Apa itu Manajemen Kerja? Panduan pemula

Alur Kerja, manajemen tugas, proses bisnis…ada banyak hal yang diperlukan untuk membangun Tempat Kerja yang sukses saat ini. Perusahaan makin menyadari pentingnya menambahkan alat, perangkat lunak, dan platform yang lebih dari sekadar manajemen tugas dan dapat mengoordinasikan pekerjaan serta komunikasi anggota tim secara real-time. Automasi berada di garis depan—dengan para pemimpin yang mencari cara untuk melakukan lebih banyak hal, dengan lebih sedikit upaya. Singkatnya, ada banyak hal yang terjadi, dan mungkin terasa seperti ide-ide ini adalah bagian yang terputus-putus dari penyelenggaraan pekerjaan. Namun, sebenarnya semua konsep ini adalah aspek manajemen kerja strategis.

Apa itu Manajemen Kerja?

Manajemen Kerja adalah pendekatan sistematis untuk mengatur alur kerja organisasi—seperti proyek, proses yang sedang berlangsung, atau tugas rutin—agar tim dan seluruh organisasi memperoleh kejelasan yang dibutuhkan. Ini adalah formulir kecerdasan kolaboratif yang mengoordinasikan orang dan pekerjaan di semua tingkat organisasi, untuk memastikan setiap orang memiliki informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang benar-benar penting.

Manajemen Kerja vs. manajemen proyek

Meskipun orang terkadang menggabungkan manajemen kerja dengan manajemen proyek, keduanya sebenarnya adalah ide yang berbeda. Manajemen Kerja adalah sistem dan cara menyelesaikan pekerjaan yang luas, yang mencakup proyek, perencanaan, dan proses. Cara kerja holistik ini berfokus pada menghubungkan titik-titik antara tim, memberikan kejelasan, dan menyederhanakan kolaborasi lintas fungsi. Misalnya, manajemen kerja mungkin melibatkan pembuatan struktur alur kerja di mana pemangku kepentingan dapat dengan mulus menyerahkan tanggung jawab ke tim yang berbeda dan memastikan semua orang merujuk ke sistem pencatatan yang sama.

Di sisi lain, manajemen proyek lebih tentang langkah-langkah logistik untuk mengawasi proyek. Membuat linimasa proyek dan daftar tugas, mengoordinasikan dependensi, dan merencanakan manajemen sumber daya adalah semua aspek manajemen proyek. Oleh karena itu, perencanaan atau manajemen proyek adalah bagian dari manajemen kerja, tetapi bukan keseluruhannya. Singkatnya: manajemen proyek melihat pohon, sedangkan manajemen kerja melihat seluruh hutan.

Apa itu platform manajemen kerja?

Platform manajemen kerja mengoordinasikan rencana, proyek, dan proses di seluruh organisasi Anda. Dengan membuat hub terpusat untuk semua pekerjaan, Anda mengurangi silo dan membantu tim untuk melacak progres dan berfokus pada inisiatif perusahaan terbesar Anda.

Platform manajemen kerja dan perangkat lunak manajemen proyek adalah alat kolaborasi. Misalnya, Anda akan sering menemukan dasbor pelaporan, Bagan Gantt, atau Papan Kanban di kedua jenis perangkat lunak. Namun, tidak seperti perangkat lunak manajemen proyek, Platform manajemen kerja menghubungkan semua pekerjaan, tim, dan gol satu sama lain. Artinya, setiap individu yang menyelesaikan tugas proyek tahu persis bagaimana tugas itu mendukung gol dan tujuan terbesar perusahaan.

Apa itu manajemen kerja dan alasan tim Anda membutuhkannya

Lakukan lebih dari sekadar manajemen proyek. Dalam ebook ini, pelajari cara manajemen kerja dapat membantu Anda merencanakan, menata, dan melaksanakan pekerjaan di seluruh tim.

Dapatkan wawasan

Alat manajemen kerja yang digunakan: Contoh

Beberapa tahun lalu di Viessmann, Profesor Dr. Martin Viessmann dan putranya (sekarang co-CEO), Max, menyadari pentingnya mengubah perusahaan sistem pemanas dan pendingin ke era peralatan pintar dan Internet of Things. Selain memperkenalkan inovasi produk, ia juga ingin meningkatkan cara perusahaan beroperasi secara internal, membawa tim business dan operasional Viessmann ke dalam apa yang ia sebut "era kolaborasi yang efektif."

Masuk akal jika keluarga Viessmann percaya pada manfaat teknologi. Viessmann adalah perusahaan yang berusia seabad dan, bagi Martin dan Max, organisasi perlu terus memodernisasi produk dan Tempat Kerja mereka agar tetap berkembang dari satu dekade ke dekade lainnya.

Di situlah Alexander Pöllmann, Manajer Smart Office dan Kolaborasi di Viessmann, memasuki cerita. Dia ditugaskan untuk merencanakan dan mengimplementasikan "tempat kerja masa depan" dan merangkul "era kolaborasi yang efektif" di Viessmann. Dengan demikian, perusahaan yang berusia seabad ini dapat berkembang ke dunia peralatan canggih yang sangat modern.

Sebelum Alex mulai memperkenalkan teknologi baru, ia meluangkan waktu untuk lebih memahami kebutuhan organisasi.

Apa yang ia temukan? Pegawai membutuhkan alat untuk terhubung, berkolaborasi, dan melakukan lebih banyak hal bersama dengan mudah di perusahaan yang semakin terdistribusi. Seiring pertumbuhan Viessmann selama beberapa dekade, banyak orang bekerja di berbagai negara dan zona waktu, yang mempersulit kolaborasi—terutama karena tidak ada sumber kebenaran tunggal yang dapat diakses semua orang untuk mengelola pekerjaan di seluruh tim.

Gol Alex adalah memastikan transformasi digital yang lancar di seluruh organisasi untuk cara semua pegawai Viessmann bekerja sama—transformasi yang lebih besar dari satu proyek atau tim. Bagian penting dari transformasi digital ini adalah menerapkan platform manajemen kerja.

Cara Manajemen Kerja mempermudah koordinasi proyek

Konsep Manajemen Kerja makin populer dan masuk akal bagi banyak orang, setidaknya secara teori. Namun, dalam praktiknya, seperti apa manajemen kerja itu dan bagaimana hal itu membuat koordinasi proyek tim Anda lebih jelas dan tidak terlalu menegangkan?

Seperti yang disoroti contoh Viessmann, platform manajemen kerja memberi tim cara untuk berkoordinasi dengan mudah, baik di kantor atau dalam tim jarak jauh atau terdistribusi. Mari kita selami tampilannya.

Manajemen Kerja memberikan konteks dalam kolaborasi tim—apa dan bagaimana dipadukan dengan di mana Anda dan tim bekerja. Seperti yang mungkin sudah Anda duga, mengingat alat yang digunakan banyak orang dalam pekerjaan mereka, menggabungkan konteks dan kolaborasi tidak terjadi secara alami, terutama di lingkungan jarak jauh. Anda perlu berpikir cermat tentang tech stack Anda dan cara alat itu dapat membantu menjembatani kesenjangan itu dengan mulus. Tiga lapisan tech stack ini membantu Anda menyatukan konteks dan koordinasi secara lebih alami:

• Komunikasi: Anda mungkin sudah memiliki beberapa alat dan aplikasi komunikasi yang dapat digunakan, seperti Zoom, Slack, dan email. Tim Anda perlu menemukan keseimbangan komunikasi yang tepat dengan alat-alat ini dan memutuskan alat mana yang harus digunakan untuk jenis komunikasi tertentu. Integrasi dapat membantu mengurangi tech stack Anda, jadi semua alat Anda tersedia di satu tempat.

• Konten: Repositori konten adalah tempat Anda menyimpan semua informasi dan dokumen. Platform seperti Dropbox, Google Drive, atau OneDrive adalah brankas aman yang Anda andalkan untuk menghasilkan, menyimpan, dan membagikan hasil akhir.

• Koordinasi: Meskipun alat komunikasi dan penyimpanan konten Anda sama pentingnya, sulit untuk berkolaborasi dan berkoordinasi secara efektif sebagai tim tanpa platform manajemen kerja, seperti Asana. Lapisan terakhir ini membangun kejelasan—seperti siapa yang melakukan apa dan sebelum kapan—dan memberikan konteks untuk pekerjaan yang dilakukan tim Anda sebagai sumber kebenaran tunggal.

Menambahkan lapisan koordinasi dan sumber kebenaran tunggal ke tech stack Anda dengan platform manajemen kerja sangat penting untuk tim yang sukses—ini menyediakan sistem berkelanjutan tempat semua orang dapat melihat, mendiskusikan, dan mengerjakan prioritas tim di satu tempat.

Sebelumnya, tim dapat menggunakan alat apa pun yang mereka inginkan untuk merencanakan pekerjaan, tetapi itu membuatnya sulit untuk berkolaborasi dan berkomunikasi, yang menciptakan silo. Jadi sekarang, kami berfokus untuk memusatkan semuanya dalam satu alat.”

Sederhanakan proses dengan manajemen kerja dan hemat waktu

Setelah tim atau organisasi Anda siap dengan solusi manajemen kerja, Anda juga dapat mulai menyederhanakan proses, menghemat waktu dan energi tim.

Banyak pekerjaan yang kita lakukan melibatkan proses yang sedang berlangsung atau berulang—dan Anda bahkan mungkin tidak menyadarinya. Setelah Anda memiliki gagasan yang jelas tentang hal yang perlu dicapai tim dan siapa yang melakukan apa dan tenggatnya, cara terbaik untuk menghemat waktu dan menindaklanjuti rencana Anda secara efektif adalah dengan mengetahui bagian yang dapat Anda singkat. Dengan membuat templat dari proses berulang dan mengotomatiskan pekerjaan, tim dapat bergerak lebih efisien dan efektif untuk memenuhi gol.

Untuk proyek editorial besar kami, kami mengikuti langkah-langkah yang sama setiap saat, jadi kami telah membuat templat proyek untuk itu. Ini menghemat banyak upaya tim dalam fase perencanaan.”

Sistem manajemen kerja adalah sumber kebenaran tunggal Anda

“Saya sangat mendukung penggunaan sumber kebenaran tunggal,” kata Jerod Hillard, Duta Asana. “Bagi tim saya, itu adalah Asana. Dari dalam Asana, kami dapat memberikan konteks yang diperlukan, lalu mengarahkan orang ke dokumen tambahan di platform penyimpanan cloud, alat keuangan, atau area lain di Asana."

Perangkat lunak manajemen kerja yang jelas ini memberi Anda dan tim kepercayaan diri, memungkinkan semua orang untuk membuat progres menuju gol bersama—baik Anda bekerja di luar kantor atau berada di berbagai zona waktu.

Individu dan tim perlu memahami cara pekerjaan mereka berkontribusi pada prioritas tingkat perusahaan, memastikan mereka merasa diberdayakan, dilibatkan, dan terhubung dengan pekerjaan yang benar-benar penting. Manajemen Kerja menghadirkan kejelasan itu kepada tim, memberi mereka kepercayaan diri untuk terus maju dengan pekerjaan terpenting dan berhenti menebak-nebak atau menghadapi hambatan yang tidak terlihat.

Apa itu manajemen kerja dan alasan tim Anda membutuhkannya

Lakukan lebih dari sekadar manajemen proyek. Dalam ebook ini, pelajari cara manajemen kerja dapat membantu Anda merencanakan, menata, dan melaksanakan pekerjaan di seluruh tim.

Dapatkan wawasan