Templat onboarding pegawai Asana

Pengalaman onboarding yang efektif memudahkan pegawai yang baru diterima untuk melacak tugas onboarding mereka di satu tempat. Siapkan pegawai yang baru diterima untuk meraih kesuksesan sejak hari pertama dengan templat onboarding eksklusif Asana.

Gunakan Templat

Bagikan
facebooktwitterlinkedin
[UI Produk] Contoh templat onboarding pegawai Asana (Daftar)

Setiap pegawai baru akan menjalani onboarding. Tapi, proses onboarding pegawai itu lebih dari sekadar daftar tugas. Ini kesempatan Anda untuk memberikan kesan pertama, peluang berharga untuk mempersiapkan pegawai untuk pekerjaan baru mereka, menetapkan metrik kesuksesan, dan membuat anggota tim baru merasa seperti menjadi bagian dari perusahaan. 

Pengalaman onboarding yang efektif itu sangat penting. Dengan meningkatnya kelelahan bekerja dan imposter syndrome, perusahaan mencari cara untuk membuat pegawai baru merasa diterima. Solusi: templat onboarding pegawai.

Mengapa menggunakan templat onboarding pegawai? 

Templat onboarding pegawai adalah cara menstandardisasikan proses onboarding untuk setiap pegawai yang baru diterima. Dengan program terpadu, Anda dapat memastikan anggota tim memiliki informasi yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan sejak hari pertama. 

Menyederhanakan proses

Templat daftar periksa onboarding hanyalah daftar periksa berisi hal-hal yang harus dikerjakan dan dibaca pegawai baru untuk menyiapkan peran baru mereka. Templat yang efektif mengumpulkan seluruh informasi ini di satu tempat sehingga pegawai tidak perlu mengingatnya sendiri. 

Memberi anggota tim informasi yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan

Memberikan alat kerja yang tepat kepada pegawai yang baru diterima sangatlah penting. Saat menjelaskan ekspektasi Anda untuk pegawai selama minggu pertama, bulan pertama, bahkan tahun pertamanya di perusahaan, Anda memberinya pemahaman yang jelas tentang apa yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan. 

Ini tidak hanya bermanfaat bagi pegawai yang baru diterima, tetapi juga meningkatkan kepuasan pegawai dalam jangka panjang. Saat pegawai tahu apa yang diharapkan dari mereka, mereka cenderung tidak mengalami emosi negatif di tempat kerja, misalnya, kelelahan bekerja dan imposter syndrome. Menurut penelitian kami, kelelahan bekerja dan imposter syndrome, yang secara tidak proporsional memengaruhi pekerja yang lebih muda, menyebabkan semangat kerja yang rendah, miskomunikasi, kurangnya keterlibatan di tempat kerja, lebih banyak kesalahan, bahkan churn.

Baca: Rencana 30-60-90 hari: Cara onboard pegawai baru dengan mudah

Membuat anggota tim virtual merasa diterima

Memiliki templat onboarding pegawai yang jelas sangat penting untuk onboarding jarak jauh. Pegawai jarak jauh tidak akan memilih banyak waktu untuk melakukan face time dengan Anda atau a href="https://asana.com/resources/virtual-team">tim virtual mereka. Menjelaskan apa yang harus mereka kerjakan, di mana harus berkomunikasi, dan bagaimana mereka dapat langsung mulai memberikan dampak akan memberdayakan mereka, terlepas dari tempat tinggal mereka. 

Bagi pegawai yang bekerja di berbagai zona waktu, kejelasan ini menjadi sangat penting. Jika tidak dapat online saat mereka online, Anda harus memberikan daftar tugas yang jelas kepada pegawai yang baru diterima untuk membantunya memulai secara mandiri.

quotation mark
Onboarding adalah momen krusial dalam membuat pegawai merasa dirangkul sejak hari pertama. Hal ini menentukan pola masa jabatan seseorang di perusahaan, menjadi fondasi untuk pengetahuan dan pengalamannya bekerja di perusahaan Anda. Inilah alasan pentingnya membentuk pengalaman onboarding yang inklusif guna menciptakan budaya inklusif dalam perusahaan.”
Sonja Gittens Ottley, Kepala Keragaman dan Inklusi di Asana

Templat onboarding pegawai Asana

Dengan menangani proses onboarding secara serius, kami yakin bahwa kami dapat memberikan dukungan terbaik kepada pegawai yang baru diterima untuk peran barunya. Bagian terpenting dalam hal tersebut adalah menciptakan visibilitas dan memberikan pemahaman yang jelas tentang gambaran umum proses onboarding kepada setiap pegawai yang baru diterima. 

Ini bukan templat onboarding pegawai biasa. Templat onboarding pegawai kami mencakup beberapa hal penting yang kami lakukan di Asana untuk membuat pegawai kami merasa diterima sejak hari pertama. Setiap pegawai yang baru diterima mendapatkan daftar periksa onboarding pegawai baru yang dimodifikasi oleh manajer sebelum ia onboard untuk menyertakan informasi dan proyek yang relevan serta tugas onboarding yang ia butuhkan. 

Membangun sumber informasi terpusat ini dan membuatnya dapat ditindaklanjuti memberikan pemahaman yang jelas tentang hal yang harus dilakukan sejak awal oleh pegawai baru. Sumber informasi terpusat ini memberi peluang pengalaman onboarding yang luar biasa dengan merampingkan jalur yang harus ditempuh pegawai yang baru diterima untuk mendapatkan informasi. Jalur ini memudahkannya menemukan dokumen perusahaan penting seperti prinsip utama perusahaan, kebijakan organisasi, dan informasi buku pegangan pegawai.

Gunakan templat

Elemen-elemen utama dalam templat onboarding pegawai

Untuk membantu pegawai yang baru diterima untuk meraih kesuksesan, Anda tidak hanya membutuhkan templat onboarding pegawai yang efektif, tetapi juga harus mengetahui cara menggunakannya. Agar semua anggota tim baru mendapatkan manfaat dari templat ini semaksimal mungkin, pastikan untuk: 

  • Menentukan ekspektasi dan linimasa untuk kapan dan bagaimana pekerjaan harus diselesaikan.

  • Menentukan tenggat untuk setiap item tindakan.

  • Mengubah templat menjadi dokumen dinamis yang bisa diperbarui pegawai yang baru diterima secara real time dengan pertanyaan, pembelajaran, dan langkah berikutnya.

  • Menguraikan proses onboarding dari awal hingga akhir.

Fitur terintegrasi

  • Tampilan Daftar. Tampilan Daftar adalah tampilan berbentuk kisi yang menampilkan semua informasi proyek secara ringkas. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa hingga kapan kepada tim.

  • Subtugas. Terkadang, hal-hal yang harus dikerjakan terlalu banyak jika dicantumkan dalam satu tugas. Jika tugas memiliki lebih dari satu kontributor, tenggat panjang, atau pemangku kepentingan yang perlu meninjau dan menyetujui sebelum tugas dirilis, gunakan subtugas untuk melacak pekerjaan ini. Subtugas adalah cara ampuh mendistribusikan pekerjaan dan membagi tugas menjadi sejumlah komponen individu sambil memastikan bahwa semua pekerjaan yang lebih kecil tersebut tetap terhubung dengan konteks utama dari tugas induk. Bagi tugas menjadi komponen-komponen yang lebih kecil atau catat komponen individu dari proses multi-langkah dengan subtugas.

  • Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik untuk menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan tugas agar Anda tahu apa yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bidang kustom dapat digunakan di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

  • Multihoming. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh bagian. Tetapi, pekerjaan biasanya berada di satu tempat. Jika setiap bagian memiliki sistem pengarsipan sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terisolasi. Dengan multihoming di Asana, Anda dapat mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas tim dengan menambahkan tugas ke beberapa proyek. Lihat tugas dalam konteks, ketahui siapa mengerjakan apa, dan buat tim dan tugas selalu terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan

  • Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan rapat yang lebih bermakna dan fokus. Integrasi Asana + Zoom memudahkan tim menyiapkan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah telepon usai. Rapat dimulai di Asana, di mana agenda rapat yang dibagikan memberi visibilitas serta konteks tentang apa yang akan didiskusikan. Selama rapat, anggota tim dapat dengan cepat membuat tugas dalam Zoom sehingga detail dan item tindakan tidak hilang. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana menyimpan transkrip dan rekaman rapat di Asana, jadi semua kolaborator dan pemangku kepentingan bisa meninjau rapat sesuai kebutuhan.

  • Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat langsung membuat tugas Asana dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail untuk mencari tugas secara langsung dari kotak masuk Gmail. 

  • Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana dengan mudah tanpa harus keluar dari Teams. Anda juga dapat membuat, memberikan, dan melihat tugas selama Rapat Teams tanpa harus beralih ke browser.

  • Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulailah dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan pekerjaan tidak hilang di Slack. 

Siapkan pegawai baru meraih kesuksesan

Standardisasikan onboarding pegawai baru dengan templat kami sehingga pegawai yang baru diterima dapat memulai dengan cepat sejak hari pertama.

Gunakan templat