Rencana pelatihan: Cara meningkatkan pembelajaran tim

Mengembangkan tim yang kuat bukanlah hal yang mudah. Butuh waktu untuk menemukan orang-orang yang bekerja sama dengan baik dan memiliki kekuatan yang diperlukan untuk mencapai gol Anda. Perusahaan sangat mementingkan proses perekrutan karena mereka menginginkan kandidat luar biasa yang akan bertahan. Namun, kandidat terbaik sekalipun tidak akan bertahan jika mereka tidak merasa dilindungi dan didukung. 

Rencana pelatihan adalah salah satu cara untuk meningkatkan keterampilan anggota tim Anda. Rencana ini saling menguntungkan bagi perusahaan dan anggota tim karena meningkatkan retensi dan produktivitas tim. Saat Anda mendukung tim melalui pembelajaran, mereka dapat menerapkan keterampilan baru di tempat kerja.

Apa itu rencana pelatihan anggota tim?

Rencana pelatihan anggota tim adalah metode untuk mengajarkan keterampilan tertentu kepada anggota tim menggunakan program dan serangkaian materi yang telah ditentukan. Dengan rencana pelatihan, Anda dapat menetapkan standar cara melakukan sesuatu. Kemudian, saat tim atau individu lain ingin mempelajari keterampilan tersebut, Anda akan memiliki dokumentasi yang dapat ditransfer tentang cara melakukannya.

Pendidik dan pelatih perusahaan sering menerapkan prinsip yang sama dengan templat rencana pelajaran, yang menstandarkan gol, materi, dan aktivitas pembelajaran sehingga setiap sesi berjalan lancar dan mencapai tujuannya.

Gol dari rencana pelatihan adalah untuk:

1. Mempersiapkan manajer sebelum pelatihan berlangsung.

2. Menyediakan struktur bagi anggota tim untuk belajar.

Tanpa rencana pelatihan, sulit bagi anggota tim untuk mengetahui apakah mereka telah memenuhi hasil pembelajaran yang diperlukan untuk jabatan mereka. Selain itu, anggota tim yang menginginkan pelatihan tambahan tidak memiliki cara untuk mengukur pencapaian mereka.

Apa saja komponen dasar dari rencana pelatihan?

Meskipun ada banyak metode pelatihan yang dapat Anda gunakan untuk mengajarkan suatu proses kepada anggota tim, rencana pelatihan harus mencakup beberapa komponen utama. Mengetahui komponen rencana pelatihan akan memastikan Anda siap untuk pelatihan yang akan berlangsung saat waktunya tiba.

1. Tujuan pembelajaran: Seperti proyek lainnya, rencana pelatihan Anda harus mencakup gol untuk mencapai kesuksesan. Tanyakan kepada diri sendiri hal yang Anda inginkan agar grup Anda dapatkan dari pelatihan ini. Gunakan tujuan pembelajaran sebagai panduan saat menulis bagian lain dari rencana Anda.

2. Garis besar program: Garis besar program adalah inti dari rencana pelatihan. Ini menjelaskan cara Anda akan melakukan pelatihan dan memberikan petunjuk langkah demi langkah untuk diikuti oleh orang yang bertanggung jawab.

3. Materi: Tergantung metode pelatihan yang dipilih, Anda mungkin memerlukan materi tertentu untuk menyampaikannya. Misalnya, jika pelatihan Anda adalah lokakarya, Anda mungkin memerlukan selebaran cetak untuk semua peserta atau komputer dan proyektor.

Baik Anda menyampaikan kursus dari jarak jauh atau di ruang konferensi besar, perencanaan komponen ini merupakan bagian penting dari manajemen pelatihan.

7 langkah untuk membuat rencana pelatihan

Setelah mengetahui komponen rencana pelatihan, identifikasi bagian yang membutuhkan bantuan tim sebelum melanjutkan ke pengembangan. Setelah Anda memiliki area pelatihan dalam pikiran, sesuaikan program dengan tim Anda.

Gunakan langkah-langkah di bawah ini untuk membuat rencana pelatihan. 

1. Menilai kebutuhan pelatihan

Lakukan penilaian kebutuhan pelatihan sebelum benar-benar membuat rencana Anda. Langkah pengantar ini memberikan arahan tentang siapa atau apa yang harus dilatih. Misalnya, lihat kebutuhan pegawai baru. Nilai apakah pelatihan yang mereka butuhkan untuk peran barunya tercakup dalam proses onboarding atau apakah Anda harus membuat rencana pelatihan yang lebih baik untuk mengintegrasikannya ke dalam perusahaan.

Untuk menilai kebutuhan pelatihan perusahaan atau Tim Anda, pertimbangkan hal berikut:

• Minta umpan balik dari manajer dan anggota tim.

• Kumpulkan wawasan dari evaluasi kinerja.

• Nilai kinerja anggota tim menggunakan alat manajemen kerja.

• Siapkan survei untuk melihat di mana anggota tim ingin meningkatkan keterampilan mereka.

Setelah melakukan riset, prioritaskan kebutuhan Anda. Pilih satu keterampilan atau proses untuk difokuskan dan buat templat rencana pelatihan yang disesuaikan.

2. Pilih jenis rencana pelatihan Anda

Sebelum membuat rencana pelatihan, Anda harus memilih metode penyampaian. Metode penyampaian ideal yang Anda pilih akan bergantung pada keterampilan yang Anda ajarkan dan ukuran grup pelatihan. Meskipun beberapa keterampilan memerlukan metode penyampaian online, Anda dapat menyampaikan keterampilan lainnya melalui latihan langsung. Anda dapat lebih terlibat dengan kelompok yang lebih kecil, sementara kelompok yang lebih besar mungkin memerlukan pendekatan yang lebih praktis.

Jenis rencana pelatihan:

• Lokakarya: Lokakarya melibatkan partisipasi aktif dari grup.

• Dipimpin instruktur: Juga dikenal sebagai pelatihan bergaya konferensi. Program pelatihan ini dapat dilakukan secara tatap muka atau online. 

• 1-on-1: Sesi pelatihan individu dapat membantu mereka yang membutuhkan berbagai tingkat dukungan.

• Di tempat kerja: Banyak pelatihan terjadi secara alami di tempat kerja, tetapi Anda juga dapat merencanakan agar anggota tim mempelajari keterampilan tertentu saat bekerja.

• eLearning: Berbeda dengan pelatihan online yang dipimpin instruktur, eLearning adalah saat anggota tim maju melalui serangkaian kursus pelatihan online, biasanya terdiri dari video, kuis, dan bacaan.

• Mentoring: Cara unik bagi anggota tim untuk belajar adalah dari mentor—atau profesional berpengalaman lainnya—yang membantu mengembangkan karier mereka. Beberapa individu menemukan mentor sendiri, tetapi Anda juga dapat menyiapkan program bimbingan.

• Berbasis riset: Pelatihan berbasis riset dapat mencakup pembacaan wajib artikel dan studi kasus atau analisis data dari sumber terkemuka.

Berikut beberapa skenario tentang cara memilih jenis rencana pelatihan: 

Skenario 1: Perusahaan Anda beralih ke perangkat lunak manajemen proyek baru dan semua orang memerlukan pelatihan tentang cara menggunakannya. Karena sesi pelatihan Anda akan melibatkan kelompok besar, Anda akan menggunakan rencana yang dipimpin instruktur atau gaya konferensi.

Skenario 2: Perusahaan Anda ingin mempromosikan bisnis di media sosial. Ini akan memerlukan penjadwalan konten sejak awal, jadi Anda membuat pelatihan bergaya lokakarya untuk mengajari anggota tim cara menjadwalkan konten untuk berbagai platform sosial.

3. Pelajari tim Anda

Selain ukuran grup, pelajari tim Anda untuk membuat program pelatihan yang efektif. Setiap kelompok memiliki pengalaman yang berbeda saat mengikuti pelatihan. Misalnya, jika Anda menyegarkan kembali anggota tim saat ini tentang praktik terbaik media sosial, Anda dapat berasumsi bahwa mereka memiliki beberapa pengetahuan dasar. 

Ajukan pertanyaan berikut saat mempelajari tim Anda:

• Apakah pelatihan ini opsional?

• Apakah pelatihan ini akan lebih efektif jika saya berinteraksi dengan anggota tim?

• Apa kekuatan tim?

• Bagaimana saya dapat membuat pelatihan ini relevan dengan tim? 

Anggota tim mungkin akan merasa lebih bersemangat tentang pelatihan jika pelatihan itu berlaku untuk mereka. Buat pelatihan Anda relevan dengan memasukkan contoh dan melibatkan kelompok. Tunjukkan kekuatan dalam tim Anda dan manfaatkan untuk kebutuhan Anda. Misalnya, jika tim Anda paling efisien di pagi hari, tentukan jadwal pelatihan Anda yang sesuai.

4. Buat tujuan pembelajaran

Seperti setiap proyek, Anda akan menetapkan gol untuk hal yang ingin dicapai dengan rencana pelatihan. Pikirkan tentang hal yang Anda ingin peserta dapatkan dari pelatihan Anda. 

Mari kita lanjutkan contoh kita dari atas. Untuk pelatihan tentang pemasaran media sosial, tujuan Anda mungkin agar semua peserta dapat:

• Memahami metrik Google Analytics.

• Mengidentifikasi platform sosial yang digunakan audiens perusahaan.

• Memahami peran media sosial dalam corong pemasaran.

• Membuat satu bagian dari konten SEO, mempostingnya ke media sosial, dan melacak progresnya.

Gunakan tujuan pembelajaran Anda sebagai persyaratan pelatihan. Anda dapat memutuskan bahwa peserta harus memenuhi semua tujuan pembelajaran untuk menyelesaikan kursus pelatihan dan menguasai keterampilan.

5. Mengembangkan materi pelatihan

Materi pelatihan adalah bagian besar dari presentasi Anda. Beberapa materi membantu Anda mempresentasikan materi kepada tim, seperti dek slide atau PowerPoint, sementara materi lain melibatkan peserta dalam pelajaran, seperti lembar kerja. 

Materi pelatihan dapat mencakup:

• Dek slide 

• Buku kerja

• Video

• Bahan bacaan online

• SOP dan manual pelatihan

• Penilaian

Rencanakan semua materi yang Anda butuhkan dan siapkan materi tambahan. Dengan begitu, saat hari pelatihan tiba, Anda akan merasa siap menghadapi tamu atau kejadian tak terduga.

6. Laksanakan pelatihan

Sekarang Anda siap menyelesaikan program pelatihan dan mempresentasikannya kepada anggota tim. Agar lebih percaya diri, tulis program Anda dalam format langkah demi langkah. Programnya mungkin terlihat seperti ini:

1. Pelatih menyambut peserta dengan slide PowerPoint pertama di papan.

2. Pelatih menginstruksikan peserta untuk membuka laptop dan menavigasi ke situs web perusahaan.

3. Pelatih menampilkan slide PowerPoint dan menginstruksikan peserta untuk mengikuti di laptop.

4. Pelatih mengirimkan lembar kerja.

5. Peserta menggunakan laptop dan lembar kerja untuk terlibat dalam aktivitas. 

6. Pelatih meminta peserta untuk membagikan pengalaman mereka terkait aktivitas tersebut. 

7. Pelatih menyelesaikan presentasi PowerPoint, yang mencakup pertanyaan diskusi.

8. Pemimpin pelatihan membuka kesempatan untuk mengajukan pertanyaan lain. 

Meskipun program akan sepenuhnya mempersiapkan Anda untuk pelatihan, jangan takut untuk menyimpang dari rencana pelatihan selama waktu diskusi, selama percakapan tetap relevan dan produktif.

7. Tinjau dan revisi sesuai kebutuhan

Untuk memastikan pelatihan Anda efektif, tinjau templat rencana pelatihan Anda dan upayakan untuk membuatnya sebaik mungkin. Rencana pelatihan yang sukses membantu peserta menguasai suatu proses. Jika Anda memiliki hal-hal hebat untuk dikatakan tetapi grup tidak terlibat, maka informasi yang Anda sampaikan kemungkinan tidak akan didengarkan.

Setelah mengadakan beberapa sesi pelatihan, lakukan tinjauan setelah tindakan. Dengan umpan balik dari peserta sebelumnya dan wawasan tentang penguasaan keterampilan mereka, revisi rencana pelatihan Anda agar lebih sesuai dengan kebutuhan kelompok berikutnya. 

Templat dan contoh rencana pelatihan

Berikut adalah contoh rencana pelatihan. Dalam rencana ini, tim mengidentifikasi bahwa mereka membutuhkan rencana pelatihan untuk riset kata kunci di perusahaan mereka. Mereka ingin menggunakan kursus ini untuk pegawai baru, tetapi mereka juga percaya ini dapat berfungsi sebagai kursus penyegaran untuk orang lain di kantor.

Gunakan templat rencana pelatihan gratis di bawah ini untuk mengembangkan keterampilan tim Anda.

Buat rencana pelatihan dengan perangkat lunak manajemen kerja

Untuk membuat rencana pelatihan kustom, Anda harus tahu di mana tim Anda membutuhkan dukungan. Perangkat lunak manajemen kerja menawarkan tampilan menyeluruh tentang kinerja tim sehingga Anda dapat mengidentifikasi bagian yang paling membutuhkan pelatihan.

Gunakan Asana untuk bertukar ide dengan orang lain, membagikan program Anda, dan merevisinya. Dengan alat bersama ini, Anda dapat membuat rencana dan mengambil tindakan di satu tempat.