Cara melakukan wawancara keluar: Templat dan contoh

Saat anggota tim meninggalkan perusahaan Anda untuk peran baru, ada kesempatan untuk mencari tahu alasannya. Wawancara akhir dapat memberi waktu kepada pegawai yang keluar untuk menjelaskan secara singkat alasan pengunduran diri mereka. Saat Anda menciptakan ruang aman bagi mereka untuk berbicara dengan terus terang, Anda akan menemukan akar penyebab kepergian mereka dan menilai apakah perusahaan berkontribusi terhadap hal itu.

Untuk mendapatkan wawasan berharga dari wawancara akhir, ajukan pertanyaan yang bijaksana dan terbuka. Gol Anda harus membuat orang yang diwawancarai merasa nyaman sehingga mereka lebih cenderung jujur kepada Anda. Wawancara akhir terbaik membantu Anda memahami kesalahan yang Anda lakukan, sehingga Anda dapat memperkuat lingkungan kerja dan meningkatkan moral pegawai.

Apa itu wawancara akhir?

Wawancara keluar adalah percakapan empat mata antara profesional SDM dan pegawai yang memilih untuk meninggalkan perusahaan. Ini adalah kesempatan untuk memahami alasan anggota tim Anda berhenti dan apakah perusahaan dapat melakukan peningkatan. Jika Anda memahami penyebab pengunduran diri sukarela, Anda dapat mengembangkan rencana tindakan untuk melakukan yang lebih baik bagi pegawai di masa mendatang.

Selain mencari penyebab pengunduran diri, wawancara akhir juga memberi tahu Anda bagaimana perasaan anggota tim yang keluar terkait organisasi Anda. Anggota tim yang keluar mungkin merasa bahwa lebih mudah untuk jujur dengan pujian dan kritik mengenai proses perusahaan, manajer, atau peran tim mereka. 

Siapa yang harus melakukan wawancara akhir?

Biasanya, anggota tim sumber daya manusia akan melakukan wawancara akhir. Ini memberi kesempatan kepada orang yang diwawancarai untuk berbicara dengan seseorang di luar tim langsung mereka. Karena bagian sumber daya manusia tidak terlibat dalam peran pekerjaan sehari-hari, anggota SDM dapat berfungsi sebagai orang kepercayaan.

Mengapa wawancara akhir kerja itu penting?

Wawancara akhir sangat berharga bagi perusahaan yang mencari peningkatan berkelanjutan. Anggota tim yang keluar memiliki pengalaman langsung tentang cara kerja perusahaan dan hal yang menurut mereka dapat ditingkatkan. Wawancara ini adalah kesempatan bagi anggota tim untuk berbicara dengan jujur.

Manfaat melakukan wawancara keluar:

• Menerima umpan balik jujur dari pegawai

• Menemukan akar penyebab kepergian anggota tim

• Mendapatkan wawasan tentang aspek yang dapat ditingkatkan perusahaan

• Mengidentifikasi cara untuk meningkatkan tingkat retensi pegawai

Ajukan pertanyaan tentang pengalaman anggota tim terkait onboarding, pengembangan, dan manajemen tim. Dengan menguraikan pertanyaan yang tepat sebelumnya, Anda akan mendapatkan gambaran yang jelas tentang perasaan anggota tim.

7 pertanyaan umum wawancara akhir kerja

Pertanyaan wawancara akhir yang Anda pilih kemungkinan akan bergantung pada peran anggota tim. Jika orang yang mengundurkan diri berada dalam posisi kepemimpinan, pertanyaan yang Anda ajukan mungkin berbeda dengan saat ia menjadi rekan kerja. 

Namun, ada beberapa pertanyaan wawancara akhir kerja umum yang dapat Anda ajukan untuk mendapatkan wawasan menyeluruh tentang alasan anggota tim mengundurkan diri untuk peran baru dan bagaimana perasaannya.

1. Apa yang menyebabkan Anda memutuskan untuk keluar?

Pertanyaan pertama Anda bisa langsung ke intinya. Tanyakan mengapa anggota tim mengundurkan diri dan lihat apa yang mereka katakan. Jika Anda ingin anggota tim menguraikan alasannya, ajukan pertanyaan tindak lanjut berdasarkan jawabannya. 

Alasan individu untuk keluar mungkin tidak ada hubungannya dengan perusahaan sama sekali. Lanjutkan wawancara dengan mengajukan pertanyaan tentang pengalamannya.

Kemungkinan pertanyaan tindak lanjut:

• Apa yang mendorong Anda untuk mulai mencari peluang berikutnya? 

• Adakah skenario yang akan mengubah pikiran Anda?

2. Apa yang kita lakukan dengan baik sebagai perusahaan?

Saat Anda memulai wawancara dengan pertanyaan langsung, anggota tim yang keluar memiliki waktu untuk merasa nyaman. Anggota tim biasanya lebih mudah mengungkapkan hal yang disukai tentang perusahaan dan peran pekerjaannya sebelum beralih ke kritik. 

Setelah anggota tim memberikan jawaban umum tentang hal-hal yang dilakukan perusahaan dengan baik, minta mereka untuk menjelaskan.

Kemungkinan pertanyaan tindak lanjut:

• Bisakah Anda menguraikan tanggapan Anda?

• Apa Anda memiliki contoh yang ingin dibagikan?

3. Apa yang dapat ditingkatkan perusahaan?

Tanyakan kepada individu tentang peningkatan umum perusahaan yang menurutnya dapat Anda terapkan. Pertanyaan ini sejalan dengan tanggapan mereka terhadap hal-hal yang dilakukan perusahaan dengan baik. 

Gunakan tanggapan mereka untuk secara alami beralih ke hal-hal yang mungkin tidak begitu mereka sukai. Misalnya, Anda mungkin berkata, "Jadi, Anda mengatakan bahwa Anda menyukai gaya kepemimpinan manajer Anda, tetapi adakah sesuatu tentang dinamika tim yang menurut Anda perlu ditingkatkan?"

Pertanyaan tindak lanjut yang mungkin diajukan:

• Anda mengatakan bahwa Anda menyukai [tanggapan pegawai]. Adakah hal tentang [karakteristik perusahaan] yang Anda sarankan untuk ditingkatkan?

4. Apakah Anda merasa didukung oleh manajer?

Tergantung pada peran pekerjaan anggota tim yang keluar, ia mungkin tidak memiliki perspektif unik tentang budaya organisasi pada tingkat yang lebih besar. Salah satu bidang yang Anda tahu anggota tim memiliki pengalaman langsung adalah manajernya. 

Setelah Anda memastikan apakah mereka merasa manajer mendukung mereka atau tidak, tanyakan apa yang dilakukan atau tidak dilakukan dengan baik oleh manajer mereka.

Pertanyaan tindak lanjut yang mungkin diajukan:

• Apa yang membantu Anda melakukan pekerjaan dengan baik, dan apa yang menghalangi?

• Menurut Anda, apakah kepemimpinan telah mengakui kontribusi Anda? Jika tidak, menurut Anda, bagaimana hal itu dapat ditingkatkan?

• Bisakah Anda memberikan contoh untuk menguraikan jawaban Anda?

5. Apakah Anda merasa telah menerima pelatihan dan kesempatan pengembangan?

Anda perlu mengetahui apakah perusahaan telah melatih anggota tim dengan benar untuk posisi mereka. Peluang pengembangan profesional dalam perusahaan juga penting untuk mempertahankan tim.

Banyak orang berpindah dari satu perusahaan ke perusahaan lain karena ingin mengembangkan karier mereka. Gunakan jawaban dari wawancara keluar untuk meningkatkan rencana pelatihan dan program pengembangan Anda. Peningkatan ini dapat mengurangi peralihan karyawan dan membantu meningkatkan tingkat retensi pegawai. 

Kemungkinan pertanyaan tindak lanjut:

• Apa yang akan membuat pengalaman pelatihan Anda lebih baik?

• Apa yang akan memperkuat peluang pertumbuhan dan pengembangan kita?

6. Apa yang Anda cari dalam kesempatan kerja Anda berikutnya?

Anggota tim yang keluar mungkin hanya memberikan umpan balik positif tentang pengalaman mereka. Untuk belajar dari kepergian mereka, ajukan pertanyaan dengan cara berbeda. Tanyakan apa yang mereka cari dalam posisi baru dan gunakan jawaban mereka untuk membandingkan dengan hal yang ditawarkan perusahaan Anda. 

Misalnya, seorang anggota tim mungkin mengatakan bahwa pengalamannya di perusahaan itu positif. Namun, saat Anda bertanya tentang ekspektasi masa depannya, dia mengatakan mencari paket tunjangan yang lebih besar, keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang lebih baik, atau peluang baru yang lebih selaras dengan jalur kariernya. Itu pertanda bahwa Anda mungkin perlu mengevaluasi kembali budaya perusahaan dan beban kerja tim.

Kemungkinan pertanyaan tindak lanjut:

• Apa yang tidak sesuai dengan jalur karier Anda dalam peran ini?

7. Apakah [alasan] membuat Anda mempertimbangkan kembali keputusan untuk keluar?

Anggota tim terkadang keluar karena kekurangan spesifik perusahaan. Anggota tim mungkin menginginkan gaji yang lebih tinggi atau ingin bergabung ke bagian yang berbeda. Pertimbangkan apakah Anda dapat memenuhi persyaratan ini. 

Jika Anda tidak dapat memenuhi persyaratan mereka, tentukan apakah persyaratan mereka masuk akal, dan apakah ini hal yang harus Anda tingkatkan untuk orang lain. Jika ia mengatakan tidak ada yang akan mencegahnya untuk pergi, pahami dan terima tanggapannya.

Kemungkinan pertanyaan tindak lanjut:

• Dalam skenario apa, jika ada, Anda akan mempertimbangkan untuk kembali?

Templat dan contoh wawancara akhir

Berikut adalah contoh formulir wawancara pengunduran diri dan kuesioner untuk bertanya kepada pegawai yang akan meninggalkan perusahaan. Termasuk di antaranya kemungkinan jawaban yang mungkin Anda terima dan cara menindaklanjuti jawaban tersebut.

Gunakan templat wawancara akhir kerja di bawah ini untuk membuat catatan dan membuat rencana peningkatan. 

Cara melakukan wawancara akhir yang efektif

Wawancara akhir yang efektif adalah landasan peningkatan berkelanjutan dalam keterlibatan pegawai dan strategi retensi. Berikut cara para profesional dan manajer SDM dapat secara efisien mengumpulkan wawasan berharga sambil mempertahankan hubungan positif dengan pegawai yang keluar.

Langkah 1: Siapkan dan jadwalkan wawancara

Mulailah dengan meninjau deskripsi pekerjaan pegawai, catatan kinerja, umpan balik yang telah mereka berikan sebelumnya, dan surat pengunduran diri mereka, jika mereka telah mengirimkannya. Kembangkan kuesioner terstruktur berdasarkan pertanyaan wawancara keluar umum untuk memandu percakapan. Templat panduan wawancara dan templat kartu skor wawancara akhir membantu mengatur alur pertanyaan dan mengumpulkan umpan balik yang paling berguna.

Waktu sangat penting untuk wawancara akhir yang efektif. Jadwalkan pertemuan mendekati hari terakhir pegawai, tetapi tidak pada hari terakhir, untuk memberi mereka waktu untuk merefleksikan pengalaman mereka tanpa tekanan kepergian yang akan segera terjadi. Waktu ini juga memungkinkan diskusi yang lebih jujur dan bijaksana.

Langkah 2: Sampaikan tujuan wawancara dengan jelas

Di awal wawancara, komunikasikan tujuan wawancara dengan jelas: untuk mendapatkan umpan balik yang jujur untuk peningkatan organisasi. Tekankan bahwa informasi yang dibagikan akan diperlakukan dengan kerahasiaan dan rasa hormat. Uraikan struktur wawancara sehingga pegawai tahu apa yang diharapkan.

Lakukan wawancara akhir dalam suasana yang privat dan nyaman untuk memfasilitasi diskusi yang terbuka dan jujur. Baik tatap muka atau melalui panggilan video, lingkungan harus mendorong umpan balik yang jujur.

Langkah 3: Terlibat dalam dialog terbuka

Gunakan kuesioner yang disiapkan sebagai panduan, tetapi biarkan percakapan mengalir secara alami. Fokus pada pertanyaan terbuka untuk memperoleh wawasan terperinci tentang kepuasan kerja pegawai, alasan keluar, dan saran untuk perusahaan.

Mendengarkan secara aktif adalah kuncinya. Dorong pegawai untuk bersikap jujur dan terbuka, yakinkan mereka bahwa umpan balik mereka berharga dan akan digunakan secara konstruktif. Akui perasaan dan pengalaman mereka tanpa menghakimi atau bersikap defensif.

Langkah 4: Diskusikan pengembangan karier dan umpan balik organisasi

Telusuri jalur karier pegawai dan peluang masa depan. Diskusikan bagaimana pengalaman mereka dengan perusahaan telah mempersiapkan mereka untuk peran baru dan apa yang dapat dilakukan dengan lebih baik untuk mendukung pertumbuhan karier mereka dalam organisasi.

Tanyakan tentang pandangan pegawai tentang paket tunjangan, inisiatif keterlibatan pegawai, dan peningkatan apa yang menurut mereka dapat meningkatkan tempat kerja untuk pegawai saat ini dan pegawai baru.

Langkah 5: Tutup dengan nada positif

Akhiri wawancara dengan nada positif, ucapkan terima kasih kepada pegawai atas kontribusinya dan doakan yang terbaik untuknya di pekerjaan barunya. Langkah ini membantu menjaga hubungan yang baik dan membiarkan pintu terbuka untuk potensi keterlibatan kembali di masa depan.

Langkah 6: Dokumentasikan umpan balik dan rencanakan tindakan

Setelah wawancara, dokumentasikan umpan balik yang diterima dan analisis untuk mendapatkan pola dan wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Informasi ini harus digunakan untuk menginformasikan praktik SDM, meningkatkan lingkungan tempat kerja, dan meningkatkan strategi untuk mempertahankan talenta terbaik dan memastikan tingkat kepuasan kerja yang tinggi di antara pegawai masa depan dan saat ini.

Praktik terbaik wawancara akhir kerja

Saat melakukan wawancara keluar, ada praktik terbaik yang dapat Anda ikuti untuk membuat anggota tim yang keluar merasa nyaman. Saat Anda menciptakan lingkungan yang aman dan ramah, Anda akan menerima umpan balik yang lebih jujur.

Kiat untuk menyempurnakan wawancara keluar:

• Pilih waktu yang tepat: Waktu terbaik untuk mewawancarai mereka yang telah mengundurkan diri adalah pada hari terakhir mereka bekerja. Ini memastikan anggota tim dapat jujur tanpa ragu tentang bagaimana hal itu dapat memengaruhi hubungan kerja mereka. 

• Buat suasana santai: Wawancara keluar harus memiliki struktur, tetapi tidak harus formal. Tindak lanjuti setiap jawaban yang Anda terima sehingga wawancara terasa seperti percakapan. 

• Perhatikan isyarat nonverbal: Dengarkan jawaban anggota tim secara aktif untuk memahami apa yang mereka katakan. Meskipun kata-kata individu itu penting, perhatikan komunikasi nonverbal mereka, seperti bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan nada suara.

• Arahkan percakapan: Anda akan menyiapkan daftar pertanyaan sebelum wawancara dimulai, tetapi wawancara harus lancar. Alih-alih memimpin percakapan berdasarkan pertanyaan Anda, arahkan percakapan dengan jawaban anggota tim. 

• Dorong transparansi: Untuk mendapatkan jawaban yang tulus dari anggota tim, mintalah transparansi di awal wawancara. 

• Buat catatan: Untuk mengingat umpan balik yang diberikan anggota tim kepada Anda, pastikan untuk membuat catatan. Jangan biarkan pencatatan mengganggu alur wawancara akhir, tetapi tuliskan komentar singkat agar Anda dapat menyimpan umpan balik yang diterima. 

Berusahalah untuk membuat wawancara pengunduran diri terasa nyaman. Ini adalah kesempatan untuk mendapatkan wawasan dari anggota tim yang akan meninggalkan perusahaan.  

Gunakan wawancara akhir untuk menciptakan tempat kerja yang lebih baik

Proses wawancara pengunduran diri sangat berharga jika dilakukan dengan benar. Ini adalah kesempatan bagi Anda dan anggota tim yang akan meninggalkan perusahaan untuk melakukan percakapan yang jujur tanpa ragu. Jika Anda dapat membuat anggota tim yang keluar berbicara secara terbuka tentang pengalamannya, Anda akan menerima umpan balik yang konstruktif. Dengan umpan balik ini, Anda dapat meningkatkan lingkungan kerja untuk pegawai saat ini dan meningkatkan kepuasan pegawai.

Pertanyaan Umum: Wawancara Akhir

Apa gunanya wawancara akhir kerja?

Wawancara akhir memberikan wawasan penting kepada bagian sumber daya manusia tentang pengalaman pegawai, membantu mereka menentukan alasan di balik kepergian pegawai untuk mengambil pekerjaan baru. Umpan balik ini sangat berharga untuk meningkatkan budaya dan strategi tempat kerja guna meningkatkan moral pegawai, yang pada akhirnya akan membantu mempertahankan talenta terbaik.

Apa yang diharapkan dalam wawancara keluar?

Selama wawancara akhir, pegawai dapat mengantisipasi percakapan langsung atau tatap muka yang mengeksplorasi kepuasan kerja dan alasan mereka mencari peluang baru. Diskusi mungkin membahas deskripsi pekerjaan, lingkungan tempat kerja, dan faktor-faktor yang memengaruhi mereka untuk mencari peluang baru. Ini adalah kesempatan untuk meninggalkan kesan positif dan membagikan umpan balik yang dapat meningkatkan pengalaman bagi pegawai di masa mendatang.

Haruskah Anda jujur dalam wawancara pengunduran diri?

Bersikap jujur selama wawancara pengunduran diri sangat penting untuk memberikan umpan balik yang dibutuhkan organisasi guna meningkatkan keterlibatan pegawai dan membuat perubahan. Selama proses offboarding, penting untuk menjaga profesionalisme dan kejujuran untuk menjamin bahwa semua orang berpisah dengan hubungan yang baik.

Apakah wawancara keluar wajib?

Wawancara keluar tidak diwajibkan secara universal; persyaratannya bervariasi antarorganisasi. Beberapa perusahaan menganggapnya penting untuk peningkatan berkelanjutan, sementara perusahaan lain mungkin tidak menegakkannya secara ketat. Diskusi ini, baik yang diformalkan melalui formulir wawancara akhir kerja atau dilakukan secara lebih informal, membantu organisasi berkembang dan meningkatkan kondisi untuk pegawai baru.