Cegah burnout sebelum terjadi. Pelajari cara membuat templat manajemen sumber daya di Asana untuk memastikan anggota tim tidak merasa bekerja berlebihan atau terabaikan.
Buat templat AndaDaftar untuk membuat templat Anda sendiri.
Empat puluh persen pekerja menganggap burnout adalah bagian tak terelakkan dari kesuksesan. Namun sebenarnya, tim Anda tidak dapat melakukan yang terbaik saat mereka bekerja berlebihan. Anda dapat berusaha keras dalam jangka pendek, tetapi pada akhirnya stres dan tekanan akan menghampiri Anda.
Anda sebaiknya mengelola bandwidth tim untuk menghindari bekerja berlebihan (atau kurang bekerja). Itulah yang dimaksud dengan manajemen sumber daya—mengontrol jadwal tim untuk memastikan Anda menggunakan waktu untuk hal-hal yang penting.
Templat manajemen sumber daya adalah panduan yang dapat digunakan kembali yang membantu Anda mengelola bandwidth tim selama proyek. Templat ini menampilkan segala hal yang sedang dikerjakan tim, jadi Anda dapat melihat berapa banyak beban kerja setiap orang, apakah mereka dapat melakukan pekerjaan tambahan, atau apakah mereka memerlukan bantuan untuk menyelesaikan tugas sebelum batas waktu proyek. Berkat templat, Anda tidak perlu membuang waktu menyiapkan rencana pengelolaan sumber daya untuk setiap proyek baru. Sebaliknya, Anda cukup menyalin templat, mengisinya, dan mulai bekerja.
Manajemen sumber daya adalah proses yang terus berkembang. Permintaan, proyek, dan absen baru berarti bandwidth tim Anda selalu berubah—dan Anda memerlukan templat yang dapat mengikuti perubahan ini. Di situlah templat manajemen sumber daya digital sangat berperan.
Jika templat statis Microsoft Excel atau Google Sheets dengan cepat menjadi tidak relevan, templat digital dapat diperbarui secara real-time saat beban kerja dan prioritas tim Anda berubah. Fungsinya memungkinkan Anda membuat penyesuaian secara cepat sehingga Anda dapat tetap mengendalikan jadwal tim dan menghentikan pekerjaan yang berlebihan.
Dengan templat manajemen sumber daya digital, Anda dapat:
Melihat seluruh beban kerja tim di satu tempat.
Memvisualisasikan bagaimana bandwidth tim dan sumber daya yang tersedia berubah seiring waktu.
Memperbarui tugas, batas waktu, dan prioritas untuk mengelola bandwidth tim secara efektif.
Mendapatkan tampilan diagram Gantt tentang waktu yang dibutuhkan terkait dengan linimasa proyek Anda.
Memvisualkan dependensi proyek untuk menghindari penghambat di masa mendatang.
Memberi kode warna pada tugas berdasarkan upaya untuk memahami jumlah bandwidth yang dibutuhkan.
Membagikan templat Anda dengan pemangku kepentingan untuk menunjukkan cara permintaan tambahan memengaruhi tim Anda.
Menambahkan tugas proyek dengan mudah ke templat Anda tanpa harus menduplikat pekerjaan.
Templat manajemen sumber daya Anda harus memberikan tampilan umum tentang apa yang sedang dikerjakan setiap anggota tim. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan membuat bagian terpisah untuk setiap orang. Dengan begitu, Anda dapat menambahkan tugas proyek ke setiap bagian untuk melihat beban kerja semua pegawai. Pastikan Anda menyertakan rentang tanggal untuk setiap tugas agar dapat memvisualkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap hasil akhir.
Untuk detail selengkapnya, buat bidang kustom guna mengidentifikasi upaya yang diperlukan setiap tugas (misalnya, kecil, sedang, atau besar) dan status setiap tugas. Status setiap tugas dapat bervariasi tergantung pada jenis pekerjaan yang dilakukan tim Anda. Status dapat sesederhana “belum dimulai” dan “sedang berlangsung”—atau sedetail “penguraian”, “pembuatan draf”, “pengeditan", dan “peninjauan". Anda dapat menambahkan bidang kustom tambahan sesuai kebutuhan tim untuk melacak hal seperti jenis aset atau sprint Agile yang direncanakan untuk pekerjaan ini.
Terakhir, tambahkan dependensi untuk mengidentifikasi apakah tim Anda perlu menyelesaikan tugas tertentu sebelum yang lain dapat memulai. Dependensi memungkinkan Anda menandai tugas sebagai menunggu tugas lain sehingga tim dapat memprioritaskan pekerjaan yang dapat berubah menjadi penghambat di kemudian hari.
Templat manajemen sumber daya adalah solusi yang dibuat khusus untuk tim yang lebih kecil. Namun, jika Anda memiliki tim besar yang pekerjaannya mencakup banyak proyek yang berbeda, Anda mungkin memerlukan alat manajemen beban kerja yang lebih khusus. Dalam hal ini, fitur Beban Kerja Asana dapat membantu dengan otomatis memberikan snapshot visual kapasitas tim—sehingga Anda dapat melihat apa yang semua orang kerjakan di berbagai inisiatif.
Tampilan Linimasa. Tampilan Linimasa adalah tampilan proyek bergaya Gantt yang menampilkan semua tugas Anda dalam diagram batang horizontal. Anda tidak hanya dapat melihat tanggal mulai dan tanggal selesai setiap tugas, tetapi juga dapat melihat dependensi antar-tugas. Dengan Tampilan Linimasa, Anda dapat dengan mudah melacak bagaimana bagian-bagian dalam rencana Anda saling berpadu. Selain itu, ketika dapat melihat semua pekerjaan di satu tempat, Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi dan mengatasi konflik dependensi sebelum konflik terjadi, jadi Anda dapat mencapai semua gol sesuai jadwal.
Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik untuk menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan tugas agar Anda tahu hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.
Dependensi. Tandai tugas sebagai menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan memulai bagian pekerjaan mereka. Ketika tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependen pekerjaan Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—memberi tahu apakah Anda perlu menyesuaikan tenggat dependen juga.
Tanggal mulai. Kadang, Anda tidak hanya perlu melacak kapan tugas berakhir, tetapi juga harus mengetahui kapan sebaiknya mulai mengerjakannya. Jam dan tanggal mulai memberi anggota tim kejelasan tentang durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Gunakan tanggal mulai untuk menetapkan, melacak, dan mengelola pekerjaan untuk menyelaraskan tujuan tim dan mencegah agar dependensi tidak luput.
Clockwise. Dengan integrasi Clockwise + Asana, Anda dapat menambahkan tugas Asana sebagai blok waktu di Kalender Google Anda. Integrasi Clockwise + Asana memungkinkan Anda untuk menentukan durasi tugas, kapan tugas berlangsung, dan apakah Clockwise dapat otomatis menjadwal ulang tugas tersebut. Tambahkan tugas ke kalender dan luangkan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan.
ServiceNow. Kurangi pekerjaan manual untuk tim TI yang bekerja di ServiceNow dengan mengotomatiskan pembuatan tugas di Asana dan memberikan visibilitas lintas platform seputar status real-time dan konteks. Tim layanan internal yang menggunakan ServiceNow untuk melacak dan mengelola tiket pegawai sering menerima permintaan yang memerlukan tindakan di luar ServiceNow, misalnya, memenuhi permintaan perangkat keras atau menanggapi pertanyaan penggajian. Integrasi ini memudahkan Anda untuk menghubungkan ServiceNow ke tindakan dan pembaruan yang dilakukan di Asana.
Hubspot. Buat tugas Asana secara otomatis menggunakan HubSpot Workflows. Dengan HubSpot Workflows, Anda dapat menggunakan semua data pelanggan di HubSpot CRM untuk membuat proses otomatis. Integrasi ini memungkinkan Anda untuk menyerahkan pekerjaan antar-tim secara lancar, misalnya, saat penutupan kesepakatan atau tiket di HubSpot.
Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real-time, semuanya tanpa keluar dari Asana. Rampingkan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat cepat isu Jira dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan tim teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat.
Templat manajemen sumber daya Excel bersifat statis, berarti Anda perlu memperbaruinya secara manual setiap kali hasil akhir proyek, linimasa, atau ketersediaan tim berubah. Ini juga terpisah dari pekerjaan Anda—artinya Anda harus terus-menerus beralih alat berbeda untuk memantau bandwidth tim. Di sisi lain, membuat templat manajemen sumber daya Anda di alat manajemen proyek memudahkan untuk mengelola sumber daya dan mengerjakan berbagai proyek di tempat yang sama. Anda tidak perlu bergonta-ganti aplikasi berbeda, melakukan pembaruan manual, atau membuat duplikat pekerjaan. Sebaliknya, tim Anda memiliki satu sumber kebenaran tempat mereka dapat melihat perubahan beban kerja proyek secara real time.
Menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya terpisah atau alat penjadwalan sumber daya khusus menimbulkan masalah serupa. Akibatnya, tim Anda harus belajar dan menggunakan alat lain, berarti lebih sering beralih konteks dan waktu yang terbuang.
Pelajari cara membuat templat yang dapat disesuaikan di Asana. Mulai sekarang.