Templat SOP: Templat prosedur operasi standar gratis

Tim yang paling efisien memiliki proses untuk segala hal, mulai praktik terbaik hingga penamaan folder file perusahaan. Tim melakukan proses ini secara rutin dan menjadi lebih baik seiring berjalannya waktu. Namun, bagaimana Anda bisa memastikan semua orang melakukan setiap proses dengan cara yang sama? Di situlah prosedur operasi standar (SOP) berperan.

SOP mendokumentasikan proses penting perusahaan dan memandu anggota tim saat mereka mempelajari atau mempelajari kembali tugas. Anda dapat menulis SOP di tingkat tim atau perusahaan. Lanjutkan membaca untuk mempelajari selengkapnya tentang pengertian SOP dan cara membuatnya.

Apa itu prosedur operan standar (SOP)?

Prosedur operan standar (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang memetakan cara tim akan menyelesaikan proses tertentu. Ini digunakan untuk tugas yang dilakukan anggota tim secara rutin karena menyederhanakan komunikasi, mengurangi kesalahan, dan mendorong konsistensi. 

SOP biasanya merupakan bagian dari proses dokumentasi alur kerja yang lebih besar. Alur Kerja adalah serangkaian proses end-to-end yang dapat diulang dan membantu tim mencapai gol dengan menghubungkan orang yang tepat ke data yang tepat pada waktu yang tepat. Dalam alur kerja tertentu, ada kemungkinan proses yang dilakukan tim secara rutin—dan proses ini dapat memperoleh manfaat dari SOP.

Dengan membuat SOP untuk setiap proses dalam alur kerja, Anda dapat membantu tim menyelesaikan proses dari awal hingga akhir dan memberikan hasil lebih cepat.

Apa itu templat SOP?

Templat SOP adalah panduan siap pakai yang dapat Anda gunakan untuk mendokumentasikan dan mereplikasi prosedur dengan cepat. Ini memberikan struktur yang jelas dan konsisten untuk tugas-tugas seperti onboarding pegawai baru, mengelola alur kerja, atau menyelesaikan proyek. Karena templat prosedur operasi standar dapat digunakan kembali, templat ini menghemat waktu dan membantu tim mengikuti langkah-langkah andal yang sama setiap saat, membuat proses lebih cepat dan lebih mudah diimplementasikan.

Templat SOP gratis

Tim memerlukan proses yang terdefinisi dengan baik untuk mencapai gol mereka secara efisien. Pertanyaannya adalah, bagaimana tim Anda mendokumentasikan dan mengomunikasikan proses yang ada untuk memastikan semua orang selaras?

Templat SOP gratis ini menawarkan cara yang seragam bagi tim Anda untuk mendokumentasikan prosedur internal dengan memberikan konteks penting tentang metode operasional Anda dan memanfaatkan alat manajemen proyek secara efektif.

Berikut cara mengintegrasikan templat SOP yang dapat bermanfaat bagi tim Anda:

• SOP Pemasaran: Gunakan templat prosedur operasi standar untuk memandu kampanye atau aktivitas promosi, memastikan anggota tim dan pemangku kepentingan memiliki instruksi yang jelas, termasuk nama perusahaan dan detail kontak, untuk melaksanakan tugas.

• SOP Penjualan: Lengkapi tim penjualan Anda dengan langkah-langkah yang jelas untuk mengikuti praktik seluruh perusahaan di email, CRM, atau alat penjualan.

• SOP sumber daya manusia: Templat SOP SDM menyederhanakan tugas, seperti onboarding, membantu pegawai baru berintegrasi secara efisien sejak tanggal efektif mereka.

• SOP Teknik dan produk: Standarkan fase pengodean, pengujian, dan peluncuran dengan prosedur yang mencakup linimasa, kontrol kualitas, dan automasi untuk alur kerja yang lebih lancar.

• SOP Dukungan pelanggan: Tentukan proses eskalasi, pengembalian dana, dan FAQ agar tim pengalaman pelanggan memiliki informasi yang diperlukan untuk dukungan real-time.

Di bawah ini, Anda akan menemukan templat prosedur operasi standar gratis. Gunakan templat SOP langkah demi langkah ini untuk topik sederhana dengan ruang lingkup yang lebih kecil.

Cara menggunakan templat prosedur operasi standar

Untuk memanfaatkan templat SOP secara maksimal, instruksi Anda harus jelas, tertata, dan mudah diadaptasi. Berikut beberapa kiat utama untuk memastikan prosedur operasi standar Anda efisien dan ramah pengguna.

• Di bawah header "Prosedur Operasi Standar (SOP) untuk:," tentukan dengan jelas tugas atau proses spesifik yang akan menggunakan templat SOP. Judul ini harus tepat dan mudah diidentifikasi.

• Dalam header "Dokumen ini dibuat untuk tujuan:", jelaskan secara ringkas tujuan atau gol utama SOP. Jelaskan alasan prosedur ini penting dan manfaatnya bagi Alur Kerja.

• Gunakan daftar bernomor untuk menguraikan setiap langkah prosedur secara berurutan. Pastikan setiap langkah jelas dan terperinci, tanpa ada ambiguitas.

• Gunakan gaya dan bahasa yang konsisten di seluruh dokumen. Ini membantu menjaga kejelasan dan pemahaman, terutama untuk tugas yang kompleks. Hindari menggunakan jargon kecuali Anda yakin pembaca memahaminya. Untuk menghindari kebingungan, tuliskan singkatan atau akronim.

• Setelah langkah-langkah didokumentasikan, tinjau templat SOP yang selesai untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan. Ada baiknya meminta validasi dari seseorang yang secara rutin melakukan tugas tersebut.

• Bersiaplah untuk memperbarui prosedur operasi standar saat proses berubah atau berkembang. SOP adalah dokumen dinamis yang harus mencerminkan praktik terbaru saat ini.

Menggabungkan praktik terbaik ini ke dalam templat SOP akan meningkatkan kejelasan dan efisiensi alur kerja Anda.

Cara menulis SOP

Terlepas dari format SOP yang Anda gunakan, semuanya memiliki komponen yang serupa. SOP Anda harus memiliki judul yang jelas agar anggota tim dapat dengan mudah mengakses dokumen tersebut. Anda juga perlu menyertakan bagian yang menjelaskan tujuan SOP dan petunjuk langkah demi langkah untuk memandu pembaca. Gunakan langkah-langkah di bawah ini untuk memulai proses penulisan SOP.

1. Identifikasi pengguna akhir

Setelah memilih proses untuk menulis SOP pertama, Anda harus mengetahui siapa pengguna akhir Anda. Jika Anda menulis SOP ini untuk tim, ajukan pertanyaan berikut:

• Anggota tim mana yang akan menggunakan SOP ini?

• Apa peran mereka dalam tim terkait dengan orang lain?

• Seberapa sering mereka akan menggunakan dokumen ini?

• Apakah SOP ini akan berfungsi sebagai materi pelatihan atau referensi?

• Apakah SOP ini akan memiliki beberapa penggunaan atau pengguna akhir? 

Anda akan menggunakan SOP secara internal, tetapi Anda dapat menerapkan strategi serupa seperti yang Anda lakukan dalam strategi GTM. Buat persona pembeli dan tentukan pesan utama untuk dokumen Anda. Meskipun Anda tidak mencoba melakukan penjualan, pembaca harus mendapatkan manfaat maksimal dari SOP yang Anda buat.

Kiat: Anda mungkin memiliki beberapa pengguna akhir untuk satu SOP. Misalnya, anggota tim dengan peran pekerjaan berbeda dapat membaca SOP alur kerja proyek umum untuk memahami perbedaan peran mereka di seluruh alur kerja tersebut. Meskipun Anda tidak perlu membuat beberapa SOP dalam situasi ini, Anda perlu mempertimbangkan berbagai perspektif ini dan mungkin memecah langkah-langkah Anda sehingga setiap pengguna memahami persis hal yang harus dilakukan.

2. Tentukan gol Anda

Pada akhirnya, Anda ingin membantu pengguna akhir melakukan prosedur atau proses. Namun, Anda mungkin memiliki gol yang lebih besar untuk SOP, tergantung pada prosesnya dan apakah Anda pernah mengalami masalah sebelumnya. 

Misalnya, Anda mungkin ingin membuat SOP untuk onboarding anggota tim karena tim Anda mengalami tingkat retensi yang rendah. Setelah meninjau data wawancara keluar, Anda melihat bahwa orang-orang meninggalkan tim karena pengalaman onboarding yang buruk. Gol SMART Anda untuk SOP onboarding adalah untuk:

• Meningkatkan pengalaman kerja hari pertama

• Menguraikan rencana 30-60-90

• Meningkatkan tingkat retensi sebesar 20% selama setahun ke depan

Kiat: Seperti gol lain yang Anda miliki, Anda dapat menetapkan KPI atau OKR untuk proses pembuatan SOP. OKR dapat membantu Anda menetapkan gol ambisius untuk jumlah SOP yang ingin dibuat di tahun depan. KPI dapat membantu Anda mengukur apakah setiap SOP meningkatkan produktivitas tim.  

3. Tentukan ruang lingkup dan format Anda

Sekarang Anda harus memiliki ide dasar tentang SOP, yang berarti Anda hampir siap untuk menulisnya. Sekarang, Anda perlu menentukan cara menampilkan informasi dan seberapa mendalam dokumen Anda. Kunci berikut dapat membantu Anda menentukan ruang lingkup dan format:

• Topik yang mudah dipahami: Gunakan format SOP langkah demi langkah, yang paling cocok untuk topik dengan ruang lingkup yang lebih kecil. SOP ini kemungkinan hanya memiliki beberapa bagian, dengan satu bagian menjelaskan "alasan" SOP dan bagian lainnya memberikan petunjuk kerja. 

• Topik kompleks: Gunakan format SOP hierarkis, yang memungkinkan ruang lingkup yang lebih besar. Anda harus menyertakan daftar isi dengan SOP ini, serta judul dan beberapa Bagian. 

• Topik bersyarat/proses persetujuan: Gunakan format SOP bagan alir, yang menawarkan ukuran ruang lingkup yang fleksibel. SOP ini mungkin mencakup berbagai keputusan atau item bersyarat, dan Anda harus memastikan Anda menyusunnya dengan cara yang mudah diikuti. Anda juga dapat menyertakan bagian singkat tentang "alasan" di bagian atas.

Kiat: Topik harus mengarahkan Anda ke format SOP, bukan sebaliknya. Misalnya, jika Anda memiliki topik yang kompleks seperti onboarding dan mencoba memasukkannya ke dalam format bagan alir, pembaca tidak akan memiliki semua detail yang dibutuhkan dan akan kesulitan menyelesaikan pelatihan. 

4. Buat draf SOP Anda

Menulis prosedur operasi standar mengharuskan Anda untuk memecah proses atau prosedur menjadi beberapa bagian dan langkah. Anda harus mendetailkan petunjuk sehingga SOP jelas bagi semua pembaca. Meskipun menurut Anda suatu langkah sudah jelas, Anda harus menyertakannya untuk menghindari kebingungan dan mengurangi kemungkinan kesalahan. 

Misalnya, jika Anda membuat SOP baru tentang cara memproses pembayaran klien, draf SOP Anda mungkin memiliki judul, Bagian yang menjelaskan tujuan dokumen, dan daftar petunjuk terperinci tentang hal-hal seperti:

• Cara meminta pembayaran

• Pedoman keamanan untuk menyimpan informasi pembayaran klien

• Cara menavigasi platform pembayaran

• Tempat mencatat pembayaran yang diproses

• Hal yang harus dilakukan setelah pembayaran diproses

Setelah menyusun SOP, Anda dapat menunjukkannya kepada pengguna akhir dan meminta umpan balik tentang apakah dokumen tersebut mencakup semua yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas. Jika tim memiliki pertanyaan, tingkatkan SOP sesuai kebutuhan.  Kiat: Setelah selesai menulis SOP, Anda harus meninjaunya kembali secara berkala untuk memastikan SOP tersebut masih relevan. Proses memerlukan peningkatan berkelanjutan. Dengan terus memperbarui SOP, Anda dapat merasa yakin bahwa tim Anda tahu cara bekerja pada tingkat terbaik.

Contoh SOP

Berikut adalah contoh SOP diagram alir. SOP ini menguraikan cara mengirimkan laporan pengeluaran dan menerima penggantian. Di atas diagram alur, ada uraian singkat yang menjelaskan tujuan SOP.

Kapan menggunakan templat SOP

Templat SOP dapat meningkatkan banyak proses bisnis tim Anda. Jika Anda membuatnya untuk pertama kalinya, mulailah dengan melakukan curah pendapat tentang semua proses internal berulang yang ditangani Tim. Pikirkan tentang tugas yang biasanya Anda ajarkan kepada anggota tim baru. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi proses yang akan mendapat manfaat dari SOP dan yang mungkin tidak memerlukannya—seperti proses yang sederhana atau memerlukan pelatihan langsung.

Dokumen SOP umum meliputi:

• Cara melakukan onboarding klien baru

• Panduan langkah demi langkah untuk hari pertama kerja

• Konvensi penamaan file berdasarkan jenis dan lokasi

• Kiat menjadwalkan rapat dan tugas

• Panduan tentang alur kerja proyek standar tim

• Cara menavigasi perangkat lunak manajemen proyek

• Ikhtisar proses tinjauan kinerja Anda

Kapan tidak menggunakan SOP:

• Tugas sekali waktu

• Proses khusus individu

• Peristiwa yang berubah dengan cepat

• Tugas yang membutuhkan pelatihan mendetail

Memetakan proses membantu mengidentifikasi tempat templat SOP memberikan nilai tambah paling besar.

Manfaat prosedur operasi standar

SOP mungkin memakan waktu untuk dibuat di awal, tetapi memberikan banyak manfaat jangka panjang bagi anggota tim dalam alur kerja harian mereka. SOP juga meningkatkan efisiensi perusahaan secara keseluruhan.

Manfaat SOP meliputi:

• Menciptakan keseragaman: SOP membantu anggota tim melakukan proses dengan cara yang sama.

• Mengurangi waktu pelatihan: Memiliki pedoman tertulis mempermudah pelatihan (dan pelatihan ulang) anggota tim tentang tugas dan alat.

• Menawarkan jawaban cepat atas pertanyaan umum: Anggota tim dapat menggunakan SOP untuk menemukan jawaban atas pertanyaan prosedural secara mandiri.

• Menyederhanakan komunikasi: SOP memberikan sumber informasi terpusat tentang cara anggota tim harus menyelesaikan tugas internal.

• Menghemat waktu: SOP menawarkan klarifikasi cepat untuk anggota tim, menghemat waktu untuk semua orang yang terlibat dalam alur kerja terkait.

• Mengurangi kesalahan kerja: Anggota tim dapat mengikuti SOP saat melakukan tugas dan mengetahui bahwa mereka menerima informasi yang akurat. Ini mencegah mereka melakukan asumsi. 

Jenis format SOP

Memilih format SOP yang tepat bergantung pada audiens, tujuan, dan tingkat detail yang diperlukan. Buat SOP yang mendukung proses di tingkat perusahaan atau memperjelas alur kerja tim tertentu. Penggunaan umum termasuk onboarding pegawai baru, offboarding, permintaan cuti, audit, pembayaran, riwayat revisi konten, dan pengajuan perubahan proyek.

Format SOP biasanya dibagi ke dalam tiga kategori: langkah demi langkah, hierarkis, dan bagan alir.

SOP Langkah demi Langkah

Format ini ideal untuk proses sederhana, seperti menerima pembayaran, dan membagi tugas menjadi langkah-langkah yang jelas. Mencakup:

• Pernyataan tujuan

• Ringkasan brief

• Petunjuk yang jelas dan berpoin

• Spesifikasi orang yang bertanggung jawab untuk setiap langkah

SOP hierarkis

Dirancang untuk proses yang kompleks, seperti onboarding anggota tim, format ini menata informasi ke dalam bagian-bagian terperinci. Mencakup:

• Daftar isi

• Pernyataan tujuan dan ringkasan

• Petunjuk terperinci dengan tautan ke daftar periksa atau standar

• Identifikasi tim atau pemangku kepentingan yang bertanggung jawab

SOP bagan alir

Sempurna untuk proses dengan langkah-langkah bersyarat, seperti Persetujuan. Format SOP ini memberikan panduan visual. Mencakup:

• Pernyataan tujuan

• Bagan alir atau diagram yang jelas untuk skenario

• Penetapan individu yang akuntabel

Buat dan skalakan alur kerja Anda dengan templat SOP

SOP adalah bagian penting dalam mendokumentasikan alur kerja tim Anda. Alur Kerja dapat menyederhanakan operasi dan membantu tim mencapai golnya. Gunakan perangkat lunak manajemen kerja seperti Asana untuk membangun alur kerja yang dapat membuka jalan menuju proses dan kinerja yang lebih baik.

Pertanyaan umum tentang templat prosedur operasi standar