Cara templat laporan pengeluaran dapat meningkatkan kontrol biaya (beserta contoh)

Bukan rahasia lagi bahwa menjalankan perusahaan membutuhkan biaya. Untuk memberikan layanan terbaik kepada klien, perusahaan sering membeli perangkat lunak desain dan alat komunikasi. Selain itu, tim harus berinvestasi dalam diri mereka sendiri untuk mendapatkan pengetahuan industri dan meningkatkan dinamika grup. Biaya internal dapat mencakup pengembangan profesional, retret pembangunan tim, dan perjalanan untuk peran pekerjaan tertentu. 

Meskipun beberapa pengeluaran business bersifat rutin dan berulang, setiap perusahaan juga memiliki berbagai pembelian sporadis untuk kebutuhan ad hoc seperti yang disebutkan di atas. Pelaporan pengeluaran sangat penting untuk menyelesaikan penggantian biaya dan melacak pengeluaran secara keseluruhan. Dalam bagian ini, kami akan menjelaskan cara menggunakan templat laporan pengeluaran dan perbedaan antara pelaporan tradisional dan digital.

Apa itu laporan pengeluaran?

Laporan pengeluaran adalah formulir yang dikirimkan oleh siapa saja dalam organisasi yang melakukan pengeluaran bisnis. Anda menggunakan anggaran untuk merencanakan pengeluaran sebelum pengeluaran tersebut terjadi, tetapi laporan pengeluaran melacak pengeluaran setelah pengeluaran tersebut terjadi.

Ada berbagai jenis laporan pengeluaran, beberapa di antaranya memenuhi kebutuhan pengeluaran internal dan beberapa lainnya berfokus pada pengeluaran eksternal. Anda dapat membuat laporan pengeluaran yang digunakan untuk mencatat pengeluaran berulang dalam periode waktu tertentu. Anda juga dapat membuat laporan pengeluaran untuk pembelian ad hoc yang terjadi selama rentang waktu yang tidak ditentukan dalam satu kategori pengeluaran. Kategori pengeluaran dapat mencakup:

• Pengeluaran perjalanan

• Pengeluaran kantor

• Upah dan tunjangan

• Perbaikan dan pemeliharaan

Laporan pengeluaran harus menampilkan informasi yang diperlukan untuk mengganti biaya yang dikeluarkan dan melacak pengeluaran. Komponen ini dapat mencakup:

• Tanggal pengeluaran

• Vendor atau layanan yang disediakan

• Apakah pengeluaran dapat dialokasikan untuk klien atau proyek tertentu

• Jumlah total yang dibayarkan (termasuk pajak, komisi, dan biaya)

• Jenis pengeluaran

Pelaporan pengeluaran konvensional vs. digital

Siapa pun di dalam perusahaan dapat mengeluarkan biaya bisnis. Sebagai manajer proyek, Anda mungkin bertanggung jawab atas pembelian yang lebih besar, seperti langganan bulanan dan biaya klien, tetapi anggota tim lainnya juga dapat melakukan pembelian bisnis yang memerlukan penggantian, seperti biaya perjalanan. 

Karena pelaporan pengeluaran mencakup seluruh bagian dan proyek, proses pelacakannya harus mudah dipahami dan diakses. Laporan pengeluaran yang dapat dicetak cukup sederhana, tetapi menggabungkan pelaporan pengeluaran dengan perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan Anda untuk mengirimkan, melacak, dan menganggarkan biaya di satu tempat.

Kiat: Jika pengeluaran Anda mencakup penerbangan, hotel, atau perjalanan klien, menggunakan templat perencana perjalanan bersama laporan pengeluaran Anda akan membuat semua detail perjalanan, anggaran, dan penggantian biaya tertata dalam satu sistem.

Cara menggunakan templat laporan pengeluaran

Sebagian besar templat laporan pengeluaran memiliki format tabel sederhana, dan perusahaan Anda mungkin menyediakan serangkaian Formulir standar untuk Anda gunakan di semua bagian. Selain pembuatan laporan, Anda perlu memahami cara menggunakan dan mengirimkan laporan ini agar Anda dapat menerima penggantian untuk setiap uang yang Anda keluarkan. Jika ragu, lihat kebijakan internal perusahaan Anda dan minta informasi selengkapnya kepada tim keuangan Anda.

Di bawah ini, kami membahas langkah-langkah umum yang terlibat dalam mengirimkan laporan pengeluaran. Namun, sebelum mengirimkan laporan pengeluaran, Anda harus selalu berkonsultasi dengan tim keuangan internal untuk memastikan mereka tidak memiliki sistem atau format khusus. Dalam nada yang sama, tim keuangan biasanya merupakan pemberi persetujuan akhir untuk setiap pengeluaran bisnis—dengan begitu, mereka dapat memastikan pengeluaran bisnis Anda akurat.

1. Buat daftar pengeluaran yang memenuhi kriteria templat

Langkah pertama dalam pelaporan pengeluaran adalah pelaporan itu sendiri. Jika menggunakan templat laporan pengeluaran berbasis waktu, Anda akan mencantumkan setiap pengeluaran bisnis yang Anda keluarkan dalam periode waktu tertentu dan mengisi informasi yang diminta templat. Jika menggunakan templat laporan pengeluaran berbasis kategori, Anda akan menggunakan laporan untuk melacak pengeluaran berulang dalam kategori tersebut. Anda mungkin juga perlu mengirimkan laporan pengeluaran untuk pengeluaran sekali saja, seperti penggantian biaya konferensi tahunan atau donasi yang disetujui perusahaan Anda.

Beberapa praktik terbaik untuk mencantumkan pengeluaran pada semua jenis laporan pengeluaran meliputi:

• Simpan kuitansi setiap pengeluaran yang Anda keluarkan sehingga tim keuangan dapat memverifikasi informasi yang telah Anda laporkan.

• Cantumkan setiap pengeluaran yang Anda keluarkan pada baris terpisah.

• Uraikan subtotal dari pajak dan tip untuk mempermudah pembukuan.

• Jelaskan tujuan pengeluaran, dan jika itu untuk pengeluaran proyek, Anda dapat membebankan biaya ke akun klien.

• Cantumkan metode pembayaran yang Anda gunakan untuk pengeluaran, seperti kartu kredit atau uang tunai. 

• Berikan catatan klarifikasi tambahan bila perlu.

Kiat: Pelaporan pengeluaran digital membuat langkah ini lebih mudah karena Anda dapat memasukkan pengeluaran, mengunggah tanda terima, dan membagikan informasi Anda di satu platform. Dengan laporan fisik, Anda harus terus memantau laporan Anda selama periode yang lama dan memastikan laporan tersebut sampai ke tangan orang yang tepat. 

2. Kirimkan laporan pengeluaran Anda untuk mendapatkan persetujuan

Setelah laporan pengeluaran selesai, Anda akan mengirimkan laporan untuk mendapatkan persetujuan. Setiap perusahaan memiliki struktur tim yang unik terkait pihak yang menyetujui laporan keuangan. Sebelum mengirimkan laporan pengeluaran, hubungi tim keuangan Anda untuk mengonfirmasi pemberi persetujuan pengeluaran akhir. 

Sebagai manajer proyek, Anda mungkin harus mengirimkan dokumen ini ke manajer bagian di atas Anda, atau Anda dapat mengirimkan laporan pengeluaran langsung ke tim keuangan. Jika anggota tim di bawah Anda mengisi laporan pengeluaran, ia dapat mengirimkannya kepada Anda untuk mendapatkan persetujuan sebelum diteruskan ke penanggung jawab berikutnya. 

Kiat: Karena laporan pengeluaran sering berpindah tangan, selalu ada risiko hilang karena banyaknya dokumen yang harus ditangani. Anggota tim mungkin lebih mudah kehilangan dokumen fisik atau menyerahkannya kepada orang yang salah pada waktu yang salah. Dengan sistem digital untuk mengirimkan laporan pengeluaran, Anda dapat membuat pengaturan untuk mengirimkannya ke tempat yang seharusnya.

3. Buat perubahan jika perlu

Meskipun Anda telah meninjau laporan pengeluaran secara menyeluruh, tim keuangan mungkin memiliki pertanyaan sebelum mereka memberikan stempel persetujuan. Ini tidak berarti Anda dalam masalah, tetapi Anda harus membuat perubahan yang diminta sebelum dapat menerima penggantian pengeluaran. Beberapa perubahan umum yang mungkin perlu Anda lakukan meliputi:

• Mengklarifikasi jenis pengeluaran

• Menawarkan perincian harga yang mendetail

Makin banyak detail yang Anda berikan di awal, makin kecil kemungkinan Anda perlu merevisi laporan setelah mengirimkannya. Golnya adalah untuk mendapatkan persetujuan dengan cepat sehingga Anda dapat mengurangi waktu pemrosesan untuk tim keuangan, mendapatkan penggantian, dan kembali bekerja.

Kiat: Mengubah laporan pengeluaran fisik mungkin membutuhkan waktu yang lama. Anda mungkin perlu menemukan file asli untuk laporan di komputer Anda, membandingkan catatan dari laporan yang dikirim kembali kepada Anda, dan membuat perubahan sebelum mencetak salinan baru dan mengirimkannya kembali. Dengan laporan digital, Anda dapat menyelesaikan semua perubahan dalam satu dokumen yang dinamis. 

4. Menunggu tim keuangan melaporkan pengeluaran

Pada titik ini, tim keuangan diharapkan telah menyetujui pengeluaran Anda. Biasanya, ini mengakhiri keterlibatan Anda dalam proses pelaporan pengeluaran. Namun, jika pengeluaran yang dimaksud terkait dengan proyek, Anda mungkin perlu membuat beberapa pelaporan tambahan. Pastikan untuk memasukkan pengeluaran ini dalam anggaran perusahaan atau anggaran proyek untuk memastikan Anda tetap berada dalam ruang lingkup proyek dan sesuai rencana dengan tujuan bisnis yang lebih besar. 

Kiat: Memvisualisasikan rencana keuangan proyek atau perusahaan itu sulit tanpa perangkat lunak manajemen proyek. Dengan memasukkan biaya dari laporan pengeluaran ke dalam sistem manajemen biaya yang lebih besar, Anda dapat melihat ke mana Anda telah membelanjakan uang dan membuat rencana keuangan strategis untuk masa depan. 

5. Terima penggantian

Selama langkah terakhir, Anda akan menerima penggantian untuk setiap pengeluaran yang memenuhi syarat yang telah Anda keluarkan. Ini menandai selesainya proses pelaporan—sampai Anda mengeluarkan biaya baru dan memulai proses lagi. 

Kiat: Proses pelaporan bisa menjadi sibuk, karena banyak orang yang mengeluarkan biaya dan siklus penggantian biaya mereka dimulai dan berakhir pada berbagai waktu sepanjang tahun. Inilah sebabnya sangat penting untuk memiliki proses yang solid untuk diikuti semua orang. Dengan automasi formulir online, risiko terjadinya kesalahan dan penundaan lebih rendah. 

Templat dan contoh laporan pengeluaran

Contoh di bawah ini menunjukkan templat laporan pengeluaran yang telah diisi untuk anggota tim di bagian pemasaran. Sally Brown mencantumkan pengeluaran bisnisnya untuk minggu 15 Januari, yang dia kirimkan ke tim keuangan perusahaannya untuk mendapatkan persetujuan. Laporan pengeluaran mingguan ini memiliki banyak detail, termasuk tujuan setiap pengeluaran dan perincian biaya. 

Saat melihat laporan Sally, Anda dapat melihat bahwa ia melakukan perjalanan bisnis ke konferensi pemasaran dan pergi ke lokasi pemotretan dengan membayar model. 

Anda dapat mengunduh salinan templat laporan pengeluaran mingguan di bawah ini. Namun, sebelum menggunakannya, pastikan tim keuangan Anda menyetujui format dan tata letaknya. Setelah itu, anggota tim Anda dapat menggunakan templat ini untuk memasukkan pengeluaran bisnis, menjelaskan pengeluaran tersebut, dan mengirimkannya untuk penggantian.

Mengapa laporan pengeluaran itu penting?

Satu orang atau sekelompok orang dalam perusahaan tidak dapat bertanggung jawab sepenuhnya untuk melakukan pembelian bisnis. Tidak semua anggota tim akan melakukan pembelian untuk perusahaan, tetapi dengan memiliki proses pelaporan pengeluaran, setiap anggota tim dapat mengirimkan pengeluaran dan menerima penggantian biaya kapan saja.

Laporan pengeluaran penting karena:

• Melacak pengeluaran tim dan perusahaan

• Meningkatkan kontrol biaya dengan menunjukkan bagian yang biayanya dapat dikurangi

• Menentukan profitabilitas dengan mengurangi pengeluaran dari pendapatan kotor

• Mengganti biaya pegawai untuk pengeluaran bisnis

Uang adalah salah satu hal terpenting untuk dipantau dalam perusahaan, dan pelaporan pengeluaran adalah salah satu bagian dalam teka-teki manajemen biaya yang lebih besar.

Gunakan formulir online untuk melaporkan pengeluaran dan memantau anggaran perusahaan

Laporan pengeluaran yang dapat dicetak dapat membantu saat anggota tim membutuhkan cara cepat untuk mencantumkan pembelian mereka, tetapi menggunakan formulir online akan meningkatkan pemantauan keuangan perusahaan Anda. Jika Anda menginginkan sistem fleksibel yang memungkinkan Anda membuat perubahan, mengotomatiskan pengiriman, dan membagikan dokumen dengan mudah, pelaporan digital adalah pilihan yang tepat. Dengan Asana, Anda dapat membuat proses penerimaan standar yang memudahkan untuk memasukkan pengeluaran dan memberikan penggantian.