Cara Asana menggunakan Manajemen Kerja untuk onboarding pegawai

Proses onboarding perusahaan dapat menentukan kinerja pegawai baru. Tidak ada yang lebih paham tentang hal ini selain Mike Jordan, Head of Growth and Impact Asana. Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun, Jordan membantu Asana membuat Kerangka Kerja yang tepat untuk membantu setiap pegawai berkembang. 

Timnya mencakup empat bidang utama: 

• Partner SDM global

• Pembelajaran dan pengembangan

• Manajemen talenta dan kinerja

• Relasi pegawai

Bersama-sama, bidang-bidang ini membentuk seluruh pengalaman pegawai di Asana—termasuk program onboarding terbaik di kelasnya. Dan menurut Jordan, platform Asana telah menjadi kunci keberhasilan onboarding. "Jika Asana tidak memiliki Asana, saya akan terkejut jika kami memiliki pengalaman onboarding yang sama hebatnya," ujarnya. 

Lihat cara kerja Asana

Dengan Asana, tim operasi dapat menghubungkan pekerjaan, menstandarkan proses, dan mengotomatiskan alur kerja—semuanya di satu tempat.

Lihat demo

Mengatasi tantangan onboarding dengan Asana

"Di setiap perusahaan tempat saya bekerja, manajer kesulitan dengan onboarding," kata Jordan. “Mereka mencoba menciptakan pengalaman yang penuh perhatian bagi pegawai, tetapi itu sulit dilakukan tanpa ruang terpusat untuk membagikan informasi dan melacak progres. Ini terutama berlaku untuk tim SDM, yang secara teknis tidak memiliki pengalaman atau sumber daya yang mereka butuhkan untuk menciptakan pengalaman berkualitas tinggi yang mereka inginkan.” 

Manajer terpaksa menavigasi beberapa platform untuk memberikan sumber daya dan pelatihan yang dibutuhkan pegawai baru, sekaligus memberikan konteks dan memperkenalkannya kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat. Dan melalui semua itu, tidak ada cara yang jelas untuk melacak progres dan memahami bagaimana pegawai baru bekerja. "Dibutuhkan banyak upaya untuk melakukan semuanya dengan benar," kata Jordan. 

Namun, dengan Asana, onboarding menjadi lebih mudah. “Asana memungkinkan kami membagikan informasi di satu tempat, membuat templat onboarding standar sehingga semua pegawai mendapatkan pengalaman yang konsisten, dan memberi manajer wawasan tentang apa yang terjadi—tanpa harus melakukan banyak pekerjaan,” jelas Jordan. "Akibatnya, pegawai baru lebih sukses dan dapat berintegrasi lebih cepat ke dalam perusahaan."

Berikut gambaran mendalam tentang cara tim Jordan mengoptimalkan onboarding dengan Asana.

Menstandarkan proses onboarding

Dalam hal onboarding, konsistensi adalah kuncinya. Dalam pengalaman Jordan, ini adalah tantangan di seluruh perusahaan—dari startup kecil hingga perusahaan besar—di mana tidak ada proses standar untuk semua tim. “Pegawai cenderung memiliki pengalaman yang luar biasa jika mereka bergabung dengan tim yang mencurahkan banyak sumber daya untuk onboarding, atau pengalaman yang buruk pada tim dengan sumber daya yang lebih sedikit dan tekanan waktu yang lebih besar,” kata Jordan. 

Untuk mengatasi hal ini, tim Jordan membuat alur kerja onboarding standar dengan proyek templat.  Sebagian besar, ini berbentuk daftar periksa onboarding. Kemudian, mereka dapat dengan mudah menduplikasi templat ini untuk setiap pegawai baru guna memastikan mereka menyelesaikan langkah yang tepat, pada waktu yang tepat. Setiap tim dapat menyesuaikan proyek ini agar sesuai dengan kebutuhan mereka, sembari tetap mempertahankan pengalaman berkualitas yang sama. “Untuk tim sumber daya manusia, manajer, dan pegawai, proses standar memberi kami keyakinan yang lebih tinggi bahwa pegawai baru akan memiliki pengalaman yang baik,” jelas Jordan. Meskipun proyek ini tidak menggantikan lokakarya atau sesi sambutan untuk pegawai baru, proyek ini meningkatkan pengalaman dan menghubungkan titik-titik untuk pegawai.

Misalnya, Jordan memiliki pemimpin baru yang akan segera bergabung dan sedang mengerjakan proses ini sendiri. "Saya telah diberi semua tugas onboarding untuk memastikan saya menyiapkan proyek onboarding, menugaskan mentor untuk pegawai baru, dan menambahkannya ke proyek sehingga mereka dapat memulai tugas," ujarnya. “Kemudian saya dapat menambahkan tugas onboarding yang lebih spesifik untuk fungsi dan pekerjaan, tetapi saya memiliki titik awal 90%.”

Menyederhanakan serah terima

Di Asana, beberapa tim berkolaborasi untuk memastikan pegawai baru siap meraih kesuksesan—semuanya dimulai saat mereka menandatangani surat penawaran. Perekrut meneruskan informasi kepada Tim Operasi SDM, yang memulai langkah-langkah seperti penyiapan TI, pembayaran, tunjangan, tugas manajer perekrutan, komunikasi pegawai baru, dan banyak lagi. Ada banyak bagian yang bergerak, dan Asana membantu tim melacak sehingga tidak ada yang luput. 

Berikut adalah tampilan umum tentang cara kerjanya: 

1. Saat pegawai baru menandatangani surat penawaran, automasi langsung memberi tahu Operasi SDM bahwa pegawai baru akan bergabung. 

2. Integrasi dengan Greenhouse dan Workday secara otomatis menarik data pegawai baru untuk ditinjau dan disetujui oleh tim. 

3. Setelah informasi disetujui, automasi memulai tugas persiapan untuk manajer perekrutan. 

4. Tim Operasi SDM menggunakan satu proyek utama untuk melacak semua operasi preboarding, dengan label kustom untuk detail seperti status pengecualian, lokasi, dan lainnya. 

5. Pustaka proyek templat memungkinkan mereka dengan cepat menduplikasi daftar periksa onboarding untuk setiap pegawai baru, memastikan pengalaman yang standar. 

Kunci keberhasilan onboarding Asana? Integrasi. "Khususnya untuk perusahaan korporat, integrasi adalah kunci untuk meningkatkan proses onboarding dengan Asana," kata Zach Warner, Manajer Program Pengembangan Karyawan Asana. “Dengan begitu, Anda dapat terus menggunakan alat khusus seperti Greenhouse dan Workday dengan mengintegrasikannya secara mulus ke dalam alur kerja Asana.” 

Ubah hari pertama menjadi kemenangan pertama

Onboarding tidak harus begitu sulit. Asana memberi Business Anda satu sumber kebenaran untuk menstandarkan proses, menyampaikan informasi dengan mulus antar-tim, dan mencentang setiap kotak sebelum—dan setelah—pegawai baru bergabung. 

Beri informasi terkini kepada pegawai baru lebih cepat

Buat prioritas tim selalu sesuai rencana dengan onboarding pegawai yang efisien dan periode peningkatan yang lebih singkat.

Pelajari caranya