9 Alat Perangkat Lunak Perencanaan Proyek Terbaik

Perencanaan proyek sangat penting untuk setiap inisiatif Business—mulai proyek tim kecil hingga program besar di tingkat perusahaan. Tanpa cara yang efektif untuk merencanakan pekerjaan, segalanya menjadi membingungkan. Pegawai tidak tahu siapa yang harus melakukan apa dan sebelum kapan. Linimasa mundur. Sumber daya menjadi kelebihan beban. Ruang lingkup proyek melampaui titik kelayakan. 

Namun, dengan perangkat lunak perencanaan proyek, tidak harus seperti itu. Alat yang tepat dapat membantu pegawai mengatur pekerjaan dari fase awal proyek hingga penyerahan akhir—terlepas dari berapa banyak pemangku kepentingan dan tim lintas fungsi yang harus bekerja sama.

Apa itu perangkat lunak perencanaan proyek?

Perangkat lunak perencanaan proyek adalah alat yang membantu tim mengoordinasikan dan melaksanakan inisiatif. Alat ini memungkinkan pegawai mengatur pekerjaan, jadi mereka dapat merencanakan hal yang harus dilakukan dan tenggatnya. Idealnya, perangkat lunak perencanaan proyek harus lebih dari sekadar organisasi proyek tunggal yang sederhana. Perangkat lunak ini juga harus membantu menjembatani kesenjangan antar-tim—memudahkan pemangku kepentingan lintas fungsi untuk berkolaborasi dalam inisiatif yang penting bagi bisnis. 

Manfaat perangkat lunak perencanaan proyek

Perangkat lunak perencanaan proyek yang tepat dapat membantu bisnis menyelesaikan lebih banyak hal dengan lebih cepat. Berikut caranya: 

Membuat sistem pencatatan tunggal

Buat pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama sejak awal. Aplikasi perencanaan proyek membantu tim mengatur semua informasi proyek dalam satu platform terpusat, jadi setiap pemangku kepentingan dapat menemukan informasi yang dibutuhkan. Solusi terbaik mendorong kejelasan dengan fitur seperti: 

• Gol yang jelas yang menghubungkan setiap proyek kembali ke tujuan bisnis yang lebih besar. 

• Integrasi yang menghubungkan informasi di berbagai aplikasi sehingga anggota tim dapat mengakses informasi proyek di satu tempat. 

• Tugas dengan pemilik dan tenggat, jadi semua orang tahu apa tanggung jawab mereka dan sebelum kapan.

• Dependensi yang menghubungkan tugas terkait sehingga tim dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai urutan yang benar.  

• Berbagai cara untuk memvisualisasikan proyek dan menata informasi—seperti Papan Kanban, Bagan Gantt, kalender, atau daftar tugas. 

Sederhanakan proses

Perangkat lunak perencanaan proyek membantu tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas admin berulang dan komunikasi yang tidak efisien. Opsi terbaik menghemat waktu dengan fitur seperti: 

• Automasi yang secara otomatis menugaskan, menjadwalkan, dan memilah pekerjaan. 

• Templat proyek untuk membantu tim Anda memulai dengan cepat dan menstandarkan proses di organisasi Anda. 

• Persetujuan tugas dan fungsi proofing yang mudah, jadi pemangku kepentingan dapat dengan cepat melihat, menyetujui, dan memberikan umpan balik tentang pekerjaan. 

Pivot secara real-time

Proyek tidak selalu berjalan sesuai rencana. Perangkat lunak perencanaan proyek yang baik memiliki fitur yang membantu tim mengantisipasi hambatan dan menyesuaikan pendekatan mereka saat proyek berjalan. Contohnya: 

• Dasbor yang melacak progres proyek secara real-time—jadi Anda dapat melihat ketika inisiatif tidak sesuai rencana dan mengoreksi arah sesuai kebutuhan. 

• Alat manajemen sumber daya untuk membantu manajer memvisualisasikan dan menyesuaikan bandwidth tim. 

• Milestone proyek untuk mengidentifikasi target utama selama linimasa proyek Anda. 

• Fungsi pembaruan status, jadi tim dapat dengan mudah mengomunikasikan perubahan proyek. 

Perangkat lunak perencanaan proyek terbaik

Ingin memulai? Kami telah mencari sembilan platform perencanaan proyek terbaik untuk Anda dan Tim.

Asana: Terbaik untuk perusahaan korporat

Kolaborasi lintas tim sangat penting untuk bisnis modern—terutama jika pemimpin ingin memecahkan masalah dengan cepat dan efektif. Faktanya, menurut Deloitte, 83% perusahaan memanfaatkan tim lintas fungsi. 

Namun, meskipun perencanaan proyek lintas fungsi penting untuk semua perusahaan, hal ini sangat rumit di organisasi yang lebih besar—di mana tim cenderung terisolasi di berbagai bagian dan hierarki. Itu sebabnya perusahaan korporat membutuhkan alat manajemen proyek yang lebih dari sekadar perencanaan sederhana. Perusahaan besar harus mencari perangkat lunak yang berfungsi di seluruh tim dan memfasilitasi kolaborasi lintas fungsi—terlepas dari berapa banyak pemangku kepentingan yang terlibat dalam setiap inisiatif.

Dengan serangkaian penawaran perusahaan, Asana membantu organisasi besar (dan kecil) menjalankan pekerjaan yang sangat penting. Dengan fitur seperti gol, automasi, dan alur kerja, Anda dapat dengan mudah menjembatani kesenjangan antar-tim, mengurangi pekerjaan remeh, dan membuat pegawai tetap berfokus pada hal terpenting untuk bisnis Anda. Selain itu, Asana menyertakan fitur keamanan, privasi, dan kepatuhan penting untuk menjaga keamanan data Anda. 

Monday: Terbaik untuk bisnis kecil

Perusahaan yang lebih kecil tidak selalu membutuhkan fitur kolaborasi dan keamanan yang lebih canggih. Banyak bisnis kecil menghargai antarmuka ramah pengguna Monday.com, yang memudahkan untuk memulai. Namun, Anda mungkin mengalami kendala saat mengembangkan tim. 

Clickup: Terbaik untuk startup

Disukai oleh tim yang lebih kecil dan startup dengan anggaran terbatas, antarmuka Clickup yang berwarna-warni menyenangkan untuk digunakan. Meskipun mudah untuk mulai bekerja, beberapa pengguna melaporkan mengalami hambatan saat tim mereka berkembang dan kolaborasi lintas fungsi menjadi prioritas.

Basecamp: Terbaik untuk manajemen proyek tradisional

Didirikan pada 1999, Basecamp adalah salah satu alat perencanaan proyek berbasis web pertama di pasar. Manajer proyek menyukai platform perpesanannya yang andal, tetapi Basecamp mungkin terasa terbatas jika kemampuan beradaptasi adalah prioritas Anda. 

Zoho Projects: Terbaik untuk proyek yang berorientasi pada detail

Perangkat lunak manajemen tugas ini mempelajari detail seperti anggaran, lembar waktu, dan pelacakan waktu. Ini sangat cocok untuk perencanaan proyek tertentu, tetapi organisasi yang lebih besar mungkin mencapai batas atas kemampuannya saat perluasan kolaborasi lintas tim. 

Jira: Terbaik untuk developer

Alat ini dirancang khusus untuk pengembangan perangkat lunak, dengan fitur khusus Agile seperti epik, stori pengguna, dan sprint. Meskipun Jira sangat cocok untuk metodologi Agile seperti Scrum, alat ini mungkin tidak cukup fleksibel untuk tim di seluruh perusahaan Anda. 

Wrike: Terbaik untuk tim yang berinteraksi langsung dengan klien

Dengan fitur dan izin keamanan yang mudah digunakan, Wrike membantu klien dan tim internal mengakses informasi dengan aman. Artinya, alat ini berguna untuk tim yang memprioritaskan pekerjaan dengan mitra eksternal, tetapi mungkin kurang efektif untuk mengelola pekerjaan lintas tim.

Trello: Terbaik untuk pecinta Kanban

Anda mungkin mengenali Trello karena Papan Kanban yang khas, yang dapat digunakan tim yang lebih kecil untuk menarik dan melepaskan tugas melalui berbagai tahap. Namun, jika Anda memiliki tim yang terus berkembang dan membutuhkan berbagai tampilan perencanaan proyek, ada risiko Anda akan segera membutuhkan fitur yang lebih canggih dari Trello.

Smartsheet: Terbaik untuk pecinta spreadsheet

Smartsheet cocok untuk tim yang sangat mengandalkan spreadsheet. Alat ini menawarkan lebih banyak kemampuan daripada Microsoft Excel—misalnya, pelacakan waktu dan fitur kolaborasi. Karena tidak semua tim lebih suka bekerja di spreadsheet, alat ini mungkin tidak diterima dengan baik di organisasi Anda. 

Integrasi untuk meningkatkan efisiensi

Beberapa alat bekerja paling optimal bila dipasangkan dengan opsi perencanaan proyek yang lebih andal. Misalnya, tim sering menggunakan beberapa aplikasi untuk menangani berbagai aspek perencanaan proyek—seperti perpesanan instan, penyimpanan data, dan lainnya. Dengan mengintegrasikan app tersebut ke perangkat lunak perencanaan proyek pilihan Anda, Anda dapat membantu tim berkolaborasi secara lebih efektif.

Integrasi memungkinkan Anda memusatkan informasi proyek di satu tempat. Artinya, tim lintas fungsi masih memiliki sumber kebenaran tunggal, bahkan saat mereka menggunakan alat berbeda untuk menyelesaikan pekerjaan. 

Alat-alat ini berfungsi dengan baik dengan perangkat lunak perencanaan proyek. Dengan mengintegrasikannya ke dalam app pilihan Anda, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan membantu tim lintas fungsi untuk bekerja sama. 

Slack: Tetap terhubung

Perpesanan instan dapat membantu menyatukan tim, terutama jika Anda bekerja dari jarak jauh. Cari alat perencanaan proyek yang terintegrasi dengan Slack, jadi Anda dapat menyimpan detail dan item tindakan dari pesan—memastikan bahwa tidak ada yang luput karena terlalu banyak alat. 

Selain Slack, alat seperti Zoom dan Microsoft Teams juga dapat mendukung komunikasi. Memilih perangkat lunak perencanaan proyek yang terintegrasi dengan aplikasi ini dapat membantu membuat rapat dapat ditindaklanjuti—dengan tugas, item tindakan, dan transkrip yang dapat dicari.  

Google Drive: Berkolaborasi pada dokumen

Dengan Google Drive, Anda dapat menyimpan, membagikan, dan berkolaborasi dengan aman di file. Dengan fitur seperti komentar dan saran, tim dapat dengan mudah bekerja sama dalam satu dokumen, spreadsheet, atau presentasi Google. Untuk memastikan file tidak hilang—dan Anda diberi tahu saat pemangku kepentingan memberikan komentar—cari app perencanaan proyek yang terintegrasi secara efektif dengan Google Drive. 

Dropbox: Menyimpan file besar di cloud

Jika Anda menangani file berukuran besar, Dropbox dapat membantu. Aplikasi ini menawarkan penyimpanan cloud yang aman—jadi tim dapat menyimpan semua konten di satu tempat dan membagikan file dengan mudah kepada siapa saja. Mengintegrasikan Dropbox dengan alat perencanaan proyek Anda adalah suatu keharusan untuk menjaga agar file tetap dapat diakses, sehingga pemangku kepentingan memiliki sumber kebenaran tunggal untuk informasi proyek. 

Zapier: Mengotomatiskan tugas berulang

Zapier membantu Anda mengotomatiskan pekerjaan tanpa menulis kode apa pun. Alat ini memungkinkan Anda menghubungkan platform manajemen proyek dengan alat perangkat lunak—jadi Anda dapat mengotomatiskan pekerjaan manual yang berulang. 

Pertanyaan umum tentang perangkat lunak perencanaan proyek

Apa perangkat lunak terbaik untuk perencanaan proyek?

Asana adalah opsi terbaik jika Anda bekerja di perusahaan besar, ingin meningkatkan tim, atau menghargai kerja tim lintas fungsi. Dari proyek yang kompleks hingga inisiatif tingkat perusahaan, Asana dapat memangkas waktu untuk menyelesaikan proyek hingga 60% dan mengurangi kesalahan proyek hingga 90%. Lebih dari 80% perusahaan Fortune 100* memercayai perangkat lunak, dan pelanggan perusahaan global—termasuk Amazon, Affirm, Japan Airlines, dan Sky—mengandalkan Asana untuk mengelola inisiatif strategis mereka. 

Asana menawarkan lebih dari sekadar perencanaan proyek dan daftar tugas sederhana. Asana cukup fleksibel dan dapat disesuaikan untuk digunakan di seluruh organisasi, membantu menyederhanakan alur kerja antar-tim, dan menyediakan sistem pencatatan tunggal untuk semua pekerjaan. 

Apa perbedaan antara perangkat lunak perencanaan proyek dan perangkat lunak manajemen proyek? 

Sesuai namanya, perangkat lunak perencanaan proyek membantu tim proyek menyelesaikan detail utama suatu inisiatif sebelum dimulai—seperti membuat peta jalan proyek, mengidentifikasi dependensi, merencanakan alokasi sumber daya, dan menguraikan hasil akhir. 

Di sisi lain, perangkat lunak manajemen proyek tidak hanya membantu tim merencanakan proyek. Ini juga memberi pegawai cara untuk memantau dan menyesuaikan strategi selama inisiatif. Misalnya, perangkat lunak manajemen proyek yang efektif akan membantu tim melacak progres, menyampaikan pembaruan status proyek, mengidentifikasi penghambat, dan menyesuaikan sumber daya. 

Sebaiknya pilih perangkat lunak yang dapat melakukan keduanya—merencanakan proyek baru dan menjalankannya dari awal hingga akhir. 

Apa yang harus saya perhatikan saat memilih alat kolaborasi? 

Alih-alih berinvestasi dalam perangkat lunak untuk kasus penggunaan tertentu, cari solusi manajemen proyek yang cukup fleksibel untuk digunakan di seluruh perusahaan Anda. Selain manajemen tugas dan pelacakan proyek, aplikasi manajemen proyek yang efektif menyediakan ruang kerja digital tempat seluruh tim—dan perusahaan—dapat berkolaborasi. 

Saat mengevaluasi perangkat lunak baru, fokuslah pada: 

• Kemudahan penggunaan: Jika perangkat lunak tidak intuitif, tim tidak akan menggunakannya. Tonton demo produk atau jadwalkan sesi dengan tim penjualan produk untuk memahami UI perangkat lunak—termasuk web, desktop, dan app selulernya. Pastikan perangkat lunak memiliki panduan pengguna yang mudah dinavigasi. Anda ingin tim dapat memulai menggunakan alat ini dengan mudah, tanpa kurva belajar yang curam. 

• Laba atas investasi (ROI): Aplikasi baru harus meningkatkan laba bersih perusahaan Anda. Selain meneliti harga, lihat laporan independen yang mengukur penghematan waktu dari berbagai alat manajemen kerja, seperti laporan dari Nucleus Research ini. 

• Keamanan: Sangat penting untuk memastikan informasi perusahaan tetap rahasia, bahkan saat pegawai bekerja di lokasi dan zona waktu yang berbeda. Keamanan data adalah fitur yang wajib dimiliki; lakukan riset, dan pastikan alat tersebut memenuhi standar keamanan yang diperlukan tim TI Anda. 

• Kasus penggunaan lintas tim: Perangkat lunak baru tidak boleh berkontribusi pada perambahan aplikasi. Alih-alih memilih alat yang hanya dapat digunakan secara terbatas untuk tim tertentu, cari opsi yang cukup fleksibel untuk mencakup berbagai kasus penggunaan. Idealnya, perangkat lunak kolaborasi harus menyederhanakan alur kerja lintas tim—seperti perencanaan kampanye dan proyek, pelacakan permintaan kerja, atau perencanaan strategis.

• Pelacakan informasi: Sulit untuk menyelesaikan pekerjaan saat informasi tersebar di berbagai aplikasi. Untuk mengatasi masalah ini, perangkat lunak perencanaan proyek harus membuat sistem pencatatan tunggal untuk semua pekerjaan, memusatkan informasi agar pegawai dapat menemukan hal yang mereka butuhkan dengan mudah. 

*Akurat sejak 7 September 2022. Asana tidak memberi jaminan atas pembaruan angka ini.