Templat rencana kepegawaian

Saat tim berkembang dengan cepat, manajemen sumber daya dapat menjadi tindakan yang sulit dilakukan. Tanpa perencanaan yang memadai, proyek mendatang Anda dapat terhambat karena kebutuhan kepegawaian yang tidak diketahui atau beban kerja yang tidak merata. Templat rencana kepegawaian membantu Anda memvisualisasikan peran, tanggung jawab, dan kapasitas di satu tempat. Dengan templat ini, Anda akan membuat rencana untuk menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat.

Templat perencanaan staf Asana menyederhanakan penataan tenaga kerja Anda berdasarkan keahlian, linimasa, atau Bagian. Baik Anda mengelola perekrutan musiman, peluncuran proyek besar, atau penjadwalan tim harian, templat rencana kepegawaian sederhana ini membantu Anda mengalokasikan sumber daya secara strategis dan beradaptasi seiring berkembangnya prioritas.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat rencana kepegawaian?

Di Asana, kami telah melihat setiap jenis tim menggunakan templat kepegawaian untuk mengoordinasikan prioritas. Rencana kepegawaian yang terperinci mencegah burnout anggota tim, mendukung keputusan perekrutan, dan memastikan setiap peran berkontribusi langsung pada gol bisnis.

Tim sumber daya manusia dan tim SDM

Profesional SDM menggunakan rencana kepegawaian untuk memperkirakan kebutuhan perekrutan, menganggarkan gaji, dan menjaga struktur tim yang seimbang. Templat ini memberikan ikhtisar transparan tentang kebutuhan kepegawaian saat ini dan mendatang.

Manajer proyek

Pemimpin proyek mengandalkan templat matriks kepegawaian untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan dan menugaskan sumber daya secara efisien. Ini adalah alat penting untuk mengoordinasikan orang dengan linimasa proyek, terutama di lingkungan lintas fungsi.

Kepala bagian

Kepala tim menggunakan templat untuk mengoordinasikan beban kerja, mengevaluasi kinerja, dan membuat keputusan yang tepat tentang realokasi staf atau menyetujui pegawai baru.

Tim keuangan dan operasi

Spesialis operasi dan manajer keuangan menggunakan templat penentuan tahap untuk memahami cara sumber daya dialokasikan dan biaya terkait.

Alasan menggunakan templat rencana kepegawaian Asana

Saat Anda dapat melihat seluruh tenaga kerja bersama linimasa proyek, Anda dapat lebih mudah menemukan kemacetan, mengatasi masalah kapasitas, dan merencanakan strategi kepegawaian secara proaktif.

Manfaat menggunakan templat rencana kepegawaian meliputi:

• Menyelaraskan orang, keterampilan, dan prioritas di satu Ruang Kerja terpusat

• Memperkirakan kebutuhan kepegawaian dan linimasa perekrutan

• Menyeimbangkan beban kerja untuk mencegah burnout dan tenggat yang luput

• Meningkatkan visibilitas ke alokasi sumber daya di seluruh tim dan proyek

• Hemat waktu dengan templat rencana kepegawaian yang mudah disesuaikan dan sesuai dengan organisasi Anda

Cara menggunakan templat rencana kepegawaian ini

Templat rencana kepegawaian ini membantu tim sumber daya manusia, manajer, dan pemilik bisnis menyelaraskan orang dengan gol organisasi. Templat ini menata setiap elemen perencanaan tenaga kerja, jadi Anda dapat membuat rencana kepegawaian yang mendukung prioritas jangka pendek dan jangka panjang.

Bagian dan kolom templat memberikan peta jalan untuk mengevaluasi situasi kepegawaian saat ini, mengatasi kesenjangan, dan mempersiapkan kebutuhan kepegawaian di masa mendatang. Ikuti langkah-langkah ini untuk memanfaatkan templat Asana Gratis semaksimal mungkin.

Langkah 1: Selaraskan rencana kepegawaian dengan strategi bisnis

Mulai dengan Bagian Penyelarasan Strategis. Uraikan keterkaitan antara tujuan kepegawaian Anda dengan gol perusahaan dan inisiatif mendatang. Tambahkan gol bisnis ke setiap tugas untuk memastikan bahwa keputusan kepegawaian secara langsung mendukung strategi bisnis Anda secara keseluruhan.

Sertakan proyek spesifik atau area pertumbuhan yang direncanakan yang akan memengaruhi proses perekrutan Anda. Penyelarasan awal ini membantu menjamin bahwa setiap anggota staf ditempatkan dalam peran yang tepat untuk mencapai prioritas organisasi.

Langkah 2: Analisis tenaga kerja dan prediksi kebutuhan

Pindah ke Bagian Analisis dan Perkiraan Tenaga Kerja untuk mengevaluasi tenaga kerja Anda saat ini dan memprediksi apa yang akan terjadi selanjutnya. Gunakan kolom untuk Keterampilan Utama, Kinerja, dan Masa Kerja untuk mendapatkan wawasan berharga tentang tim Anda saat ini.

Bagian ini membantu Anda mengidentifikasi jumlah pegawai purnawaktu yang Anda miliki, jumlah yang dibutuhkan untuk pertumbuhan, dan cara mengoptimalkan kepegawaian di seluruh bagian. Dengan memetakan data talenta di sini, Anda dapat mengantisipasi kekurangan dan mempersiapkan ekspansi di masa depan.

Langkah 3: Lakukan analisis kesenjangan

Di Bagian Analisis Kesenjangan, bandingkan kepegawaian Anda saat ini dengan kebutuhan yang diproyeksikan. Gunakan kolom Keterampilan yang Diperlukan dan Metrik Keberhasilan untuk menyoroti area yang memerlukan pelatihan atau perekrutan tambahan.

Analisis kesenjangan mendukung perencanaan suksesi proaktif dengan menjelaskan area mana yang kekurangan keterampilan atau kedalaman tertentu. Ini juga merupakan alat yang berguna bagi pemilik bisnis dan tim SDM untuk merencanakan upaya pengembangan atau perekrutan yang ditargetkan.

Langkah 4: Bangun strategi kepegawaian

Di bagian Strategi Kepegawaian, tentukan cara Anda mengatasi kesenjangan yang teridentifikasi. Buat tugas untuk pegawai baru, transfer internal, atau kontraktor untuk menyeimbangkan beban kerja dan kapasitas. Anda juga dapat menambahkan detail untuk rencana pelatihan dan inisiatif yang meningkatkan keterlibatan atau retensi pegawai. 

Langkah 5: Rencanakan anggaran dan sumber daya

Di Bagian Anggaran dan Sumber Daya, perkirakan gaji, tunjangan, dan keseluruhan biaya tenaga kerja. Tambahkan tugas untuk meninjau persetujuan pendanaan dan melacak progres menuju gol alokasi sumber daya. Bagian penganggaran ini memastikan model kepegawaian Anda selaras dengan batas keuangan dan proyeksi pertumbuhan. 

Langkah 6: Terapkan, pantau, dan tinjau

Gunakan Implementasi dan Tinjauan untuk menyelesaikan rencana, menugaskan tanggung jawab, dan melacak hasil. Sertakan tugas berulang untuk mengukur keberhasilan kepegawaian terhadap rencana proyek dan milestone alur kerja.

Tambahkan poin tinjauan untuk memantau progres retensi dan kinerja dari waktu ke waktu. Ini memastikan rencana Anda tetap fleksibel dan efektif, bahkan saat prioritas berubah, proses pemberhentian berubah, atau restrukturisasi terjadi.

Fitur perencanaan dan penetapan gol Asana

Fitur Asana mengubah templat rencana kepegawaian Anda menjadi alat manajemen tenaga kerja yang sepenuhnya interaktif. Kami telah menyertakan beberapa fitur penetapan gol dan perencanaan dalam templat ini, tetapi Anda dapat menyesuaikannya dengan fitur apa pun di Pustaka kami.

Bidang kustom

Gunakan bidang kustom untuk melacak bagian, jabatan, kapasitas, atau penugasan proyek. Bidang kustom memudahkan Anda untuk menyortir dan memfilter data kepegawaian berdasarkan peran atau beban kerja.

Linimasa

Visualisasikan rencana kepegawaian Anda dengan tampilan bergaya Gantt. Lihat siapa yang tersedia, siapa yang kelebihan beban kerja, dan di mana kesenjangan perekrutan di masa depan dapat terjadi.

Beban Kerja

Pantau kapasitas tim secara real time. Fitur Beban Kerja memungkinkan Anda mengidentifikasi ketidakseimbangan dan mendistribusikan ulang pekerjaan sebelum burnout terjadi.

Automasi

Gunakan Aturan Asana untuk mengotomatiskan pembaruan kepegawaian. Berikan Tugas secara otomatis saat peran berubah atau kirim pemberitahuan saat pegawai baru ditambahkan ke rencana Anda.

Dasbor

Ubah data kepegawaian menjadi wawasan dengan dasbor yang dapat disesuaikan. Lacak progres perekrutan dan metrik pemenuhan peran untuk membuat keputusan strategis.

Integrasi yang direkomendasikan untuk templat rencana kepegawaian

Integrasi membuat templat rencana kepegawaian Asana Anda lebih berdaya guna dengan menghubungkannya dengan alat yang sudah digunakan tim Anda. Kunjungi hub app integrasi kami untuk menemukan platform yang biasa Anda gunakan.

Slack

Kirim pembaruan kepegawaian dan pengingat perekrutan langsung ke saluran Slack. Buat komunikasi antara SDM dan kepala bagian tetap cepat dan transparan.

Google Sheets

Sinkronkan data kepegawaian ke Google Sheets untuk analisis yang lebih mendalam atau pelaporan jumlah karyawan. Cocok untuk membuat ringkasan triwulanan atau laporan visual.

Workato

Hubungkan Asana dengan Workday untuk memperbarui data pegawai, pegawai baru, dan perubahan peran secara otomatis dalam rencana kepegawaian Anda.

Kalender Outlook

Sinkronkan jadwal pegawai dan PTO langsung ke rencana kepegawaian Anda. 

Tableau

Buat laporan dan visualisasi lanjutan tentang pemanfaatan tim, tren beban kerja, dan perkiraan kebutuhan staf untuk tinjauan eksekutif.

Pertanyaan umum tentang templat rencana kepegawaian