Perangkat lunak dan alat manajemen proyek terbaik

Jika Anda mengelola pekerjaan, Anda adalah seorang Manajer proyek. Namun, tidak selalu demikian. Selama bertahun-tahun, satu-satunya orang yang bertanggung jawab mengelola proyek adalah (tidak mengherankan) manajer proyek. Peran yang sangat terspesialisasi ini menggunakan alat lama yang membutuhkan pelatihan dan pengetahuan ekstensif untuk menggunakannya. 

Sekarang, hampir semua orang diharapkan untuk mengelola proyek mereka sendiri, dan alat yang sudah ketinggalan zaman ini tidak lagi praktis. Dan meskipun peran manajer proyek dan perangkat lunak lama masih ada, perangkat lunak manajemen proyek modern telah beradaptasi untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang lebih dinamis dan kolaboratif.

Baik Anda pemilik business baru yang hanya membutuhkan bantuan terkait faktur atau Anda mengoperasikan perusahaan multinasional, ada perangkat lunak manajemen proyek yang tepat untuk Anda. Baca terus untuk mengetahui perangkat lunak manajemen proyek yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Apa itu perangkat lunak manajemen proyek?

Perangkat lunak manajemen proyek adalah alat yang membantu tim untuk menata, melacak, dan mengeksekusi pekerjaan. Dalam formulir yang paling sederhana, Anda dapat menganggap perangkat lunak manajemen proyek sebagai Ruang Kerja interaktif, tempat Anda mengoordinasikan cara Anda bekerja, berkolaborasi, dan berkomunikasi dengan orang lain. Namun, perangkat lunak manajemen proyek terbaik lebih dari sekadar itu—menghubungkan alur kerja paling canggih di seluruh perusahaan dan membantu Anda mencapai gol terbesar dan paling berani. 

Ini adalah kategori yang luas, dan bisa sesederhana daftar periksa digital atau secanggih platform manajemen kerja lengkap. Jenis perangkat lunak manajemen proyek yang Anda pilih—dan cara Anda menggunakannya—akan bergantung pada ukuran, kebutuhan, dan gol utama organisasi Anda.

Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?

Saat ini, setiap orang mengelola proyek, tetapi mereka tidak selalu memiliki alat yang dibutuhkan untuk mengelola proyek secara efektif. Hal ini sering kali menyebabkan tim menggunakan spreadsheet, yang memang cocok untuk menata pekerjaan, tetapi tidak menampilkan pembaruan real-time. Spreadsheet sangat manual dan sebenarnya dapat menghambat kolaborasi lintas fungsi. Singkatnya, spreadsheet tidak memiliki kemampuan perangkat lunak manajemen proyek. 

Itulah sebabnya perangkat lunak manajemen proyek sangat penting untuk lingkungan kerja saat ini. Di antara banyak manfaatnya, perangkat lunak manajemen proyek berfungsi sebagai penghubung untuk pekerjaan, tim, pemangku kepentingan, gol, dan segala hal di antaranya.

Manfaat perangkat lunak manajemen proyek

• Fokuskan pekerjaan Anda. Anda akan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan—tetapi yang lebih penting, Anda akan menyelesaikan pekerjaan yang tepat. Dengan perangkat lunak manajemen proyek, Anda cenderung tidak menduplikat pekerjaan atau membuang waktu untuk mencari materi.

• Kurangi pekerjaan remeh. Dengan perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat menghubungkan setiap tugas dengan gol yang mendukung visi terbesar dan terluas perusahaan—jadi semua orang tahu cara mereka mendorong kesuksesan perusahaan dengan setiap proyek. Ketika pegawai memahami cara tugas harian mereka memengaruhi perusahaan, mereka bahkan lebih termotivasi untuk menghasilkan pekerjaan terbaik.

• Menghubungkan tech stack Anda. Business membutuhkan banyak alat untuk beroperasi di tempat kerja saat ini. Dengan perangkat lunak manajemen proyek yang dinamis, Anda dapat menghubungkan semua alat di satu platform (misalnya, komunikasi Slack, file Dropbox, dan lampiran Google Drive, semuanya di satu tempat).

• Buat sistem pencatatan. Perangkat lunak manajemen proyek berfungsi sebagai sistem pencatatan untuk semua proyek Anda dan tugas terkait. Hasilnya, Anda dapat menyimpan informasi secara bersamaan sekaligus memudahkan pemangku kepentingan dan tim untuk mengakses dan menggunakan informasi tersebut.

• Meningkatkan kolaborasi lintas fungsi. Pada dasarnya, perangkat lunak manajemen proyek adalah alat kolaborasi tim. Dengan menyatukan pekerjaan, gol, dan orang-orang di seluruh proyek, tim, dan bagian, perangkat lunak manajemen proyek membantu Anda membangun organisasi lintas fungsi yang saling terhubung dan berkembang.

• Menyimpan pekerjaan dengan aman. Pernah tidak sengaja menghapus sel di spreadsheet? Atau lupa di mana Anda menyimpan daftar tugas terbaru? Menyimpan semuanya di cloud membantu Anda tetap tertata dan mengurangi kemungkinan kehilangan pekerjaan—semuanya sambil menjaga privasi Anda. 

11 perangkat lunak & alat manajemen proyek terbaik 

Ada berbagai perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia di pasar saat ini—memilih satu saja bisa terasa berat. Itu sebabnya kami menyusun daftar produk terbaik di industri saat ini dan jenis bisnis yang paling mungkin dibantu olehnya. Lihat perbandingan masing-masing dan berbagai cara perangkat lunak manajemen proyek dapat menyederhanakan serta meningkatkan pekerjaan Anda.

1. Asana: Terbaik untuk perusahaan korporat

Asana lebih dari sekadar perangkat lunak manajemen proyek biasa untuk memberikan solusi manajemen kerja lengkap yang mendukung kebutuhan perusahaan yang dinamis dan terus berubah. Asana tidak hanya membantu Anda mengelola tugas (meskipun Anda juga dapat melakukannya), tetapi juga menghubungkan semua pekerjaan yang dilakukan perusahaan dengan gol dan strategi bisnis tingkat tertinggi Anda. Dengan Asana, Anda mendapatkan lebih dari sekadar perangkat lunak manajemen proyek, termasuk:

• Integrasi ke semua alat dan sistem favorit Anda, jadi Anda dapat menjaga pekerjaan tetap tertata di satu platform.

• Gol yang terhubung dengan semua orang dan setiap tugas di perusahaan, jadi Anda dapat memastikan pekerjaan yang diselesaikan selalu menjadi yang paling penting.

• Automasi untuk tugas, penjadwalan, penugasan pekerjaan, dan banyak lagi—semuanya dirancang untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan remeh yang prioritasnya rendah.

• Templat proyek siap pakai agar Anda dapat langsung mengerjakan tugas terpenting.

• Dasbor pelaporan yang otomatis memberi kabar terbaru kepada pemangku kepentingan dan menghilangkan rapat pembaruan status.

• Fitur keamanan, privasi, dan kepatuhan yang menjaga keamanan data Anda.

Temukan lebih banyak hal yang dapat dilakukan Asana.

2. Trello: Terbaik untuk manajemen proyek sederhana

Trello adalah perangkat lunak manajemen proyek bergaya papan Kanban, yang dimiliki oleh Atlassian. Di Trello, Anda menyusun tugas proyek di bawah papan yang diberi label tema menyeluruh. Contohnya, Anda mungkin memiliki papan untuk "Belum dimulai", "Berlangsung", dan "Selesai". Penyiapan ini memudahkan Anda melacak progres proyek dari satu papan ke papan lainnya, yang sangat membantu saat Anda membutuhkan alat sederhana untuk proyek kecil.

3. Smartsheet: Terbaik untuk pencinta spreadsheet

Anggap Smartsheet sebagai versi lanjutan dari spreadsheet, dengan lebih banyak kemampuan. Sistem ini bisa intuitif untuk perusahaan yang biasanya menggunakan spreadsheet untuk manajemen proyek, seperti pelacakan waktu dengan timesheet. 

4. Jira: Terbaik untuk manajemen proyek khusus Agile

Dirancang khusus untuk pengembangan perangkat lunak, Jira siap diluncurkan untuk tim yang menggunakan metodologi Agile untuk melakukan pekerjaan mereka. Dimiliki oleh perusahaan induk Atlassian, Jira sering digunakan untuk proyek pengembangan umum seperti pelacakan bug, serta proyek yang menggunakan proses Scrum.

5. Monday: Terbaik untuk bisnis kecil

Monday menawarkan beragam aplikasi yang memudahkan implementasi dan memulai dengan cepat. Ini cocok untuk bisnis kecil yang baru mengenal perangkat lunak manajemen proyek. Namun, setelah Anda meningkatkan pekerjaan, ukuran perusahaan, atau kolaborasi di seluruh tim, Anda mungkin akan mencapai batas kemampuan perangkat lunak ini.

6. Clickup: Cocok untuk tim kecil atau startup

Antarmuka Clickup yang intuitif dan berwarna-warni memudahkan untuk dipahami dan diadopsi. Clickup adalah pilihan populer untuk startup dengan sumber daya terbatas dan tim yang lebih kecil yang mungkin tidak membutuhkan banyak kemampuan. 

7. Notion: Terbaik untuk pencatat

Notion adalah sistem yang lebih baik untuk membuat dan menyimpan dokumen, lembar, dan pencatatan dinamis. Ini paling cocok untuk perusahaan atau individu yang hanya membutuhkan ruang yang lebih tertata untuk pemikiran dan ide, meskipun Notion mungkin terasa terbatas dalam hal cara Anda dapat bekerja dengan orang lain di alat itu sendiri.

8. Airtable: Terbaik untuk mereka yang ingin membangunnya sendiri

Airtable menyediakan basis data no-code dan low-code yang fleksibel yang dapat Anda gunakan untuk membangun sistem manajemen proyek khusus Anda sendiri (atau aplikasi kustom lainnya). Airtable menawarkan opsi itu bagi mereka yang lebih suka mengawasi pengembangan backend perangkat lunak manajemen proyek.

9. Wrike: Terbaik untuk manajemen klien

Wrike menawarkan penyimpanan dan keamanan yang dapat ditumpuk dalam format yang mudah digunakan, sehingga klien dan tim internal dapat mengakses informasi dengan aman. Selain mengelola pekerjaan sebagai perusahaan, ini dapat membantu saat Anda bekerja dengan mitra eksternal, seperti klien.

10. Workfront: Paling cocok untuk tim khusus pemasaran

Workfront (milik Adobe) adalah perangkat lunak manajemen proyek yang awalnya dikembangkan untuk pemasar. Mereka telah membangun platform mereka sebagai alat untuk semua tim, tetapi karena sangat tertarget, pengguna mungkin kesulitan berkoordinasi dengan tim lain di luar bagian pemasaran. 

11. Microsoft: Terbaik untuk alat pribadi

Microsoft Office sering dicap sebagai alat manajemen proyek, tetapi itu sebagian besar karena produk mereka adalah produk pokok di perusahaan mana pun. Karena kita sudah tahu dan memahami cara menggunakannya, produk Microsoft Office sering kali menjadi alat pertama yang digunakan manajer saat mereka mulai bereksperimen dengan manajemen proyek. Namun, faktanya spreadsheet dan dokumen Excel tidak dibuat untuk kolaborasi. Jadi, sebaiknya Anda menggunakannya bersama perangkat lunak manajemen proyek lengkap. 

Fitur yang harus ada di alat manajemen proyek Anda

Siap membeli? Setiap sistem manajemen proyek akan memiliki fitur dan fungsi yang berbeda, tetapi kami menyarankan Anda memprioritaskan platform dengan fitur-fitur ini sebagai minimum:

• Fitur kolaborasi yang memungkinkan pekerjaan antara anggota tim, bagian, dan seluruh perusahaan—termasuk berbagi file, pelacakan proyek, dan manajemen sumber daya.

• Platform yang menyediakan kemampuan manajuan portofolio dan kemampuan untuk menghubungkan gol ke tugas yang dapat ditindaklanjuti, sehingga seluruh perusahaan dapat melihat bagaimana semua pekerjaan terhubung.

• Aplikasi seluler agar Anda dapat mengirim persetujuan, menerima pemberitahuan tepat waktu, dan mengelola proyek dari mana saja.

• Dasbor proyek dan pelaporan yang mudah diakses dan dilihat.

• Beragam gaya tampilan proyek yang mendukung semua jenis proyek dan operasi Anda, termasuk Bagan Gantt, Papan Kanban, Daftar, dan Kalender (jadi, seiring pertumbuhan perusahaan, Anda tahu perangkat lunak Anda memiliki kemampuan untuk berkembang bersamanya).

• Penjadwalan proyek yang ditingkatkan untuk menetapkan tenggat, membuat milestone penting, dan melacak waktu dengan mudah sehingga semuanya tetap sesuai jadwal.

• Integrasi aplikasi manajemen proyek yang sesuai dengan kebutuhan bisnis khusus Anda.

• Automasi dan dependensi yang memberi Anda dan pemangku kepentingan pembaruan secara real time.

Perangkat lunak manajemen proyek terbaik adalah perangkat lunak yang berkembang bersama Anda

Banyak perangkat lunak manajemen proyek mengklaim fitur serupa, dan pada tingkat dasar, banyak dari fitur tersebut sama. Namun, saat Anda memilih solusi manajemen proyek, itu tidak seharusnya hanya menjadi alat lain. Solusi ini harus berupa platform manajemen proyek lengkap yang memberdayakan Anda dan tim untuk menyelesaikan pekerjaan terbaik dengan lebih sedikit upaya. 

Ini berarti Anda memerlukan platform yang terus berkembang, berkembang, dan beradaptasi seperti perusahaan Anda. Hal terakhir yang Anda butuhkan adalah mencapai batas maksimal tepat saat Anda memasuki Alur Kerja ideal. Asana dibuat untuk tim perusahaan, yang berarti platform ini dapat mendukung pekerjaan manajemen proyek Anda sejak awal—ketika Anda adalah tim satu orang dengan sebuah ide—hingga pertumbuhan Fortune 100 Anda. Faktanya, lebih dari 80% perusahaan Fortune 100 menggunakan Asana*.

Asana tidak hanya tentang menghasilkan lebih banyak hasil akhir. Asana berfokus pada cara Anda dapat menghubungkan dan memanfaatkan setiap aspek pekerjaan, gol, dan sumber daya perusahaan untuk menghasilkan pekerjaan yang tepat. 

Pertanyaan umum tentang perangkat lunak manajemen proyek 

Perangkat lunak apa yang terbaik untuk manajemen proyek?

Perangkat lunak manajemen proyek terbaik adalah perangkat lunak dengan fitur yang Anda butuhkan. Cari alat seperti Asana, platform manajemen kerja lengkap tempat Anda dapat mengintegrasikan aplikasi yang sudah Anda gunakan, menghubungkan gol ke tugas kerja, meruntuhkan sekat pemisah antar tim, dan mengotomatiskan pekerjaan remeh yang memakan waktu.

Perangkat lunak apa yang termasuk perangkat lunak manajemen proyek?

Perangkat lunak manajemen proyek adalah jenis perangkat lunak yang digunakan untuk setiap aspek manajemen proyek. Sering kali, ini mencakup semuanya, mulai tahap perencanaan proyek (alokasi sumber daya, penetapan tenggat, dan pembuatan serta penugasan daftar tugas pekerjaan) hingga penjadwalan, pelacakan, dan pelaporan proyek. Perangkat lunak manajemen proyek terbaik akan membantu Anda mengoordinasikan dan mengotomatiskan pekerjaan, tidak hanya di seluruh proyek, tetapi juga di seluruh portofolio, tim, dan bagian.

Apa perbedaan antara perangkat lunak manajemen proyek dan perangkat lunak manajemen tugas?

Perangkat lunak manajemen tugas hanya digunakan untuk mengelola tugas dan berfokus pada produksi. Seringkali, perangkat lunak ini terlihat seperti daftar tugas digital dengan lebih banyak kemampuan. Perangkat lunak manajemen proyek lebih dari sekadar manajemen tugas, meliputi perencanaan, koordinasi, dan gol proyek yang sebenarnya. Ini mencakup gambaran yang lebih besar, pekerjaan berdampak tinggi, dan tugas yang dapat ditindaklanjuti yang Anda butuhkan untuk mencapainya. Perangkat lunak manajemen proyek yang baik juga akan memiliki kemampuan manajemen tugas, tetapi sebaliknya tidak selalu benar.

Bagaimana cara kerja perangkat lunak manajemen proyek?

Perangkat lunak manajemen proyek adalah alat untuk membantu Anda mengoordinasikan semua yang Anda butuhkan untuk manajemen proyek. Sering kali, ini mencakup kemampuan untuk membuat dan memberikan tugas, menjadwalkan semua aspek proyek, dan berkoordinasi dengan orang lain dalam tim proyek Anda. Perangkat lunak manajemen proyek terbaik juga akan memungkinkan Anda untuk bekerja secara lintas fungsi di semua tim, bagian, dan proyek dalam organisasi Anda.

Apakah perangkat lunak manajemen proyek sepadan dengan biayanya?

Jawaban singkatnya: ya! Perangkat lunak manajemen proyek memiliki daftar manfaat yang hampir tak ada habisnya. Kebanyakan orang langsung menganggap produktivitas sebagai alasan untuk membeli perangkat lunak manajemen proyek, tetapi perangkat lunak manajemen proyek yang tepat dapat melakukan lebih dari sekadar meningkatkan output Anda. Jika berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen proyek terbaik, Anda dapat memecah silo dan menghubungkan seluruh perusahaan dengan visi dan gol terbesar Anda. Ini memungkinkan semua orang untuk bekerja lebih baik pada proyek yang paling penting.

*Akurat sejak 7 September 2022. Asana tidak memberi jaminan atas pembaruan angka ini.