhan tim. Anda bebas memilih nama dan isi bidang sesuai keinginan. Berikut beberapa contoh yang menampilkan jenis bidang di berbagai alur kerja:

Bidang kustom adalah cara terbaik untuk memberi tag, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Lihat cara kerjanya dengan uji coba Asana 30 hari gratis. Coba gratis

Prioritas

Anda dapat menggunakan bidang kustom untuk menunjukkan tingkat prioritas tugas. Misalnya, tim teknik yang menggunakan Asana untuk pelacakan bug dapat membuat bidang dropdown untuk menetapkan tingkat prioritas bug (rendah, sedang, tinggi).

Setelah diterapkan, Anda dapat memfilter tugas di tampilan daftar untuk fokus pada tugas dengan satu set nilai bidang tertentu. Klik Filter di bagian atas daftar tugas, lalu Filter kustom. Ini memungkinkan Anda untuk, misal, melihat tugas prioritas "tinggi" saja.

Gunakan warna untuk membedakan opsi bidang dropdown. Merah dapat berarti, misal, “prioritas tinggi”.

Persetujuan

Persetujuan tersedia untuk semua pelanggan Business dan Enterprise. Ini adalah proses yang mempercepat siklus alur kerja. Pemberi persetujuan dapat melakukan salah satu dari 3 tindakan: Setujui, Minta perubahan, atau Tolak.

Anda juga dapat membuka Cara menyelesaikan persetujuan dan mengidentifikasi persetujuan

Pencarian

Jika ingin memilih tugas yang ditandai dengan bidang tertentu saja di berbagai proyek, Anda dapat melakukan pencarian lanjutan berdasarkan nama bidang tersebut. Misalnya, manajer pemasaran konten dapat melakukan pencarian lanjutan untuk tugas yang ditandai sebagai 'Pembuatan Draf' saja guna mengetahui jumlah konten baru yang sedang dikerjakan di seluruh tim.

Alokasi

Cara lain untuk menggunakan bidang kustom yakni dengan melacak permintaan pekerjaan dan alokasi waktu. Tim desain mungkin memiliki tugas templat untuk permintaan desain orang lain. Mereka dapat menggunakan bidang kustom angka agar orang yang mengajukan permintaan dapat memasukkan durasi pekerjaan yang diharapkan. Lalu, desainer dapat memprioritaskan waktu sebagaimana mestinya dan mengetahui jumlah pekerjaan yang dilakukan sebelum memutuskan untuk menangani lebih banyak pekerjaan.

Pelacakan informasi

Jika menggunakan Asana untuk pelacakan calon atau pelacakan akun, Anda dapat menggunakan bidang teks untuk memasukkan informasi tertentu seperti alamat email, nomor ponsel, perusahaan, atau alamat.

Menggunakan tag vs. bidang kustom

Dengan tag dan bidang kustom, Anda dapat mengelompokkan, memfilter, dan menunjukkan informasi di Asana. Secara umum, bidang kustom paling cocok untuk penggunaan standar di organisasi, sementara tag lebih informal. Kami sangat menganjurkan penggunaan bidang kustom karena lebih solid dan dapat dilihat dibanding tag. Berdasarkan alur kerja, Anda mungkin mendapati tim menggunakan keduanya dengan cara berbeda, tetapi berikut beberapa skenario untuk membantu Anda memutuskan:

Gunakan bidang kustom jika:

• Ingin menambahkan data tertentu ke semua tugas dalam suatu proyek
• Perlu memberi konteks tambahan untuk mengelompokkan tugas serupa agar lebih mudah dipahami secara lebih informal dan tanpa tingkat detail yang sama yang diperbolehkan pada bidang kustom
• Memiliki informasi standar yang harus dilacak pada tugas di berbagai proyek (yaitu, level prioritas, alokasi waktu, tahap pekerjaan)
• Ingin memastikan rekan tim menyediakan informasi tertentu untuk setiap tugas di proyek
• Perlu menyortir atau mencari menurut bidang data tertentu

Gunakan tag jika Anda:

• Memerlukan tag khusus, memiliki opsi tidak terbatas, atau tidak begitu yakin hal yang perlu diberi tag pada saat pembuatan
• Perlu melihat tag dari Tugas saya
• Hanya perlu menandai beberapa tugas dalam proyek
• Ingin menandai tugas templat

Menggunakan bidang kustom di subtugas

Harap diketahui bahwa subtugas tidak secara otomatis mewarisi keterkaitan proyek, tag, maupun penerima tugas atau kolaborator di tugas induknya sekalipun Anda mungkin melihat nama proyek induk di bagian atas panel detail subtugas.

Untuk menambah atau mengedit bidang kustom dalam subtugas, Anda harus menambahkan subtugas ke proyek terkait terlebih dahulu dengan mengklik detail subtugas (balon obrolan di bagian kanan nama subtugas) dan menggunakan Tab+P untuk membuka bidang proyek atau dengan membuka menu dropdown kanan atas dan memilih Tambahkan ke proyek. Lalu, subtugas akan dapat mengambil informasi bidang kustom dari proyek.

Melacak tautan URL menggunakan bidang kustom

Anda dapat melacak tautan di bidang kustom saat menggunakan bidang teks. Jika memasukkan tautan URL di bidang teks, Anda selanjutnya dapat mengakses tautan langsung dari panel tugas. Setelah mengklik tautan dari bidang kustom, halaman akan terbuka di jendela atau tab baru.

Pemberitahuan Bidang kustom membantu semua orang dalam proyek selalu mendapatkan informasi tentang tahap pekerjaan terkini dan hal yang perlu dilakukan selanjutnya. Ini akan mempercepat proses persetujuan pekerjaan sehingga Anda dapat dengan cepat memindahkan pekerjaan dari satu tahap ke tahap lainnya dan menepati batas waktu.

Orang yang membuat perubahan di bidang kustom tidak akan menerima pemberitahuan.

Cara mengaktifkan pemberitahuan bidang kustom

Anda dapat mengaktifkan pemberitahuan bidang kustom kapan saja untuk bidang drop-down baru dan yang sudah ada.

Pemberitahuan bidang kustom hanya tersedia untuk bidang dropdown.

Setelah Anda menjadi kolaborator tugas, Anda akan menerima pemberitahuan kotak masuk setiap kali nilai bidang diubah.

Siapa yang akan menerima pemberitahuan bidang kustom?

Jika bidang kustom bersifat publik untuk organisasi atau tim Anda dan seseorang mencentang kotak pemberitahuan, siapa pun yang menggunakan bidang tersebut pada saat itu akan menerima pemberitahuan setiap kali nilai bidang diubah. Jika Anda ingin mendapatkan pemberitahuan saat nilai kolom diubah untuk tugas tertentu, Anda harus menjadi kolaborator tugas.

Anggota proyek hanya akan menerima pemberitahuan bidang kustom jika mereka mengikuti tugas yang nilai bidangnya telah diubah.