Perangkat lunak onboarding penyedia: Sederhanakan proses perekrutan Anda

Pertimbangkan jaringan layanan kesehatan besar yang kesulitan mengelola proses onboarding penyedia. Tim SDM menghabiskan terlalu banyak waktu untuk dokumen manual, verifikasi kredensial, dan mengoordinasikan akses sistem di seluruh Bagian. 

Inefisiensi ini menyebabkan penundaan dalam onboarding penyedia layanan baru, frustrasi di antara staf, dan peningkatan risiko kepatuhan. Namun, setelah menerapkan perangkat lunak onboarding penyedia, organisasi secara signifikan mengurangi waktu pemrosesan dan kesalahan, memungkinkan integrasi penyedia baru yang lebih cepat dan, pada akhirnya, meningkatkan perawatan pasien.

Dalam artikel ini, kita akan membahas perangkat lunak onboarding penyedia dan dampak transformatifnya terhadap organisasi layanan kesehatan. Anda akan mempelajari cara sistem ini menyederhanakan integrasi penyedia layanan kesehatan baru, mengurangi beban administratif, dan menetapkan kepatuhan terhadap peraturan. Selain itu, kami akan memeriksa cara memasangkan perangkat lunak onboarding dengan solusi manajemen kerja dapat lebih memperkuat efisiensi operasional, kepuasan penyedia, dan kualitas perawatan pasien secara keseluruhan.

Apa itu perangkat lunak onboarding penyedia?

Perangkat lunak orientasi penyedia layanan adalah alat khusus yang dirancang untuk menyederhanakan proses menghadirkan penyedia layanan kesehatan baru ke dalam suatu organisasi. Ini mengotomatiskan banyak tugas berulang yang terlibat dalam orientasi, seperti pemberian kredensial, pemeriksaan latar belakang, dan manajemen dokumen. 

Solusi perangkat lunak ini mengelola seluruh siklus onboarding, mulai perekrutan awal hingga integrasi penuh ke dalam jaringan perawatan kesehatan. Selain itu, sistem ini memusatkan manajemen data, mengotomatiskan Alur Kerja, dan memverifikasi kepatuhan terhadap persyaratan peraturan.

Gol utama perangkat lunak onboarding penyedia adalah menciptakan pengalaman onboarding yang mulus bagi pegawai baru sekaligus mengurangi beban administrasi pada sumber daya manusia dan staf medis. Dengan mendigitalkan dan mengotomatiskan banyak aspek proses onboarding, sistem ini membantu organisasi layanan kesehatan menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

5 fitur utama yang harus ada dalam sistem orientasi penyedia

Saat mengevaluasi perangkat lunak onboarding penyedia, beberapa fitur adalah kunci untuk memastikan proses onboarding yang efisien, sesuai, dan ramah pengguna.

1. Kredensial dan verifikasi otomatis

Salah satu aspek yang paling memakan waktu dari onboarding penyedia adalah proses pemberian kredensial. Perangkat lunak orientasi penyedia layanan menyederhanakan hal ini dengan mengotomatiskan pengumpulan dan verifikasi kredensial, lisensi, dan sertifikasi. Cari platform onboarding pegawai yang menawarkan:

• Pemeriksaan latar belakang otomatis

• Verifikasi lisensi dan sertifikasi secara real-time

• Integrasi dengan basis data nasional untuk verifikasi kredensial

• Peringatan otomatis untuk kredensial yang kedaluwarsa

Contoh: Rumah sakit yang sebelumnya menghabiskan berminggu-minggu untuk memverifikasi kredensial setiap dokter baru secara manual kini dapat menyelesaikan proses tersebut dalam hitungan hari, mengurangi waktu perekrutan dan meningkatkan efisiensi operasional.

2. Manajemen dan penyimpanan dokumen

Manajemen dokumen terpusat menghilangkan risiko dokumen hilang atau salah tempat. Pertimbangkan solusi onboarding penyedia yang menyediakan:

• Penyimpanan aman berbasis cloud untuk semua dokumen penyedia

• Pengunggahan dan pengambilan dokumen yang mudah

• Kontrol versi untuk memastikan informasi terbaru selalu dapat diakses

• Kontrol akses berbasis peran untuk melindungi informasi sensitif

Contoh: Jaringan klinik multilokasi menggunakan perangkat lunak onboarding untuk langsung mengakses sertifikasi praktisi perawat dari fasilitas mana pun. Solusi hemat waktu ini memberikan informasi berkualitas tinggi dan konsisten di seluruh sistem perawatan kesehatan.

3. Pelacakan tugas dan pengingat

Fitur-fitur ini memastikan tidak ada yang luput selama proses onboarding, membuat semua pemangku kepentingan selalu mendapat informasi dan bertanggung jawab.

• Daftar periksa yang dapat disesuaikan untuk setiap tahap proses onboarding

• Pemberian tugas dan pengingat tugas otomatis

• Pembaruan status real-time tentang progres onboarding

• Prosedur eskalasi untuk tugas yang terlambat

Contoh: Dokumen yang salah tempat menunda tanggal mulai ahli bedah baru selama berminggu-minggu. Dengan pemberitahuan otomatis dan daftar periksa yang ramah pengguna, kelalaian yang merugikan dalam alur kerja onboarding dapat dicegah, yang meningkatkan efisiensi dan retensi pegawai baru.

4. Integrasi dengan sistem lain

Perangkat lunak onboarding penyedia layanan harus terintegrasi secara mulus dengan sistem yang ada untuk membuat alur kerja terpadu yang menghilangkan sekat data. Integrasi utama yang perlu dipertimbangkan meliputi:

• Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS)

• Sistem penggajian

• Perangkat lunak kredensial penyedia

• Sistem Catatan Kesehatan Elektronik (EHR)

• Sistem manajemen hak istimewa dan pembayar 

Contoh: Grup medis dapat menggunakan integrasi API untuk secara otomatis mengisi profil dokter baru di EHR dan sistem hak istimewa mereka, menghemat waktu entri data duplikat.

5. Kemampuan pelaporan dan analitik

Pengambilan keputusan yang didasarkan pada data sangat penting untuk terus meningkatkan proses perekrutan Anda. Cari alat manajemen onboarding yang menawarkan:

• Dasbor yang dapat disesuaikan untuk wawasan real-time

• Laporan terperinci tentang metrik onboarding (misalnya, waktu untuk onboarding, tingkat penyelesaian)

• Fitur analitik untuk mengidentifikasi kemacetan dan area yang perlu ditingkatkan

• Kemampuan tolok ukur untuk membandingkan kinerja Anda dengan standar industri

Contoh: Agensi kepegawaian perawatan kesehatan menggunakan analitik dari perangkat lunak orientasi perawatan kesehatan untuk mengidentifikasi kemacetan dalam proses pemeriksaan latar belakang, yang mengurangi waktu orientasi secara keseluruhan sebesar 30% dan secara signifikan meningkatkan manajemen tenaga kerja.

Manfaat menggunakan perangkat lunak onboarding

 Jika fasilitas perawatan kesehatan Anda kesulitan dengan prosedur onboarding yang panjang, perangkat lunak onboarding penyedia dapat secara dramatis mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengonfirmasi kredensial pegawai baru. Perangkat lunak ini tidak hanya menyederhanakan tugas administratif, tetapi juga menawarkan manfaat signifikan yang meningkatkan efektivitas organisasi perawatan kesehatan secara keseluruhan.

Peningkatan efisiensi dan penghematan waktu

Melalui automasi proses, perangkat lunak onboarding penyedia secara dramatis mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk membawa pegawai baru ke dalam jaringan Anda. Efisiensi ini diterjemahkan menjadi:

• Waktu produktivitas yang lebih cepat untuk pegawai baru

• Mengurangi beban administrasi pada SDM dan staf medis

• Lebih banyak waktu bagi staf untuk berfokus pada tugas bernilai tinggi dan perawatan pasien

• Peningkatan linimasa untuk pendaftaran penyedia

Peningkatan akurasi dan pengurangan kesalahan

Proses onboarding manual rentan terhadap kesalahan, yang dapat menyebabkan masalah kepatuhan dan penundaan. Perangkat lunak onboarding penyedia layanan mengurangi risiko ini dengan:

• Membuat standar proses pengumpulan dan verifikasi data

• Menerapkan pemeriksaan dan validasi otomatis

• Mengurangi kebutuhan akan entri dan transkripsi data manual

• Menciptakan sumber kebenaran tunggal untuk informasi pegawai

Peningkatan akurasi ini tidak hanya menyederhanakan onboarding pegawai baru, tetapi juga meningkatkan kualitas keseluruhan manajemen data Anda.

Peningkatan kepatuhan dan kepatuhan terhadap peraturan

Organisasi perawatan kesehatan beroperasi di lingkungan yang sangat teregulasi. Perangkat lunak onboarding penyedia layanan membantu memastikan kepatuhan dengan:

• Mengotomatiskan pelacakan sertifikasi dan lisensi yang diperlukan

• Menyediakan templat terbaru untuk dokumentasi peraturan

• Membuat jejak audit untuk semua aktivitas onboarding

• Memperingatkan staf tentang potensi masalah kepatuhan secara real-time

Dengan mematuhi persyaratan peraturan secara ketat, organisasi dapat menghindari penalti yang mahal dan mempertahankan reputasi mereka akan keunggulan.

Pengalaman dan kepuasan penyedia yang lebih baik

Proses onboarding yang lancar menentukan pola masa kerja pegawai baru di organisasi Anda. Perangkat lunak onboarding penyedia meningkatkan pengalaman dengan:

• Menawarkan opsi layanan mandiri untuk pengiriman dokumen dan pembaruan informasi

• Memberikan visibilitas yang jelas tentang progres onboarding

• Mengurangi kebutuhan akan entri data berulang

• Memastikan komunikasi yang tepat waktu selama proses pendaftaran

Keterbatasan perangkat lunak onboarding penyedia

Meskipun perangkat lunak onboarding penyedia menawarkan banyak manfaat, penting untuk mengetahui potensi keterbatasannya.

Opsi penyesuaian terbatas

Beberapa sistem onboarding penyedia mungkin menawarkan fleksibilitas terbatas dalam menyesuaikan perangkat lunak dengan kebutuhan organisasi tertentu. Hal ini dapat menyebabkan:

• Pembatasan dalam menyesuaikan perangkat lunak dengan Alur Kerja unik

• Kesulitan dalam mengakomodasi persyaratan kredensial khusus

• Potensi inefisiensi jika perangkat lunak tidak selaras dengan proses yang ada

Misalnya, rumah sakit mungkin kesulitan mengadaptasi perangkat lunak onboarding perawatan kesehatan untuk mengakomodasi persyaratan kredensial unik untuk ahli bedah jantung anak, yang berpotensi memperlambat proses perekrutan untuk spesialis penting ini.

Visibilitas dan resolusi tantangan onboarding yang buruk

Terlepas dari automasi yang ditawarkan perangkat lunak onboarding, beberapa sistem mungkin kesulitan memberikan visibilitas menyeluruh ke dalam proses onboarding, yang dapat mengakibatkan:

• Kesulitan mengidentifikasi dan mengatasi penundaan atau masalah dengan segera

• Visibilitas terbatas terhadap status orientasi di seluruh Bagian

• Tantangan dalam mengoordinasikan inisiatif onboarding yang kompleks

Misalnya, klinik multispesialisasi mungkin mengalami kesulitan untuk melacak progres orientasi onkolog baru di berbagai bagian, yang menyebabkan penundaan dalam kemampuan mereka untuk mulai memeriksa pasien.

Masalah integrasi dengan sistem yang ada

Meskipun banyak sistem onboarding penyedia menawarkan kemampuan integrasi, masalah kompatibilitas masih dapat muncul, yang berpotensi menyebabkan:

• Gangguan alur kerja yang sudah ada

• Inkonsistensi data di seluruh sistem

• Peningkatan kompleksitas dalam manajemen TI

Sebagai contoh, perangkat lunak kredensial penyedia jaringan perawatan kesehatan mungkin gagal berintegrasi secara mulus dengan sistem rekam kesehatan elektronik yang ada, menyebabkan entri data ganda dan meningkatkan risiko kesalahan dalam perawatan pasien.

3 cara perangkat lunak manajemen kerja menyederhanakan perangkat lunak onboarding

Solusi manajemen kerja menjadi makin populer di kalangan perusahaan perawatan kesehatan sebagai cara mengatasi kekurangan perangkat lunak onboarding penyedia layanan mandiri dan meningkatkan proses onboarding. Platform ini menyediakan fitur tambahan yang meningkatkan fungsionalitas onboarding pegawai. 

1. Kustomisasi dan fleksibilitas

Perangkat lunak manajemen kerja memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan proses onboarding dengan kebutuhan spesifik organisasi Anda:

• Kumpulkan semua dokumentasi utama dan informasi perizinan dari penyedia layanan baru dengan formulir yang dapat disesuaikan

• Pastikan penyedia layanan baru mematuhi persyaratan peraturan, perizinan, dan pelatihan dengan bidang kustom untuk melacak progres

• Buat templat proyek yang disesuaikan dengan semua persyaratan onboarding utama untuk digunakan dan ditingkatkan tim dari waktu ke waktu

Tingkat penyesuaian ini memungkinkan Anda untuk menciptakan pengalaman onboarding penyedia yang selaras dengan alur kerja dan persyaratan organisasi Anda.

2. Visualisasi Alur Kerja dan peningkatan proses

Platform manajemen kerja menawarkan kemampuan visualisasi dan analitik canggih yang memberikan visibilitas ke dalam proses onboarding:

• Buat laporan yang dihasilkan AI untuk memahami progres terbaru seputar onboarding penyedia layanan baru, yang memungkinkan identifikasi penundaan atau masalah secara tepat waktu

• Dapatkan visibilitas komprehensif ke status onboarding penyedia di seluruh bagian dengan portofolio dan dasbor pelaporan, yang memungkinkan penyelesaian proaktif dari kemungkinan masalah

Fitur-fitur ini memungkinkan Anda mengidentifikasi kemacetan, mengoptimalkan proses, dan memastikan kelancaran koordinasi di semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses onboarding.

3. Integrasi yang efisien dengan sistem yang ada

Solusi manajemen kerja sering menawarkan kemampuan integrasi yang lebih andal:

• Platform terpadu yang terintegrasi dengan sumber daya manusia, kredensial, dan sistem medis

• Alur Kerja yang disederhanakan dengan integrasi Microsoft Teams, Google Workspace, dan Slack untuk memastikan semua tim internal bekerja dengan serangkaian informasi yang sama

Dengan berfungsi sebagai hub utama untuk semua aktivitas terkait onboarding, perangkat lunak manajemen kerja dapat membantu menjembatani kesenjangan antara berbagai sistem dan bagian, menciptakan pengalaman onboarding yang lebih terpadu.

Ubah onboarding penyedia dengan Asana

Onboarding penyedia layanan bisa menjadi proses yang kompleks, sering kali penuh dengan inefisiensi dan potensi kesalahan. Asana, platform manajemen kerja serbaguna, menawarkan solusi untuk menyederhanakan alur kerja penting ini. 

Dengan mengintegrasikan Asana ke dalam onboarding pegawai baru, Anda dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan menciptakan pengalaman yang lebih positif bagi tim dan penyedia layanan baru. 

Alur Kerja automasi

Kemampuan automasi Asana memungkinkan Anda membuat alur kerja onboarding standar yang secara otomatis memberikan tugas, menetapkan tenggat, dan mengirim notifikasi. Ini memastikan konsistensi di semua inisiatif onboarding penyedia dan mengurangi risiko langkah yang terlewat.

Berbagi informasi

Dengan Asana, Anda dapat dengan mudah melampirkan dan mengatur semua dokumen yang relevan untuk setiap penyedia, membuat repositori informasi terpusat. Fitur ini menyederhanakan manajemen dokumen dan memastikan semua pemangku kepentingan memiliki akses ke informasi terbaru.

Formulir yang dapat disesuaikan

Formulir Asana yang dapat disesuaikan memudahkan Anda untuk mengumpulkan dan mengatur informasi penyedia. Anda dapat membuat templat untuk berbagai jenis pengumpulan data, menyederhanakan proses pengumpulan informasi, dan mengurangi kesalahan.

Dasbor pelaporan real-time

Kemampuan pelaporan dan dasbor Asana memberikan wawasan real-time tentang proses onboarding. Anda dapat melacak progres, mengidentifikasi kemacetan, dan membuat keputusan berdasarkan data untuk terus meningkatkan program onboarding Anda.

Meningkatkan proses onboarding penyedia Anda dapat memiliki manfaat yang luas untuk organisasi layanan kesehatan Anda. Dengan memanfaatkan fitur Asana, Anda dapat membuat Alur Kerja onboarding yang lebih efisien, transparan, dan efektif yang melengkapi sistem yang ada. 

Jadwalkan demo dengan spesialis Asana untuk melihat cara kerja fitur-fitur ini dan pelajari cara menyesuaikannya dengan kebutuhan onboarding spesifik jaringan Anda.