Perangkat lunak Papan Kanban: 11 pilihan teratas

Melihat daftar tugas proyek itu satu hal. Namun, bagaimana dengan memvisualisasikan status setiap tugas? Di situlah keajaiban terjadi. 

Makin cepat Anda dapat melihat status pekerjaan, makin lancar proyek akan berjalan. Perangkat lunak Papan Kanban membantu Anda melakukan hal itu dengan mengatur tugas ke dalam kolom sesuai dengan tahap penyelesaiannya—seperti stiker catatan pada papan fisik. Namun, tidak seperti papan fisik, perangkat lunak Kanban memungkinkan Anda memvisualisasikan pekerjaan dan berkolaborasi dengan tim di satu tempat, dari mana saja. 

Dengan begitu banyak alat Papan Kanban di pasaran, sulit untuk mengetahui mana yang harus dipilih. Untuk membantu menghindari kebingungan, kami telah menguraikan 11 opsi terbaik dalam artikel ini.

Apa itu perangkat lunak Papan Kanban? 

Perangkat lunak Papan Kanban adalah alat yang membantu tim merencanakan dan memvisualisasikan pekerjaan yang sedang berlangsung menggunakan metode Kanban. Papan Kanban adalah cara visual untuk merencanakan tugas. Bayangkan papan dengan stiker catatan yang disusun menjadi beberapa kolom, seperti "kerjakan", "berlangsung", dan "selesai". Itulah metodologi Kanban pada dasarnya. Perangkat lunak Kanban memungkinkan Anda membuat representasi visual pekerjaan yang sama, tetapi dengan lebih banyak fungsi dibanding stiker catatan. 

Papan tugas sederhana berisi: 

• Kartu tugas: Ini adalah stiker catatan virtual Anda. Ini merepresentasikan setiap tugas yang perlu diselesaikan tim, biasanya dengan informasi tambahan seperti tenggat tugas dan siapa pemiliknya. 

• Kolom: Kolom di Papan Kanban biasanya menunjukkan status setiap tugas—seperti "Permintaan Baru", "Berlangsung", dan "Selesai". Saat tugas berprogres, tugas berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya hingga selesai. 

Mengapa menggunakan perangkat lunak Papan Kanban?

Perangkat lunak Papan Kanban memungkinkan Anda melakukan lebih dari sekadar menarik dan melepaskan tugas melalui berbagai tahap. Ini adalah hub tempat tim Anda dapat merencanakan, mengatur, dan menyelesaikan pekerjaan bersama—bahkan jika Anda tidak berada di ruangan yang sama. Dengan alat Kanban, Anda dapat: 

• Menyimpan semua informasi proyek di satu tempat.

• Membuat Papan Kanban dan berkolaborasi dengan tim dalam satu alat.

• Memvisualisasikan status pekerjaan secara real time.

• Memantau progres proyek dan mencegah Kemacetan sebelum terjadi.

• Berkomunikasi dengan rekan tim dengan mengomentari setiap tugas secara langsung. 

• Memindahkan tugas ke kolom lain secara otomatis saat anggota tim menyelesaikan pekerjaan.

• Menetapkan batas waktu dan menugaskan pemilik untuk setiap tugas.

Perangkat lunak Papan Kanban jauh lebih fleksibel daripada papan fisik. Saat keadaan berubah, Anda dapat dengan mudah menugaskan ulang pekerjaan, mengubah tenggat, dan menambahkan lebih banyak kolom saat proses menjadi lebih kompleks. 

Cara memilih perangkat lunak Papan Kanban

Perangkat lunak Papan Kanban terbaik lebih dari sekadar organisasi proyek tunggal yang sederhana. Perangkat lunak ini harus cukup fleksibel untuk digunakan di seluruh tim dan proyek—jadi tim teknis dapat melacak sprint, TI dapat memantau permintaan yang masuk, CRM dapat merencanakan kalender, dan banyak lagi. Makin banyak kasus penggunaan yang ditawarkan perangkat lunak, makin banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan dari alat ini. Dan saat digunakan di seluruh perusahaan, Anda dapat menggunakan perangkat lunak Papan Kanban untuk berkolaborasi lintas tim—tidak hanya untuk satu proyek tertentu. 

Fitur utama yang harus diperhatikan

Pastikan perangkat lunak Papan Kanban yang Anda pilih mencakup fitur utama ini, terutama jika Anda ingin menggunakannya secara luas di seluruh organisasi.

• Integrasi: Cari perangkat lunak yang dapat dihubungkan dengan alat yang sudah digunakan tim. Ini membantu Anda mendapatkan lebih banyak manfaat dari tech stack yang ada karena Anda dapat memusatkan informasi dari aplikasi seperti Slack, Jira, dan Salesforce di satu tempat. 

• Automasi: Menarik dan membatalkan tugas ke kolom lain tidak berfungsi pada skala besar. Automasi memungkinkan Anda untuk memindahkan tugas secara instan di seluruh Papan Kanban saat tim menyelesaikan pekerjaan. Alat terbaik mencakup automasi kustom yang dapat disesuaikan dengan proses spesifik—dan menghilangkan waktu yang dihabiskan untuk tugas berulang. 

• Dasbor: Jangan buang waktu untuk menarik laporan progres secara manual. Cari alat dengan fungsi pelaporan, jadi Anda dapat langsung memvisualisasikan metrik seperti item pekerjaan yang belum selesai, waktu penyelesaian tugas, dan bandwidth tim. 

• Pelacakan waktu: Mengetahui durasi yang dibutuhkan tugas untuk selesai sangat penting saat Anda menyeimbangkan beban kerja tim. Idealnya, perangkat lunak yang Anda pilih harus memungkinkan Anda memperkirakan kebutuhan waktu dan mengukur berapa lama waktu yang sebenarnya dibutuhkan untuk pekerjaan.  

• Opsi tampilan yang berbeda: Memvisualisasikan pekerjaan dengan berbagai cara dapat membantu Anda menemukan kemacetan dan penghambat sebelum hal itu terjadi. Pilih alat yang memungkinkan Anda beralih antar-tampilan yang berbeda—jadi Anda dapat melihat proyek sebagai Papan Kanban, Kalender, daftar seperti spreadsheet, atau Bagan Gantt. 

• Templat: Alih-alih memulai proyek baru dari awal, templat memungkinkan Anda memulai inisiatif dengan Kerangka Kerja yang telah disiapkan sebelumnya. Cari alat dengan perpustakaan templat yang andal—plus opsi untuk membuat Templat kustom. 

Pertanyaan untuk dipertimbangkan

Selain fitur, penting juga untuk mempertimbangkan bagaimana perangkat lunak baru ini akan sesuai dengan kebutuhan spesifik tim (atau perusahaan) Anda. Berikut beberapa pertanyaan yang perlu diajukan sebelum mengambil keputusan: 

• Apakah perangkat lunak ini mudah digunakan? Jika perangkat lunak Papan Kanban tidak intuitif, tim tidak akan menggunakannya. Tonton demo produk atau jadwalkan sesi dengan tim penjualan untuk memahami UI perangkat lunak—termasuk web, desktop, dan app selulernya. Pastikan perangkat lunak memiliki panduan pengguna yang mudah dinavigasi. Anda ingin tim dapat memulai menggunakan alat ini dengan mudah secara mandiri, tanpa kurva belajar yang curam.

• Apakah pembelian alat ini akan meningkatkan laba bersih perusahaan saya? Pastikan Anda dapat mengukur potensi laba atas investasi (ROI) dari perangkat lunak. Pelajari harga dan cari laporan independen yang mengukur penghematan waktu dari berbagai alat manajemen proyek, seperti laporan dari Nucleus Research ini. 

• Apakah alat ini aman? Sangat penting untuk memastikan informasi perusahaan tetap rahasia, bahkan saat pegawai bekerja di lokasi dan zona waktu yang berbeda. Keamanan data adalah fitur yang wajib dimiliki; lakukan riset, dan pastikan alat tersebut memenuhi standar keamanan yang diperlukan tim TI Anda. 

• Bisakah perusahaan kami menggunakan perangkat lunak ini di berbagai Tim? Perangkat lunak baru tidak boleh berkontribusi pada keterpurukan aplikasi. Alih-alih memilih alat yang hanya dapat digunakan secara terbatas untuk tim tertentu, cari opsi yang cukup fleksibel untuk mencakup berbagai kasus penggunaan. Idealnya, perangkat lunak kolaborasi harus menyederhanakan alur kerja lintas tim—seperti perencanaan kampanye dan proyek, pelacakan permintaan kerja, atau perencanaan strategis.

Perangkat lunak Kanban terbaik: 11 pilihan teratas

Ingin menggunakan alat baru? Lihat daftar ini untuk memilih perangkat lunak terbaik untuk Tim Anda. 

Asana

Platform yang siap untuk perusahaan, dibuat untuk berbagai kasus penggunaan 

Asana mendukung berbagai fitur yang siap untuk perusahaan—jadi jika Anda ingin mengelola pekerjaan dalam skala besar, ini adalah salah satu opsi terbaik. Dengan fitur seperti integrasi, automasi, dan dasbor, tim Anda dapat menghemat waktu pada tugas berulang, serta melihat kinerja proyek secara sekilas. Menurut studi independen oleh Nucleus Research, Asana dapat memangkas waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek hingga 50%, mengurangi waktu yang dihabiskan dalam rapat hingga 50%, dan meminimalkan kesalahan proyek hingga 90%. 

Selain fungsionalitas Papan Kanban, Asana memungkinkan tim beralih antar-tampilan proyek yang berbeda—seperti daftar tugas, tampilan kalender, dan tampilan linimasa. Itu berarti pegawai tidak terbatas hanya pada Papan Kanban. Sebaliknya, mereka dapat mengatur Ruang Kerja dengan cara yang paling sesuai untuk kebutuhan spesifik mereka. 

Asana sangat cocok untuk organisasi yang ingin melakukan lebih dari sekadar perencanaan proyek dan manajemen tugas. Asana cukup fleksibel untuk diterapkan di seluruh tim dan kasus penggunaan—jadi, alih-alih proyek yang terisolasi, Anda dapat memfasilitasi kolaborasi antar-tim. 

Trello

Papan Kanban klasik yang sederhana

Trello berfokus secara khusus pada manajemen proyek Kanban, dengan papan berwarna-warni dan kartu Kanban yang dapat Anda seret dan jatuhkan ke berbagai kolom. Kesederhanaan Trello berarti Anda dapat memulai dengan mudah. Trello sangat cocok untuk tim kecil dan proyek tim tunggal—tetapi jika ingin meningkatkan skala Business, kemungkinan besar Trello tidak akan memenuhi kebutuhan Anda. 

Monday.com

Alat yang ramah pengguna untuk tim yang lebih kecil

Dengan antarmuka yang berwarna-warni dan menarik, tim dapat dengan mudah memulai Monday.com. Anda dapat membuat Papan Kanban dengan pembuat seret dan lepas—serta beralih di antara tampilan proyek lain, seperti kalender dan daftar. Namun, meskipun mudah untuk memulai proyek tunggal dengan Monday.com, Anda mungkin mengalami hambatan saat memperluas kolaborasi lintas tim. 

ClickUp

Disukai oleh perusahaan rintisan dengan anggaran terbatas

Papan Kanban Clickup mudah dibuat, dengan fungsi seret dan lepas, tag berkode warna, dan fitur ramah pengguna lainnya. Alat ini menawarkan lebih dari sekadar Papan Kanban, yang berarti Anda dapat memvisualisasikan pekerjaan dengan berbagai cara—seperti daftar dan kalender. Namun, beberapa pengguna melaporkan adanya hambatan saat tim mereka berkembang dan kerja tim lintas fungsi menjadi prioritas.

Businessmap

Papan Kanban berfitur lengkap untuk tim Agile

Businessmap memungkinkan Anda membuat Papan Kanban yang lebih kompleks. Alat ini mencakup fungsionalitas untuk menghubungkan berbagai papan, membagi kolom papan menjadi sub-kolom, dan membuat templat kartu untuk pekerjaan berulang. Ini adalah solusi yang andal untuk tim Agile—tetapi jika Anda menginginkan alat dengan kasus penggunaan tambahan, Businessmap mungkin terasa membatasi. 

Smartsheet

Alat yang berfokus pada spreadsheet dengan fungsionalitas Kanban

Smartsheet berspesialisasi dalam spreadsheet. Alat ini menawarkan lebih banyak kemampuan daripada Microsoft Excel atau Google Docs, seperti pelacakan waktu dan fitur kolaborasi. Alat ini juga mencakup tampilan Papan Kanban sederhana, yang memungkinkan pengguna untuk menarik dan membatalkan kartu ke kolom yang berbeda. Namun, Smartsheet benar-benar unggul dalam hal spreadsheet—dan karena tidak semua Tim lebih suka bekerja dalam lembar, alat ini mungkin tidak diterima dengan baik di organisasi Anda.

Airtable

Spreadsheet berwarna-warni dengan opsi Papan Kanban

Seperti Smartsheet, fokus utama Airtable adalah spreadsheet—tetapi dengan UI yang lebih berwarna-warni. Fungsi pemfilteran, penyortiran, dan pengelompokan Airtable membantu pengguna menyaring data yang mungkin berlebihan dalam format Papan Kanban. Namun, meskipun perangkat lunak ini dapat disesuaikan, alat ini mungkin terasa membatasi saat Anda meningkatkan tim dan proses. 

Wrike

Papan Kanban untuk tim yang berinteraksi langsung dengan klien

Wrike menawarkan fungsionalitas Papan Kanban, dengan kartu yang dapat Anda atur ke dalam berbagai kolom untuk memvisualisasikan status pekerjaan. Izin keamanan alat yang ramah pengguna memudahkan berbagi informasi dengan aman dengan klien eksternal, yang dapat membantu tim yang memprioritaskan pekerjaan dengan mitra eksternal. Namun, alat ini mungkin kurang efektif untuk mengelola proyek lintas tim.

Zoho Sprints

Alat visual khusus agile

Zoho Sprints sangat cocok untuk tim agile, dengan fitur khusus untuk manajemen proyek Scrum dan Kanban. Alat ini mendukung pembuatan dan manajemen Agile epic, serta stori pengguna, batas work-in-progress, dan bagan burndown. Namun, karena Zoho Sprints sangat disesuaikan dengan manajemen proyek Agile, alat ini mungkin tidak cukup fleksibel untuk digunakan di berbagai tim. 

Jira

Dibuat untuk pengembang perangkat lunak

Jira dirancang untuk pengembang perangkat lunak, dengan fitur khusus Agile seperti epik, user story, dan sprint. Alat ini mencakup fungsionalitas Papan Kanban, yang memungkinkan pengguna melacak tiket melalui setiap tahap siklus sprint—seperti "backlog", "berlangsung", "dalam QA", dan "selesai". Namun, meskipun Jira berfungsi dengan baik untuk tim teknis, alat ini mungkin tidak cukup fleksibel untuk digunakan di seluruh perusahaan Anda.

Azure DevOps

Layanan khusus pengembangan untuk tim Agile

Azure DevOps dibuat khusus untuk tim pengembangan perangkat lunak. Selain sistem Kanban, perangkat lunak ini mencakup hosting Github dan fungsionalitas peninjauan kode, repositori paket universal, dan rencana pengujian untuk membantu tim berhasil menerapkan kode mereka. Alat ini sangat spesifik—jadi jika Anda mencari sesuatu untuk berbagai kasus penggunaan, ini mungkin bukan opsi terbaik. 

Visualisasikan pekerjaan sesuai keinginan Anda

Papan Kanban adalah alat yang berguna untuk memvisualisasikan posisi pekerjaan. Namun, alat ini sendiri tidak cukup untuk mengoordinasikan pekerjaan di seluruh tim dan proyek yang lebih besar. Itulah sebabnya alat Kanban terbaik menawarkan lebih dari sekadar papan. Perangkat lunak manajemen proyek yang luar biasa memungkinkan tim mengatur pekerjaan dengan cara yang paling sesuai untuk mereka, baik itu sebagai Papan Kanban, daftar periksa, Kalender, atau Bagan Gantt. Dengan fleksibilitas itu, Anda dapat menyesuaikan perangkat lunak agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan—daripada mengubah proses agar sesuai dengan perangkat lunak.