Ukuran kaus tidak seperti yang Anda kira: Cara menggunakan ukuran kaus untuk estimasi proyek

Headshot kontributor Julia MartinsJulia Martins13 Juni 20215 menit baca
facebooktwitterlinkedin
Gambar banner artikel ukuran kaus tidak seperti yang Anda kira: Cara menggunakan ukuran kaus untuk estimasi proyek
Coba Asana

Bagaimana jika kami mengatakan bahwa ukuran kaus tidak hanya untuk pakaian? Ukuran kaus juga merujuk pada alat estimasi proyek yang efektif untuk perencanaan kapasitas. Dengan dua bagian bermanfaat dan satu bagian unik, alat ini memberikan kejelasan tentang beban kerja setiap anggota tim.

Setiap kali berpikir untuk menerapkan praktik baru pada tim, Anda juga perlu memperhitungkan kompleksitasnya: Berapa banyak pekerjaan yang diperlukan untuk mempersiapkan ini? Apakah ini praktik yang mudah dipahami dan memberi manfaat tim saya? 

Dengan teknik ukuran kaus, Anda dapat melewati masalah ini. Semua orang pernah memakai kaus, jadi mudah bagi anggota tim untuk langsung memahami perbedaan antara kaus berukuran XS dan L. Menerapkan ukuran ini pada inisiatif proyek tim adalah cara yang bagus untuk mengukur upaya setiap tugas tanpa melakukan banyak perhitungan yang rumit. Begini caranya.

Apa itu ukuran kaus? 

Ukuran kaus adalah alat estimasi proyek dan perencanaan kapasitas yang membantu Anda melacak banyaknya waktu atau upaya yang dibutuhkan untuk suatu inisiatif. Untuk melakukan ini, Anda tetapkan ukuran kaus pada setiap proyek atau tugas, dari ukuran XS hingga XXL, untuk merepresentasikan upaya relatif tugas tersebut. Tergantung cara memilih untuk menggunakan metode ini, ukuran kaus dapat merepresentasikan ruang lingkup, upaya, kompleksitas, jam kerja, estimasi waktu tugas, atau semua hal di atas.

Ukuran kaus adalah alat yang berguna untuk tim Anda: 

  • Pemimpin proyek dapat dengan cepat mengukur kapasitas tim. 

  • Kontributor individu dapat mengomunikasikan bandwidth dan prioritas mereka dengan jelas.

  • Anggota tim dapat mengerti siapa mengerjakan apa dan hingga kapan.

Teknik ini sering digunakan oleh tim teknisi dan pengembangan perangkat lunak, tetapi tim apa pun dapat memanfaatkannya. Faktanya, di Asana, kami menggunakan ukuran kaus untuk proyek konten (misalnya, artikel ini berukuran M).

Rencanakan proyek dengan Asana

Cara menggunakan ukuran kaus untuk proyek Agile

Tim Agile dan Scrum awalnya mempopulerkan ukuran kaus sebagai cara mengukur story point. Story point, yang juga dikenal sebagai planning poker, adalah cara memperkirakan upaya atau ukuran relatif pekerjaan selama perencanaan sprint. Story point biasanya ditetapkan untuk permintaan atau pekerjaan di backlog produk. Ketika master Scrum memulai siklus sprint berikutnya, mereka menarik tugas dari backlog hingga mencapai sejumlah story point tertentu. Dengan begitu, tim Scrum memastikan mereka memiliki cukup pekerjaan selama sprint tanpa beban kerja berlebih.

Ukuran kaus untuk tim Scrum adalah bentuk estimasi relatif. Ukuran ini adalah alternatif dari teknik estimasi story point numerik yang lebih konvensional. Tidak seperti angka, estimasi relatif memungkinkan anggota tim untuk berpikir dalam lebih banyak dimensi. Angka sering dikaitkan dengan waktu, tetapi ukuran kaus dapat merepresentasikan konsep yang lebih kompleks, termasuk waktu, upaya, dan kompleksitas.

Baca: Apa itu Scrum? Apa itu dan mengapa begitu efisien

6 langkah menggunakan ukuran kaus untuk estimasi proyek

Untuk menggunakan ukuran kaus secara efektif, Anda harus menetapkan terlebih dahulu representasi setiap ukuran kaus dan di mana anggota tim harus memperjelas ukuran relatif. 

1. Mulailah dengan menentukan ukuran Anda

Sebelum memperkenalkan ukuran kaus ke tim, tentukan ukuran-ukuran yang ingin digunakan. Hindari menggunakan terlalu banyak ukuran agar anggota tim tidak bingung. Jika baru memulai, gunakanlah ukuran S, M, L, XL. Jika ruang lingkup proyek sangat bervariasi, Anda juga dapat menggunakan ukuran XS atau XXL. 

2. Selaraskan representasi setiap ukuran

Ukuran kaus hanya dapat digunakan jika semua orang mengerti representasi setiap ukuran. Oleh karena itu, saat Anda memperkenalkan praktik estimasi proyek ini kepada tim, pastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Memberikan contoh umum proyek S vs. L akan sangat membantu. Sebagai contoh, pada tim konten di Asana, artikel seperti ini berukuran M. Sebagai alternatif, inisiatif konten lintas fungsi dengan banyak komponen dan berbagai pemangku kepentingan proyek berukuran L atau, dalam beberapa kasus, bahkan berukuran XL. 

Ketika Anda melakukan ini, jelaskan juga representasi ukuran kaus. Apakah ukuran merepresentasikan upaya? Kompleksitas? Waktu? Ukuran kaus sering kali merepresentasikan semua hal di atas. Namun, menjelaskan hal yang dilacak dan tidak dilacak dengan ukuran kaus adalah cara yang berguna untuk membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama.

3. Tentukan siapa yang menetapkan ukuran kaus

Bergantung pada struktur tim, pertimbangkan untuk membatasi siapa yang dapat menetapkan ukuran kaus atau mengomunikasikannya ke seluruh tim. Berikut beberapa cara umum untuk membatasi siapa yang dapat menetapkan ukuran kaus:

  • Untuk proyek backlog produk, pemilik produk menetapkan ukuran kaus karena mereka paling memahami pekerjaan tersebut. 

  • Untuk tim Agile yang menjalankan Scrum, master Scrum meninjau ukuran kaus yang sebelumnya ditetapkan pemilik produk, sebelum sprint. 

  • Untuk tim proyek umum, setiap anggota tim menetapkan ukuran kaus mereka sendiri berdasarkan pemahaman tim tentang representasi setiap ukuran pekerjaan.

4. Tetapkan ukuran kaus untuk setiap inisiatif

Jika baru memulai, Anda mungkin harus menetapkan ukuran kaus ke pekerjaan yang sedang berlangsung secara retroaktif. Namun, selanjutnya, setiap bagian pekerjaan harus memiliki ukuran kaos terkait saat ditugaskan, jadi Anda dan anggota tim memahami seberapa besar upaya yang direpresentasikan pekerjaan tersebut.

5. Lacak ukuran kaus menggunakan alat manajemen kerja

Memiliki ukuran kaus yang terkait dengan pekerjaan itu baik. Namun, mengetahui informasi tersebut di alat yang jelas dan dapat diakses secara terpusat itu jauh lebih baik. Pastikan tim melacak ukuran kaus di alat manajemen kerja bersama, misalnya, Asana. Dengan begitu, Anda dan semua anggota tim lainnya mendapatkan wawasan umum tentang beban kerja setiap anggota tim saat ini. 

6. Gunakan ukuran kaus untuk mengukur beban kerja

Setelah setiap tugas memiliki ukuran kaus terkait, Anda juga memiliki pelacakan beban kerja bawaan untuk tim. Gunakan alat manajemen kerja, seperti Asana, untuk mengukur upaya terkait dan memahami beban kerja setiap anggota tim. Dengan melacak pekerjaan ini, Anda dapat memastikan anggota tim tidak kelelahan. 

Manfaat Manajemen Proyek - Manajemen beban kerja

Contoh estimasi ukuran kaus

Berikut adalah contoh proyek perencanaan sprint menggunakan ukuran kaus sebagai pengganti story point konvensional:

[Tampilan daftar] Proyek perencanaan sprint dengan ukuran kaus di Asana

Teknisi bukanlah satu-satunya yang mendapat manfaat dari ukuran kaus. Berikut contoh lain tentang kalender konten dengan ukuran kaus terkait untuk setiap konten:

[Tampilan Daftar] Proyek kalender konten dengan ukuran kaus di Asana

Manfaat ukuran kaus 

Meskipun mudah digunakan, ukuran kaus adalah cara efektif untuk menyederhanakan estimasi lead time, terutama untuk tim selain teknik. Dengan ukuran kaus sebagai metode cepat untuk kapasitas dan upaya, anggota tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memikirkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan berdampak tinggi. 

Saat melacak ukuran kaus di alat terpusat, semua orang tidak hanya melihat siapa melakukan apa dan hingga kapan, tetapi juga berapa banyak pekerjaan yang dilakukan mereka lakukan pada titik tertentu. Selain itu, ukuran kaus adalah batu loncatan yang bagus untuk manajemen beban kerja dan perencanaan kapasitas. Dengan manajemen beban kerja, Anda dapat secara efektif mendistribusikan pekerjaan ke seluruh tim untuk mengurangi kelelahan bekerja. Dengan manajemen beban kerja proaktif, Anda juga dapat mencegah anggota tim merasa bekerja berlebihan sejak awal.

Baca: Cara mengelola beban kerja tim Anda secara efektif

Jebakan ukuran kaus umum dan cara menghindarinya

Ukuran kaus sangat efektif dan mudah diatur, tetapi ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat menerapkan metodologi estimasi proyek ini: 

Masalah: Ukuran kaus bersifat subjektif

Solusi: Tetapkan ukuran untuk proyek umum sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama.

Untuk mencegah masalah ini, pastikan Anda memberikan konteks untuk ukuran kaus saat pertama kali memperkenalkannya. Dengan begitu, Anda menghindari komponen subjektif dan memastikan semua orang di tim memahami dengan jelas perbedaan antara tugas berukuran XS, S dan M. 

Masalah: Perbedaan antara ukuran yang berbeda tidak jelas

Solusi: Gunakan lebih sedikit ukuran.

Jika tim tidak dapat memahami perbedaan kecil antara beberapa ukuran, kurangi jumlah ukuran yang mereka pilih. Gunakanlah ukuran S, M, L, dan XL, atau hapus semua ukuran XL dan hanya gunakan S, M, dan L. Anda selalu dapat menambahkan lebih banyak ukuran bila perlu.

Masalah: Melacak ukuran kaus terkait inisiatif proyek itu sulit

Solusi: Gunakan alat manajemen kerja. 

Ukuran kaus memiliki dua manfaat utama: perencanaan kapasitas dan visibilitas beban kerja. Dalam kedua hal itu, Anda memerlukan cara untuk mengakses pekerjaan semua orang di alat terpusat agar bisa mendapatkan manfaat tersebut. Di sinilah alat manajemen kerja berperan. 

Alat manajemen kerja memberikan kejelasan yang dibutuhkan tim untuk mencapai gol mereka lebih cepat. Dengan alat ini, Anda dapat mengoordinasikan orang dan pekerjaan di seluruh tim dan memastikan semua orang memiliki informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan berdampak tertinggi. Untuk mempelajari selengkapnya, baca pengantar manajemen kerja. kami. 

Coba Asana untuk manajemen kerja

Coba dan lihat apakah ini cocok

Dengan ukuran kaus, Anda dapat menetapkan estimasi umum untuk hampir semua jenis pekerjaan. Teknik ini juga merupakan cara membangun praktik manajemen beban kerja di tim yang membantu Anda secara efektif mengukur kapasitas anggota tim dan menghindari kerja berlebihan. Untuk menggunakan ukuran kaus dengan efektif, pastikan Anda melacak pekerjaan di alat yang dapat diakses secara terpusat, misalnya, Asana

Rencanakan proyek dengan Asana

Sumber daya terkait

Artikel

If you like maximizing team impact, you’ll love resource allocation