Kiat koordinasi proyek untuk membuka akses ke pekerjaan terbaik tim Anda

Ketika Apollo 11 diluncurkan pada 1969, astronot Neil Armstrong dan Edwin "Buzz" Aldrin menjadi manusia pertama yang berjalan di bulan. Namun, pencapaian epik ini lebih dari sekadar langkah kecil bagi umat manusia—ini adalah puncak dari hampir delapan tahun kerja harian oleh ratusan ilmuwan, teknisi, dan manajer proyek NASA. Dan dengan semua bagian kompleks yang diperlukan untuk meluncurkan misi luar angkasa, Anda dapat yakin ada seseorang di belakang layar yang mengoordinasikan semuanya. 

Koordinasi proyek tidak semenyenangkan perjalanan luar angkasa, tetapi sangat penting untuk membawa inisiatif ke garis akhir. Dengan koordinasi proyek yang efektif, Anda dapat tetap sesuai jadwal, menyederhanakan Alur Kerja, dan mempercepat proyek hingga selesai.

Apa itu koordinasi proyek? 

Koordinasi proyek adalah pekerjaan sehari-hari yang dilakukan manajer proyek agar inisiatif tetap sesuai rencana. Ini termasuk mengatur dan mengomunikasikan detail proyek dan tugas kepada pemangku kepentingan, memantau progres pekerjaan, melacak anggaran proyek, mendokumentasikan alur kerja proyek utama, dan menghapus pemblokir untuk tim proyek Anda. 

Koordinasi proyek vs. manajemen proyek 

Jika Anda belum pernah menjabat peran koordinasi proyek sebelumnya, kedua istilah ini mungkin terdengar mirip, tetapi sebenarnya sedikit berbeda. Koordinasi proyek berfokus pada tugas harian yang diperlukan agar proyek tetap berjalan lancar, sementara manajemen proyek meliputi perencanaan umum—seperti menentukan tujuan dan hasil akhir proyek.

Manajer proyek sering kali bertanggung jawab atas manajemen proyek dan koordinasi proyek. Namun, beberapa tim mungkin memiliki peran koordinator proyek terpisah untuk menangani tugas administratif harian yang penting. Misalnya, jika manajer proyek membuat rencana proyek lengkap, koordinator proyek akan membantu melaksanakan rencana tersebut setiap hari. 

Laporan Kolaborasi: Cara tim paling efektif di dunia berkolaborasi

Jelajahi sifat-sifat utama yang telah membuat tim paling efektif di dunia sukses: strategi, teknik, dan kiat mereka untuk bekerja sama dengan baik.

Dapatkan wawasan

Mengapa koordinasi proyek itu penting

Bagus tidaknya suatu rencana proyek bergantung pada pelaksanaannya. Terlepas dari seberapa cermat suatu inisiatif dirancang, pekerjaan koordinasi harianlah yang membuat proyek tetap berjalan dan sesuai rencana. Dengan demikian, koordinasi proyek yang efektif dapat membantu Anda:  

• Menyederhanakan komunikasi dengan pemangku kepentingan dan anggota tim

• Membuka blokir anggota tim proyek dengan cepat dan membuat pekerjaan terus berjalan

• Memantau linimasa proyek dan memastikan pekerjaan selesai sesuai jadwal

• Melacak anggaran proyek dan mengelola biaya

• Memastikan informasi proyek dapat diakses dengan mudah 

6 keterampilan koordinasi proyek penting, beserta kiat untuk menguasainya

Sebagian besar koordinasi proyek harian terdiri dari enam keterampilan inti. Setelah dikuasai, keterampilan ini dapat membantu Anda menggerakkan proyek dengan lancar dari perencanaan hingga eksekusi dan penyerahan. 

1. Buat pekerjaan tetap sesuai jadwal

Penundaan penjadwalan adalah salah satu alasan paling umum terjadinya kegagalan proyek. Faktanya, menurut Indeks Anatomi Kerja 2021, pekerja intelektual melewatkan 26% batas waktu setiap minggu. Dengan demikian, kemampuan untuk menjaga pekerjaan sesuai jadwal adalah komponen penting dari koordinasi proyek yang sukses. 

Cara melakukannya:

Buat jadwal proyek dengan batas waktu yang jelas untuk setiap hasil akhir dan sub-hasil akhir proyek (langkah-langkah yang lebih kecil yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas). Untuk melakukan ini, kerjakan secara mundur dari batas waktu akhir saat menetapkan tenggat, jadi Anda dapat memastikan untuk mengalokasikan cukup waktu untuk setiap komponen. Saat Anda mencentang setiap hasil akhir dan sub-hasil akhir, Anda akan lebih mudah melihat progres pekerjaan dari waktu ke waktu—dan Anda akan jauh lebih kecil kemungkinannya untuk melewatkan langkah.  

2. Mengatur dan melacak hasil akhir

Proyek sering kali berisi banyak bagian yang bergerak. Setiap tugas memiliki tenggat, pemilik, dan prioritas yang unik—dan seiring progres proyek, tugas bergerak melalui berbagai tahap penyelesaian. Menemukan cara untuk menata dan melacak bagian-bagian yang bergerak adalah bagian penting dari koordinasi proyek. 

Cara melakukannya:

Gunakan alat visual untuk melacak  hasil akhir proyek. Misalnya, Anda dapat menggunakan Papan Kanban untuk menampilkan pekerjaan yang bergerak melalui berbagai tahap, Bagan Gantt untuk melihat linimasa horizontal, atau Kalender proyek untuk memvisualisasikan pekerjaan satu bulan penuh dalam satu tampilan terpusat. Alih-alih mencoba memperbarui pelacak proyek statis atau spreadsheet, kami merekomendasikan penggunaan alat manajemen proyek untuk melihat dan mengelola hasil akhir. Ini memungkinkan Anda dan tim untuk dengan mudah mengakses, mengerjakan, dan memperbarui tugas proyek secara real time. 

3. Memantau biaya proyek

Uang mungkin tidak dapat membeli cinta, tetapi tentu saja membantu mendorong proyek untuk diselesaikan. Faktanya, anggaran proyek sering kali menjadi faktor pembatas yang menentukan apakah pekerjaan dapat selesai. Artinya, melacak dan mengelola biaya proyek adalah salah satu tugas terpenting dalam daftar tugas koordinator proyek. 

Laporan Kolaborasi: Cara tim paling efektif di dunia berkolaborasi

Jelajahi sifat-sifat utama yang telah membuat tim paling efektif di dunia sukses: strategi, teknik, dan kiat mereka untuk bekerja sama dengan baik.

Dapatkan wawasan

Cara melakukannya:

Buat anggaran proyek terperinci. Rencana anggaran proyek yang jelas adalah cara terbaik untuk merencanakan, memantau, dan mengontrol biaya selama proyek Anda. Seperti jadwal proyek, anggaran proyek biasanya menguraikan setiap hasil akhir menjadi sub-hasil akhir sehingga Anda dapat memperkirakan sumber daya yang diperlukan dan biaya untuk masing-masing secara efektif. Anggaran Anda harus mencakup biaya setiap sumber daya dan hasil akhir, linimasa tentang kapan Anda akan menggunakan dana, orang yang bertanggung jawab untuk setiap tugas, dan tempat untuk melacak biaya yang dianggarkan vs. biaya aktual. 

4. Komunikasikan pembaruan kepada pemangku kepentingan

Penting untuk memberi tahu tim tentang progres proyek dan memberi mereka informasi terkini tentang perubahan tak terduga. Oleh karena itu, pelaporan status proyek secara berkala adalah komponen penting dari koordinasi proyek yang sukses. Ini adalah cara terbaik untuk memastikan pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama, secara proaktif menemukan risiko, dan menjaga pekerjaan tetap sesuai rencana dan anggaran. 

Cara melakukannya:

Kuasai seni laporan status proyek. Laporan status proyek memberikan informasi sekilas kepada pemangku kepentingan tentang progres proyek Anda. Laporan ini biasanya menunjukkan kesehatan proyek (sesuai rencana, berisiko, tidak sesuai rencana), mencakup ikhtisar setiap area proyek, dan merangkum sorotan utama, pemblokir, atau risiko tak terduga. Tergantung durasi proyek, Anda mungkin mengedarkan laporan status proyek setiap minggu (untuk proyek yang lebih singkat) atau setiap bulan (untuk proyek yang lebih panjang).

Alih-alih memulai setiap laporan status proyek dari awal, buat templat yang dapat digunakan kembali. Dengan begitu, Anda dapat menghindari kerja tentang kerja dan memastikan Anda menyertakan informasi penting setiap saat. Perangkat lunak manajemen proyek dapat mempermudah proses ini. Saat melacak hasil akhir di satu alat terpusat, Anda dapat membuat laporan tempat pekerjaan Anda berada, bukan secara manual mencari data proyek di beberapa alat. Dengan alat manajemen proyek yang tepat, tugas yang mungkin memakan waktu berjam-jam dapat diselesaikan hanya dengan beberapa klik. 

5. Dokumentasikan informasi proyek

Kita semua pernah mengalaminya—Anda memulai proyek baru yang tampak familier, dan Anda menyadari bahwa Anda telah melakukan sesuatu yang serupa setahun sebelumnya. Namun, saat Anda mencoba mengidentifikasi hal yang telah Anda lakukan dan cara proyek lama berjalan, ingatan Anda kosong. 

Itu sebabnya mendokumentasikan informasi proyek adalah bagian penting dari koordinasi proyek. Jauh lebih mudah (dan lebih cepat) untuk mencatat proses dan membuat catatan saat Anda sedang sibuk bekerja, daripada mencoba mengingat detail penting nanti. 

Cara melakukannya:

Buat dokumentasi proses —dokumen internal yang menjelaskan tugas dan langkah yang diperlukan untuk meluncurkan proyek atau proses baru. Misalnya, Anda dapat membuat dokumentasi proses yang berisi detail semua langkah yang diperlukan untuk onboarding pegawai baru, persyaratan untuk menguji fitur web baru, atau alur kerja untuk memperbarui dan menerbitkan artikel blog. Ingatlah bahwa dokumentasi proses dimaksudkan sebagai catatan dinamis yang Anda perbarui sesuai kebutuhan—jadi pastikan dokumen tersebut mudah diedit dan dapat diakses oleh Tim. 

6. Rencanakan dan jadwalkan rapat

Koordinasi proyek sering kali melibatkan perencanaan dan penyelenggaraan rapat dengan tim dan pemangku kepentingan eksternal. Namun, untuk memanfaatkan waktu semua orang sebaik mungkin, Anda harus memastikan bahwa setiap rapat memiliki tujuan strategis dan rencana rapat yang konkret. Semakin efisien rapat Anda, semakin banyak waktu dan daya pikir yang dimiliki tim untuk menangani tujuan proyek. 

Cara melakukannya:

Jalankan rapat dengan maksud. Alih-alih menjadwalkan rapat secara otomatis, pertimbangkan apakah Anda benar-benar membutuhkannya. Misalnya, bisakah Anda mengirimkan laporan status atau pembaruan asinkron saja? 

Jika Anda memutuskan rapat diperlukan, pastikan rapat itu efisien dan berharga bagi semua orang yang terlibat. Anda dapat melakukannya dengan membuat agenda dan mengidentifikasi item yang dibaca sebelumnya, membuat catatan rapat dan membagikannya setelah rapat selesai, serta menentukan item tindakan yang jelas untuk ditindaklanjuti. 

4 kualitas koordinator proyek yang sukses

Baik Anda ingin meningkatkan keterampilan koordinasi atau merekrut koordinator proyek untuk tim, berikut empat kualitas penting yang perlu diperhatikan. 

• Keterampilan komunikasi. Mengoordinasikan pekerjaan mengharuskan Anda berbicara dengan pemangku kepentingan dan anggota tim setiap hari. Ini termasuk memberikan tugas, memberikan pembaruan proyek, mengoordinasikan rapat, dan menjadi titik kontak untuk persetujuan dan permintaan sumber daya.  

• Manajemen waktu. Manajemen waktu yang baik sangat penting, terutama saat Anda menangani semua bagian kompleks dari seluruh proyek. Ini berlaku untuk manajemen waktu pribadi dan kemampuan untuk mengelola jadwal proyek serta memastikan hasil akhir selesai tepat waktu. 

• Pemecahan masalah. Saat perkembangan tak terduga pasti muncul, Anda harus menghadapi masalah dengan tenang dan menyelesaikannya secara strategis. Oleh karena itu, keterampilan pemecahan masalah yang efektif seringkali berguna bagi koordinator proyek. 

• Perhatian terhadap detail. Detail penting bagi koordinator proyek, terutama saat Anda menetapkan tenggat untuk tugas, menjadwalkan rapat, dan membuat dokumentasi proses yang terperinci. Saat Anda menangani hal-hal kecil dengan benar, tim dapat tenang karena mereka tidak perlu memeriksa ulang pekerjaan Anda. 

Koordinasi adalah kuncinya

Koordinasi proyek sangat penting untuk keberhasilan proyek apa pun, di sepanjang siklusnya. Manajemen proyek umum dan rencana proyek, tujuan, milestone, dan ruang lingkup proyek yang dibuat dengan cermat hanya dapat membantu Anda sampai tahap tertentu—koordinasi harianlah yang membantu memanfaatkan metodologi perencanaan ini dan mengubah inisiatif Anda dari perencanaan menjadi penyelesaian. 

Laporan Kolaborasi: Cara tim paling efektif di dunia berkolaborasi

Jelajahi sifat-sifat utama yang telah membuat tim paling efektif di dunia sukses: strategi, teknik, dan kiat mereka untuk bekerja sama dengan baik.

Dapatkan wawasan